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「Zendeskで作成されたチケットの情報をGoogleカレンダーに連携させたい！」
「問い合わせ対応のスケジュール管理が煩雑で、入力ミスや共有漏れが発生しないか心配…」
ZendeskとGoogleカレンダーを併用している方の中には、このような手作業による連携業務に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、<span class="mark-yellow">Zendeskでチケットが作成されたタイミングで、関連情報がGoogleカレンダーに自動で登録される仕組み</span>を構築できれば、こうした面倒な転記作業やスケジュール調整の手間から解放されるでしょう。
入力ミスによるトラブルも未然に防ぎながら、より迅速で質の高い顧客対応に集中できる時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
日々の業務を効率化したい方はぜひ参考にしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZendeskとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
ZendeskとGoogleカレンダーのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたチケット情報に基づくスケジュール登録などを自動化できます。
手作業による手間やミスを削減し、迅速かつ正確なスケジュール管理を実現しましょう。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zendeskで新しいチケットが作成された際に、チケットの件名や担当者、期日などの情報を自動で抽出し、Googleカレンダーに予定として登録するフローです。
手動でのスケジュール登録作業が不要になり、<span class="mark-yellow">担当者への情報共有が迅速化、対応漏れも防止</span>できます。
Zendeskで作成されたチケットの中から、「緊急」や「重要」といった特定のタグや優先度が設定されたものだけを条件に、Googleカレンダーで予定を作成します。
対応すべき<span class="mark-yellow">優先度の高いチケットだけをスケジュールに反映させられるため、重要な問い合わせへの対応遅延を防げる</span>でしょう。
ここからは、ZendeskとGoogleカレンダーを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Googleカレンダー
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Zendeskでチケットが作成されたら、Googleカレンダーで予定を作成する」フローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するZendeskとGoogleカレンダーのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Zendeskのマイアプリ登録
登録方法は以下のナビをご参照ください。
マイアプリ画面にZendeskが追加されたら、次のアプリの登録に進みましょう！
② Googleカレンダーのマイアプリ登録
Googleカレンダーも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録はおわりです！
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、マイプロジェクトにコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
取得したチケット情報から、予定作成に使用するデータを抽出していきます。
取得したデータを用いて、Googleカレンダーに予定を作成しましょう。
アクション選択画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、アクション選択画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Zendeskでチケットを作成し、そのチケットから抽出したデータでGoogleカレンダーに予定が作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
今回はZendeskからGoogleカレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にGoogleカレンダーからZendeskへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーに新しい予定が作成されたタイミングで、その予定情報を基にZendeskのチケットを自動で作成します。
例えば顧客との打ち合わせ予定をカレンダーに登録するだけで、<span class="mark-yellow">対応記録用のチケットが自動で起票されるため、サポート業務のタスク化を漏れなく行う</span>ことができるでしょう。
逆方向の連携でもフィルタリングが適用可能です。
件名に「サポート」などの特定のキーワードが含まれるものだけを対象としてチケット化することで、<span class="mark-yellow">関連する予定のみを効率的に収集でき、不要なチケットの作成を防ぎながら業務管理を最適化</span>できます。
Yoomでは、ZendeskとGoogleカレンダーに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
ZendeskとGoogleカレンダーでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Zendeskに新しいチケットが作成されたら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加したり、Microsoft Teamsに通知したり、Googleカレンダーに予定を作成したりできます。
また、Calendlyで予定が登録されたり、Googleフォームから送信されたファイルをOCRで読み取ったりした際に、Zendeskに自動でチケットを作成するなど、顧客サポートと情報管理を効率化できます。
Googleフォームの回答やSalesforceに商談が登録されたら、その情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加できます。
また、予定作成時に顧客情報をデータベースに追加したり、Googleスプレッドシートに情報を追加したりすることも可能です。
さらに、毎朝Googleカレンダーの予定をLINE WORKSに通知したり、予定が作成されたらスプレッドシートに追加しSlackに通知したりと、スケジュール管理と情報共有を効率化できます。
ZendeskとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">チケット情報に基づくスケジュール登録の手間を削減し、ヒューマンエラーによる共有漏れや対応遅延を防げます。</span>
サポート担当者は面倒な事務作業から解放され、より迅速で正確な情報に基づいて、本来注力すべき顧客対応に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：AIの日付抽出がうまくいかない時のコツはありますか？
A：参考画像にもあったように、データ抽出アクションの「指示内容」にどのような形式で出力するかを設定することで、Googleカレンダーに連携可能な日付データを抽出できます。また、チケットの日付情報は年月日と時間を全て記載することをおすすめします。
Q：Zendeskのカスタムフィールドの値も連携できますか？
A：カスタムフィールドを取得することも可能です。トリガーアクションの取得した値の下部にある「＋取得する値を追加」から、カスタムフィールドの設定を行ってください。
こうして取得したカスタムフィールドをGoogleカレンダーの「予定の説明」などに追加することで、連携できる項目の幅を広げられるでしょう。
参考：「取得する値」を追加する方法
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
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