Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？ 専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方 PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方 手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換とGmailでの共有が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル変換ミスやメールへの情報記載漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダに新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。 次に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたドキュメントの情報を本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。 メールの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名や、変換後のGoogleドキュメントのURLといった情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
「Google Driveに保存されたPDFファイルを、毎回ダウンロードして編集ソフトで変換し、再度アップロードするのが面倒だ…」このように、Google Driveに保存したPDFファイル変換に手間を感じていませんか？
もし、Google Drive上のPDFファイルを自動で編集可能なドキュメント形式に変換し、その内容をGmailで直接共有できる仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放され、時間を有効活用してもっと重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Drive上のPDFファイルを自動で変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？ 専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方 PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方 手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換とGmailでの共有が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル変換ミスやメールへの情報記載漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダに新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。 次に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたドキュメントの情報を本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。 メールの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名や、変換後のGoogleドキュメントのURLといった情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Drive上のPDFをドキュメントに変換しGmailで送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されたら、そのファイルを自動でGoogleドキュメントに変換し、内容をGmailで送信する フローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定・分岐の設定・Google Driveの設定・Gmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？ 専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方 PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方 手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換とGmailでの共有が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル変換ミスやメールへの情報記載漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダに新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。 次に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたドキュメントの情報を本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。 メールの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名や、変換後のGoogleドキュメントのURLといった情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Google DriveとGmailをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Google Driveのマイアプリ連携をしてください。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する
試してみる
■概要
Google Driveに保存したPDFファイルを編集・共有する際、手動での変換やメール作成に手間を感じていませんか？ 専用のPDF編集機能を探したり、ファイル変換を手作業で行ったりする場合、業務が滞る原因にもなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに格納したPDFを、簡単な操作で編集・共有したいと考えている方 PDFファイルの変換やメールでの共有といった定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方 手作業による連絡漏れや、送信先の間違いといったヒューマンエラーを防止したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をきっかけに、PDFからGoogleドキュメントへの変換とGmailでの共有が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル変換ミスやメールへの情報記載漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダに新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。 次に、Google Driveの「PDFファイルをGoogleドキュメントに変換する」アクションを設定します。 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたドキュメントの情報を本文に含めて送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。 メールの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したファイル名や、変換後のGoogleドキュメントのURLといった情報を変数として埋め込むことも可能です。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 最初の設定です！「Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する」 フローボットを設定していきます。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
次にAPI接続設定を行います。「トリガーの起動時間」 は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プラン
続いて、「フォルダID」 を設定します。
テストをする前に、指定のフォルダ内に新しくファイルを作成しましょう。取得した値
「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！
ステップ4：コマンドオペレーションの設定
ここでは、分岐の設定を行います。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
次の画面で、分岐条件を指定していきます！
続いて、「分岐対象の取得した値」を設定します。「オペレーション」 は、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択してください。「取得した値」 は、先ほどのステップで取得した「ファイル名」を設定しましょう！
続いて、「分岐条件」を設定します。
ステップ5：Google Driveのアクション設定
ここでは、PDFファイルをGoogle ドキュメントに変換する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
続いて、API接続設定を行います。
次に「ファイル名」を設定します。
最後に「フォルダID」を設定してください。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう！
変換されたファイルを確認できましたね！
最後にYoomの画面に戻って、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：Gmailに通知する設定
いよいよ最後の設定です！
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
To ：通知先となるメールアドレスを直接入力
CC/BCC ：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定
差出人の名前 ：差出人の名前を設定
件名 ：通知するメールの件名を設定します。
本文 ：取得した値を組み合わせて設定しましょう。
入力が完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し、「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「保存する」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、メールが届いているか確認をします。
以上で【Google DriveでPDFファイルが格納されたら、Googleドキュメントに変換しGmailで送信する】 フローボットの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Google DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、Google Driveへのファイルアップロードや、Microsoft Teams、Boxなどからの転送をトリガーに、自動でファイル管理やドキュメント更新を行うことができるでしょう。
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方 チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方 ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。 アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。 ■注意事項
Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google Driveで格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
