%E3%81%AE%E3%82%B3%E3%83%92%E3%82%9A%E3%83%BC4.png)
・
「Google Driveに保存されたPDFファイルを、毎回ダウンロードして編集ソフトで変換し、再度アップロードするのが面倒だ…」
「PDFをドキュメントに変換するのが手作業だと時間がかかりすぎる…」
このように、Google Driveに保存したPDFファイル変換に手間を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Drive上のPDFファイルを自動で編集可能なドキュメント形式に変換し、その内容をGmailで直接共有できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、時間を有効活用してもっと重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Drive上のPDFファイルを自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、そのファイルを自動でGoogleドキュメントに変換し、内容をGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Google Driveのマイアプリ連携をしてください。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここからは、「Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する」フローボットを設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次にAPI接続設定を行います。
「トリガーの起動時間」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「フォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
テストをする前に、指定のフォルダ内に新しくファイルを作成しましょう。
作成後、「テスト」をクリックしてください！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※表示されている取得した値は、次の設定で活用します。
「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
まずは、赤枠の注意事項を読んでください。
続いて、「分岐対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「ファイル名」を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここでは、Google Driveに格納されたPDFファイルをGoogle ドキュメントに変換したいので、以下の条件で設定しました。
指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ここでは、PDFファイルをGoogle ドキュメントに変換する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
続いて、API接続設定を行います。
まずは、「ファイルID」を設定しましょう！
入力欄をクリックして表示されるGoogle Driveのトリガー設定で取得した値から引用して設定してください。
次に「ファイル名」を設定します。
こちらもGoogle Driveのトリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう。
最後に「フォルダID」を設定してください。
ここでは、変換したファイルを格納するフォルダを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されるはずです。
また、指定したフォルダにGoogleドキュメントに変換されたファイルが格納されるので、確認してください。
変換されたファイルを確認できましたね！
最後にYoomの画面に戻って、「保存する」をクリックしてください。
いよいよ最後の設定です！
ここでは、PDFファイルをGoogleドキュメントに変換したことをGmailに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
入力が完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されるため、テスト送信しても問題ないメールアドレスかご確認ください。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、メールが届いているか確認をします。
下記のように届いていればOKです！
以上で【Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する】フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google Driveへのファイルアップロードや、Microsoft Teams、Boxなどからの転送をトリガーに、自動でファイル管理やドキュメント更新を行うことができるでしょう。
特に、プロジェクト管理ツールや営業支援ツールと連携し、資料の一元管理が可能になります。
業務が複数のツールにまたがるチームにとっては、業務効率化と情報共有を向上させる有効な手段です。
Google Driveと様々なツールを連携し、PDFファイルの変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、形式変換、共有といった一連のプロセスをなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、必要な情報を迅速かつ正確に関係者へ共有でき、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：PDFから文字データを抽出できますか？
A：はい、Yoomの「OCRで文字を抽出」機能を使えば、PDFから特定のデータを抽出することができます。
なお、「OCRで文字を抽出」は、チームプラン以上でのご提供となります。
また、フリープランの場合でも各プラン1度無料のトライアルを2週間実施することが可能です。
チームプランまたはサクセスプランのトライアルにお申し込み頂くと一定期間AI機能をご利用頂けますので、ご活用ください。
詳しくは以下のリンクをご参照ください。
Q：変換エラーが起きたらどうなりますか？
A：変換エラーが起きた場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Googleドキュメント以外の形式にも変換できますか？
A：Yoomでは、Google Driveとの連携において、PDFをGoogle ドキュメント以外の形式に変換するオペレーションはございません。
ただ、「プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換する」・「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」・「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」などのオペレーションがございます。
詳しくは以下をご確認ください。
また、Yoomの「ブラウザ操作」オペレーションをご利用いただくことでファイルの変換が可能です。
以下は、実際に「ブラウザ操作」を使用したフローボットを解説したブログです。
ぜひご覧ください。
.png)
.png)
.webp)
.webp)
