Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？
専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、自動でGoogleドキュメントに変換し、指定した宛先にGmailで通知できます。
面倒なファイル変換と共有作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方
・PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
・手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「Google Driveに保存されたPDFファイルを、毎回ダウンロードして編集ソフトで変換し、再度アップロードするのが面倒だ…」
「PDFをドキュメントに変換するのが手作業だと時間がかかりすぎる…」
このように、Google Driveに保存したPDFファイル変換に手間を感じていませんか？
もし、Google Drive上のPDFファイルを自動で編集可能なドキュメント形式に変換し、その内容をGmailで直接共有できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、時間を有効活用してもっと重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Drive上のPDFファイルを自動で変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？
専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、自動でGoogleドキュメントに変換し、指定した宛先にGmailで通知できます。
面倒なファイル変換と共有作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方
・PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
・手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Drive上のPDFをドキュメントに変換しGmailで送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、そのファイルを自動でGoogleドキュメントに変換し、内容をGmailで送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google DriveとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定・分岐の設定・Google Driveの設定・Gmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？
専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、自動でGoogleドキュメントに変換し、指定した宛先にGmailで通知できます。
面倒なファイル変換と共有作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方
・PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
・手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google DriveとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Google Driveのマイアプリ連携をしてください。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？
専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、自動でGoogleドキュメントに変換し、指定した宛先にGmailで通知できます。
面倒なファイル変換と共有作業を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方
・PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方
・手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは、「Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する」フローボットを設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次にAPI接続設定を行います。
「トリガーの起動時間」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「フォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
テストをする前に、指定のフォルダ内に新しくファイルを作成しましょう。
作成後、「テスト」をクリックしてください！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※表示されている取得した値は、次の設定で活用します。
「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ4：コマンドオペレーションの設定
ここでは、分岐の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
まずは、赤枠の注意事項を読んでください。
続いて、「分岐対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「ファイル名」を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ここでは、Google Driveに格納されたPDFファイルをGoogle ドキュメントに変換したいので、以下の条件で設定しました。
指定した条件に合致した場合のみ、後続のオペレーションへ進むことになります。
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ5：Google Driveのアクション設定
ここでは、PDFファイルをGoogle ドキュメントに変換する設定を行います。
赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
続いて、API接続設定を行います。
まずは、「ファイルID」を設定しましょう！
入力欄をクリックして表示されるGoogle Driveのトリガー設定で取得した値から引用して設定してください。
次に「ファイル名」を設定します。
こちらもGoogle Driveのトリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう。
最後に「フォルダID」を設定してください。
ここでは、変換したファイルを格納するフォルダを設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、取得した値が表示されるはずです。
また、指定したフォルダにGoogleドキュメントに変換されたファイルが格納されるので、確認してください。
変換されたファイルを確認できましたね！
最後にYoomの画面に戻って、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：Gmailに通知する設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、PDFファイルをGoogleドキュメントに変換したことをGmailに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
-
To：通知先となるメールアドレスを直接入力
-
CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
-
差出人の名前：差出人の名前を設定
-
件名：通知するメールの件名を設定します。
-
本文：取得した値を組み合わせて設定しましょう。
ここでは任意の文章と組み合わせて設定するなど、運用に合わせて自由に入力してください。
※直接入力する場合は、固定値として設定されてしまうので注意が必要です。
入力が完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると実際にメールが送信されるため、テスト送信しても問題ないメールアドレスかご確認ください。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、メールが届いているか確認をします。
下記のように届いていればOKです！
以上で【Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する】フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google Driveへのファイルアップロードや、Microsoft Teams、Boxなどからの転送をトリガーに、自動でファイル管理やドキュメント更新を行うことができるでしょう。
特に、プロジェクト管理ツールや営業支援ツールと連携し、資料の一元管理が可能になります。
業務が複数のツールにまたがるチームにとっては、業務効率化と情報共有を向上させる有効な手段です。
