フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイル、手作業で一つにまとめ、Google Driveに格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの取り扱いは、結合ミスや格納忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合し、管理している担当者の方
- Google Driveを利用しており、ファイル格納プロセスの効率化を模索している方
- 定型的なファイル処理業務から解放され、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDFファイル結合とGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作に伴う結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け付ける項目以外にも、業務に必要な情報を取得するための項目を任意で設定可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例：申請者名や日付など）を変数として組み込んだり、任意の固定値を設定したりできます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
「複数のPDFファイルを一つにまとめたいけれど、専用ソフトを探したり、手作業で結合するのは面倒だな…」
「報告書や資料作成で、あちこちから集めたPDFを毎回手動で結合していて時間がかかるし、順番を間違えたり、ファイルが抜け漏れたりしないか心配…」
このように、PDFファイルの結合業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、手間のかかるPDF結合の作業を自動化し、必要なファイルをスムーズに一つにまとめることができる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、作業時間を大幅に短縮し、より創造的な業務やコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには複数のPDFファイルを自動で結合する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイル、手作業で一つにまとめ、Google Driveに格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの取り扱いは、結合ミスや格納忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合し、管理している担当者の方
- Google Driveを利用しており、ファイル格納プロセスの効率化を模索している方
- 定型的なファイル処理業務から解放され、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDFファイル結合とGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作に伴う結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け付ける項目以外にも、業務に必要な情報を取得するための項目を任意で設定可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例：申請者名や日付など）を変数として組み込んだり、任意の固定値を設定したりできます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
PDF結合を自動化する連携パターン
複数のPDFファイルを自動で結合し、その後の処理も効率化する様々な連携パターンを具体的なテンプレートでご紹介します。
例えば、結合したPDFを指定の場所に保存したり、関係者に通知したりといった作業も自動化できるので、業務全体の効率アップにつながります！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
結合したPDFをストレージサービスに自動で格納する
フォームなどで収集した複数のPDFファイルを自動的に結合し、指定のストレージサービスに格納することができるので、手作業でのアップロードやファイル管理の手間を削減し、整理された状態を保つことが可能です！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイル、手作業で一つにまとめ、Google Driveに格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの取り扱いは、結合ミスや格納忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合し、管理している担当者の方
- Google Driveを利用しており、ファイル格納プロセスの効率化を模索している方
- 定型的なファイル処理業務から解放され、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDFファイル結合とGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作に伴う結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け付ける項目以外にも、業務に必要な情報を取得するための項目を任意で設定可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例：申請者名や日付など）を変数として組み込んだり、任意の固定値を設定したりできます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
結合したPDFをチャットツールに自動で通知する
フォームなどで収集した複数のPDFファイルを自動的に結合し、その完了をチャットツールに通知することができるので、関係者への迅速な情報共有が実現し、確認漏れを防ぐのに役立ちます！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイル、一つ一つ手作業で結合して関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるファイルの取り違えや通知漏れといったミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけにPDFファイルの結合からChatworkへの通知までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFファイルの結合と通知作業に手間を感じている総務や営業事務担当の方
- Chatworkを利用して日々の業務連絡を行っており、ファイル共有の効率化を考えている方
- 手作業によるPDFの結合ミスや通知漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とChatworkへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの取り違えや結合順の誤り、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。この際、フォームにファイルの添付項目を設定することが可能です。
- 次に、オペレーションで、データ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つのファイルにまとめます。
- 最後に、オペレーションで、Chatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャットにアップロードして通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名や提出日、ファイルの種類など、収集したい情報に合わせて入力項目を任意で設定してください。
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームで入力された申請者名や日付といった情報を変数として動的に設定したり、あるいは「【要確認】〇〇関連資料」のような固定のファイル名を指定したりすることができます。
- Chatworkへのファイルアップロード設定では、通知先のチャットルームを任意で選択できます。また、通知メッセージの本文には、固定のメッセージだけでなく、フォームで取得した情報（例：提出者名、ファイルの内容に関するコメントなど）を変数として埋め込むことで、より具体的な通知が可能です。
■注意事項
結合したPDFをメールで自動送信する
フォームなどで収集した複数のPDFファイルを自動的に結合し、指定した宛先にメールで自動送信することができるので、定期的な報告や資料共有の手間を省き、確実な情報伝達をサポートします！
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Zoho Mailに通知する
試してみる
■概要
フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で一つにまとめ、メールで送信する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、フォームへの情報送信をトリガーとして、添付されたPDFファイルの結合からZoho Mailでの通知までの一連の流れを自動化できます。Zoho Mailとの連携を通じて、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信した複数ファイルの管理や手動での結合に時間を要している方
- Zoho Mailと各種ツールを連携させ、通知業務を自動化したいと考えている方
- ファイルの添付ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合からメール通知までが自動処理されるため、定型業務にかかる時間を削減できます
- 手作業によるファイルの添付漏れや、結合するファイルの選択ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルを指定します
- 次に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、結合したPDFファイルをアップロードします
