Googleカレンダーに追加した予定をいち早く共有したい時ってありませんか？他にも、予定に変更があった場合にGoogleカレンダーを更新した時や、追加したデータを別ツールに転記したい時などもありますよね。
管理しなければならない予定が多いとこのような細かい作業を何度も手動で行わなければならず「意外と手間がかかる」と感じることも…。
そこで今回は、Googleカレンダーのデータを自動送信、転送、通知できる自動化の方法についてご紹介します！
もし、Googleカレンダーで追加・更新したデータがチャットツールやメールツールへ自動送信できれば、今まで手作業で行っていたフローが簡略化できるはずです。
業務改善につながる可能性もあるため、ぜひ参考にしてみてくださいね！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleカレンダーを使った業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、関係者へ手動でメール通知を行うのは手間がかかりませんか？特に重要な会議やアポイントメントの場合、通知漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、設定した宛先へGmailで自動的にメールを送信できるため、こうした連絡業務の手間やミスをなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーで作成した予定を、都度Gmailで関係者に共有している営業担当者の方
- 重要な会議やイベントの通知を自動化し、連絡漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- 日程調整後のフォローアップメールの送信を効率化したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにGmailでの通知が自動化されるため、手作業でのメール作成と送信にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡による宛先間違いや、うっかり通知を忘れてしまうといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、予定作成時に自動でメールが送信されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携したアカウントの中から、自動化の対象としたいカレンダーをカレンダーIDで指定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定、変更することができます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーのデータを自動で通知する様々な方法
いろいろな方法で、Googleカレンダーのデータを自動で通知することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogleカレンダーの自動通知を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Googleカレンダーのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
DiscordやSlackなどと連携すると、Googleカレンダーのデータが自動的に通知され、最新情報をスムーズに把握できます。
異なるツール間での情報連携を強化したい方におすすめです！
Googleカレンダーに予定が作成されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
重要な会議やクライアントとの打ち合わせなど、チームで共有すべき予定は多いものの、その都度Slackで通知するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業での共有は、忙しい時ほど漏れや間違いが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送られ、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーで管理している予定を、手作業でSlackに共有している方
- チームメンバーのスケジュール共有を効率化し、連携を強化したいマネージャーの方
- 重要な打ち合わせの共有漏れを防ぎ、業務の連携を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を作成するだけでSlackへの通知が自動で完了するため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知の際に起こりがちな、共有漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルに通知内容を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知は、特定のチャンネルやダイレクトメッセージなど、任意の通知先を設定することが可能です。
- 通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleカレンダーの予定名や日時などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が更新されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、Discordに通知する」ワークフローは、予定に変更があった際の情報共有として役に立ちます。
自動で通知されるため、変更の把握漏れを防止できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーを日常的に予定管理に利用している方
- Googleカレンダーで更新された予定を見逃さずに、スピーディに把握したい方
- Discordをチームのコミュニケーションツールとして活用している方
- 異なるツール間での情報連携を強化したい方
- 予定の更新情報を一元的に管理し、効率的にチーム運営を行いたい方
- Discordで予定更新の通知を自動で受け取り、手動での通知作業を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
GoogleカレンダーとDiscordを連携することで、予定変更に迅速に対応することができます。
これにより、スケジュールの見直しや調整が迅速に行えるため、業務効率が向上します。
また、通知を見逃す心配が減り、スケジュール管理がスムーズになります。
さらに、メンバー全員が同じ情報を共有できるため、情報共有の手間が省けます。
これにより、チーム内のコミュニケーションが円滑化され、協力体制が強化されるでしょう。
Googleカレンダーのデータをメールツールに自動で送信・転送する
Googleカレンダーを起点にして、Gmaiなどのメールアプリにデータを通知するフローです。
手動でのリマインド作業が不要になり、時間と労力の節約に繋がります。
Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、関係者へ手動でメール通知を行うのは手間がかかりませんか？特に重要な会議やアポイントメントの場合、通知漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、設定した宛先へGmailで自動的にメールを送信できるため、こうした連絡業務の手間やミスをなくし、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーで作成した予定を、都度Gmailで関係者に共有している営業担当者の方
- 重要な会議やイベントの通知を自動化し、連絡漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- 日程調整後のフォローアップメールの送信を効率化したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにGmailでの通知が自動化されるため、手作業でのメール作成と送信にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での連絡による宛先間違いや、うっかり通知を忘れてしまうといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、予定作成時に自動でメールが送信されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、連携したアカウントの中から、自動化の対象としたいカレンダーをカレンダーIDで指定することが可能です。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定、変更することができます。
■注意事項
- GoogleカレンダーとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーで予定が作成されたらOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成した際に、関係者へOutlookで通知メールを手動で送っていませんか？この作業は定型的でありながら、連絡漏れが許されないため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、設定した内容のメールがOutlookから自動で送信されるため、こうした連携の手間を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとOutlookを併用しており、予定作成後の通知業務に手間を感じている方