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する」ワークフローは、Boxに格納されたファイルを自動的にGoogle Driveに転送するプロセスです。
ファイルがBoxにアップロードされると、指定されたGoogle Driveのフォルダに自動的に転送され、手動での転送作業を削減します。
これにより、ファイルの整理や管理を効率的に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxをファイル管理ツールとして使用しており、Google Driveにもバックアップを取っている方
・BoxからGoogle Driveにファイルを定期的に転送したい業務担当者
・クラウドストレージ間でのファイル管理を自動化し、手動作業を削減したい方
・複数のプラットフォームを使用してファイルを整理したい方
■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
名刺やアンケート用紙といった紙媒体で得た情報を、手作業でSalesforceに登録する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、対象のファイルをGoogle Driveに格納するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取りSalesforceのレコードに登録するため、こうした課題を解消し、正確なデータ入力を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとSalesforceを利用したレコード管理に手間を感じている営業担当者の方
・紙媒体で得た情報のデータ化と登録作業を効率化したいマーケティング担当者の方
・手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する
試してみる
■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
Google Driveに格納されたPDFをOCRして、kintoneに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google DriveのPDFを効率的にテキスト抽出し、kintoneに自動登録することが可能です。この自動化を活用することによって、日々のデータ共有業務をスムーズに自動化することができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
•Google Driveに多数のPDFファイルを保存しており、内容をkintoneで一元管理したいと考えている方
•手動でのPDFテキスト抽出やデータ入力に時間と労力を費やしている業務担当者
•Yoomを活用して業務ワークフローを効率化し、日常業務の自動化を図りたい企業のIT担当者
•OCR技術を利用して紙ベースの情報をデジタル化し、業務プロセスを改善したい方
■注意事項
・Google DriveとkintoneをYoomと連携する必要があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する」ワークフローを利用すると、受信メールからのファイル変換が手軽に行えます。
Google Driveに自動で保存されるので、手動操作が減り効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで多くのファイルを受信している方
・受信したファイルをPDFに変換して保存するのに手間を感じている方
・Google Driveを利用してファイルの一元管理を行っている方
・受信したファイルを迅速に整理・保存したいと考えている方
・RPAを活用して業務の自動化を進めたい方
・ファイル管理に時間を掛けず、より業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する」フローは、チーム内で共有されるファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にGoogle Driveに保存され、関連する管理ドキュメントが自動で更新されます。
これにより、ファイル管理の手間を削減し、最新の情報を常に保持することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチーム
・ファイルの管理やドキュメントの更新に時間を取られている業務担当者
・業務ワークフローの自動化を導入して効率化を図りたい企業のリーダー
・情報の一元管理とスピーディーな更新を重視するプロジェクトマネージャー
・手動でのファイル転送やドキュメント更新に煩わしさを感じているユーザー
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Sansanで名刺情報が登録されたら、契約書を発行しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Sansanで名刺情報が登録されたら、契約書を発行しGoogle Driveに格納することが可能です。これにより、手作業による煩雑なプロセスを簡素化し、業務の効率化を実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Sansanを活用して名刺管理を行っているが、契約書作成に手間を感じている方
・名刺情報から迅速に契約書を作成し、管理したい営業担当者や管理者の方
・Google Driveを契約書の保存先として利用し、デジタル管理を推進したい企業の方
・業務プロセスの自動化を通じて、効率化とミスの削減を図りたい方
■注意事項
・Ssansan、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
Trelloでカードが作成されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成する
試してみる
■概要
「Trelloでカードが作成されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成する」フローは、プロジェクト管理とファイル整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Trelloで新しいタスクが発生した際に、自動的に関連するフォルダがGoogle Driveに生成されるため、情報の一元管理が可能になります。
これにより、チームのコラボレーションがスムーズになり、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを使用してプロジェクト管理を行っているが、ファイル管理に手間を感じている方
・Google Driveでのフォルダ作成を手動で行っており、時間を節約したい方
・チーム全体で情報を共有・整理したいリーダーやマネージャーの方
・Trelloの自動化機能を活用して業務プロセスを効率化したい方
・複数のプロジェクトで同様のフォルダ構成を繰り返し作成している方
■注意事項
・Trello、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する
試してみる
帳票類を添付するメールが届いたらGoogleDriveと連携し、ファイルを格納後、Slackで通知するフローです。
まとめ
Google Driveと様々なツールを連携し、PDFファイルの変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、形式変換、共有といった一連のプロセスをなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、必要な情報を迅速かつ正確に関係者へ共有でき、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：PDFから文字データを抽出できますか？
A：はい、Yoomの「OCRで文字を抽出」機能を使えば、PDFから特定のデータを抽出することができます。
なお、「OCRで文字を抽出」は、チームプラン以上でのご提供となります。
また、フリープランの場合でも各プラン1度無料のトライアルを2週間実施することが可能です。
チームプランまたはサクセスプランのトライアルにお申し込み頂くと一定期間AI機能をご利用頂けますので、ご活用ください。
詳しくは以下のリンクをご参照ください。
Q：変換エラーが起きたらどうなりますか？
A：変換エラーが起きた場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Googleドキュメント以外の形式にも変換できますか？
A：Yoomでは、Google Driveとの連携において、PDFをGoogle ドキュメント以外の形式に変換するオペレーションはございません。
ただ、「プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換する」・「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」・「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」などのオペレーションがございます。
詳しくは以下をご確認ください。
また、Yoomの「ブラウザ操作」オペレーションをご利用いただくことでファイルの変換が可能です。
以下は、実際に「ブラウザ操作」を使用したフローボットを解説したブログです。
ぜひご覧ください。
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