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「複数のPDFファイルを一つにまとめたいけれど、専用ソフトを探したり、手作業で結合するのは面倒だな…」
「報告書や資料作成で、あちこちから集めたPDFを毎回手動で結合していて時間がかかるし、順番を間違えたり、ファイルが抜け漏れたりしないか心配…」
このように、PDFファイルの結合業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">手間のかかるPDF結合の作業を自動化し、必要なファイルをスムーズに一つにまとめることができる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、作業時間を大幅に短縮し、より創造的な業務やコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">複数のPDFファイルを自動で結合する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
複数のPDFファイルを自動で結合し、その後の処理も効率化する様々な連携パターンを具体的なテンプレートでご紹介します。
例えば、結合したPDFを指定の場所に保存したり、関係者に通知したりといった作業も自動化できるので、業務全体の効率アップにつながります！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">フォームなどで収集した複数のPDFファイルを自動的に結合し、指定のストレージサービスに格納する</span>ことができるので、手作業でのアップロードやファイル管理の手間を削減し、整理された状態を保つことが可能です！
<span class="mark-yellow">フォームなどで収集した複数のPDFファイルを自動的に結合し、その完了をチャットツールに通知する</span>ことができるので、関係者への迅速な情報共有が実現し、確認漏れを防ぐのに役立ちます！
<span class="mark-yellow">フォームなどで収集した複数のPDFファイルを自動的に結合し、指定した宛先にメールで自動送信する</span>ことができるので、定期的な報告や資料共有の手間を省き、確実な情報伝達をサポートします！
それではここから代表的な例として、フォームで受け取った複数のPDFファイルを自動で結合し、Google Driveなどのストレージサービスに格納するフローを解説していきます！このフローを使えば、手作業でのファイル収集や結合、アップロードといった一連の作業を自動化できるので、業務効率が格段に向上します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.フォームを作成
ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、テスト用に作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.操作条件の設定
ここでは、結合するPDFファイルを設定していきます。
タイトルと変換タイプはそのままで大丈夫です。
ページを下に進み、以下を参考にそれぞれ入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、PDFデータが結合されているか確認してみましょう。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルをアップロードする」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、Google Driveにアップロードするための設定を行います。
まだ、Google Driveに対象のフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなテスト用のフォルダを作成したので、ここにアップロードしたいと思います。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google DriveにPDFが保存されているはずなので確認してみましょう。
下記画像のように、指定したフォルダにPDFが保存されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
ファイル結合以外にも、データ変換機能を活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
PDFファイルの結合作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル収集、結合、そして格納や通知といった一連のプロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、結合ミスやファイルの見落としといったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、日々の定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしPDF結合をはじめとする日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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