・
請求書や契約書、申込書など、ビジネスシーンでは日々多くのPDFファイルがやり取りされますが、その中の情報を手作業でコピー＆ペーストしたり、別のシステムに手入力したりする作業に多くの時間を費やしていませんか？
このような単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">受け取ったPDFから自動で文字情報を読み取り、Excelやスプレッドシート、各種システムに自動で記録できる仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるので、業務効率を大きく向上させることが可能です！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務の手間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して、反復作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイルをOCRで読み取りテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携し、PDFのOCR処理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
チャットツールやストレージサービスなど、業務の起点となるツールに合わせた自動化が可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveなどのストレージサービスにPDFがアップロードされたことをきっかけに、自動でOCR処理を行いテキストデータを抽出する</span>ことができます。
これまで手作業で行っていた請求書や契約書のデータ入力作業などを自動化し、業務を効率化しましょう！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツールで共有されたPDFファイルを自動でOCR処理し、テキストデータを抽出してExcelなどに記録する</span>ことも可能です。
チャット上でのファイル共有からデータ入力までをシームレスに自動化できます。
<span class="mark-yellow">GoogleフォームなどのフォームツールにPDFファイルが添付・送信された際に、自動でOCR処理を行い、テキストを抽出してデータベースに記録する</span>こともできます。
申込書やアンケートに添付された書類の処理を自動化し、対応の迅速化を実現します。
それではここから代表的な例として、Google DriveにアップロードされたPDFファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは今回のフローで利用するGoogle DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録をしていきます。
Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果の中から、Google Driveをクリックします。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
アカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックします。
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
次に、Google スプレッドシートを連携していきます。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシートをクリックします。
下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。
Google Driveと同じような手順でアカウントの選択画面から、お持ちのアカウントでログインし、設定を行ってください。
先ほどと同様にYooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
下記テンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
それでは、各フローの設定をしていきます。
下記「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルはわかりやすいように任意で変更してください。
連携するアカウントがご自身のアカウントと連携できているのを確認したら、アクションは変更せずに「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきます。
「トリガーの起動間隔」はプルダウンから任意の間隔を選択します。
起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。
また、この後のステップで利用するため、Google Driveの任意のフォルダに、テスト用のPDFファイルを用意しておいてください。
今回の例では、以下のようなPDFファイルを作成しました。
完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、下記のように値を取得できていれば「保存する」をクリックして次に進みます。
取得した値は後のフローで使用します。
続いて、フローの分岐設定をしていきます。
下記「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらで、分岐条件を設定していきます。
既定値では、「新しくファイル・フォルダが作成される」（オペレーション）度に、「ファイル名」（取得した値）を取得。「ファイル名」に「.pdf」が含まれるかどうか（分岐条件）で、分岐を設定しています。
任意で編集可能ですが、今回は既定値のままで大丈夫ですので、確認したら「保存する」をクリックしてください。
続いて、Google Driveのファイルダウンロード設定をしていきます。
下記、「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
先ほどと同様に、タイトルは変更可能です。
連携するアカウントを確認したら、アクションは変更せずに「次へ」をクリックします。
API接続設定をしていきます。
「ファイルID」には、先ほど作成したPDFファイルのIDを入力します。
入力欄をクリックするとプルダウンから選択できます。
完了したら「テスト」をクリックしてください。
下記のようにテストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進みます。
続いて、OCRの設定をしていきます。
下記「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「アクションを選択」は既定値で大丈夫なので、「次へ」をクリックします。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
詳細設定をしていきます。
「抽出したい項目」は、項目ごとにカンマで区切って入力してください。
今回の例では、用意したPDFに合わせて、下記の通り項目を設定しています。
「使用するAI」や「言語」は任意でご設定ください。
完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、下記のように項目ごとに値が取得できます。
確認したら「保存する」をクリックして次に進みます。
続いて、Google スプレッドシートの設定をしていきます。
下記「レコードを追加する」をクリックしてください。
ご自身のアカウントが連携できているか確認してください。
ここで、連携したいGoogle スプレッドシートをご用意ください。
今回の例では、PDFファイルの項目に合わせて、下記のように作成しました。
Yoomに戻り、連携を進めて行きます。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックすると、プルダウンが出てくるので、連携したいものを選択します。
「テーブル範囲」は空欄のままで大丈夫です。
下記のように入力できましたら、「次へ」をクリックします。
詳細設定をしていきます。
「追加するレコードの値」では、各項目とも、先ほどのOCR設定で取得した値を入力していきます。
入力欄をクリックすると、下記のようにプルダウンから選択できます。
下記のように、それぞれ入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが成功するとGoogle スプレッドシートにレコードが追加されていますので、ご確認ください。
確認したらYoomに戻り、「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
PDFのOCR処理を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた請求書や領収書からのデータ転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、経理担当者や営業事務担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、より正確なデータに基づいた分析や、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
.png)
.webp)
.webp)
