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「Salesforceで担当者にタスクを割り当てたのに、なかなか対応してもらえない…」
「タスクの作成後、毎回チャットツールでメンションして通知するのが手間で、忘れてしまうこともある…」
このように、Salesforceのタスク管理と、その後の通知連絡で課題を感じていませんか？
手動での通知は、手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりかねません。
もし、Salesforceでタスクが作成されたタイミングで、Slackなどのチャットツールに内容を自動で通知できる仕組みがあれば、担当者はタスクをすぐに認識でき、対応漏れを未然に防ぐことができるので、チーム全体の業務がスムーズに進み、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはSalesforceで作成されたタスクを自動で通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Salesforceで新しいToDoが作成されるたびに、関連メンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くのタスクを管理している場合、通知の遅れや見逃しは業務のボトルネックになりかねません。このワークフローを活用すれば、SalesforceのToDoオブジェクトへのレコード登録をトリガーに、指定したSlackのチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Salesforceで作成されたタスクの通知を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。この自動化により、タスクの割り当てから担当者への連絡までがシームレスにつながり、確認漏れや対応の遅れを防ぐことができます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Salesforceで新しいタスクが作成された際に、その内容をSlackなどのチャットツールに自動で通知することができます。
担当者はタイムリーにタスクを把握し、迅速に対応を開始でき、手動での連絡ミスや漏れをなくして業務を効率化しましょう！
■概要
Salesforceで新しいToDoが作成されるたびに、関連メンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くのタスクを管理している場合、通知の遅れや見逃しは業務のボトルネックになりかねません。このワークフローを活用すれば、SalesforceのToDoオブジェクトへのレコード登録をトリガーに、指定したSlackのチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されたらSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Salesforceで新しいToDoが作成されるたびに、関連メンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くのタスクを管理している場合、通知の遅れや見逃しは業務のボトルネックになりかねません。このワークフローを活用すれば、SalesforceのToDoオブジェクトへのレコード登録をトリガーに、指定したSlackのチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SalesforceとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにSalesforceとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
Salesforceで新しいToDoが作成されるたびに、関連メンバーへSlackで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くのタスクを管理している場合、通知の遅れや見逃しは業務のボトルネックになりかねません。このワークフローを活用すれば、SalesforceのToDoオブジェクトへのレコード登録をトリガーに、指定したSlackのチャンネルへ自動で通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されたらSlackに通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するSalesforceに、ToDoオブジェクトのレコードを登録しておきましょう！
※後続のSalesforceのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のようなToDoを用意してみました。
テスト用のため、ToDoの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「マイドメインURL」は、入力欄下の注釈に沿って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「SalesforceのToDoオブジェクトにレコードが登録されました▼」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にSlackにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Salesforceで新しいリードが登録されたり、取引先が追加されたりするタイミングで、kintoneやGoogle Driveなどの他ツールに自動でデータを連携できます。
これにより、手作業での情報入力の手間を削減し、業務の効率化を図ることができるでしょう。
特に、営業チームやカスタマーサポートチームの負担を軽減し、スムーズな情報共有を実現します。
■概要
Jotformで送信された情報をSalesforceのリードオブジェクトに自動的に連携するフローボットです。
お問い合わせフォームから送信したユーザー情報などをリードとして登録したい際などにご活用いただけます。
■注意事項
・JotformとSalesforceの設定内容を自由に変更してご利用ください。
・Salesforce、JotformそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Salesforceにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.YouCanBookMeとSalesforceを併用している営業チーム
・YouCanBookMeで獲得した見込み客を自動でSalesforceに登録し、リード管理を効率化したい方
・手作業でのSalesforceへのリード登録の手間を省きたい方
・YouCanBookMeの予約情報を活用して、Salesforce効果的なリードナーチャリングを行いたい方
2.営業/カスタマーサポート担当者
・効率的にリードを獲得し、成約率を高めたい方
・YouCanBookMeの予定情報に基づいた顧客対応を行い顧客満足度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
・YouCanBookMeで予約されたリード情報をSalesforceに自動で登録することにより、手入力の手間が省くことができリード管理の効率が向上します。
・手入力によるミスを減らし、正確なリード情報をSalesforceに登録することができます。
・YouCanBookMe予定が入ると同時にSalesforceにリード情報が登録されるため、営業担当者はすぐにリードに対してアプローチすることができます。
