「契約書の締結状況、共有するの忘れてた…」
「社内共有を手作業でやるの、地味に手間なんだよな...」
そんな風に感じていませんか？都度クラウドサインを開いて契約状況を確認したり、手動で報告するのって、意外と時間がかかりますよね。そんな手作業に、ちょっと疲れ気味のあなたに朗報です！
実は、クラウドサインを様々なツールと連携して、多様な業務プロセスを自動化することができるんです。
例えば、契約が新たに締結されたり、却下されてしまった時などに、タイムリーにチャットツールに状況を自動通知したり、契約完了後のフォローメールを自動送信したりすることができます。
本記事では、業務プロセスの自動化設定をノーコードで実現する方法をご紹介。
時間をかけずに簡単に設定できるので、日々忙しいビジネスパーソンの方必見です！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはクラウドサインを使った業務フローを自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。今すぐ試したい方は、以下バナーの「試してみる」をクリックして早速スタートしましょう！
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローは、書類のステータス変動を即時にチームへ共有する業務ワークフローです。
書類の取り消しや却下は、業務プロセスに大きな影響を与える重要なイベントです。しかし、これらの変更を手動で確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、クラウドサイン上で書類が取り消しや却下された際に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信され、チーム全体で迅速に対応できるようになります。これにより、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインを利用して重要な書類を管理しているビジネスシーンで、書類のステータス変動を迅速に把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を行っている管理者やリーダーの方
・書類の取り消しや却下が発生した際の対応を迅速化し、業務の効率化を図りたい企業の方
・手動での通知業務に時間を取られたくないと考えている事務担当者の方
■注意事項
・クラウドサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クラウドサインのデータを自動で通知する様々な方法
いろいろな方法で、クラウドサインのデータを自動通知することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにクラウドサインの自動通知を体験できます。登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
クラウドサインのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
クラウドサインのデータ更新をきっかけに、Microsoft Teamsなどのチャットツールに通知を送るフローです。
契約書が締結された時や却下された際など、すぐチームに状況を共有できるので、チーム連携を強化して迅速な対応を実現できるでしょう。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知
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クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローは、書類のステータス変動を即時にチームへ共有する業務ワークフローです。
書類の取り消しや却下は、業務プロセスに大きな影響を与える重要なイベントです。しかし、これらの変更を手動で確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、クラウドサイン上で書類が取り消しや却下された際に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信され、チーム全体で迅速に対応できるようになります。これにより、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインを利用して重要な書類を管理しているビジネスシーンで、書類のステータス変動を迅速に把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を行っている管理者やリーダーの方
・書類の取り消しや却下が発生した際の対応を迅速化し、業務の効率化を図りたい企業の方
・手動での通知業務に時間を取られたくないと考えている事務担当者の方
■注意事項
・クラウドサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クラウドサインのデータをメールで自動で送信・転送する
クラウドサインのデータを、Outlookなどのメールツールに自動で送信・転送するフローです。
たとえば、契約が完了したあとのフォローアップメールを自動送信することで、顧客とのコミュニケーションもスムーズになるでしょう。
クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信する
試してみる
クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
クラウドサインのデータを自動で通知するフローを作ってみよう
それでは、さっそくクラウドサインのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- クラウドサインとMicrosoft Teamsをマイアプリ登録
- テンプレートをコピーする
- クラウドサインのトリガー設定およびMicrosoft Teamsの自動通知設定
- トリガーをONに設定して動作確認
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローは、書類のステータス変動を即時にチームへ共有する業務ワークフローです。
書類の取り消しや却下は、業務プロセスに大きな影響を与える重要なイベントです。しかし、これらの変更を手動で確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、クラウドサイン上で書類が取り消しや却下された際に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信され、チーム全体で迅速に対応できるようになります。これにより、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインを利用して重要な書類を管理しているビジネスシーンで、書類のステータス変動を迅速に把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を行っている管理者やリーダーの方
・書類の取り消しや却下が発生した際の対応を迅速化し、業務の効率化を図りたい企業の方
・手動での通知業務に時間を取られたくないと考えている事務担当者の方
■注意事項
・クラウドサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：クラウドサインとMicrosoft Teamsのマイアプリ登録
はじめに、使用するアプリをYoomと連携するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、自動化フローの設定がスムーズになります。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2. 検索窓からYoomと連携可能なアプリを、アプリ名で検索できます。
クラウドサインのマイアプリ登録
それでは早速、クラウドサインをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にクラウドサインと入力するとクラウドサインのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。
1. クラウドサインの新規登録画面が表示されます。
アカウント名は任意の値で入力してください。
2. クライアントIDは、クラウドサインの管理画面で取得します。
こちらからYoomと連携するクラウドサインのアカウントにログインし、右上のアイコンから、「管理画面に移動」を選択してください。
3. 左側のメニューから、クライアントIDをクリックしましょう。
4. こちらのページでクライアントIDを発行します。
詳しい設定方法については以下のリンク先をご参照ください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
