Boxを利用してファイル管理を行っている企業は多いのではないでしょうか。特に、見積書と仕様書、請求書と添付書類など、関連する複数のPDFファイルを一つにまとめて管理したい場面は少なくありません。
しかし、これらのファイルを都度手作業でダウンロードし、結合ツールで一つにしてから、Boxにアップロードするのは少し手間がかかる作業ですよね…。
ファイルが増えると時間もかかり、結合漏れやアップロードミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。
この記事では、そんなPDFファイルの結合とBoxへの保存作業を自動化する方法について解説します。
Yoomを使えば、フォームへの入力、メールの受信、チャットツールでのファイル共有などをきっかけに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したBoxフォルダへ保存する仕組みをプログラミング不要で構築可能です。
面倒な繰り返し作業から解放されて、もっと重要な業務に集中しませんか？
まずは試してみたい方へ
説明を読むよりも、まずは実際に試してみたい！という方は、Yoomが提供する自動化フローのテンプレートを使ってみませんか？
Yoomには、BoxへのPDFファイル結合と保存を自動化するテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、PDFファイルを効率的に管理するための業務ワークフローです。
フォームに入力されたPDFデータ自動的に結合し、Boxに格納することで煩雑な手作業を削減し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して多くのPDF書類を管理している事務担当者の方
・Boxを既に活用しており、業務プロセスの自動化を検討している企業の方
・PDFデータの手動処理に時間と労力を費やしているチームリーダーの方
・書類管理の効率化とデジタル化を推進したい経営者の方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
BoxとPDF結合を組み合わせた様々な自動化例
Yoomのようなツールを活用すれば、様々なツールを起点として、PDFファイルの結合とBoxへの保存を自動化できます。ここでは、業務に合わせて選べる、具体的な自動化の例をいくつか紹介していきます。
フォーム入力、メール受信、チャットツールへの投稿などをきっかけに、受け取ったPDFファイルを自動で結合し、指定したBoxフォルダに保存する自動化フローを構築可能です。気になる例があれば、ぜひ試してみてください！
フォームからのPDFファイルを自動で結合し、Boxに保存する
Googleフォームなどのフォームツールにファイルが添付・送信された際に、それらのPDFファイルを自動で結合し、Boxの指定フォルダに保存します。
たとえば、申し込みフォームに添付された本人確認書類と申込書PDFを一つにまとめたり、アンケート回答と関連資料をセットで管理したりする際に便利です。
手作業でのダウンロード・結合・アップロードといった一連の手間を省くことができます。
フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、PDFファイルを効率的に管理するための業務ワークフローです。
フォームに入力されたPDFデータ自動的に結合し、Boxに格納することで煩雑な手作業を削減し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して多くのPDF書類を管理している事務担当者の方
・Boxを既に活用しており、業務プロセスの自動化を検討している企業の方
・PDFデータの手動処理に時間と労力を費やしているチームリーダーの方
・書類管理の効率化とデジタル化を推進したい経営者の方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、フォームで集めたPDFデータを自動でデジタル化し、結合したPDFをBoxに保存します。
これにより、手作業によるデータ管理の負担を軽減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用しているが、データ管理に手間を感じている事務担当者の方
・送信されたPDF文書を効率的に整理・保存したい企業の方
・Boxを既に使用しており、文書管理を一元化したい方
・業務ワークフローの自動化を推進したいIT担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
メールで受信したPDFファイルを自動で結合し、Boxに保存する
GmailやOutlookで特定の条件（件名、送信者など）に一致するメールを受信した際に、添付されている複数のPDFファイルを自動で結合し、Boxにアップロードします。
取引先から定期的に送られてくる請求書と明細書、レポートと補足資料などを、メールソフトを開かずに自動でBoxに整理・保管できるため、見落としを防ぎ、管理の手間も削減可能です。
Gmailから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「Gmailから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、メールで受け取るPDF書類の管理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届いたPDFを結合し、Boxに安全に保存・結合することで、資料管理の手間を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くのPDF書類を受信し、手作業で管理しているビジネスパーソン
・PDF書類の内容を効率的にデジタル化・検索したい方
・Boxを利用して資料を一元管理し、PDFの結合機能を活用したい方
