【簡単設定】Boxのデータを自動で通知する方法

Boxの情報をメールに自動で送信・転送する

Boxにファイルがアップされた瞬間に、Outlookから自動でメールが送られてくる。
そんな自動化の仕組みがあれば、ファイルの存在に気づくまでのラグはゼロに近づきます。

特にリモートワークが日常になった今、どこにいても最新情報にアクセスできることの大切さを実感している人は多いはず。
<span class="mark-yellow">通知のたびにBoxを開く必要もなく、情報がタイミングよく手元に届きます。</span>そんな効率的でスマートな働き方を後押ししてくれるテンプレートです。

同様に、Boxのフォルダにファイルがアップされたときに、Gmailへ自動でメール通知が飛ぶこの仕組みも、情報共有の質を変えてくれます。
現場の営業担当から管理部門、顧問として関わる士業の方まで、あらゆる立場の人が“誰かが何かをした”という情報を見逃さずキャッチできるようになります。

<span class="mark-yellow">メールという身近なツールだからこそ、導入のハードルも低く、すぐに実感できる便利さ。</span>
日々の小さな確認作業が、自動化で確実なものになる。それは、働く人の安心にもつながっていきます。

Boxの関連通知をするフローを作ってみよう

それでは、さっそくBoxの関連通知をするフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

本記事では、

「BoxでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する」フローボットの設定を解説します。

フローボット設定の流れ

• BoxとTelegramをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• BoxとTelegramををのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:マイアプリ連携の設定

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。

Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。

Box

検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。

Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。

Telegram

検索でヒットしたアプリ名をクリックします。連携に必要な値を入力する画面がポップアップされます。

• アカウント名は任意の名称を入力してください。アクセストークンはTelegramで、新しくbotを作成すると発行されます。

＞公式ヘルプ：ボットファーザー

アクセストークンを入力し、追加ボタンをクリックすればマイアプリ登録が完了します。

ステップ2:テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。

下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！

コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。

ステップ3：アプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Webhookを使ってBoxの指定フォルダにファイルが新しくアップロードされたことを検知する設定です。

（1/2）連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Boxと連携するアカウント情報
• トリガーアクション

次へをクリックして進みましょう。

（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定

• フォルダのコンテンツID
  
  • Boxの該当フォルダのURLからIDを取得します。

‍

コンテンツIDの入力が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下の結果が表示されます。

こちらの結果は、Webhookエンドポイントの接続設定および「FILE.UPLOADED」イベントの受信設定に関するテストを実施し、正常に成功しました、という表示です。ステータスはsuccessで、Webhookエンドポイントは有効な状態で登録されています。
対象となるのはBoxフォルダで、ファイルがアップロードされると、指定されたURL（例：https://yoom.fun/…）に対してリアルタイムで通知が送信される仕組みです。

これにより、ファイルの追加をトリガーにした自動処理が可能になり、業務のスピードと正確性をぐっと引き上げてくれます。デジタル空間での「気づき」が、自分の代わりに先回りして動いてくれる。そんなスマートな働き方を支えるひとつの仕掛けです。

次へをクリックします。

エラーが表示される場合

エラーが起こる要因のひとつに、「対象リソースの指定ミス（folderやfile IDの間違い）」の場合があります（404 Not Found や 403 Forbidden）。IDを再度ご確認の上、再テストに進んでください。

（3/3）アプリトリガーのAPI接続設定

前のWebhookのテストが成功したら、Boxの指定フォルダにテスト用のファイルをアップロードしてください。

イベントを発生させたら、フローボットが正しく検知できるかテストします。テストボタンをクリックします。成功すると、検知結果の項目と値が取得できます。

以下の画像はテストを行った結果、取得できた項目と値です。

この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。

アウトプットについて

この値は、後の工程で引用します。保存をクリックして次の工程に進みましょう。

ステップ4：アプリと連携する「メッセージを送信」

テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Boxの情報を引用してTelegramの指定したチャットに通知する設定を行います。

(1/2)アクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

• タイトル
• アプリ
• Telegramと連携するアカウント情報
• アクション

次へをクリックして進みましょう。

（2/2）API接続設定

• チャットID
  
  • TelegramのグループIDは通常のUIには表示されませんが、Botで取得可能です。取得したアクセストークン（APIキー）を使い、以下のAPIエンドポイントにアクセスしてください。
  • https://api.telegram.org/bot<アクセストークン>/getUpdates
  • このエンドポイントにアクセスすると、ボットが参加しているグループ情報が表示され、グループIDも含まれます。たとえば、chat":{"id":-123456789,...} のように、idの値がグループIDです。
  • 新しいbotの作り方はこちら

チャットIDを設定したら、下にスクロールします。

• メッセージ内容
  • 通知する定型文を作成します。事前設定で、ファイル名とコンテンツIDの引用コードが埋め込まれています。
  • このコードは編集欄をクリックされると表示されるプルダウンメニュー内、アウトプットタブの中に格納されています。選択すると編集欄に埋め込まれる仕組みです。

入力が終わったら、テストボタンをクリックします。成功すると、指定したチャットにテスト通知が送信されます。

保存するをクリックします。

ステップ5（最終）:アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにして、フローボットを起動します。

トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>

トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。

Boxを使った便利な自動化例

Boxと他サービスを組み合わせることで、ファイル保存やフォルダ作成、データ同期まで自動化できます。
日々の作業をもっとスマートにしたい方は、気になる連携をぜひ試してみてください。

終わりに

Boxと通知アプリを連携させることで、ファイル共有の手間を減らし、情報の抜け漏れも防げるようになります。
この記事で紹介したように、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても、設定はとてもシンプル。
チャットツールやメールとの連携も柔軟に行えるので、日々の業務がぐっと効率的になります。

まずはYoomに無料登録して、自分の手で連携の便利さを体験してみませんか？