- 手作業でのメール送信による、宛先間違いや連絡漏れなどのミスを防止したいと考えている方
- 定型的な連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録をトリガーに、Outlookでのメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのメール作成や送信作業が不要になることで、宛先の設定ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したカレンダーに新しい予定が登録されるとフローが起動します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した予定の情報を本文に含めるなど、送信内容を自由に設定できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーを、固有のカレンダーIDを指定して任意に設定してください。
- Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを自由にカスタマイズできます。予定のタイトルや日時などを本文に自動で差し込むことも可能です。
■注意事項
- GoogleカレンダーとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleカレンダーのデータを自動で通知するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleカレンダーのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleカレンダーで予定が更新されたら、Discordに通知する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GoogleカレンダーとDiscordをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Googleカレンダーのトリガー設定およびDiscordのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Googleカレンダーで予定が更新されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、Discordに通知する」ワークフローは、予定に変更があった際の情報共有として役に立ちます。
自動で通知されるため、変更の把握漏れを防止できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーを日常的に予定管理に利用している方
- Googleカレンダーで更新された予定を見逃さずに、スピーディに把握したい方
- Discordをチームのコミュニケーションツールとして活用している方
- 異なるツール間での情報連携を強化したい方
- 予定の更新情報を一元的に管理し、効率的にチーム運営を行いたい方
- Discordで予定更新の通知を自動で受け取り、手動での通知作業を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
GoogleカレンダーとDiscordを連携することで、予定変更に迅速に対応することができます。
これにより、スケジュールの見直しや調整が迅速に行えるため、業務効率が向上します。
また、通知を見逃す心配が減り、スケジュール管理がスムーズになります。
さらに、メンバー全員が同じ情報を共有できるため、情報共有の手間が省けます。
これにより、チーム内のコミュニケーションが円滑化され、協力体制が強化されるでしょう。
ステップ1:GoogleカレンダーとDiscordをマイアプリ登録
GoogleカレンダーとDiscordをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
Googleカレンダーのマイアプリ登録
1.まず初めにGoogleカレンダーのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からGoogleカレンダーを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.Googleのアカウントでログインし、「次へ」をクリックします。
3.次のページで「続行」をクリックしたら、Googleカレンダーがマイアプリに連携されました！
Discordのマイアプリ登録
3.次はDiscordをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からDiscordをクリックしてサインインします。
アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※アクセストークン欄に入力するBotトークンは、こちらの記事を参考にして、Discord Developer Portalから取得してください。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Googleカレンダーで予定が更新されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーで予定が更新されたら、Discordに通知する」ワークフローは、予定に変更があった際の情報共有として役に立ちます。
自動で通知されるため、変更の把握漏れを防止できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーを日常的に予定管理に利用している方
- Googleカレンダーで更新された予定を見逃さずに、スピーディに把握したい方
- Discordをチームのコミュニケーションツールとして活用している方
- 異なるツール間での情報連携を強化したい方
- 予定の更新情報を一元的に管理し、効率的にチーム運営を行いたい方
- Discordで予定更新の通知を自動で受け取り、手動での通知作業を減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
GoogleカレンダーとDiscordを連携することで、予定変更に迅速に対応することができます。
これにより、スケジュールの見直しや調整が迅速に行えるため、業務効率が向上します。
また、通知を見逃す心配が減り、スケジュール管理がスムーズになります。
さらに、メンバー全員が同じ情報を共有できるため、情報共有の手間が省けます。
これにより、チーム内のコミュニケーションが円滑化され、協力体制が強化されるでしょう。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:Googleカレンダーのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Googleカレンダー
- 「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→予定が更新されたら
3.トリガーの起動間隔は、用途に合わせてプルダウンより設定してください。
※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
4.「カレンダーID」を候補から選択します。
5.Googleカレンダーの画面に移動し、テスト用の予定を更新してください。
今回は以下のように更新しました↓
6.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。
ステップ4:Discordに通知する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Discord
- 「Discordと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「アクション」→メッセージを送信
3.投稿先の「チャンネルID」を入力します。通知したいDiscordのチャンネルを入力しましょう。
4.「メッセージ内容」を用途に合わせて入力しましょう！
※「メッセージ内容」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、予定ごとの内容に合わせて自動通知できます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました↓
5.設定完了後、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、Discordに通知が届いているか確認しましょう！
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Googleカレンダーを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもGoogleカレンダーを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
■概要
Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Asanaにタスクが追加されたらタスクの担当者情報を取得し、担当者のGoogleカレンダーに予定を登録します。
Asanaにログインすることなく、Googleカレンダー上でタスクを確認することが可能です。
■注意事項
・Googleカレンダー、AsanaそれぞれとYoomを連携してください。
