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Salesforceで顧客の行動履歴を管理しているものの、情報更新を一件ずつ手作業で対応しており、時間がかかってしまうことはありませんか？
また、データローダを利用する方法もありますが、設定が複雑であったりCSVファイルを用意する手間が発生したりと、手軽さに欠けると感じる方も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">特定のタイミングでGoogle スプレッドシートなどの情報を基にSalesforceの行動オブジェクトを自動で一括更新できる仕組み</span>があれば、こうした面倒な作業から解放されます。
ヒューマンエラーのリスクをなくし、より重要な顧客対応や分析業務に集中できる時間を確保できるはず！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには、<span class="mark-yellow">Salesforceの行動オブジェクトを一括更新する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、Salesforceの行動オブジェクトを一括で更新するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
Salesforceのマイアプリ連携
以下の動画をご覧ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の動画をご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
まずはテンプレートの1番上「スケジュールトリガー」を開きましょう。
【スケジュールトリガーの条件設定】
日付設定、曜日設定、Cron設定の中から1つ選び、フローボットを起動する日時を指定してください。
入力したら「完了」をクリックします。
詳しい設定方法は下記リンクをご覧ください。
テンプレートの設定をする前に、Google スプレッドシートで連携するデータを用意しておきましょう。
テスト用に新しいシートを作成し、架空のスケジュールを設定しても良いですね。
今回は「ウェビナーを定期開催しており、参加者情報をGoogle スプレッドシートで一元管理している」という設定で、以下のようにシートを作成しました。
メモ欄に当日の記録を書き込んだので、この情報をSalesforceの行動オブジェクトへ追加するフローを実施したいと思います。
準備できたら、テンプレートの2番目「複数のレコードを取得する（最大300件）」を開きましょう。
【データベースの連携】
設定したら「次へ」をクリックします。
【データベース操作の詳細設定】
設定したら「テスト」をクリックして実行しましょう。
テストに成功し、このような画面が表示されました。
下へスクロールすると、取得した値が表示されています。
この値は以降の工程で使用します。
確認したら「完了」をクリックして次に進みましょう。
次は、テンプレートの3番目「同じ処置を繰り返す」を開きましょう。
このステップは、複数のレコードを繰り返し機能を使って一件ずつ処理する設定です。
この操作によりステップ4の操作を簡略化し、各レコードの処置をまとめて行えます。
繰り返し機能について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
【繰り返し対象を指定】
他の項目も同じように設定していきます。
枠を増やしたい場合は、「＋取得した値を追加」から追加してください。
設定が終わったら「完了」をクリックして次へ進みましょう。
続いて、テンプレートの右下「レコードを更新する」を開きます。
【データベースの連携】
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
【データベース操作の詳細設定】
※データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定してください。
例えば、Salesforceの入力形式が選択式であったり英語入力のみである場合、選択肢にない値や設定と違う言語で入力した値はエラーとなるのでご注意ください。
設定したらテストを行い、以下のような画面が表示されたら成功です。
Salesforceを確認してみましょう。
あらかじめ登録していた行動オブジェクトが以下です。
対して、テスト実行後の画面が以下です。
設定通り説明欄にメモが追加されました！
このような形で、更新の対象となる複数のオブジェクトが一括で更新されます。
ここまで確認したらYoomの画面へ戻り、「完了」をクリックします。
これですべての設定が完了しました！
以下の画面が表示されたらトリガーをONにして、フローボットが正常に起動するか確認しましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、フォーム送信や広告登録をトリガーにリードをSalesforceへ追加し、登録完了後にはSlack通知やMicrosoft Teamsアラートを送信。
取引先登録時にはGoogle Driveフォルダも自動生成されるため、データ整理の手間も減少します。営業・管理部門の業務効率化にぴったりの仕組みです。
Salesforceの行動オブジェクトの一括更新を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた更新作業や、データローダを使った煩雑な処理の手間を削減できます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータメンテナンス業務から解放され、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや営業戦略の立案といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：更新対象のレコードが見つからない場合はどうなりますか？
A：レコードが見つからない場合などフローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
Q：複数の条件に合致した場合のみ更新することは可能ですか？
A：ステップ4でGoogle スプレッドシートのレコードを取得する際、「＋トリガー条件を追加」からトリガー設定を複数設定できます。
その際、以下のようにさまざまな設定ができるようになっているので、組み合わせてご利用ください。
Q：間違って一括更新した場合、元に戻す方法はありますか？
A：Yoomのフローボットで自動的に行われたアクションを元に戻す「取り消し」や「復元」機能は、基本的には提供されていません。
操作ミスや不要なアクションを防ぐため、実行前に十分なテストを行うことを推奨します。
ただ、利用するアプリやサービスによっては元に戻す機能が用意されている場合があるので、そちらも一度確認してみてください。
Salesforceのレコードに関しては、15日以内であればゴミ箱から復旧可能です。
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