Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、それらをDropboxへ手動で格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、こうした課題の解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDropboxを日常的に利用し、情報管理を行っている方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合、整理することに手間を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、作業効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、関連PDFの結合とDropboxへの格納が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に関連する1つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらにオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードした2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、前段階で取得した情報（フォームの回答内容など）を変数として設定したり、固定値を設定したりできます。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、結合されたPDFを格納したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
「複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめるの、地味に時間がかかるし面倒だな…」
「オンラインのPDF結合ツールを使うけど、毎回ファイルをアップロードしてダウンロードするのが手間…」
このように、日常業務で発生するPDFファイルの結合作業に、煩わしさを感じていませんか？
もし、フォームで受け取った複数のPDFファイルや特定のフォルダに保存されたPDFファイルを自動的に結合し、指定の場所に保存したり、関係者に共有したりできる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ファイル整理や共有の手間を大幅に削減し、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはオンラインで複数のPDFファイルを自動結合する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、それらをDropboxへ手動で格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、こうした課題の解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDropboxを日常的に利用し、情報管理を行っている方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合、整理することに手間を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、作業効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、関連PDFの結合とDropboxへの格納が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に関連する1つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらにオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードした2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、前段階で取得した情報（フォームの回答内容など）を変数として設定したり、固定値を設定したりできます。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、結合されたPDFを格納したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
オンラインでPDFファイルを自動結合するテンプレート
フォーム経由で受け取った複数のPDFファイルや、特定の場所に集まったPDFファイルを、オンラインで自動的に結合し、その後の処理も効率化するテンプレートを紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
結合したPDFをストレージサービスに自動保存する
Googleフォームなどで受け取った複数のPDFファイルを自動で結合し、Dropboxなどの指定したストレージサービスに保存することができます。
ファイル管理の手間を削減し、必要な時にすぐアクセスできる状態を保てます！
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、それらをDropboxへ手動で格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、こうした課題の解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDropboxを日常的に利用し、情報管理を行っている方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合、整理することに手間を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、作業効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、関連PDFの結合とDropboxへの格納が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に関連する1つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらにオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードした2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、前段階で取得した情報（フォームの回答内容など）を変数として設定したり、固定値を設定したりできます。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、結合されたPDFを格納したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
結合したPDFをメールで自動送信する
フォームで受け取った複数のPDFファイルを自動で結合し、指定した宛先にGmailなどでメール送信する仕組みを構築できるため、関係者への迅速な情報共有を実現し、コミュニケーションを円滑に進められます！
フォームから送信されたPDFを結合し、Gmailで送信する
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■概要
フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合し、それをGmailに添付して送信する作業は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に定期的に発生する業務であれば、その負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーに、複数のPDFファイルを自動で結合し、指定された宛先にGmailで送信する一連の流れを自動化でき、これらの課題を効率的に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信したPDFファイルを日常的に結合し、Gmailで送信している担当者の方
- 手作業によるPDFの結合やメール送信業務で、ミスの発生や作業時間に課題を感じている方
- 定型的な書類送付業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームからのPDF送信後、結合、Gmailでの送信といった一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率の向上に貢献します。
- 手作業によるファイルの取り違えやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションで「データ変換機能」を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定して、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ユーザーが受け付けたい情報に合わせて、フォームの項目を任意で設定してください。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のPDFファイル名に、フォームで取得した情報（例えば申請者名や日付など）を変数として動的に含めたり、固定の文字列を指定したりすることが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、メールの件名や本文にフォームの入力内容などの前工程で取得した情報を変数として活用し、パーソナライズされたメッセージを作成できるだけでなく、定型文を組み合わせることもできます。また、送信先のメールアドレスも任意に設定が可能です。
■注意事項
結合したPDFをチャットツールに自動通知する
Googleフォームなどで受け取った複数のPDFファイルを自動で結合し、Discordなどのチャットツールに通知することが可能です。
チーム内での情報共有をすばやく行い、確認漏れを防ぐのに役立ちます！
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Discordに送信する
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■概要