・期日が記載されていないタスクの場合、フローボットがエラーになってしまうためご注意ください。
・タスクに期日が含まれていない場合、フロー内で分岐を設定することでエラーを回避する事も可能です。
Googleフォームに回答があったら、Googleカレンダーに予定を作成してメールを送付する
試してみる
■概要
イベントの申し込みや面談の日程調整などをGoogleフォームで受け付けた後、手作業でGoogleカレンダーに予定を登録し、関係者にメールで通知する業務は手間がかかるものです。また、手作業による対応は、予定の登録漏れや通知の遅延といったミスを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点に、Googleカレンダーへの予定作成とメール通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた申し込み情報を、手動でカレンダーに登録している担当者の方
- フォームの回答者や関係者への案内メールの作成・送信に時間がかかっている方
- 日程調整やリマインド連絡などの定型業務を自動化し、本来の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答後、自動でカレンダーに予定が作成されメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記や確認が不要になるため、予定の登録漏れや誤った内容のメール送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに予定を作成します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、フォームの回答者や関係者に通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、質問項目や内容を任意で設定したフォームを起動のきっかけにできます。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、対象とするカレンダーをカレンダーIDで任意に指定することが可能です。
- Yoomのメール送信オペレーションでは、宛先（To, Cc, Bcc）を任意に指定できるほか、件名や本文にフォームの回答内容を含めるなど柔軟な設定ができます。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Notionの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Notionでタスクやプロジェクト情報を管理し、Googleカレンダーでスケジュールを調整する際、手作業での情報転記に手間を感じていませんか。二重入力の手間や転記ミスは、業務効率の低下を招く一因です。このワークフローを活用すれば、NotionのページからワンクリックでGoogleカレンダーへ予定を自動で登録できます。手作業による非効率やヒューマンエラーの課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理しているタスクや会議情報をGoogleカレンダーへ手動で登録している方
- 情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、スケジュール管理の精度を高めたい方
- チーム内のタスクや予定の共有を円滑にし、プロジェクトの進行をスムーズにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのページから直接Googleカレンダーに予定を作成できるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮することが可能です。
- 手作業による日付や内容の入力間違い、予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして「Chrome拡張機能トリガー」を選択し、Notionの特定のページでフローボットを起動できるよう設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、起動したページから予定作成に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーで予定を作成するアクションでは、予定を登録したいカレンダーのIDを任意で設定できます。個人のカレンダーやチームで共有しているカレンダーなど、用途に応じて指定してください。
■注意事項
・NotionとGoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで管理している予定を、別途Google スプレッドシートに転記して管理している方も多いのではないでしょうか。しかし、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、入力漏れや記載ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるたびに、その内容を自動でGoogle スプレッドシートの指定した行に追加でき、面倒な転記作業から解放され正確な予定管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーの予定を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 予定の転記作業における入力漏れやミスを防止し、業務効率を改善したい方
- チームや個人のスケジュール管理を一元化し、可視化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が作成されると自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定して、対象のカレンダーを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。トリガーで取得した予定のタイトルや日時などの情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用いただくには、お使いのGoogleカレンダーアカウントおよびGoogle スプレッドシートアカウントとYoomをそれぞれ連携する必要があります。
- Googleカレンダーのトリガー設定では、どのカレンダーで作成された予定を起動のきっかけにするか、任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加したいファイル及びシートを任意で選択し、どの列に何の情報を追加するかを指定してください。
■注意事項
- GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleカレンダーに予定が作成されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
重要な会議やクライアントとの打ち合わせなど、チームで共有すべき予定は多いものの、その都度Slackで通知するのは手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業での共有は、忙しい時ほど漏れや間違いが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が送られ、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーで管理している予定を、手作業でSlackに共有している方
- チームメンバーのスケジュール共有を効率化し、連携を強化したいマネージャーの方
- 重要な打ち合わせの共有漏れを防ぎ、業務の連携を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を作成するだけでSlackへの通知が自動で完了するため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知の際に起こりがちな、共有漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルに通知内容を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへの通知は、特定のチャンネルやダイレクトメッセージなど、任意の通知先を設定することが可能です。
- 通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したGoogleカレンダーの予定名や日時などの情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
ノーコードツールYoomを活用して、Googleカレンダーのデータをチャットツールやメールツールに自動送信、通知、転送する方法を紹介しました！
今回のメインで紹介したように、予定の追加を知らせるフローはもちろん、その他にも予定を自動作成したり、別ツールへの転記なども自動化可能です。予定の作成や共有が今よりも簡単になれば、もっとスマートな予定管理ができそうですよね！
また、今回のようなGoogleカレンダーを活用した自動化は、プログラミング不要のYoomで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
なお、Yoomは無料アカウントの作成が可能です！
アカウント作成後はすぐに実際の操作性を確かめることができるので、少しでも興味があればこの機会に試してみませんか？
ぜひ自動化を導入して、快適な業務環境を整えてみてくださいね！
