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「SalesforceとSmartsheetを使っていて、それぞれのデータを連携させたい！」
「Salesforceに登録されたリード情報を、プロジェクト管理のためにSmartsheetへ手作業で転記していて手間がかかる...」
このように、顧客管理とプロジェクト管理ツール間の手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
日々の重要な業務ではありますが、単純な転記作業に時間を取られ、入力ミスが発生するリスクも伴います。
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceに新しいデータが登録されたら、自動的にSmartsheetに連携される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしさから解放されるでしょう。
また、戦略的な顧客対応やプロジェクトの推進といった、本来注力すべき業務に集中できる時間の確保に繋がるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに実践可能ですので、ぜひこの機会に面倒な手作業を減らし、業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SalesforceとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されていますので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SalesforceとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記や更新作業を自動化できます。
例えば、Salesforceに新しいリードが登録された際に、その情報を自動でSmartsheetのシートに行として追加するといったことが可能です。
手作業によるタイムラグや入力ミスを削減し、最新の情報をチームで共有できるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Salesforceに新しいリードが登録される度に、その情報をSmartsheetの指定のシートに自動で追加します。
この連携により、<span class="mark-yellow">営業部門で獲得したリード情報を、プロジェクト管理チームや関連部署に共有できる</span>ようになります。
リードへの迅速なアプローチや、後工程のタスク開始がスムーズになるでしょう。手動での転記作業が減ることで、入力ミスや共有漏れを防ぎ、部門間の連携を強化します。
Salesforceに新しい取引先責任者が登録されたタイミングで、その担当者に関連するプロジェクト情報を管理するためのフォルダを、Smartsheetに自動で作成します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">新しい取引が始まるたびに手動でフォルダを作成する手間が減り、関連ドキュメントやタスクシートを整理・管理しやすくなるでしょう。</span>
担当者ごとに情報が一元管理されるため、プロジェクトの進捗確認も効率化できます。
それでは、実際にSalesforceとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomというノーコードツールを使用して連携を進めていきますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Smartsheet
[Yoomとは]
今回は「Salesforceでリードが登録されたら、Smartsheetに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Salesforceの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Salesforceと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
「マイドメインURL」は、Salesforceにログインして設定画面から抽出し、ペーストしてください。
マイドメインURLを設定できたら、ここでSalesforceにアクセスし、テスト用に新規レコードを追加しておきましょう。
これでアプリトリガーを動かす条件である「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」という条件を満たせます。
Salesforceでテスト用のレコードをリードオブジェクトに登録したら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」をクリックしてみてください。
「取得した値」として、Salesforceに登録したレコードの内容が表示されていれば成功です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Salesforceのリードオブジェクトに新規レコードが追加されたことをYoomが検知したら、その情報を使ってSmartsheetに行を自動追加する設定を行います。
タイトルを任意で設定し、Smartsheetと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「シートID」には、候補として表示されるSmartsheetのシートから任意のものを選びます。
もしテスト用に使えるシートがSmartsheetで用意されていない場合は、ここで作成しておきましょう。
今回は例として、以下のようなシートを用意してみました。
次に、Smartsheetの該当シート内で情報を連携させたいセル情報として、「カラムID」を設定します。こちらも表示される候補から選択してください。
設定したカラムに該当する情報を、アプリトリガーで取得した値の中から選びましょう。
この例では「姓」のカラムIDを選択したため、Salesforceに登録した「姓」の情報を設定しました。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにSalesforceで新しくリードが追加される度、新しい内容が反映されていきます。
Smartsheetに連携させるセル情報の数は、「+セル情報を追加」ボタンで必要な数だけ追加できます。
先ほど例として作成したシートに情報を連携させるため、今回の例では他にも以下6つのセル情報を追加しました。
それぞれのカラムIDを候補から選択し、該当する情報をSalesforceの取得した値から設定します。
必要な数のセル情報と該当する情報を設定できたら、「テスト」ボタンを押してみましょう。
無事にSmartsheetに情報が追加されたら、「テスト成功」の表記が出ます。
実際にSmartsheetの該当シートにアクセスしてみると、Salesforceの情報がしっかり自動転記されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これで、Salesforceに新規リード情報が登録されたら、自動でSmartsheetの該当シートに情報が追加されるようになりました。
今回はSalesforceからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからSalesforceへのデータ連携を実施したいケースもあるかと思います。
例えば、イベント参加者リストをSmartsheetで管理し、それをSalesforceのリード情報として登録する、といった活用もあるでしょう。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetの特定のシートに新しい行（リード情報）が追加されたら、その情報を取得してSalesforceに新しいリードとして自動で登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Smartsheetで管理している見込み顧客リストなどを、手動で転記する作業を減らし、スムーズにSalesforceへ反映できます</span>。
営業活動の起点となるリード登録業務を効率化して、データ入力のミス予防に繋げられるでしょう。
Smartsheetに追加された行のデータが「特定の条件（例：優先度が高い）」に合致する場合にのみ、関連するSalesforceのリードオブジェクトにToDo（タスク）を自動で登録します。
この連携は、特定条件のデータのみを処理する分岐処理を含む構成です。
<span class="mark-yellow">重要なリードに対するフォローアップタスクを自動で作成し、営業担当者に割り当てる</span>ことで、対応漏れを防ぎます。
迅速なアクションを促すことができるでしょう。
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceやSmartsheetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
新規リードが登録されたり商談が更新されたりしたら、請求・決済サービスに顧客を自動作成したり、会計ツールで請求書を発行してメールで送付したりできます。
また、Eコマースや決済サービスで顧客や注文が作成されたらレコードを追加し、顧客情報を一元管理できます。
これにより、営業から経理までの業務を効率化します。
Smartsheetへの入力をトリガーに、チャットツールへの通知や他のツールへのデータ同期を実現。
また、外部フォームやユーザー管理システムからの情報をSmartsheetに集約することも可能です。
これにより、手作業による情報転記の負担とエラーを削減し、情報共有の迅速化とデータの一元管理を促進。
結果として、チーム全体の生産性向上と業務効率の最大化に貢献します。
SalesforceとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
営業担当者やプロジェクトマネージャーは、最新かつ正確な情報に基づいて迅速な意思決定や顧客対応を行えるようになるでしょう。
本来注力すべき、コア業務に集中できる環境も整うはず。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし、日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Salesforceのカスタム項目も連携できますか？
はい、可能です。
以下の手順でオペレーションを追加・設定してください。
Q：特定の条件を満たすデータだけを連携できますか？
はい、できます。
Salesforceのアプリトリガーの後に「分岐オペレーション」を設定することにより、特定の条件を満たすデータだけを後続オペレーションに連携できます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
また、Salesforceをトリガーとする、分岐処理を含んだ自動化テンプレートもありますので、以下もチェックしてみてください。
Q：連携がエラーになった場合、どのように気づけますか？
Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、オペレーション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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