Googleフォームで収集した複数のPDFファイルを一つにまとめ、手作業でDiscordに送信する業務は、時間と手間がかかるだけでなく、ファイルの見落としや送信ミスといった課題も生じやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、関連するPDFファイルのダウンロードから結合、そしてDiscordへの通知までを自動化し、これらの業務課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームでPDFファイルを収集し、手作業で結合・共有している担当者の方
- Discordを利用したチーム内での情報共有を、より迅速かつ正確に行いたいと考えている方
- ファイル管理や通知といった定型業務を自動化し、本来の業務へ注力したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、PDFのダウンロード、結合、Discordへの送信までの一連の流れが自動処理されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作や宛先指定が不要になるため、ファイルの取り違えや送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、マイアプリ連携画面でGoogleフォーム、Google Drive、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に紐づく1つ目のPDFファイルを指定してダウンロードします。
- さらに、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを追加し、同様にGoogleフォームの回答に紐づく2つ目のPDFファイルを指定してダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、前のステップでダウンロードした複数のPDFファイルを指定して一つのファイルに結合します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、監視対象とするフォームを任意に指定することが可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションでは、結合処理後のファイル名について、Googleフォームで取得した回答内容などの情報（例：申請者名や日付など）を変数として動的に設定したり、任意の固定値をファイル名に含めたりすることができます。
- Discordへのファイル送信オペレーションでは、通知先のチャンネルを自由に選択できることに加え、送信メッセージの本文に固定のテキストを記述したり、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、通知内容を柔軟に設定できます。
■注意事項
PDFファイルをオンライン上で統合・保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームでファイルがアップロードされた際に、複数のPDFファイルを自動で結合し、Dropboxに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Google Drive、Dropboxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、それらをDropboxへ手動で格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、こうした課題の解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDropboxを日常的に利用し、情報管理を行っている方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合、整理することに手間を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、作業効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、関連PDFの結合とDropboxへの格納が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に関連する1つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらにオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードした2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、前段階で取得した情報（フォームの回答内容など）を変数として設定したり、固定値を設定したりできます。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、結合されたPDFを格納したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにします。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、アイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、アイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Dropboxの連携
1.検索する
検索ボックスにDropboxと入力し、クリックします。
2.ログインする
下記の画面になりますので、メールアドレスを入力し「続行」を押してください。
画面が遷移し、パスワード入力欄が表示されますのでログインしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームから送信されたPDFを結合し、Dropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書など、複数のPDFファイルを一つにまとめる作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、それらをDropboxへ手動で格納する作業は、時間もかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、関連するPDFファイルを自動で結合し、指定したDropboxのフォルダへ格納することが可能になり、こうした課題の解消に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとDropboxを日常的に利用し、情報管理を行っている方
- 複数のPDFファイルを手作業で結合、整理することに手間を感じている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、作業効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、関連PDFの結合とDropboxへの格納が自動化されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや、格納忘れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に関連する1つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- さらにオペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、2つ目のPDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、ダウンロードした2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、前段階で取得した情報（フォームの回答内容など）を変数として設定したり、固定値を設定したりできます。
- Dropboxのファイルアップロード設定では、結合されたPDFを格納したい任意のフォルダを指定してください。
■注意事項
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
1.記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
アカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。トリガーアクションは変更せず、必要であればタイトルを修正して次に進みましょう。
3.ここでは、トリガーとなるGoogleフォームの設定をします。
まだ、Googleフォームを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は下記のようなGoogleフォームを作成しました。
また、この後のテスト操作でGoogleフォームから回答が送信されている必要があるので、フォームの回答もあわせて行いましょう。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
- フォームID：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したGoogleフォームのフォームIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功するとGoogleフォームで回答した内容が「取得した値」に反映されます。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらを参考にしてみてくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Google Driveのアクション設定
1.次に、Googleフォームで送信されたファイルはGoogle Driveに保存されるため、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
Google フォームと同様にタイトルやアカウント情報を確認して次に進んでください。
3.Google Driveに保存されているファイルをダウンロードするためファイルIDを入力しましょう。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、「取得した値」タブを選択し、Google フォームのファイルIDを1つ選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンよりファイルをダウンロードして、Google フォームで送信した1つ目のファイルと同じファイルで間違いないか確認しましょう!