- 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」アクションを設定し、アップロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ユーザーの用途に合わせてテキスト入力欄やファイルアップロード欄などの項目を自由にカスタマイズしてください
- PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に固定のテキストを設定したり、フォームで取得した情報を変数としてファイル名に含めたりすることが可能です
- Zoho Mailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文などに固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定できます
■注意事項
フォーム送信されたPDFを自動で結合するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、フォームで受け取った複数のPDFファイルを自動で結合し、Google Driveなどのストレージサービスに格納するフローを解説していきます！このフローを使えば、手作業でのファイル収集や結合、アップロードといった一連の作業を自動化できるので、業務効率が格段に向上します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーの設定、PDF結合設定、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、起動するかを確認
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイル、手作業で一つにまとめ、Google Driveに格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの取り扱いは、結合ミスや格納忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合し、管理している担当者の方
- Google Driveを利用しており、ファイル格納プロセスの効率化を模索している方
- 定型的なファイル処理業務から解放され、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDFファイル結合とGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作に伴う結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け付ける項目以外にも、業務に必要な情報を取得するための項目を任意で設定可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例：申請者名や日付など）を変数として組み込んだり、任意の固定値を設定したりできます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイル、手作業で一つにまとめ、Google Driveに格納する作業に時間を取られていませんか。また、手作業によるファイルの取り扱いは、結合ミスや格納忘れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーにPDFファイルの結合からGoogle Driveへの格納までを自動化し、これらの課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った複数のPDFファイルを手作業で結合し、管理している担当者の方
- Google Driveを利用しており、ファイル格納プロセスの効率化を模索している方
- 定型的なファイル処理業務から解放され、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDFファイル結合とGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル操作に伴う結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るための項目を作成します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け付ける項目以外にも、業務に必要な情報を取得するための項目を任意で設定可能です。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームトリガーで取得した情報（例：申請者名や日付など）を変数として組み込んだり、任意の固定値を設定したりできます。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、アップロード先のフォルダを任意で指定可能です。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガー設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.フォームを作成
ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
フォームトリガーの設定方法
3.フォームの表示確認と詳細設定
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、テスト用に作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のような内容で入力しました。
入力が完了したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
ステップ4：PDFファイル結合設定
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.操作条件の設定
ここでは、結合するPDFファイルを設定していきます。
タイトルと変換タイプはそのままで大丈夫です。
ページを下に進み、以下を参考にそれぞれ入力してください。
- 結合するPDFファイル：先ほどフォームでアップロードした内容が反映しています。特に変更は不要です。
- 結合後のファイル名：入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。アウトプットを活用して、ファイル名を設定してください。
「データを操作・変換する」の設定方法
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、書類のダウンロードボタンとアウトプットが表示されます。
ダウンロードボタンを押して、PDFデータが結合されているか確認してみましょう。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択し次のステップへお進みください。
ステップ5：Google Driveへのアップロード設定
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルをアップロードする」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、Google Driveにアップロードするための設定を行います。
まだ、Google Driveに対象のフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなテスト用のフォルダを作成したので、ここにアップロードしたいと思います。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- 格納先のフォルダID：入力欄をクリックすると、候補が表示されます。アップロードしたいGoogle Driveのフォルダを選択してください。
- ファイル名：アップロードした時のファイル名を指定できます。
入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので下記のように活用し、お好きなファイル名で入力してください。
※アウトプットを活用しないと次回以降も同じファイル名が追加されるので、注意してください。
- ファイルの添付方法、ファイル：前のステップで結合したファイルがデフォルトで設定されているので、そのままで大丈夫です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google DriveにPDFが保存されているはずなので確認してみましょう。
下記画像のように、指定したフォルダにPDFが保存されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
データ変換に関するその他の自動化事例
ファイル結合以外にも、データ変換機能を活用した様々な業務自動化が可能です。
ここでは、関連するテンプレート事例をいくつかご紹介します。ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ参考にしてみてください。
Discordに送信された内容で複数ファイルを作成・結合し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Discordで共有される情報から書類を作成・格納する作業に手間を感じていませんか。
これらの作業は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Discordへのメッセージ投稿をきっかけにAIが必要なデータを抽出し、複数の書類を作成・結合した後、Google Driveに格納するまでを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有された情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- 複数のファイルを手動で結合し、Google Driveに格納する作業に非効率を感じている方
- AIを活用して、日々の定型業務を自動化したいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの投稿からファイル作成、結合、格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの作成・結合漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Discord、Google スプレッドシート、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メッセージ内容から必要な情報を取り出します。