Microsoft Teamsも同じように検索して、アイコンをクリックします。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けと一般法人向け（Microsoft 365 Business）の2つのプランがあります。
一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携に失敗する可能性があるので、注意してくださいね。
1. Microsoft 365に事前にログインしていれば、そのままマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は以下の画面が出てくるので、Yoomと連携するアカウントでログインしてください。
マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠の表示がでます。
マイアプリ欄にクラウドサインとMicrosoft Teamsが追加されていることを確認しましょう。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際にフローボットの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用しましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローは、書類のステータス変動を即時にチームへ共有する業務ワークフローです。
書類の取り消しや却下は、業務プロセスに大きな影響を与える重要なイベントです。しかし、これらの変更を手動で確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、クラウドサイン上で書類が取り消しや却下された際に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信され、チーム全体で迅速に対応できるようになります。これにより、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインを利用して重要な書類を管理しているビジネスシーンで、書類のステータス変動を迅速に把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を行っている管理者やリーダーの方
・書類の取り消しや却下が発生した際の対応を迅速化し、業務の効率化を図りたい企業の方
・手動での通知業務に時間を取られたくないと考えている事務担当者の方
■注意事項
・クラウドサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！「OK」をクリックして次に進みましょう。
※コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に自動的に格納されます。
ステップ3：クラウドサインのトリガー設定
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたらフローボットが自動的に起動するようにするため、アプリトリガー設定を行います。
テンプレートの一番上にある、「書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
連携するアカウント情報で、フローボットで使用するクラウドサインのアカウントを選択します。
トリガーは「書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）」を選択して「次へ」をクリックしましょう。
次に、Webhook URLが表示されるので、コピーしましょう。
クラウドサインの管理画面に移り、Webhookの設定を行います。
こちらの記事を参考に設定していきましょう！
クラウドサイン管理画面でWebhookの設定が終わったら、テストを行います。
実際に書類を取り消し or 却下して、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると下図のように、テスト成功という画面が表示されます。
テストが成功すると、クラウドサインから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットの詳細については、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね！
アウトプットについて
取得されたアウトプットの内容を確認して、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Microsoft Teamsに自動通知する設定
最後に、Microsoft Teamsにクラウドサインの情報を自動通知する設定を行います。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報で、フローボットで使用するMicrosoft Teamsのアカウントを選択します。
アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して「次へ」をクリックしましょう。
各項目を設定していきます。
-
チームID、チャネルID：クリックすると下図のように、連携しているアカウントから候補が表示されます。
自動通知したいチームIDとチャネルIDを候補から選択しましょう。
チャットIDの確認方法については、こちらを参考にしてみてくださいね！
-
メッセージ：自動通知するメッセージを設定します。
編集欄をクリックして表示されるアウトプットを用いて入力すると、クラウドサインの情報を引用できます。
たとえば、「クラウドサインで以下の書類が取り消し・却下されました」など、定型的な文章は直接入力します。
「書類ID」や「書類のステータス」など、クラウドサインの情報を引用したい部分は、アウトプットを用いて入力しましょう！
設定が終わったら「テスト」をクリックして、Microsoft Teamsに通知が届くことを確認してください。最後に保存して、設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットが正常に動作することを確認しましょう。
以上が、「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する」自動化フローの設定手順でした！
クラウドサインを使った便利な自動化例
他にも様々なツールと連携して、契約書の自動送信や締結後の書類のデータ整理・共有・保管まで、多様な業務を自動化可能。
締結完了後の書類を基にデータベースに情報を追加したり、フォームの情報を基に契約書を作成し、クラウドサインから送付することもできます。
Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する
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Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付するフローです。
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加する
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クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
クラウドサインで締結した書類をGoogleDriveに格納
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クラウドサインで締結が完了したら、書類をGoogleDriveに格納します。
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する
試してみる
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
終わりに
いかがでしたか？クラウドサインのデータを自動通知する仕組みを活用すれば、日々の”小さな手間”を削減して、よりコアな業務に集中できる環境が整うはず。契約状況に進捗があればタイムリーに通知が届くので、確認の手間を省きつつ、チーム全体への情報共有がスムーズになるでしょう。これによりチーム連携を強化し、対応の迅速化が期待できます。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組み作りも短時間で実現できるのは魅力ですよね。
「本当に短時間で設定できるの？」「エンジニアじゃなくてもできるかな...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務効率化の第一歩に、まずは今回ご紹介した自動通知のフローを試してみて、自動化の便利さを体験してみてくださいね！
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