最後に、「保存する」を押してください。
次に、下記赤枠を押して先ほどと同じように2つ目のファイルもダウンロード設定をしてください。
ファイルIDを選択する際には、下図のように2つ目のファイルを指定するよう注意しましょう。
1つ目のファイルと同じようにダウンロードしたファイルに誤りがなければ、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：ファイル結合設定
1.先ほどダウンロードしたPDFファイルを、1つのファイルにまとめる設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.画面が遷移するので、これから行う操作の条件の設定をしましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- タイトル：任意で変更可能です。
- 変換タイプ：デフォルトで「PDFファイルを結合」が選択されているので変更せずそのままで大丈夫です。
- 結合するPDFファイル：先ほどダウンロードした2つのデータが反映されています。こちらも変更は不要です。
- 結合後のファイル名：お好きなファイル名を入力しましょう。入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されますので、こちらを活用することも可能です。
今回は、日付タブを押して下図のようなファイル名で設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、ダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンよりファイルをダウンロードし、2つのファイルが結合されているか確認しましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：Dropboxのアクション設定
1.先ほど結合したPDFファイルを、Dropboxにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを設定しましょう。
これまで同様にアカウント情報などを確認して次に進んでください。
3.ここでは、アップロードするDropbox先の具体的な設定をします。
まだ、Dropboxのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のフォルダにアップロードしたいと思います。
Dropboxのファイル準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記項目を入力してください。
- フォルダのパス：入力欄下の注釈を参考に、先ほど作成したDropboxのフォルダを指定しましょう。
- ファイル名：前のステップで設定したファイル名が、デフォルトで入力されています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
- ファイル：こちらも、結合したファイルがあらかじめ設定されているので、変更は不要です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記赤枠のようにDropboxの指定したフォルダに結合ファイルが保存されているはずです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
データ変換機能を使った便利な自動化例
Yoomでは、OCRや日付変換、ファイル結合、文字種の置換など、データ変換に関するさまざまなテンプレートを提供しています。
例えば、請求書の読み取りやファイルの整形、通知や保存処理までを自動化でき、手作業によるミスや作業時間の削減につながります。複数のアプリをまたぐ処理でも、ノーコードでスムーズに設定できるため、業務の効率化になるでしょう！
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する
試してみる
■概要
「Notionに行が追加されたら、全角カタカナを半角に変換し更新する」フローは、Notionに新しい行が追加された際に、自動的に全角カタカナを半角に変換し、データの一貫性を保つ業務ワークフローです。
これにより、手動での変換作業を省略し、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionを日常的に利用しており、カタカナの全角・半角統一に課題を感じている方
- データの整合性を保ちたいチームリーダーやプロジェクトマネージャー
- 手動でのカタカナ変換作業を削減し、業務効率を向上させたい方
- データ入力時のミスを減らし、正確な情報管理を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを活用することで、Notionに追加されたカタカナが自動で半角に変換されカタカナ入力の自動統一ができ、一貫したデータフォーマットを維持できます。
また、手動での変換作業が不要になり業務効率の向上することで、時間を節約して他の重要な業務に集中できます。
全角・半角の統一により、データの検索や分析がスムーズになり、精度の高い情報管理が実現します。
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して通知する」ワークフローは、Slackで共有された日付情報を「YYYYMMDD」形式に自動変換し、必要なメンバーに通知する業務ワークフローです。日付データの一貫性を保ちつつ、通知作業の手間を省くことで、チームのコミュニケーションをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackを日常的に活用しており、日付データの管理に課題を感じている方
- 「YYYYMMDD」形式でのデータ統一を図りたいチームリーダー
- 手動での日付変換や通知作業に時間を取られている業務担当者
- チーム内の情報共有を効率化し、ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Slackに投稿されたら、日付形式をYYYYMMDDに変換して、自動的に通知されるため、手動でのデータ変換の手間を省けます。
投稿された日付データを変換することで手動入力によるフォーマットのばらつきを防ぎ、データの一貫性を保てます。
自動化によって、データ変換におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なデータ管理を実現できます。
まとめ
オンラインでのPDF結合を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、結合、アップロードといった一連の作業の手間を根本からなくし、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。
これにより、ファイル管理にかかる時間を大幅に削減し、空いた時間をより生産的な業務に充てることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
