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「Salesforceにアップロードされた請求書の内容を、1件ずつ手入力している…」
「入力ミスがないかダブルチェックする作業に時間を取られ、他の業務が進まない…」
このように、Salesforceで行う請求書処理に、手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Salesforce上の請求書ファイルをOCRで読み取り、取引先情報や金額、支払期日などを自動で入力できる仕組み</span>があれば、面倒な手作業から解放され、より重要な分析業務や顧客対応に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomでは、<span class="mark-yellow">Salesforce上の請求書をOCRで読み取る自動化テンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、Salesforceに請求書ファイルがアップロードされたら、OCRで内容を読み取りSalesforceのレコードに自動で入力するフローを解説します！
今回はYoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローを作成する前に、今回の連携テストで使用する請求書ファイルとSalesforceのオブジェクトを用意しましょう。
すでに作成済みの場合は、このステップはスキップしてOKです！
今回の例では、以下のような請求書PDFとSalesforceのカスタムオブジェクトを用意しました。
Salesforceのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランでは、フローボットのオペレーションやデータコネクトでエラーが発生してしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、通常は制限されているSalesforceとの連携もお試しいただけます。ぜひこの機会に、様々な機能を体験してみてください。
ここからは、Salesforceに請求書ファイルがアップロードされた際に、OCRで情報を読み取りSalesforceのレコードに自動で入力するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Salesforceにアップロードされた請求書をOCRで読み取り、情報入力を自動化する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「ファイルがアップロードされたら」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、マイドメインURLを入力します。
マイドメインURLを確認するには、Salesforceにログイン後、画面右上の歯車アイコンをクリックして設定を開きます。
検索窓に「私のドメイン」と入力し、表示された「私のドメイン」をクリックしてください。
私のドメイン設定画面が開いたら、「現在の[私のドメイン]のURL」をコピーしてYoomの入力欄に貼り付けてください。
テストを行う前に、Salesforceにテスト用の請求書ファイルをアップロードしておきましょう。
準備が完了したら、テストを実行します！
テスト実行時に「Session expired or invalid」というエラーが発生した場合の対処法は、以下のヘルプページをご覧ください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータのことを指します。
この値は、後続のオペレーション設定時に利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
取得した値を確認したら、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
フロー内の「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
まず、連携アカウントとアクションを設定します。
入力内容を確認したら、次へ進みます！
次に、ファイルを自動でダウンロードするための設定を行います。
マイドメインURLは、ステップ3と同じように入力してください。
コンテンツバージョンIDは、ステップ3で取得した値が自動で入力されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「ファイルがアップロードされたら」からコンテンツバージョンIDを選択してください。
すべての設定が完了したら、テストを実行します。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下のヘルプページをチェックしてみてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、ステップ4でダウンロードしたファイルをOCRで読み取り、テキスト情報を抽出する設定を行います。
フロー内の「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
まずは、アクションの設定です。
画面上部に表示されているアクションの右側にある「変更」をクリックします。
すると、以下のような選択肢が表示されます。
アップロードしたファイルの種類に合わせて、適切なアクションを選択してください。
今回の例では、デフォルトのまま「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」を選びました。
OCR画像の入力欄には、ステップ4で取得した値が自動で入力されています。
次に、以下3項目を設定します。
YoomのOCR機能では、アクション記載の規定文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには、少し余裕を持たせてご利用ください。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
想定と異なる結果が出た場合は、使用するAIを別モデルに変更すると改善されることがあります。
いくつかのモデルを試して、最適なものを見つけてください。
問題なければ、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、OCRで読み取った情報をSalesforceに登録する設定を行います。
フロー内の「レコードを追加する」をクリックしてください。
まず、アクションと連携アカウントを設定します。
次に、レコードを追加するオブジェクトを設定します。
マイドメインURLは、ステップ3と同じように入力してください。
オブジェクトのAPI参照名は、以下のいずれかの方法で入力できます。
すべての設定が完了したら、次へ進みましょう！
続いて、追加するレコードの値を設定します。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を自動で反映させられます。
例えば、ステップ1で取得した値を使用する場合、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「ファイルがアップロードされたら」から該当の項目を選びましょう。
OCRで読み取った値を使用する場合も同様に、「取得した値」タブの「OCRで文字を抽出」から対象の値を選択してください。
注意点として、値を設定する際はSalesforceの入力形式に合わせて入力するようにしましょう。
例えば、Salesforceの入力形式が選択式や英語入力のみとなっている場合、選択肢にない値や設定と違う言語で入力するとエラーとなるのでご注意ください。
設定が完了したら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ここでSalesforceにレコードが追加されているか確認してみましょう。
アップロードしたファイルの内容が登録されていれば成功です！
必要に応じて詳細設定を行い、「完了」をクリックしてください。
お疲れさまでした！
以上で、フローの設定は完了です。
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にSalesforceに請求書ファイルをアップロードしたら、Salesforceのレコードに自動で入力されるかを確認してみましょう！
Salesforceを活用した自動化は、今回ご紹介した「Salesforceに請求書ファイルがアップロードされたら、OCRで情報を読み取りSalesforceのレコードに自動で入力する」以外にも様々な業務に応用できます。
例えば、Salesforceでの商談情報や取引先の作成をトリガーに、関連する情報をMicrosoft ExcelやBox、OneDriveに自動で追加・更新が可能です。
また、GmailやZoomと連携することで、リードの追加やミーティング後のデータ管理が効率化され、時間を節約できるでしょう。
Salesforceの請求書処理をOCRと連携して自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書の転記にかかる時間を短縮し、入力ミスなどのヒューマンエラーも減らすことができます。</span>
これにより、担当者は単純な入力作業から解放され、売上分析や顧客フォローといった、より付加価値の高い業務に集中しやすくなるでしょう。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：YoomのOCR機能はPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
項目名が明確で値がユニーク、かつ6,500文字以内の場合は高精度で読み取ることが可能です。
一方で、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字を含むファイルは精度が低下する場合があります。
詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
Q：読み取った内容を人が確認・承認する工程を挟めますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは以下のオペレーションを使って、請求書の内容をSalesforceに登録する前に社内承認フローを組み込むことができます。
例えば、今回ご紹介したフローボットで承認後にSalesforceへ登録したい場合、「レコードを追加する」の前に、上記オペレーションを挿入することで実現できます。
Q：この自動化にかかる具体的なコスト感を教えてください。
A：今回ご紹介したテンプレートをご利用いただくには、Yoomのチームプラン以上へのご加入が必要です。
チームプランでは、月10,000回までタスクを無料で実行可能です。
なお、今回のテンプレートでは、「OCRで文字を抽出」ステップで選択するアクションによって消費するタスク数が異なります。
詳しくは、以下をご覧ください。
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