Googleカレンダーで予定が作成されたらOutlookでメールを送信する

■概要

Googleカレンダーで新しい予定を作成した際に、関係者へOutlookで通知メールを手動で送っていませんか？この作業は定型的でありながら、連絡漏れが許されないため、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると同時に、設定した内容のメールがOutlookから自動で送信されるため、こうした連携の手間を解消し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとOutlookを併用しており、予定作成後の通知業務に手間を感じている方
• 手作業でのメール送信による、宛先間違いや連絡漏れなどのミスを防止したいと考えている方
• 定型的な連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録をトリガーに、Outlookでのメール送信が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのメール作成や送信作業が不要になることで、宛先の設定ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したカレンダーに新しい予定が登録されるとフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した予定の情報を本文に含めるなど、送信内容を自由に設定できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーを、固有のカレンダーIDを指定して任意に設定してください。
• Outlookのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを自由にカスタマイズできます。予定のタイトルや日時などを本文に自動で差し込むことも可能です。

■注意事項

• GoogleカレンダーとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。