・書類管理におけるヒューマンエラーを減らしたい事務職の方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「Outlookから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、メールで受け取るPDF文書の管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、チーム全体でのアクセスや共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多数のPDFメールを受信し、手動で管理するのに時間がかかっている事務担当者の方
・PDF文書の内容をわかりやすく整理し、Boxで一元管理したいビジネスユーザーの方
・BoxとOutlookを既に利用しており、これらを連携させて業務フローを自動化したいIT担当者の方
・書類のPDF結合や整理を自動化することで、チームの生産性向上を図りたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールで受信したPDFファイルを自動で結合し、Boxに保存する
SlackやMicrosoft Teamsの特定のチャンネルやチャットで共有された複数のPDFファイルを検知し、自動で結合してBoxに保存します。
チーム内で日々共有される報告書や議事録、デザイン案などを、チャットツールから直接Boxのプロジェクトフォルダなどに整理・保管するのに役立ちます。ファイルを探す手間が省け、スムーズな情報共有につながるでしょう！
Slackから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「Slackから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、Slack上でやり取りされた複数のPDFファイルを自動でまとめて管理する業務ワークフローです。
このワークフローでは、特定チャンネルや条件に合致したPDFを収集・結合し、Boxに自動保存します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで業務ファイルや報告資料のやりとりが多く、ファイル整理に手間を感じているバックオフィス担当の方
・複数人がSlackにアップするPDFをまとめて保存・管理したい総務・経理・企画などの事務チームの方
・会議やレポート資料などのファイルを1つにまとめてアーカイブしておきたいマネージャーの方
・Boxをドキュメント管理の中心にしており、Slackからのファイルも一元化しておきたい情報管理担当者の方
■注意事項
・Slack、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、Teamsのチャットに投稿された複数のPDFを自動で取りまとめてBoxに保存する業務ワークフローです。
このフローを使うことで、PDFの結合から保存先の管理までが自動で完了し共有資料の取りまとめやアーカイブ作業がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsで日常的に資料や報告ファイルを共有しており、ファイルの管理に手が回らない方
・各部署やメンバーがMicrosoft Teamsに投稿するPDFを、まとめて管理・保存したい事務局や管理部門の方
・会議資料やレポートを集約して、月次・週次で整理している広報・経営企画・営業推進などの担当者の方
・Boxをメインのファイル保存先として利用しており、Microsoft Teamsでやりとりされた資料も一元的に格納しておきたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、のそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」自動化フローの作り方
このセクションでは、代表的な例として「フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」自動化フローを設定する流れをご紹介します。
専門知識は不要で、画面の指示に従って進めるだけで、簡単に業務の自動化を実現できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローボット設定の流れ
- Boxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、PDFファイルを効率的に管理するための業務ワークフローです。
フォームに入力されたPDFデータ自動的に結合し、Boxに格納することで煩雑な手作業を削減し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して多くのPDF書類を管理している事務担当者の方
・Boxを既に活用しており、業務プロセスの自動化を検討している企業の方
・PDFデータの手動処理に時間と労力を費やしているチームリーダーの方
・書類管理の効率化とデジタル化を推進したい経営者の方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
ステップ1:Boxのマイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
[[ 187109]]
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「ファイル送信フォーム」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Yoomのフォーム機能をトリガーにするため、フォームの作成を行います。
事前設定済みのため水色アイコン（設定済みの証）が点灯していますが、追加設定を行います。
（1/2）フォームを作成
この画面では、事前設定でPDFファイル1と2のアップロードが質問項目として設定されています。下にスクロールすると、質問項目を追加できるボタンが表示されます。
