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■概要
Salesforceの行動オブジェクトを手作業で一括更新する際に、時間がかかったり入力ミスが発生したりすることはありませんか。特に、定期的に発生する更新作業は、担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Salesforceの行動を一括更新できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Salesforceで顧客の行動履歴を管理しているものの、情報更新を一件ずつ手作業で対応しており、時間がかかってしまうことはありませんか？
また、データローダを利用する方法もありますが、設定が複雑であったりCSVファイルを用意する手間が発生したりと、手軽さに欠けると感じる方も少なくないはずです。
もし、特定のタイミングでGoogle スプレッドシートなどの情報を基にSalesforceの行動オブジェクトを自動で一括更新できる仕組みがあれば、こうした面倒な作業から解放されます。
ヒューマンエラーのリスクをなくし、より重要な顧客対応や分析業務に集中できる時間を確保できるはず！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには、Salesforceの行動オブジェクトを一括更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
Salesforceの行動オブジェクトを手作業で一括更新する際に、時間がかかったり入力ミスが発生したりすることはありませんか。特に、定期的に発生する更新作業は、担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Salesforceの行動を一括更新できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、Salesforceの行動オブジェクトを一括で更新するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Salesforceの行動オブジェクトを手作業で一括更新する際に、時間がかかったり入力ミスが発生したりすることはありませんか。特に、定期的に発生する更新作業は、担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Salesforceの行動を一括更新できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
Salesforceのマイアプリ連携
以下の動画をご覧ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の動画をご覧ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Salesforceの行動オブジェクトを手作業で一括更新する際に、時間がかかったり入力ミスが発生したりすることはありませんか。特に、定期的に発生する更新作業は、担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、Salesforceの行動を一括更新できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
まずはテンプレートの1番上「スケジュールトリガー」を開きましょう。
【スケジュールトリガーの条件設定】
日付設定、曜日設定、Cron設定の中から1つ選び、フローボットを起動する日時を指定してください。
入力したら「完了」をクリックします。
詳しい設定方法は下記リンクをご覧ください。
テンプレートの設定をする前に、Google スプレッドシートで連携するデータを用意しておきましょう。
テスト用に新しいシートを作成し、架空のスケジュールを設定しても良いですね。
今回は「ウェビナーを定期開催しており、参加者情報をGoogle スプレッドシートで一元管理している」という設定で、以下のようにシートを作成しました。
メモ欄に当日の記録を書き込んだので、この情報をSalesforceの行動オブジェクトへ追加するフローを実施したいと思います。
準備できたら、テンプレートの2番目「複数のレコードを取得する（最大300件）」を開きましょう。
【データベースの連携】
設定したら「次へ」をクリックします。
【データベース操作の詳細設定】
設定したら「テスト」をクリックして実行しましょう。
テストに成功し、このような画面が表示されました。
下へスクロールすると、取得した値が表示されています。
この値は以降の工程で使用します。
確認したら「完了」をクリックして次に進みましょう。
次は、テンプレートの3番目「同じ処置を繰り返す」を開きましょう。
このステップは、複数のレコードを繰り返し機能を使って一件ずつ処理する設定です。
この操作によりステップ4の操作を簡略化し、各レコードの処置をまとめて行えます。
繰り返し機能について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
【繰り返し対象を指定】
他の項目も同じように設定していきます。
枠を増やしたい場合は、「＋取得した値を追加」から追加してください。
設定が終わったら「完了」をクリックして次へ進みましょう。
続いて、テンプレートの右下「レコードを更新する」を開きます。
【データベースの連携】
設定したら「次へ」をクリックしましょう。
【データベース操作の詳細設定】
※データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定してください。
例えば、Salesforceの入力形式が選択式であったり英語入力のみである場合、選択肢にない値や設定と違う言語で入力した値はエラーとなるのでご注意ください。
設定したらテストを行い、以下のような画面が表示されたら成功です。
Salesforceを確認してみましょう。
あらかじめ登録していた行動オブジェクトが以下です。
対して、テスト実行後の画面が以下です。
設定通り説明欄にメモが追加されました！
このような形で、更新の対象となる複数のオブジェクトが一括で更新されます。
ここまで確認したらYoomの画面へ戻り、「完了」をクリックします。
これですべての設定が完了しました！
以下の画面が表示されたらトリガーをONにして、フローボットが正常に起動するか確認しましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、フォーム送信や広告登録をトリガーにリードをSalesforceへ追加し、登録完了後にはSlack通知やMicrosoft Teamsアラートを送信。
取引先登録時にはGoogle Driveフォルダも自動生成されるため、データ整理の手間も減少します。営業・管理部門の業務効率化にぴったりの仕組みです。
■概要
Jotformで送信された情報をSalesforceのリードオブジェクトに自動的に連携するフローボットです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
■注意事項
・JotformとSalesforceの設定内容を自由に変更してご利用ください。
・Salesforce、JotformそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Apolloで登録されたコンタクト情報をSalesforceに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Apolloを活用してリード管理やコンタクト情報管理を行っている方
・Apolloでリード情報を管理しているが、手動でSalesforceにデータを移行するのが手間に感じている方
2.営業支援ツールとしてSalesforceを利用している企業
・Salesforceを日常的に利用していて、最新のコンタクト情報を常に把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、Apolloで登録されたコンタクト情報がSalesforceに自動追加されるため、二重入力の手間を省くことができます。
