「Salesforceで担当者にタスクを割り当てたのに、なかなか対応してもらえない…」
「タスクの作成後、毎回チャットツールでメンションして通知するのが手間で、忘れてしまうこともある…」
このように、Salesforceのタスク管理と、その後の通知連絡で課題を感じていませんか？
手動での通知は、手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりかねません。
もし、Salesforceでタスクが作成されたタイミングで、Slackなどのチャットツールに内容を自動で通知できる仕組みがあれば、担当者はタスクをすぐに認識でき、対応漏れを未然に防ぐことができるので、チーム全体の業務がスムーズに進み、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceで作成されたタスクを自動で通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Salesforceで新しいToDoが作成されるたびに、関連メンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くのタスクを管理している場合、通知の遅れや見逃しは業務のボトルネックになりかねません。このワークフローを活用すれば、SalesforceのToDoオブジェクトへのレコード登録をトリガーに、指定したSlackのチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceのToDoに情報を追加したらSlackで迅速に共有したいと考えている営業担当者やチームリーダーの方
・手作業による情報伝達での抜け漏れや遅延を防ぎ、業務効率を向上させたいと考えている方
・SalesforceとSlackを日常的に利用しており、これらの連携を強化したいと考えている全てのビジネスパーソン
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceのタスク通知を自動化する方法
Salesforceで作成されたタスクの通知を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。この自動化により、タスクの割り当てから担当者への連絡までがシームレスにつながり、確認漏れや対応の遅れを防ぐことができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
チャットツールにタスク情報を自動で通知する
Salesforceで新しいタスクが作成された際に、その内容をSlackなどのチャットツールに自動で通知することができます。
担当者はタイムリーにタスクを把握し、迅速に対応を開始でき、手動での連絡ミスや漏れをなくして業務を効率化しましょう！
SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Salesforceで新しいToDoが作成されるたびに、関連メンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くのタスクを管理している場合、通知の遅れや見逃しは業務のボトルネックになりかねません。このワークフローを活用すれば、SalesforceのToDoオブジェクトへのレコード登録をトリガーに、指定したSlackのチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceのToDoに情報を追加したらSlackで迅速に共有したいと考えている営業担当者やチームリーダーの方
・手作業による情報伝達での抜け漏れや遅延を防ぎ、業務効率を向上させたいと考えている方
・SalesforceとSlackを日常的に利用しており、これらの連携を強化したいと考えている全てのビジネスパーソン
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SalesforceのタスクをSlackに自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されたらSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SalesforceとSlackをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Salesforceで新しいToDoが作成されるたびに、関連メンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くのタスクを管理している場合、通知の遅れや見逃しは業務のボトルネックになりかねません。このワークフローを活用すれば、SalesforceのToDoオブジェクトへのレコード登録をトリガーに、指定したSlackのチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceのToDoに情報を追加したらSlackで迅速に共有したいと考えている営業担当者やチームリーダーの方
・手作業による情報伝達での抜け漏れや遅延を防ぎ、業務効率を向上させたいと考えている方
・SalesforceとSlackを日常的に利用しており、これらの連携を強化したいと考えている全てのビジネスパーソン
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：SalesforceとSlackをマイアプリ登録
SalesforceとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにSalesforceとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Salesforceで新しいToDoが作成されるたびに、関連メンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くのタスクを管理している場合、通知の遅れや見逃しは業務のボトルネックになりかねません。このワークフローを活用すれば、SalesforceのToDoオブジェクトへのレコード登録をトリガーに、指定したSlackのチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceのToDoに情報を追加したらSlackで迅速に共有したいと考えている営業担当者やチームリーダーの方
・手作業による情報伝達での抜け漏れや遅延を防ぎ、業務効率を向上させたいと考えている方
・SalesforceとSlackを日常的に利用しており、これらの連携を強化したいと考えている全てのビジネスパーソン
■注意事項
・Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されたらSlackに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Salesforceのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSalesforceに、ToDoオブジェクトのレコードを登録しておきましょう！
※後続のSalesforceのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のようなToDoを用意してみました。
テスト用のため、ToDoの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「マイドメインURL」は、入力欄下の注釈に沿って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：Slackの設定
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されました▼」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にSlackにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
ステップ5：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Salesforceを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Salesforceで新しいリードが登録されたり、取引先が追加されたりするタイミングで、kintoneやGoogle Driveなどの他ツールに自動でデータを連携できます。
これにより、手作業での情報入力の手間を削減し、業務の効率化を図ることができるでしょう。
特に、営業チームやカスタマーサポートチームの負担を軽減し、スムーズな情報共有を実現します。
Jotformで送信された回答内容をSalesforceに連携する
試してみる
■注意事項
・Jotform、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGitHubに追加する
試してみる
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGitHubに追加するフローです。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらBacklogに課題を追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Salesforceで商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知します。Microsoft Teamsの通知内容などを自由に変更してご利用ください。
Salesforceの商談情報が登録されたらJira Softwareに課題を追加する
試してみる
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Jira Softwareに課題を追加するフローです。
Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にSharePointにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに登録します。
YouCanBookMeで予定が登録されたら、Salesforceにリードを登録する
試してみる
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Salesforceにリードを登録するフローです。
まとめ
Salesforceのタスク通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた担当者への連絡の手間を削減し、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はタスクの発生をタイムリーに把握し、迅速に対応を開始できるため、チーム全体の業務スピードが向上し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q:通知に担当者へのメンションを付けることはできますか？
A:はい、できます。
「チャンネルにメッセージを送る」のメッセージ設定項目で、<@メンバーID>と記載することでメンションをつけることができます。
その他のメンション方法は、こちらの記事をご覧ください。
Q:自動通知が何らかの理由で失敗した場合、気づく方法はありますか？
A:連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q:Salesforceの「ToDo」以外のオブジェクトも起点にできますか？
A:はい、可能です。
本記事でご紹介したトリガーアクションの他にも、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」や「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」などのトリガーアクションを設定できます。
詳しいSalesforceのトリガーアクションやAPIアクションなどは、こちらをご参照ください。
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