今回は、結合したファイル名も質問項目に追加してみます。
右上のプレビュー表示ボタンをクリックすると、フォームの見え方を確認できます。
完了ページ（回答送信後のページ）に表示するコメントは以下のボックス内で編集できます。
編集が完了したら、次へをクリックして進みましょう。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）フォームを作成
作成したフォームにテスト用の回答を送信する画面に切り替わります。
各項目にテスト用の内容を入力しましょう。
- Browseボタンをクリックして、テスト用のPDFをアップロードします。
- ファイル名を入力します。この時、拡張子（.pdf）は不要です。
保存ボタンをクリックしてください。入力した内容を後の操作でテスト用の値として使用します。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：データを操作・変換する「PDFファイルを結合」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google スプレッドシートで作成した書類の雛形と、前の操作で取得したアウトプットを紐づける設定を行います。
事前設定済みのため水色アイコン（設定済みの証）が点灯していますが、追加設定を行います。
(1/1)データを操作・変換する
前の操作でテスト回答した値を使って、PDFの結合設定を行います。
- 結合するファイル
- ファイル1と2は設定済みです。追加するファイルがあれば、＋結合するファイルを追加ボタンからアップロードできます。この操作がデフォルトになるので、注意書きなど末尾に毎回挿入したいPDFがある場合は、追加してください。
- 結合後のファイル名
- 編集欄をクリックすると、前の操作で回答した項目・値(アウトプット)を埋め込めます。
設定が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、結合したファイルが表示されます。
取得した値を使い、次の操作ではBoxにアップロードする設定を行います。
保存をするをクリックします。
ステップ5：アプリと連携する「ファイルをアップロード」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で結合したPDFをBoxの指定したフォルダにアップロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Boxと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- ファイル名
- 事前設定で、引用コード以外の説明文が入っているので、確認後に削除してください。「←PDFファイル〜」の部分です。また、拡張子の追加は不要です。
- 格納先フォルダのコンテンツID
- Boxの該当フォルダのURLからIDを取得します。
ここまで設定が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、Boxに結合したPDFがアップロードされます。
アップロードしたコンテンツIDがアウトプットとして取得できました。
保存するボタンをクリックします。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Boxを使った便利な自動化例
今回紹介したフォームとの連携以外でも、OneDriveやGoogle スプレッドシートなど他のツールと連携してBox内のデータを管理することも可能です。
このように、BoxのAPIを活用すれば、日々のファイル管理や業務連携を効率化するさまざまな仕組みを構築できます。もし気になるものがあれば、ぜひ以下のテンプレートもお試しください！
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、X（Twitter）に投稿する
試してみる
■概要
Boxに保存したファイルを、手作業でX（Twitter）に投稿する作業に手間を感じていませんか。
特に定期的な情報発信では、ファイルの準備から投稿文の作成、実際の投稿までの一連の作業が負担になることもあります。
このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、X（Twitter）への投稿を自動化するものです。
BoxとX（Twitter）の連携を自動化することで、投稿作業の手間を減らし、迅速な情報発信を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxで管理するファイルを元に、X（Twitter）での定期的な情報発信を担当している方
・BoxとX（Twitter）間での手作業による投稿に、時間や手間がかかっていると感じる方
・SNSでの情報発信プロセスを自動化し、よりコア業務に集中したいと考えている担当者の方
■注意事項
・X（Twitter）、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
終わりに
この記事では、複数のPDFファイルを自動で結合し、Boxに保存する方法を、ノーコードで実現する手順とともにご紹介しました。フォームへの入力やメールの受信、チャットでのファイル共有など、日々の業務シーンをきっかけに、これまで手間のかかっていたファイル管理の作業を簡単に自動化できます。
手作業でのダウンロードや結合、アップロードにかかっていた時間を省くことで、ヒューマンエラーのリスクも減り、より価値の高い業務に集中できる環境が整います。
Yoomを活用すれば、専門的な知識がなくてもすぐに自動化を始められます。
まずは無料で始めて、あなたの業務にぴったりの効率化を体験してみてください！
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