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「営業日報の共有が毎回手間で面倒…」
「外出先からの活動報告をもっと手軽にしたい」
「案件の進捗状況をチームに共有したいが、通知漏れが心配」
このように、営業活動における情報共有のあり方に課題を感じていませんか？
もし、外出先からでもスマートフォンで簡単に送信できるフォームに入力するだけで、その内容がチームのLINE WORKSに自動通知される仕組みがあれば、報告業務の手間を削減することも可能です。
そのうえ、チーム全体での迅速な情報共有が実現し、よりスピーディーな営業活動を展開できます！
今回ご紹介する自動例はプログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、営業チームのコミュニケーションを活性化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには営業情報をLINE WORKSに通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームで受信した営業日報をLINE WORKSに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomが提供するフォーム機能で営業日報が送信された際に、その内容をLINE WORKSに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：LINE WORKS
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：LINE WORKSのマイアプリ連携
それではここから今回のフローで使用するLINE WORKSのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとLINE WORKSにログインしてください。
LINE WORKSをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：送信フォームの設定
送信フォームをクリックします。
フォームで行えることについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
送信フォームの設定を行います。
送信フォームにはデフォルトで活動日、氏名、業務内容、メモの項目が設定されています。
追加したい項目がある場合は+質問を追加をクリックして設定を行ってください。
共有フォーム利用時のフローボット起動者の設定を行います。
デフォルトでフローボットを作成したメンバーが選択されていますが、プルダウンメニューから変更することも可能です。
その他の項目は任意で設定してください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
取得した値の設定を行います。
ここでは実際にフローをテストするために、テスト用の回答を取得した値として設定できます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
それぞれの項目に入力したら完了をクリックしてください。
ステップ4：LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する設定
トークルームにメッセージを送信をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
ボットIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいボットを選択してください。
トークルームIDを設定します。
メッセージを送信したいトークルームのチャンネルIDをコピーし、入力してください。
チャンネルIDはトークルームの右側にある以下の箇所からコピーできます。
メッセージを設定します。
メッセージはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
取得した値の利用もできますが、直接入力することもできます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、直接入力した場合は入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して送信される全てのメッセージに反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすることで、実際にメッセージが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
※テスト成功画面にnullと表示されていますが、問題ありません。
また、実際にLINE WORKSのトークルームにメッセージが送信されていますのでご確認ください。
ステップ5：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がYoomが提供するフォーム機能で営業日報が送信された際に、その内容をLINE WORKSに自動で通知するフローでした！
チャットへのメッセージ投稿をトリガーに、データベースへの内容記録、タスク・課題の自動作成、フォルダの自動作成とURL返信を行います。
また、外部システムでのコンタクト登録や記事公開をチャットツールに自動通知。
さらに、AIによるメッセージ要約とメール通知も可能です。
情報共有の効率化とタスクの抜け漏れ防止に貢献します。
まとめ
営業日報などの報告業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報共有の手間を削減し、チーム内での迅速な情報伝達を実現できます。
これにより、営業担当者は報告書作成などの事務作業から解放され、顧客対応や商談といった本来のコア業務により多くの時間を費やすことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Yoomフォーム以外でも自動化できますか？
A：
はい、できます。
例えばGoogleフォームやJotformなども利用可能です。
連携できるアプリについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
Q：LINE WORKSへの通知と同時に別ツールへも記録できますか？
A：
はい、できます。
フローボットのアクションを追加したい箇所にある+をクリックし、使用するアプリの選択・設定を行ってください。
※新しくアプリを追加する場合は、マイアプリ連携が必要です。
Q：LINE WORKSで特定の人にメンションを付けて通知できますか？
A：
はい、できます。
特定のメンバーにメンションする方法は以下のリンク先をご覧ください。
※フォームでメンションを付けたい方のメールアドレスを取得することで、取得した値をuserIdとして利用することも可能です。
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