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「契約書の締結状況、共有するの忘れてた…」
「社内共有を手作業でやるの、地味に手間なんだよな...」
そんな風に感じていませんか？都度クラウドサインを開いて契約状況を確認したり、手動で報告するのって、意外と時間がかかりますよね。そんな手作業に、ちょっと疲れ気味のあなたに朗報です！
実は、クラウドサインを様々なツールと連携して、多様な業務プロセスを自動化することができるんです。
例えば、契約が新たに締結されたり、却下されてしまった時などに、タイムリーにチャットツールに状況を自動通知したり、契約完了後のフォローメールを自動送信したりすることができます。
本記事では、業務プロセスの自動化設定をノーコードで実現する方法をご紹介。
時間をかけずに簡単に設定できるので、日々忙しいビジネスパーソンの方必見です！
Yoomにはクラウドサインを使った業務フローを自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。今すぐ試したい方は、以下バナーの「試してみる」をクリックして早速スタートしましょう！
■概要
クラウドサインで送信した契約書が取り消し・却下された際、すぐに気づけず対応が遅れてしまうことはありませんか？メール通知を見落としたり、関係者への連絡を手作業で行ったりすることで、重要な対応に遅れが生じるリスクがあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が取り消し・却下された情報をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速な状況把握と対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
いろいろな方法で、クラウドサインのデータを自動通知することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにクラウドサインの自動通知を体験できます。登録はわずか30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
クラウドサインのデータ更新をきっかけに、Microsoft Teamsなどのチャットツールに通知を送るフローです。
契約書が締結された時や却下された際など、すぐチームに状況を共有できるので、チーム連携を強化して迅速な対応を実現できるでしょう。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・クラウドサインとSlackをそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで、連携するアカウント情報を設定してください。
・「Slackに通知」というオペレーションで、連携アカウントや、通知先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。
・署名が完了した書類がある場合は、フローボットが起動してSlackに通知します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
クラウドサインで送信した契約書が取り消し・却下された際、すぐに気づけず対応が遅れてしまうことはありませんか？メール通知を見落としたり、関係者への連絡を手作業で行ったりすることで、重要な対応に遅れが生じるリスクがあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が取り消し・却下された情報をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速な状況把握と対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クラウドサインのデータを、Outlookなどのメールツールに自動で送信・転送するフローです。
たとえば、契約が完了したあとのフォローアップメールを自動送信することで、顧客とのコミュニケーションもスムーズになるでしょう。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名ツールとしてクラウドサインを利用している企業
・クラウドサインを既に導入しているが、更に効率的なワークフローを求めている方
・契約プロセスの一部を自動化し、手作業を減らしたいと考えている法務担当者
2.Outlookを日常的に利用することが多い方
・Outlookを日常業務で使用していて、契約完了後すぐに関係者に通知を行いたい方
・契約完了後の業務をスムーズに処理したい方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、契約完了後の連絡を自動化することができます。
これまでクラウドサインに直接アクセスして契約完了の有無を確認していた方は、Outlookから確認できるようになり、情報を把握しやすくなります。
これにより、契約完了後の処理をスムーズに行えるようになるでしょう。
また、チームメンバーへの情報共有としても有効です。
関係者に連絡が届くように事前に設定することで、他のメンバーも契約に関わる情報が確認しやすくなるため、情報の透明性が向上します。
■注意事項
・クラウドサインとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、手作業による手間を省きます。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
それでは、さっそくクラウドサインのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要
クラウドサインで送信した契約書が取り消し・却下された際、すぐに気づけず対応が遅れてしまうことはありませんか？メール通知を見落としたり、関係者への連絡を手作業で行ったりすることで、重要な対応に遅れが生じるリスクがあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が取り消し・却下された情報をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速な状況把握と対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、使用するアプリをYoomと連携するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、自動化フローの設定がスムーズになります。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1. マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2. 検索窓からYoomと連携可能なアプリを、アプリ名で検索できます。
それでは早速、クラウドサインをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にクラウドサインと入力するとクラウドサインのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックしてください。
1. クラウドサインの新規登録画面が表示されます。
アカウント名は任意の値で入力してください。
2. クライアントIDは、クラウドサインの管理画面で取得します。
こちらからYoomと連携するクラウドサインのアカウントにログインし、右上のアイコンから、「管理画面に移動」を選択してください。
3. 左側のメニューから、クライアントIDをクリックしましょう。
4. こちらのページでクライアントIDを発行します。
