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「OneDriveにアップロードしたファイルのリストをGoogle スプレッドシートで管理したい！」
「新しいファイルが追加されるたびに、ファイル名やURLを手動でシートにコピペするのが面倒…」
このようにOneDriveとGoogle スプレッドシートを併用する中で、手作業でのデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">OneDriveにファイルが追加されたら、その情報が自動でGoogle スプレッドシートに記録される仕組み</span>があればこうした定型的なファイル管理業務から解放されますね。
また、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーもなくなり、より重要な業務に集中する貴重な時間を確保できそうです！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OneDriveとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
OneDriveとGoogle スプレッドシートのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル情報の転記やリスト作成を自動化できます。
これによりファイル管理の工数を削減し、常に正確な情報をチームで共有するのに役立ちますね。
ここでは具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや解決したい課題に合ったものがないか確認してみてください。
気になる内容があればぜひクリックしてみましょう！
OneDriveの特定フォルダに新しいファイルが追加されるたびに、そのファイル名やURL・更新日時といった情報をGoogle スプレッドシートの新しい行に自動で記録するフローです。
<span class="mark-yellow">手作業でファイル管理台帳を作成する手間を軽減し、転記ミスや記載漏れを防ぎます。</span>
OneDriveにアップロードされた請求書や契約書などのPDFファイルからOCR（光学的文字認識）機能を使ってテキスト情報を自動で抽出し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記するフローです。
<span class="mark-yellow">紙の書類をデータ化する際の面倒な入力作業を削減し、経理処理や契約管理業務を迅速に行うサポート</span>をします。
それでは実際に、OneDriveとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、プログラミング不要で様々なSaaSを連携できるハイパーオートメーションツールYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOneDriveでファイルが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
右上の検索窓からOneDriveを検索しましょう。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートの連携方法は動画で紹介しているので割愛します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
次にドライブIDを候補から選択しましょう。
最後にフォルダIDを選択してください。
フォルダ名の欄に該当のキーワード(今回でいうと「経理」)を入力すると、フォルダIDの候補が絞られます。
ここでOneDriveのフォルダ内でファイルをアップロードしておきましょう。
「経理」フォルダを作成し、請求書のPDFファイルを追加しました。
フローボットに戻り、テストします。
成功したら保存してください。
ここで取得した値は次のステップで活用できます。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
後続の処理に進むかどうか判別する設定をします。「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」、取得した値は「作成日時」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。
今回は、取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しい場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、ファイルが新規作成された場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3で取得したOneDriveのファイル情報を、Google スプレッドシートに自動で追記する設定をします。
も併せてご参照ください。
まず準備として、ファイル情報管理用のシートを用意しておきましょう。
用意したらYoomの設定画面に戻り「レコードを追加する」をクリック。
データベースの連携に移ります。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に、先ほど用意したシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。
テーブル範囲を選択して「次へ」をクリックします。
あとは先ほど用意したシートのヘッダーに対応する項目を選択してください。
以下のようにOneDriveから取得した値を選択すると、ファイル情報を変数として反映させることができます。
これにより、OneDriveのファイルごとに変わる情報をGoogle スプレッドシートへ動的に反映できます。
全ての項目を埋めたらテストしましょう。
成功したら保存してください。
OneDriveのファイル情報が用意したシートに自動で追記されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、OneDriveでファイルが追加されたらGoogle スプレッドシートに追加する方法でした！
今回はOneDriveからGoogle スプレッドシートへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle スプレッドシートの情報をもとにOneDriveを操作する自動化も可能です。
もし逆方向の連携にご興味があれば、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートに新しいプロジェクト名や顧客名などの行が追加されるたびに、その名前でOneDrive上に専用のフォルダを自動作成するフローです。
<span class="mark-yellow">案件ごとの資料を整理するためのフォルダ作成の手間を省き、管理体制をスムーズに統一できます。</span>
Google スプレッドシートの特定の列、例えば「ステータス」列が「契約済み」になった行の情報だけをトリガーとして、対応する顧客名のフォルダをOneDriveに自動作成するフローです。
<span class="mark-yellow">必要なフォルダだけを適切なタイミングで作成し、不要なフォルダが乱立するのを防ぎます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、OneDriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
ファイルがアップロードされたら、チャットツールに通知を送ったり、別のクラウドストレージに同じファイルを格納したりすることが可能です。
また、データベースから1クリックでフォルダを作成したり、別のクラウドストレージからファイルを保存したりすることも可能です。
これにより、ファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
行が追加された際には、情報管理ツール、別のデータベースに自動でレコードを追加するといった一連の作業を自動化できます。
また、毎日定時に広告レポートを取得したり、フォーム回答をトリガーに行を更新したりできます。
これにより、データの自動収集から複数ツールへの共有まで、データ管理の効率を向上させます。
OneDriveとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル情報の転記やリスト作成といった時間を要する作業から解放され、ヒューマンエラーの心配もなくなるでしょう。</span>
これにより担当者はファイル管理業務に追われることなく、常に最新かつ正確な情報にもとづいて業務を進められますね。その結果、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うはず！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも画面の指示に従って操作するだけで簡単に構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：ファイルの更新によってGoogle スプレッドシートの行を更新するにはどうすればよいですか？
A：分岐条件を「取得した値(作成日時)が最終更新日時と等しくない場合」に設定した上で、Google スプレッドシートのアクションを「レコードを更新する」に変更して設定してください。
※分岐は有料プランで利用可能です。
その他の場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：共有ドライブのファイルも連携できますか？
A：可能です。
普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
Q：OCR機能の読み取り精度はどのくらい？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式・AIモデルによって結果が変わります。
詳しくは下記のページをご参照ください。
※OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
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