とにかく早く試したい方へ
Yoomにはkintoneのデータを自動で通知するためのテンプレートが用意されています！今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
kintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、kintone上でのデータ管理を効率化し、削除操作の透明性を高める業務ワークフローです。
kintoneで重要なレコードが削除されると、その情報をチーム全体に迅速に共有することが求められます。しかし、手動で通知を行うのは手間がかかり、情報の伝達漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、レコード削除時に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用しており、レコード管理の効率化を図りたい担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて、情報共有の迅速化とミス防止を目指している経営者の方
・データ削除時の透明性を高め、管理体制を整えたいIT管理者の方
■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomと連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneで様々なデータを管理していると、新規データを素早く知らせることはもちろん、データを削除したことをなるべく早く共有した方が良いシーンってありますよね
kintoneへのデータ追記や整理だけでも手間がかかるのに、さらに他ツールへデータの変動などを手動通知しなければならない場合は、かなりの時間が奪われることになりませんか…？
このような手間を回避するのであれば、kintoneを活用した自動化の導入がおすすめです！
自動化を導入することで、データに変動があったことなどを自動通知可能になるため、手動で行うよりも素早い共有ができるかもしれません。
しかも、kintoneを活用した自動化を導入するにあたり、プログラミングなどの難しい知識は必要ありません。どなたでも簡単に連携できる方法を画像付きで詳しく解説しているので、ぜひ試してみてください！
kintone通知の基本設定と業務効率化
kintoneの通知機能は、レコードの追加や更新時に自動で通知を送信できる便利な機能ですが、標準機能だけでは通知のカスタマイズに限界があります。また、外部サービスとの連携にはWebhookの設定が必要で、初心者にとっては少しハードルが高いと感じるかもしれません。さらに、通知内容のカスタマイズも一部制限があり、業務の複雑さに応じた通知設計には工夫が必要です。
こうした課題を解決するために、ノーコードツールを活用することが有効です。Yoomなら、設定が直感的で簡単に行え、通知内容のカスタマイズも柔軟に対応可能です。
kintoneのデータを自動で通知する様々な方法
いろいろな方法で、kintoneのデータを自動で通知することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintoneの自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送する
kintoneを起点にして、Microsoft Teamsへデータ登録・削除の通知を行うフローです。使い慣れたチャットツールで通知が受け取れるので便利です。
kintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知する
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■概要
「kintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、kintone上でのデータ管理を効率化し、削除操作の透明性を高める業務ワークフローです。
kintoneで重要なレコードが削除されると、その情報をチーム全体に迅速に共有することが求められます。しかし、手動で通知を行うのは手間がかかり、情報の伝達漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、レコード削除時に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用しており、レコード管理の効率化を図りたい担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて、情報共有の迅速化とミス防止を目指している経営者の方
・データ削除時の透明性を高め、管理体制を整えたいIT管理者の方
■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomと連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
kintoneに新しくレコードに登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneのデータをメールツールに自動で送信・転送する
kintoneでのアクションに連動してOutlookやGmailにメールの送付ができるので、定型業務を省きたいと考えている方におすすめのフローです。
kintoneにレコードが登録されたらOutlookに送信する
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kintoneに新規のレコードが登録されたら、Outlookに送信するフローです。
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信する
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■概要
kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・Gmailを主な連絡手段として使用している方
・打ち合わせのお礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■注意事項
・kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送するフローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にチャットツールのデータをkintoneに自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はkintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- kintoneとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- kintoneのトリガー設定およびMicrosoft Teamsのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
kintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、kintone上でのデータ管理を効率化し、削除操作の透明性を高める業務ワークフローです。
kintoneで重要なレコードが削除されると、その情報をチーム全体に迅速に共有することが求められます。しかし、手動で通知を行うのは手間がかかり、情報の伝達漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、レコード削除時に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用しており、レコード管理の効率化を図りたい担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて、情報共有の迅速化とミス防止を目指している経営者の方
・データ削除時の透明性を高め、管理体制を整えたいIT管理者の方