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを2つ設定し、抽出したデータを用いてそれぞれ書類を作成します。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションで、作成した2つのPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordのトリガー設定では、通知を監視したいサーバーやチャンネルを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、Discordのメッセージからどの情報を抽出するかを指定でき、抽出精度を高めるためのプロンプトも自由に設定できます。
- Google スプレッドシートで書類を発行する際には、テンプレートとなる任意の雛形ファイルを指定してください。
雛形内の変数部分にAIで抽出した値が挿入されます。 - PDFファイルを結合するオペレーションでは、どのファイルを結合対象にするかを任意で設定できます。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやアップロードする際のファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Discord、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームから回答が送信されたら正規表現による置換処理を自動で行い、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケートや申込情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記し、さらに特定のルールに基づいてテキストを修正する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AI機能が正規表現を用いて自動でテキストの置換処理を行い、整形されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したデータの表記ゆれを手作業で修正し、非効率を感じている方
- テキストの置換や転記のミスをなくし、Google スプレッドシートのデータ精度を向上させたい方
- 正規表現を用いたテキスト処理を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からテキストの置換、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業によるデータ加工や転記に費やしていた時間を削減します。
- 自動処理によって、手作業で起こりがちな置換ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでAI機能の「データを操作・変換する」アクションを設定し、正規表現を用いた置換ルールを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形後のデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「データを操作・変換する」アクションにて、置換対象としたいフォームの回答項目や、適用する正規表現の変換ルールを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションにて、データを出力するファイルやシート、列に対して、どの値を登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
毎週YouTubeからレポートを取得し、書類を自動作成してDropBoxに保存する
試してみる
■概要
毎週のYouTubeチャンネルのレポート作成業務に、手間や時間を取られていないでしょうか？
手作業でのデータ収集や書類作成は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでYouTubeのレポート情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを雛形に書類を作成後、Dropboxへ保存する一連の流れを自動化し、定型的なレポーティング業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- YouTubeチャンネルのレポート作成を定期的に手作業で行っているマーケティング担当者の方
- 複数のSaaSを跨いだデータ集計や書類作成業務の効率化を検討しているチームリーダーの方
- 定型的なレポーティング業務を自動化し、分析などのコア業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった日時にレポート取得から書類作成、保存までを自動で実行するため、これまで手作業で行っていたレポーティング業務の時間を短縮できます。
- 手動でのデータ収集や転記作業が不要になるため、数値の入力ミスやファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、YouTube、Google スプレッドシート、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ操作・変換機能の「1週間前の日付を取得」アクションを設定し、レポート対象期間を定めます。
- 次に、オペレーションでYouTubeの「チャンネルレポートを取得」アクションを設定します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、レポートを作成したい曜日や時間など、任意の日時を設定してください。
- データ操作・変換機能では、レポート期間の指定方法に合わせて、対象とするテキストや変換ルールを任意で設定します。
- YouTubeでチャンネルレポートを取得するアクションでは、対象のチャンネルIDや、取得したいレポート期間の開始日・終了日を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、レポートの雛形となる書類や、取得したデータを反映させるための置換後の文字列を任意で設定します。
- Dropboxでファイルをアップロードするアクションでは、作成したレポートを保存したいフォルダのパスやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- YouTube、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
フォームの請求書をOCRで読み取り、現在の為替レートに変換してMicrosoft Excelに追加するフローです。
YoomのOCR機能でフォームで受信した請求書情報を読み取り、最新の為替レートに自動変換し、結果をMicrosoft Excelに追加します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書処理に時間を取られている経理担当者の方
- 為替レートの変動を反映させながらMicrosoft Excelでデータ管理を行いたいビジネスパーソン
- 手動入力によるヒューマンエラーを減らしたい企業の担当者
- 業務プロセスの自動化を進めたい経営者や管理職の方
- 複数通貨での取引があり、正確な為替換算が求められるチーム
■このテンプレートを使うメリット
このフローは、請求書に記載されている請求額を現在の為替レートに自動変換し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
変換されたデータをMicrosoft Excelにスムーズに追加することで、手作業の手間やミスを減らし、経理業務をより迅速に行えます。
これまで手作業で発生していたヒューマンエラーを回避することで、データの正確性を保ちます。
また、請求書が届いた時点の最新の為替レートを自動反映することで、正確な金額管理が可能となります。
これらによって業務ワークフローが効率化され、時間とコストを節約できるでしょう。
指定日時にGoogle スプレッドシートのデータを取得し、PDFに変換後Gmailで送信する
試してみる
■概要
定期的な報告業務において、Google スプレッドシートのデータを手作業で集計し、PDFに変換してメール送信する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや添付ファイルの間違いといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローは、指定した日時にGoogle スプレッドシートのデータを自動で取得し、PDF化してGmailで送信する一連のプロセスを自動化することで、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートを用いた定期的なデータ集計や報告書作成を行っている方
- 手作業によるPDFへの変換やGmailでのファイル送信に非効率を感じている方
- 定型的な報告業務を自動化し、より重要なコア業務へ集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ取得やPDF作成、メール送信にかかる時間を短縮できます。
- データ取得からメール送信までを自動化することで、手作業によるデータの転記ミスや添付ファイルの送り間違いといったヒューマンエラーのリスクを低減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、報告に必要なデータが記載されたシートや範囲を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータを差し込んでPDF形式の書類を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■注意事項
まとめ
PDFファイルの結合作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル収集、結合、そして格納や通知といった一連のプロセスにかかる時間と手間を大幅に削減し、結合ミスやファイルの見落としといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、日々の定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もしPDF結合をはじめとする日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
