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「Google スプレッドシートで管理しているタスクリストを、Wrikeにも登録したい」
「両方のツールを使っているけど、二重入力が面倒で、情報の更新漏れも発生しがち…」
プロジェクト管理でGoogle スプレッドシートとWrikeを併用している方の中には、このような手作業によるデータ連携の課題を感じている方も多いのではないでしょうか？
そこでおすすめなのが、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しい行が追加されたら、その内容を自動でWrikeにタスクとして登録する仕組み</span>です。
この仕組みを活用することで、面倒な転記作業から解放され、入力ミスや更新漏れのリスクをなくし、より重要なタスクの遂行に集中できる時間を生み出すことができるはず！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能な方法です。
ぜひこの機会に日々の業務に自動化を取り入れ、定型業務を効率化してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとWrikeを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
Google スプレッドシートとWrikeのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたデータ入力を自動化し、業務の効率を向上させることに繋がるでしょう。
例えば、Google スプレッドシートに行を追加するだけでWrikeにタスクを作成したり、シート上の情報を更新するだけでWrikeのタスク内容も自動で更新することも可能です。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
Google スプレッドシートで管理しているタスクリストをWrikeに手動で一つずつ転記する作業は、時間がかかる上にミスも発生しがちですよね。
この連携を利用することで、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報を基にWrikeにタスクが自動で作成される</span>ため、転記作業の手間と入力ミスの防止に役立つでしょう。
Google スプレッドシートでタスクの担当者や期限を変更した際に、Wrikeの情報も手動で更新するのは二度手間であり、更新漏れの原因にもなり得ます。
この連携は、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの行情報が更新されたタイミングを検知し、対応するWrikeのタスク情報も自動で更新する</span>ため、両ツールの情報を最新の状態に保ち、チーム内の認識齟齬の防止も期待できます。
それでは、実際にGoogle スプレッドシートとWrikeを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomというノーコードツールを使用して、プログラミング不要で簡単に設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択してください。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に移るので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることへの権限許可画面が表示されるので、「続行」を押しましょう。
以上でGoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
先ほどと同じように検索窓にWrikeと入力し、表示された候補から選択します。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントでログインしましょう。
ログインしたらYoomとの連携を「承認」し、連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Google スプレッドシートに行が追加された際に、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの「行が追加されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要であれば変更してご利用くださいね！
連携するアカウント情報にはステップ1で連携した情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを確認しておきましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押します。
次にAPI接続設定を行います。まずは下図の設定方法を確認してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択します。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、入力欄をクリックして表示される候補からフローで使用するものを選択しましょう。
候補は連携しているアカウントに紐づいて表示されますよ！
ここで設定したシートに行が追加されると、フローボットが起動するようになります。
次に、テーブル範囲の設定を行っていきます。
今回は下図のようなシートをテスト用に用意しました。
この場合、情報を取得したいテーブル範囲は「A列からF列」となるため、「テーブルの範囲（始まり）」には「A」と入力します。
「テーブルの範囲（終わり）」は「F」と入力する、といった形に設定しましょう！
フローで活用するGoogle スプレッドシートの内容に合わせて、設定してみてくださいね。
「一意の値が入った列」には、「管理ID」など、同列の他の行と値がかぶらない列を設定します。
今回用意したテスト用のスプレッドシートでは、「管理番号」が列内で値がかぶることがない列となるので、「A」と入力します。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
「テスト用タスク」など架空の情報で良いので、Google スプレッドシートに行を追加してくださいね！
（「タスクID」はWrikeにタスクを作成した後に更新するので、この時点では空欄でOKです）
追加後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどテスト用に追加した行の情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Google スプレッドシートに追加された情報を使って、Wrikeにタスクを作成する設定を行います。
「タスクを作成」をクリックしてください。
タイトルは必要であれば変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは「タスクを作成」のままにして、「次へ」を押してください。
次にAPI接続設定を下記のようにしていきます。
設定必須の項目は以上ですが、他にも「担当者」や「開始日」、「タスクの説明」なども設定することができます。
下図のようにアウトプットを使って、それぞれに適切な値を適宜設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、指定のプロジェクトにタスクが作成されていることを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、次の設定に進みます。
最後に、ステップ4で作成したWrikeのタスクIDを、Google スプレッドシートに追加する設定を行います。
「レコードを更新する」をクリックしてください。
タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がステップ3と同じであることを確認しましょう。
実行アクションは「レコードを更新する」のままにして、ページを下にスクロールします。
次に、データベースの連携設定です。
「スプレッドシートID」・「スプレッドシートのタブ名」を、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
ここでは、ステップ3で使用したGoogle スプレッドシートとタブを選択してくださいね！
設定したら「次へ」をクリックしてデータベース操作の詳細設定を行います。
「レコードの条件」を、ステップ3で取得したアウトプットを使って下図のように設定しましょう！
最後に、更新後のレコードの値を設定していきます。
ここではWrikeのタスクIDをGoogle スプレッドシートに反映していくので、シートの各項目のうち、タスクIDの入力項目をアウトプットを使って設定してくださいね！
※更新する必要がない項目は、空欄のままでOKです！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Google スプレッドシートにタスクIDが反映されていることを確認しましょう。
きちんと反映されていますね！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するかを確認してみましょう！
以上が、「Googleスプレッドシートで行が追加されたらWrikeにタスクを作成する」フローの作成手順でした！
今回はGoogle スプレッドシートからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したいケースもあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理しつつ、報告や分析のためにその内容をGoogle スプレッドシートに手動で転記している場合などにオススメのフローです。
このフローを使えば、<span class="mark-yellow">Wrikeに新しいタスクが作成されるたびに、その詳細情報が自動でGoogle スプレッドシートの指定した行に追加される</span>ため、タスクリストの作成やバックアップ作業の自動化をサポートします。
Wrike上でタスクのステータスが「完了」に変わったり、担当者が変更されたりした際に、その更新内容をリアルタイムでGoogle スプレッドシートに反映させたい場合に有効なフローです。
このフローは、<span class="mark-yellow">Wrikeのタスク更新をトリガーとして、Google スプレッドシートの対応するセルの情報を自動で書き換える</span>ため、最新の進捗状況を一覧で正確に把握するのに役立つでしょう。
今回ご紹介した連携以外にも、Google スプレッドシートやWrikeを活用することで、レポート作成やタスク管理の業務を効率化できます。
情報の自動記録や通知の仕組みを取り入れることで、属人化の防止や作業の抜け漏れを削減できますよ！
Google スプレッドシートは、Google Adsのレポートや経費情報、Web注文やPDFデータなどを自動で一覧化できます。
また、行の追加をトリガーにSendGridのコンタクトリストに追加するなど、データベースとしての連携にも活用できますよ！
Wrikeは、タスク完了時にZendeskのチケットを更新したり、登録されたタスクをSlackやOutlookに通知することで、対応の抜け漏れを防ぎます。
また、Googleカレンダーと連携させることで、スケジュールの一元管理が可能です。
いかがでしたか？
Google スプレッドシートとWrikeの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を低減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐ</span>ことが期待できます。
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組みがノーコードで手間をかけず簡単に構築できるのも魅力ですよね。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
フローは自由にカスタマイズできるので、様々な業務内容に合った最適なフローを構築できるのも利点！
業務効率化の第一歩としてまずは1つ、本記事を参考にGoogle スプレッドシートとWrikeの連携からスタートしてみてくださいね。
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