これにより、データ入力の時間が削減され、作業負担の軽減につながります。
また、情報の自動反映により、データの一貫性が保ちやすくなります。
情報転記する際に入力ミスが発生したり、追加漏れが発生したりといったことを未然に防止できるため、アプリ間でデータの不整合が起きづらくなるでしょう。
■注意事項
・ApolloとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Salesforceにもリードオブジェクトのレコードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をSalesforceに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしたい方
・Meta広告（Facebook）とSalesforceのリード情報を自動で同期させたい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してSalesforce上で迅速に対応したい方
・Salesforceでリードの進捗状況を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）は新たな顧客を獲得するためのツールですが、獲得したリード情報を他の営業管理ツールと連携させる作業は手作業が多く時間と労力を要してしまいます。また、リード情報をSalesforceに追加する業務は煩雑でヒューマンエラーが発生しやすいプロセスです。
このフローを使用することで、Meta広告（Facebook）から取得したリード情報をSalesforceに自動で追加することができるため、手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上して人的なミスの軽減にも繋がります。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。
Salesforceに新規商談が登録、または更新された場合にMicrosoft Teamsの指定のチャネルにメッセージを送信します。
通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとMicrosoft Teamsを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方
・Salesforce上の情報の変更に応じて顧客対応等の対応を行う必要のある方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用したフローボットを利用することで、Salesforce上での情報変更をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。
これを利用することで管理部門に即時に営業情報を連携することが可能になり、営業部門・管理部門の双方の円滑なコラボレーションを実現します。
◼️注意事項
・Microsoft Teams、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceの商談情報が登録または更新されてから5~15分程でフローボットが起動します。
・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを利用している企業やチーム
2.Dropboxを利用している企業やチーム
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのフォルダ作成やURL登録の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・顧客情報と関連ファイルが一元管理されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、営業活動や顧客対応がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Salesforce、DropboxそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。
また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
◼️設定方法
①アプリトリガーからSalesforceを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：リードオブジェクトに新規リードが登録されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
・マイドメインURL：指定のマイドメインURLを入力します。
②＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlack選択して、以下の設定後テスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送るを選択します。
・投稿先のチャンネルID：指定のチャンネルIDを候補から選択します。
・メッセージ内容：①で取得したアウトプット含め、任意の文字列を入力します。
・アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
※連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照ください。
・Slackの投稿先のチャンネルIDやSalesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Tallyのフォームで集めたお問い合わせやイベント申込情報を、手作業でSalesforceに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Tallyでフォームが送信されたタイミングで、Salesforceに自動でレコードが追加されるため、こうした課題を解消し、顧客情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Salesforceの行動オブジェクトの一括更新を自動化することで、これまで手作業で行っていた更新作業や、データローダを使った煩雑な処理の手間を削減できます。
これにより、担当者は面倒なデータメンテナンス業務から解放され、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや営業戦略の立案といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：更新対象のレコードが見つからない場合はどうなりますか？
A：レコードが見つからない場合などフローボットがエラーになった場合、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールにはエラーの詳細が記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご利用いただけます。
Q：複数の条件に合致した場合のみ更新することは可能ですか？
A：ステップ4でGoogle スプレッドシートのレコードを取得する際、「＋トリガー条件を追加」からトリガー設定を複数設定できます。
その際、以下のようにさまざまな設定ができるようになっているので、組み合わせてご利用ください。
Q：間違って一括更新した場合、元に戻す方法はありますか？
A：Yoomのフローボットで自動的に行われたアクションを元に戻す「取り消し」や「復元」機能は、基本的には提供されていません。
操作ミスや不要なアクションを防ぐため、実行前に十分なテストを行うことを推奨します。
ただ、利用するアプリやサービスによっては元に戻す機能が用意されている場合があるので、そちらも一度確認してみてください。
Salesforceのレコードに関しては、15日以内であればゴミ箱から復旧可能です。