・YouCanBook.meで予定を登録した顧客を自動的にSalesforceに追加することにより、リード管理の手間を省くことができ効率的なフォローアップが可能になります。
■注意事項
・YouCanBookMe、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・YouCanBookMeのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの特定のリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。
メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
また、添付資料なども自由に設定が可能です。
■注意事項
・Chrome拡張機能を使用するため、Chrome上でのみご利用いただけます。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたらGitHubに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceのToDoオブジェクトを利用する営業・サポート担当者
・顧客からの問い合わせや要望、社内タスクなどをSalesforceのToDoで管理して開発チームへの対応依頼をGitHubに登録したい方
・ToDoを手動でGitHubに転記する手間を省いて業務効率を向上させたい方
・SalesforceとGitHubの情報連携を強化して顧客対応と開発対応の連携をスムーズにしたい方
2.GitHubを利用する開発チーム
・SalesforceのToDoに登録された顧客からの問題や要望をGitHub上で管理して開発プロセスに組み込みたい方
・営業・サポートチームからの情報をリアルタイムに把握して迅速な対応をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceは顧客管理に非常に強力なツールですが、ToDoオブジェクトが登録されるたびにGitHubに手動でISSUEを追加するのは、手入力ミスや情報の漏れが発生する可能性があります。
このフローを活用すれば、SalesforceでToDoオブジェクトが登録されたら自動的にGitHubに必要な情報が追加されて、営業担当者や開発チームはSalesforceとGitHubの両方を確認する必要がなくなり、最新の情報を効率的に共有することができます。
また、手作業での入力作業が不要になるため業務効率が向上して入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Salesforce、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Backlogに追加するタスクの内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
SalesforceとTeamsを連携し、Salesforceの商談情報が更新されたらMicrosoft Teamsに通知するフローボットです。
Salesforceに新規商談が登録、または更新された場合にMicrosoft Teamsの指定のチャネルにメッセージを送信します。
通知先のチャネルやメッセージ内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとMicrosoft Teamsを普段からメインに利用しており、この２つのアプリを毎日何度も開いている方
・Salesforce上の情報の変更に応じて顧客対応等の対応を行う必要のある方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用したフローボットを利用することで、Salesforce上での情報変更をMicrosoft Teamsに通知することが可能です。
これを利用することで管理部門に即時に営業情報を連携することが可能になり、営業部門・管理部門の双方の円滑なコラボレーションを実現します。
◼️注意事項
・Microsoft Teams、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceの商談情報が登録または更新されてから5~15分程でフローボットが起動します。
・Yoomのチームプランもしくはサクセスプランでご利用いただけます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Jira Softwareに課題を追加するフローです。
Jira Softwareに追加するタスクの内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、Jira SoftwareそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
◼️概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成し、作成したフォルダのURLをSalesforceに登録するフローボットで
す。
こちらのフローボットを利用することで、Salesforceに取引先が登録されたら自動的にフォルダを作成し、取引先に関連するファイルをSharePointで管理することが可能です。
設定内容を自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・SalesforceとSharePointを併用しており、普段から頻繁に2つのアプリケーションを切り替えている方。
・SalesforceとSharePointに顧客ステータスに応じた情報を格納している方。
■このテンプレートを使うメリット
このフローボットを利用すると、Salesforce上でのイベントに応じてSharePointに任意のフォルダを作成することができます。
営業ステータスはSalesforceで管理しており、法務・会計管理はSharePointで行っているような業務フローの方に特にメリットがあります。
◼️注意事項
・SharePointとSalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceに取引先を登録してから5~15分後にフローボットが起動します。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceのタスク通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた担当者への連絡の手間を削減し、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はタスクの発生をタイムリーに把握し、迅速に対応を開始できるため、チーム全体の業務スピードが向上し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:通知に担当者へのメンションを付けることはできますか？
A:はい、できます。
「チャンネルにメッセージを送る」のメッセージ設定項目で、<@メンバーID>と記載することでメンションをつけることができます。
その他のメンション方法は、こちらの記事をご覧ください。
Q:自動通知が何らかの理由で失敗した場合、気づく方法はありますか？
A:連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q:Salesforceの「ToDo」以外のオブジェクトも起点にできますか？
A:はい、可能です。
本記事でご紹介したトリガーアクションの他にも、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」や「カスタムオブジェクトに新規レコードが登録されたら」などのトリガーアクションを設定できます。
詳しいSalesforceのトリガーアクションやAPIアクションなどは、こちらをご参照ください。
