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「複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめるの、地味に時間がかかるし面倒だな…」
「オンラインのPDF結合ツールを使うけど、毎回ファイルをアップロードしてダウンロードするのが手間…」
このように、日常業務で発生するPDFファイルの結合作業に、煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受け取った複数のPDFファイルや特定のフォルダに保存されたPDFファイルを自動的に結合し、指定の場所に保存したり、関係者に共有したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、ファイル整理や共有の手間を大幅に削減し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">オンラインで複数のPDFファイルを自動結合する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォーム経由で受け取った複数のPDFファイルや、特定の場所に集まったPDFファイルを、オンラインで自動的に結合し、その後の処理も効率化するテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け取った複数のPDFファイルを自動で結合し、Dropboxなどの指定したストレージサービスに保存する</span>ことができます。
ファイル管理の手間を削減し、必要な時にすぐアクセスできる状態を保てます！
<span class="mark-yellow">フォームで受け取った複数のPDFファイルを自動で結合し、指定した宛先にGmailなどでメール送信する</span>仕組みを構築できるため、関係者への迅速な情報共有を実現し、コミュニケーションを円滑に進められます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け取った複数のPDFファイルを自動で結合し、Discordなどのチャットツールに通知する</span>ことが可能です。
チーム内での情報共有をすばやく行い、確認漏れを防ぐのに役立ちます！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Googleフォームでファイルがアップロードされた際に、複数のPDFファイルを自動で結合し、Dropboxに保存するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにします。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、アイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、アイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
1.検索する
検索ボックスにDropboxと入力し、クリックします。
2.ログインする
下記の画面になりますので、メールアドレスを入力し「続行」を押してください。
画面が遷移し、パスワード入力欄が表示されますのでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。トリガーアクションは変更せず、必要であればタイトルを修正して次に進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功するとGoogleフォームで回答した内容が「取得した値」に反映されます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらを参考にしてみてくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Googleフォームで送信されたファイルはGoogle Driveに保存されるため、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
Google フォームと同様にタイトルやアカウント情報を確認して次に進んでください。
3.Google Driveに保存されているファイルをダウンロードするためファイルIDを入力しましょう。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、「取得した値」タブを選択し、Google フォームのファイルIDを1つ選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンよりファイルをダウンロードして、Google フォームで送信した1つ目のファイルと同じファイルで間違いないか確認しましょう!
最後に、「保存する」を押してください。
次に、下記赤枠を押して先ほどと同じように2つ目のファイルもダウンロード設定をしてください。
ファイルIDを選択する際には、下図のように2つ目のファイルを指定するよう注意しましょう。
1つ目のファイルと同じようにダウンロードしたファイルに誤りがなければ、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほどダウンロードしたPDFファイルを、1つのファイルにまとめる設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、これから行う操作の条件の設定をしましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンよりファイルをダウンロードし、2つのファイルが結合されているか確認しましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほど結合したPDFファイルを、Dropboxにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
これまで同様にアカウント情報などを確認して次に進んでください。
3.ここでは、アップロードするDropbox先の具体的な設定をします。
まだ、Dropboxのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のフォルダにアップロードしたいと思います。
Dropboxのファイル準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記赤枠のようにDropboxの指定したフォルダに結合ファイルが保存されているはずです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Yoomでは、OCRや日付変換、ファイル結合、文字種の置換など、データ変換に関するさまざまなテンプレートを提供しています。
例えば、請求書の読み取りやファイルの整形、通知や保存処理までを自動化でき、手作業によるミスや作業時間の削減につながります。複数のアプリをまたぐ処理でも、ノーコードでスムーズに設定できるため、業務の効率化になるでしょう！
オンラインでのPDF結合を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、結合、アップロードといった一連の作業の手間を根本からなくし、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>
これにより、ファイル管理にかかる時間を大幅に削減し、空いた時間をより生産的な業務に充てることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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