詳しい設定方法については以下のリンク先をご参照ください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法
Microsoft Teamsも同じように検索して、アイコンをクリックします。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けと一般法人向け（Microsoft 365 Business）の2つのプランがあります。
一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携に失敗する可能性があるので、注意してくださいね。
1. Microsoft 365に事前にログインしていれば、そのままマイアプリ登録が完了します。
ログインしていない場合は以下の画面が出てくるので、Yoomと連携するアカウントでログインしてください。
マイアプリ登録が成功すると、下図赤枠の表示がでます。
マイアプリ欄にクラウドサインとMicrosoft Teamsが追加されていることを確認しましょう。
ここから実際にフローボットの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを活用しましょう。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
クラウドサインで送信した契約書が取り消し・却下された際、すぐに気づけず対応が遅れてしまうことはありませんか？メール通知を見落としたり、関係者への連絡を手作業で行ったりすることで、重要な対応に遅れが生じるリスクがあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が取り消し・却下された情報をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速な状況把握と対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の表示が出たら、テンプレートのコピー成功です！「OK」をクリックして次に進みましょう。
※コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に自動的に格納されます。
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたらフローボットが自動的に起動するようにするため、アプリトリガー設定を行います。
テンプレートの一番上にある、「書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）」をクリックしてください。
連携するアカウント情報で、フローボットで使用するクラウドサインのアカウントを選択します。
トリガーは「書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）」を選択して「次へ」をクリックしましょう。
次に、Webhook URLが表示されるので、コピーしましょう。
クラウドサインの管理画面に移り、Webhookの設定を行います。
こちらの記事を参考に設定していきましょう！
クラウドサイン管理画面でWebhookの設定が終わったら、テストを行います。
実際に書類を取り消し or 却下して、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると下図のように、テスト成功という画面が表示されます。
テストが成功すると、クラウドサインから取得した情報をアウトプットとして引用できるようになります。
アウトプットの詳細については、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね！
取得されたアウトプットの内容を確認して、「保存する」をクリックしましょう。
最後に、Microsoft Teamsにクラウドサインの情報を自動通知する設定を行います。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
連携するアカウント情報で、フローボットで使用するMicrosoft Teamsのアカウントを選択します。
アクションは「チャネルにメッセージを送る」を選択して「次へ」をクリックしましょう。
各項目を設定していきます。
設定が終わったら「テスト」をクリックして、Microsoft Teamsに通知が届くことを確認してください。最後に保存して、設定完了です！
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、フローボットが正常に動作することを確認しましょう。
以上が、「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する」自動化フローの設定手順でした！
他にも様々なツールと連携して、契約書の自動送信や締結後の書類のデータ整理・共有・保管まで、多様な業務を自動化可能。
締結完了後の書類を基にデータベースに情報を追加したり、フォームの情報を基に契約書を作成し、クラウドサインから送付することもできます。
■概要
Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している総務部の担当者
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Googleスプレッドシートで情報を管理している方
・チーム内で情報共有のために使用している方
・複数名で同時に同じシートの編集をしたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインを使用することで書類の締結はスムーズになりますが、チーム内への締結書類情報の共有を行うとなるとそれは手間のかかる作業の一つです。
情報を細かく共有しようとすればするほど、入力箇所が増えて手間がかかります。
チームや社内への情報共有を容易にし、その他のコア業務に時間を充てたいと考える人にこのフローは適しています。
このフローボットを利用することで、クラウドサインの締結を合図に自動でGoogleスプレッドーシートに情報を入力することが可能となります。
■注意事項
・クラウドサイン、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドサインで書類が締結されたら、自動的にGoogleDriveの指定のフォルダに書類を格納します。
1つの書類に複数のファイルがある場合は、全てのファイルを格納します。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・GoogleDriveの「格納先のフォルダID」を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
いかがでしたか？クラウドサインのデータを自動通知する仕組みを活用すれば、日々の”小さな手間”を削減して、よりコアな業務に集中できる環境が整うはず。契約状況に進捗があればタイムリーに通知が届くので、確認の手間を省きつつ、チーム全体への情報共有がスムーズになるでしょう。これによりチーム連携を強化し、対応の迅速化が期待できます。
Yoomを使えば、便利な自動化の仕組み作りも短時間で実現できるのは魅力ですよね。
「本当に短時間で設定できるの？」「エンジニアじゃなくてもできるかな...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で使い方は無限大！ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に。
業務効率化の第一歩に、まずは今回ご紹介した自動通知のフローを試してみて、自動化の便利さを体験してみてくださいね！
