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Boxを利用してファイル管理を行っている企業は多いのではないでしょうか。特に、見積書と仕様書、請求書と添付書類など、関連する複数のPDFファイルを一つにまとめて管理したい場面は少なくありません。
しかし、これらのファイルを都度手作業でダウンロードし、結合ツールで一つにしてから、Boxにアップロードするのは少し手間がかかる作業ですよね…。
ファイルが増えると時間もかかり、結合漏れやアップロードミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。
この記事では、そんなPDFファイルの結合とBoxへの保存作業を自動化する方法について解説します。
Yoomを使えば、フォームへの入力、メールの受信、チャットツールでのファイル共有などをきっかけに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したBoxフォルダへ保存する仕組みをプログラミング不要で構築可能です。
面倒な繰り返し作業から解放されて、もっと重要な業務に集中しませんか？
説明を読むよりも、まずは実際に試してみたい！という方は、Yoomが提供する自動化フローのテンプレートを使ってみませんか？
Yoomには、BoxへのPDFファイル結合と保存を自動化するテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを一つひとつ手作業で結合し、ファイル名を付けてBoxに格納する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイルの結合漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでPDFの結合からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomのようなツールを活用すれば、様々なツールを起点として、PDFファイルの結合とBoxへの保存を自動化できます。ここでは、業務に合わせて選べる、具体的な自動化の例をいくつか紹介していきます。
フォーム入力、メール受信、チャットツールへの投稿などをきっかけに、受け取ったPDFファイルを自動で結合し、指定したBoxフォルダに保存する自動化フローを構築可能です。気になる例があれば、ぜひ試してみてください！
Googleフォームなどのフォームツールにファイルが添付・送信された際に、それらのPDFファイルを自動で結合し、Boxの指定フォルダに保存します。
たとえば、申し込みフォームに添付された本人確認書類と申込書PDFを一つにまとめたり、アンケート回答と関連資料をセットで管理したりする際に便利です。
手作業でのダウンロード・結合・アップロードといった一連の手間を省くことができます。
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを一つひとつ手作業で結合し、ファイル名を付けてBoxに格納する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイルの結合漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでPDFの結合からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、フォームで集めたPDFデータを自動でデジタル化し、結合したPDFをBoxに保存します。
これにより、手作業によるデータ管理の負担を軽減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
GmailやOutlookで特定の条件（件名、送信者など）に一致するメールを受信した際に、添付されている複数のPDFファイルを自動で結合し、Boxにアップロードします。
取引先から定期的に送られてくる請求書と明細書、レポートと補足資料などを、メールソフトを開かずに自動でBoxに整理・保管できるため、見落としを防ぎ、管理の手間も削減可能です。
■概要
取引先からGmailに送られてくる請求書など、複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、Boxに保存する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、添付されたPDFファイルを自動で結合し、Boxの指定フォルダへ格納します。これにより、手作業による時間や手間を省き、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Outlookから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、メールで受け取るPDF文書の管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、チーム全体でのアクセスや共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
SlackやMicrosoft Teamsの特定のチャンネルやチャットで共有された複数のPDFファイルを検知し、自動で結合してBoxに保存します。
チーム内で日々共有される報告書や議事録、デザイン案などを、チャットツールから直接Boxのプロジェクトフォルダなどに整理・保管するのに役立ちます。ファイルを探す手間が省け、スムーズな情報共有につながるでしょう！
■概要
「Slackから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、Slack上でやり取りされた複数のPDFファイルを自動でまとめて管理する業務ワークフローです。
このワークフローでは、特定チャンネルや条件に合致したPDFを収集・結合し、Boxに自動保存します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
「Microsoft Teamsから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、Teamsのチャットに投稿された複数のPDFを自動で取りまとめてBoxに保存する業務ワークフローです。
このフローを使うことで、PDFの結合から保存先の管理までが自動で完了し共有資料の取りまとめやアーカイブ作業がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
このセクションでは、代表的な例として「フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」自動化フローを設定する流れをご紹介します。
専門知識は不要で、画面の指示に従って進めるだけで、簡単に業務の自動化を実現できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを一つひとつ手作業で結合し、ファイル名を付けてBoxに格納する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイルの結合漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでPDFの結合からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Yoomのフォーム機能をトリガーにするため、フォームの作成を行います。
事前設定済みのため水色アイコン（設定済みの証）が点灯していますが、追加設定を行います。
この画面では、事前設定でPDFファイル1と2のアップロードが質問項目として設定されています。下にスクロールすると、質問項目を追加できるボタンが表示されます。
今回は、結合したファイル名も質問項目に追加してみます。
右上のプレビュー表示ボタンをクリックすると、フォームの見え方を確認できます。
完了ページ（回答送信後のページ）に表示するコメントは以下のボックス内で編集できます。
編集が完了したら、次へをクリックして進みましょう。
次へをクリックして進みましょう。
作成したフォームにテスト用の回答を送信する画面に切り替わります。
各項目にテスト用の内容を入力しましょう。
保存ボタンをクリックしてください。入力した内容を後の操作でテスト用の値として使用します。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google スプレッドシートで作成した書類の雛形と、前の操作で取得したアウトプットを紐づける設定を行います。
事前設定済みのため水色アイコン（設定済みの証）が点灯していますが、追加設定を行います。
前の操作でテスト回答した値を使って、PDFの結合設定を行います。
設定が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、結合したファイルが表示されます。
取得した値を使い、次の操作ではBoxにアップロードする設定を行います。
保存をするをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の操作で結合したPDFをBoxの指定したフォルダにアップロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
ここまで設定が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、Boxに結合したPDFがアップロードされます。
アップロードしたコンテンツIDがアウトプットとして取得できました。
保存するボタンをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
今回紹介したフォームとの連携以外でも、OneDriveやGoogle スプレッドシートなど他のツールと連携してBox内のデータを管理することも可能です。
このように、BoxのAPIを活用すれば、日々のファイル管理や業務連携を効率化するさまざまな仕組みを構築できます。もし気になるものがあれば、ぜひ以下のテンプレートもお試しください！
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
■概要
Boxに保存したファイルを、手作業でX（Twitter）に投稿する作業に手間を感じていませんか。特に定期的な情報発信では、ファイルの準備から投稿文の作成、実際の投稿までの一連の作業が負担になることもあります。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、X（Twitter）への投稿を自動化するものです。BoxとX（Twitter）の連携を自動化することで、投稿作業の手間を減らし、迅速な情報発信を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
この記事では、複数のPDFファイルを自動で結合し、Boxに保存する方法を、ノーコードで実現する手順とともにご紹介しました。フォームへの入力やメールの受信、チャットでのファイル共有など、日々の業務シーンをきっかけに、これまで手間のかかっていたファイル管理の作業を簡単に自動化できます。
手作業でのダウンロードや結合、アップロードにかかっていた時間を省くことで、ヒューマンエラーのリスクも減り、より価値の高い業務に集中できる環境が整います。
Yoomを活用すれば、専門的な知識がなくてもすぐに自動化を始められます。
まずは無料で始めて、あなたの業務にぴったりの効率化を体験してみてください！
