【ラクラク設定】kintoneのデータを自動で通知する方法

kintoneのデータをメールツールに自動で送信・転送する

kintoneでのアクションに連動してOutlookやGmailにメールの送付ができるので、定型業務を省きたいと考えている方におすすめのフローです。

kintoneのデータをチャットツールに自動で送信・転送するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にチャットツールのデータをkintoneに自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はkintoneでレコードが削除されたら、Microsoft Teamsに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• kintoneのトリガー設定およびMicrosoft Teamsのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ連携の話

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

kintoneの連携

1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録
‍「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Microsoft Teamsの連携

1.検索する
‍検索ボックスにMicrosoft Teamsと入力し、Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。

2.サインインをする
‍Microsoftのメールアドレスまたは電話番号を入力し次へをクリックします。

パスワードを入力してサインインをクリックします。
「サインインの状態を維持しますか?」という画面になるので「はい」をクリックします。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ステップ2：テンプレートコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがございますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：kintoneのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
kintoneで対象のアプリを作成していない場合はこのタイミングで作成してください。
また、この後のテスト操作でレコードが作られている必要があるので、仮の内容で結構ですのでレコードを作成してください。
今回は下記のようなアプリを作成しレコードを追加しました。

kintoneでアプリを作成したら、Yoom画面に戻りましょう。

次に、Webhookイベント受信設定を行います。
まず、下記画像の赤枠をクリックしWebhookURLをコピーしてください。

先ほど作成したkintoneアプリに移動し、右上の歯車マークをクリックします。

設定タブを押し、「Webhook」を選択してください。

「追加する」をクリックします。

WebhookURL欄に先ほどコピーしたURLを貼り付けてください。「https://」が重複してしまうので手作業でその部分だけ削除してください。
また、通知を送信する条件は「レコードの削除」にチェックをいれて「保存」を押してください。
※詳しい設定方法はこちらをご覧ください。

保存を押すと、下記画面になりますので赤枠の「アプリの設定」をクリックしてください。
画面が遷移しますので画面右上の「アプリを更新」を選択してください。

最後に、この後のテスト操作のため、先ほど作成したレコードを削除します。
下記画像の赤枠を押すとレコードを削除できます。

kintoneの設定が完了したら、Yoom画面に戻り「テスト」をクリックします。
テストが成功すると下記のようなアウトプットが表示されます。
削除したkintoneアプリのレコード内容が反映されていればOKです。
「保存」を押して次のステップへお進みください。

ステップ4：Microsoft Teamsのメッセージ送信設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。
画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。

2.API接続設定
API接続設定の前に、Microsoft Teamsにチームとチャネルをまだ作成していない方は、このタイミングで作成ください。
今回は、下記画像のように「Yoom-Demo」というチームと「テストテスト_専用チャネル」というチャネルを作成しました。

Microsoft Teamsでチームとチャネルを作成したらYoom画面に戻り、下記項目を入力します

• チームID：チームID欄をクリックしますと候補が表示されますので、先ほど作成したチームを選択します。
  

• チャネルID：チームIDを入力したらチャネルID欄をクリックします。先ほどと同じように候補が表示されますので、該当のチャネルを選択します。
  

• メッセージ：メッセージ入力欄をクリックすると、先ほどと同じようにアウトプットが表示されます。下記画像のようにMicrosoft Teamsに通知したい内容をお好みでカスタマイズしてください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちら
  

その他、メンションで発信したい場合は「メンション情報」を、資料を添付したい場合は「添付ファイル情報」を入力してください。

すべて入力が完了したら、「テスト」を押します。
テストが成功しましたら、Microsoft Teamsにデータが反映されているか確認してみましょう。
下記画像の赤枠のように投稿した内容が反映されていれば完了です!

最後に、Yoom画面に戻り「保存」を押して次のステップへ進んでください。

ステップ5：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

kintoneを使ったその他の自動化例

Yoomにはこの他にもkintoneを活用した自動化のテンプレートがたくさんあります！
使い慣れているアプリとの自動化例がないか、ぜひ探してみてくださいね。

終わりに

kintoneのデータをチャットツールやメールツールに自動送信、通知、転送する方法を紹介しました！
重要なデータをスムーズに送信、転送して素早く共有できれば、様々な業務に活用しやすくなりそうですよね。また、データの削除も把握しやすくなるため「古いデータを活用して資料を作成していた！」なんてミスも削減できちゃうかもしれません。

また、<span class="mark-yellow">今回紹介したkintoneを活用した自動化は、プログラミング不要のYoomで簡単に実現できます！</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。

このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です。
kintoneでのデータ管理における業務改善を図りたい方は、この機会にぜひお試しください！