■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomと連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：kintoneとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
kintoneのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Microsoft Teamsのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ステップ2：テンプレートコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがございますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
kintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「kintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、kintone上でのデータ管理を効率化し、削除操作の透明性を高める業務ワークフローです。
kintoneで重要なレコードが削除されると、その情報をチーム全体に迅速に共有することが求められます。しかし、手動で通知を行うのは手間がかかり、情報の伝達漏れのリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、レコード削除時に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用しており、レコード管理の効率化を図りたい担当者の方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいチームリーダーの方
・業務の自動化を通じて、情報共有の迅速化とミス防止を目指している経営者の方
・データ削除時の透明性を高め、管理体制を整えたいIT管理者の方
■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomと連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：kintoneのトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
kintoneで対象のアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作でレコードが作られている必要があるので、仮の内容で結構ですのでレコードを作成してください。
今回は下記のようなアプリを作成しレコードを追加しました。
kintoneでアプリを作成したら、Yoom画面に戻りましょう。
次に、Webhookイベント受信設定を行います。
まず、下記画像の赤枠をクリックしWebhookURLをコピーしてください。
先ほど作成したkintoneアプリに移動し、右上の歯車マークをクリックします。
設定タブを押し、「Webhook」を選択してください。
「追加する」をクリックします。
WebhookURL欄に先ほどコピーしたURLを貼り付けてください。「https://」が重複してしまうので手作業でその部分だけ削除してください。
また、通知を送信する条件は「レコードの削除」にチェックをいれて「保存」を押してください。
※詳しい設定方法はこちらをご覧ください。
保存を押すと、下記画面になりますので赤枠の「アプリの設定」をクリックしてください。
画面が遷移しますので画面右上の「アプリを更新」を選択してください。
最後に、この後のテスト操作のため、先ほど作成したレコードを削除します。
下記画像の赤枠を押すとレコードを削除できます。
kintoneの設定が完了したら、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
削除したkintoneアプリのレコード内容が反映されていればOKです。
「保存」を押して次のステップへお進みください。
ステップ4：Microsoft Teamsのメッセージ送信設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.API接続設定
API接続設定の前に、Microsoft Teamsにチームとチャネルをまだ作成していない方は、このタイミングで作成ください。
今回は、下記画像のように「Yoom-Demo」というチームと「テストテスト_専用チャネル」というチャネルを作成しました。
Microsoft Teamsでチームとチャネルを作成したらYoom画面に戻り、下記項目を入力します
- チームID：チームID欄をクリックしますと候補が表示されますので、先ほど作成したチームを選択します。
- チャネルID：チームIDを入力したらチャネルID欄をクリックします。先ほどと同じように候補が表示されますので、該当のチャネルを選択します。
- メッセージ：メッセージ入力欄をクリックすると、先ほどと同じようにアウトプットが表示されます。下記画像のようにMicrosoft Teamsに通知したい内容をお好みでカスタマイズしてください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
その他、メンションで発信したい場合は「メンション情報」を、資料を添付したい場合は「添付ファイル情報」を入力してください。
すべて入力が完了したら、「テスト」を押します。
テストが成功しましたら、Microsoft Teamsにデータが反映されているか確認してみましょう。
下記画像の赤枠のように投稿した内容が反映されていれば完了です!
最後に、Yoom画面に戻り「保存」を押して次のステップへ進んでください。
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
kintoneを使ったその他の自動化例
Yoomにはこの他にもkintoneを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
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kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
まとめ
kintoneのデータをチャットツールやメールツールに自動送信、通知、転送する方法を紹介しました！
重要なデータをスムーズに送信、転送して素早く共有できれば、様々な業務に活用しやすくなりそうですよね。また、データの削除も把握しやすくなるため「古いデータを活用して資料を作成していた！」なんてミスも削減できちゃうかもしれません。
また、今回紹介したkintoneを活用した自動化は、プログラミング不要のYoomで簡単に実現できます！
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です。
kintoneでのデータ管理における業務改善を図りたい方は、この機会にぜひお試しください！
よくあるご質問
Q：無料プランで何回まで自動通知できますか？
A：今回解説した連携を継続して使用する場合、1タスクを消費するため、毎月100回以内の実行であれば料金は発生しません。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用できます。毎月100回以上の利用がある場合は、有料プランへのアップグレードをおすすめします。
・Yoom料金プラン
・「タスク実行数」のカウント方法について
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づけますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
・Yoomヘルプセンター
・Yoomお問い合わせ窓口
Q：特定の条件で通知先や内容を分けられますか？
A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。
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