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「Typeformでアンケートや申し込みフォームを運用していて、回答と一緒に集まったファイルをOneDriveで管理したい！」
「でも、一件一件手作業でファイルをダウンロードして、OneDriveの正しいフォルダにアップロードするのは、正直かなり手間がかかるし、ミスも起きやすい...」
このように、TypeformとOneDrive間での手作業によるファイル管理に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Typeformに新しい回答が送信されたら、回答内容に応じたフォルダをOneDriveに自動で作成し、添付ファイルを格納する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるかもしれません。
入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より創造的な業務に時間を使えるようになるでしょう。
今回ご紹介するのは、プログラミング不要で誰でも簡単に設定できる自動化の方法です。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務をもっと効率化していきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TypeformとOneDriveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TypeformとOneDriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた回答データのファイル管理を自動化できます。
例えば、Typeformに回答が送信されるたびに、OneDriveに特定のフォルダを自動で作成するといったことが可能になり、手作業によるアップロードの手間や保存ミスをなくせます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Typeformに新しい回答が送信されるたびに、その回答内容（例えば、回答者の名前や受付番号など）をフォルダ名としてOneDriveに自動でフォルダを作成するフローです。
<span class="mark-yellow">手作業でのフォルダ作成や整理の手間を減らし、管理業務を効率化</span>します。
Typeformの回答内容を判定し、「資料請求を希望する」といった特定の条件に合致する場合にのみOneDriveにフォルダを自動作成するフローもあります。
<span class="mark-yellow">対応が必要な回答だけを自動でフォルダ分けし、その後の業務フローをスムーズに開始</span>できます。
それでは、実際にTypeformとOneDriveを連携させる自動化フローを作成していきましょう。今回ご紹介する方法では、プログラミングの知識は一切不要で、画面の指示に従って設定するだけで簡単に連携が完了します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Typeformの回答をもとにOneDriveでフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにTypeformと入力し、Typeformのアイコンをクリックします。
お手持ちのTypeformのアカウントでログインを行ってください。
ログインするとYoomとの連携を求める下記の画面が表示されます。
画面下のAcceptのボタンをクリックしましょう。
マイアプリにTypeformが追加されたことを確認出来たら、Typeformのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにOneDriveと入力し、OneDriveのアイコンをクリックします。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
お手持ちのMicrosoftアカウントでサインインを行ってください。
マイアプリにOneDriveが追加されたことを確認出来たら、OneDriveのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるTypeformのトリガー設定を行います。画面赤枠の「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
また、次の画面の操作を行う前にTypeformにてフォームを作成しましょう。
今回は下記のようなフォームを作成して進めます。
Yoomの画面に戻り、下記画面に以下の設定を行ってください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されたら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面のテストでフォームの回答結果を取得するため、先ほど作成したフォームに回答を送信してください。
回答を送信したらYoom画面に戻りテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されたら、回答の取得完了となります。
取得した情報より、回答した選択肢を取得するために「取得する値を追加」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
下記ウィンドウが表示されたら、下の方にあるanswersの中のlabelの+ボタンをクリックしてください。
画面右側の追加する値の欄に、回答の文言が追加されたら追加ボタンをクリックしてください。
取得した値に先ほど追加した値が設定されていることを確認し、保存するボタンをクリックしましょう。
次にOneDriveにフォルダを作成する設定を行います。画面赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定ではOneDriveにフォルダを作成する設定を行います。下記を参考に設定を進めてください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にOneDriveにフォルダが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
OneDriveの指定したフォルダを見て、新しくフォルダが作成されていることも確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしOneDriveへのフォルダ作成設定を完了させてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
他にも、TypeformやOneDriveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます!
回答が送信されたら、営業支援ツールにレコードを追加したり、予定を追加したりできます。
また、開発者向けツールにIssueを作成したり、書類を発行してオンラインストレージサービスに保存したり、ナレッジ管理ツールにフォルダを作成したりすることも可能です。
これらの連携により手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
ファイルがアップロードされたら、チャットツールに通知を送ったり、別のクラウドストレージに同じファイルを格納したりすることが可能です。
また、データベースから1クリックでフォルダを作成したり、別のクラウドストレージからファイルを保存したりすることも可能です。
これにより、ファイル管理や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
今回は、TypeformとOneDriveを連携して業務を自動化する方法についてご紹介しました。
Typeformに回答が送信されるたびにOneDriveに自動でフォルダが作成される仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやアップロード、フォルダ作成といった一連の作業から解放され、ヒューマンエラーの心配なく情報を一元管理できます。</span>
これにより、担当者は面倒な定型業務に時間を奪われることなく、本来注力すべき顧客対応や分析といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数の回答内容を組み合わせてフォルダ名を設定できますか？
A：はい。可能です。
フォルダ名を設定する箇所で、他の取得した値や日付の情報などを組み合わせてフォルダ名を決めることができます。
Q：OneDriveの深い階層のフォルダにも自動作成できますか？
A：はい、できます。
作成先のフォルダを選択する際にサブフォルダも候補に出てくるため、深い階層でもフォルダを自動作成することが可能です。
Q：保存するフォルダの名前を回答内容に応じて変更できますか？
A：はい、できます。
「フォームが送信されたら」トリガー直下に分岐オペレーションを追加することで、回答内容に応じて作成するフォルダ名を変更することも可能です。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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