Googleカレンダーで予定が作成されたらGmailでメールを送信する

■概要

Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、関係者へ手動でメール通知を行うのは手間がかかりませんか？特に重要な会議やアポイントメントの場合、通知漏れは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、設定した宛先へGmailで自動的にメールを送信できるため、こうした連絡業務の手間やミスをなくし、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーで作成した予定を、都度Gmailで関係者に共有している営業担当者の方
• 重要な会議やイベントの通知を自動化し、連絡漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 日程調整後のフォローアップメールの送信を効率化したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにGmailでの通知が自動化されるため、手作業でのメール作成と送信にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での連絡による宛先間違いや、うっかり通知を忘れてしまうといったヒューマンエラーを防止し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定することで、予定作成時に自動でメールが送信されます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、連携したアカウントの中から、自動化の対象としたいカレンダーをカレンダーIDで指定することが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定、変更することができます。

■注意事項

• GoogleカレンダーとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。