展示会で獲得した名刺や、Webからダウンロードされた申込書など、Google Driveに格納したファイルを一つひとつ手作業でSalesforceに転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで管理している名刺や申込書の情報を手入力でSalesforceに登録している方 リード情報のデータ入力作業における、入力ミスや対応漏れなどの課題を解消したい方 手作業による定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納をトリガーに、Salesforceへのリード登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をマッピングします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクションでは、読み取る文字数や書類の言語、使用するAIモデルなどを任意で設定し、抽出したい項目を指定してください。 Salesforceにリードを作成するアクションでは、OCRで抽出したどの情報を、氏名や会社名といったどの項目に登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
・ Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから「画像・PDFファイルを読み取る」を選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
Google Driveに格納されたPDFをOCRして、kintoneに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google DriveのPDFを効率的にテキスト抽出し、kintoneに自動登録することが可能です。この自動化を活用することによって、日々のデータ共有業務をスムーズに自動化することができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに多数のPDFファイルを保存しており、内容をkintoneで一元管理したいと考えている方 手動でのPDFテキスト抽出やデータ入力に時間と労力を費やしている業務担当者 Yoomを活用して業務ワークフローを効率化し、日常業務の自動化を図りたい企業のIT担当者 OCR技術を利用して紙ベースの情報をデジタル化し、業務プロセスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
PDF共有作業の時間短縮：手動でのテキスト抽出と入力作業が不要になり、業務効率がアップします。 ヒューマンエラーの防止：自動化によって共有漏れなどの人的ミスを減らし、データの正確性を確保します。 共有業務の一元管理：Google Driveとkintoneをシームレスに連携し、情報を一箇所で管理できます。
Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や発注書などの添付ファイル、一つひとつ手作業でPDFに変換してGoogle Driveに保存していませんか。この定型的ながらも重要な作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルのPDF変換からGoogle Driveへの格納までを自動化し、面倒なファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する添付ファイルの管理に、日常的に時間を費やしている方 ファイル形式をPDFに統一し、Google Driveで一元管理したいと考えている方 RPAを活用して、手作業によるPC操作の自動化や効率化を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
メールの受信からファイルの変換、保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるファイルの保存忘れや格納先の指定間違い、変換ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の差出人や件名などの条件を指定します。 オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、ダウンロードしたファイルを開きPDF形式で保存するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションで、PDFに変換されたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のものを指定できます。例えば、取引先ごとや年月ごとのフォルダに自動で振り分ける設定が可能です。 ファイル名には、トリガーで取得したメールの件名や受信日時といった情報を含めることができます。「（受信日）_（件名）」のようにファイル名を自動生成することで、後の検索や管理が容易になります。 ■注意事項
Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Microsoft Teamsに送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する
試してみる
■概要
Microsoft TeamsとGoogle Driveを日常的に利用しているチーム ファイルの管理やドキュメントの更新に時間を取られている業務担当者 業務ワークフローの自動化を導入して効率化を図りたい企業のリーダー 情報の一元管理とスピーディーな更新を重視するプロジェクトマネージャー 手動でのファイル転送やドキュメント更新に煩わしさを感じているユーザー ■このテンプレートを使うメリット
ファイル転送の自動化：Microsoft Teamsで共有されたファイルが自動的にGoogle Driveにアップロードされ、手動での移動作業が不要になります。 ドキュメントのリアルタイム更新：アップロードされたファイル情報が管理用ドキュメントに反映され、常に最新の状態を維持できます。 業務効率の向上：手作業によるファイル管理やドキュメント更新の負担を軽減し、他の重要な業務に集中できるようになります。 エラーリスクの削減：自動化によりヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なデータ管理を実現します。 情報の一元管理：異なるプラットフォーム間でのデータ連携がスムーズになり、情報の一元管理が可能になります。
Sansanで名刺情報が登録されたら、契約書を発行しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Sansanに登録された名刺情報を契約書類に転記したりドライブに格納する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
Sansanの名刺情報を元にした契約書作成に、手間や時間をかけている営業担当者の方 手作業による情報転記での入力ミスや、契約書の管理業務を効率化したい法務担当者の方 SansanとGoogle Driveを活用した定型業務の自動化を検討しているDX推進担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Sansanへの名刺登録から契約書発行、格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 名刺情報の転記作業がなくなることで、会社名や担当者名の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SansanとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Sansanから取得した情報を元に契約書を発行します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google ドキュメントでの契約書発行では、使用する書類の雛形を設定してください。 雛形ドキュメント内の会社名や氏名といった変数部分に、Sansanのトリガーで取得したどの情報を割り当てるかを自由に設定できます。 発行する契約書のファイル名や、格納先のGoogle Driveフォルダも指定することが可能です。 ■注意事項
Sansan、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
Trelloでカードが作成されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成する
試してみる
■概要
Trelloで新しいタスクやプロジェクトのカードを作成するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに手動で作成していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル整理を手作業で行っている方 プロジェクト開始時の煩雑なフォルダ作成作業を自動化し、時間を有効活用したい方 手作業によるフォルダ名の誤りや作成忘れを防ぎ、情報管理の正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Trelloでカードが作成されると、Google Driveに自動でフォルダが生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。 手動でのフォルダ作成に伴う、命名規則の不統一や作成漏れなどのヒューマンエラーを減らし、ファイル管理の質を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、TrelloとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてTrelloを選択し、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。この設定により、指定したボードで新しいカードが作成されるとフローが起動します。 最後に、オペレーションとしてGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。ここで、Trelloのカード情報（例：カード名）をフォルダ名として利用したり、特定の親フォルダ内に新しいフォルダを作成したりするように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Trelloの「カードが新たに作成されたら（Webhook）」トリガーでは、自動化の対象としたいTrelloのユーザー名やボードIDを任意で設定してください。これにより、特定のボードやユーザーに関連するカード作成時のみフローが動作するように制御できます。 Google Driveの「フォルダを作成する」オペレーションでは、作成するフォルダの名称や、どの親フォルダの配下に作成するかを指定するフォルダIDなどを任意で設定してください。Trelloのカード名やその他の情報を活用して、一貫性のあるフォルダ名を自動で付与することも可能です。 ■注意事項
Trello、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちら を参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する
試してみる
■概要
帳票類を添付するメールが届いたらGoogleDriveと連携し、ファイルを格納後、Slackで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.メールよりもチャットの方が確認がしやすい方
・外勤のフィールドセールス担当者
3.GoogleDriveで日常的にデータの管理を行なっている方
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・条件に合ったメールの受信をトリガーに、ファイルの格納、チャット通知まで自動で行うことができます。
・メール受信後すぐにGoogleDriveにファイルが格納されるため、担当者間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・GoogleDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
Google Driveと様々なツールを連携し、PDFファイルの変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、形式変換、共有といった一連のプロセスをなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、必要な情報を迅速かつ正確に関係者へ共有でき、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることが可能になるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：PDFから文字データを抽出できますか？
A：はい、Yoomの「OCRで文字を抽出」機能を使えば、PDFから特定のデータを抽出することができます。
Q：変換エラーが起きたらどうなりますか？
A：変換エラーが起きた場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Googleドキュメント以外の形式にも変換できますか？
A：Yoomでは、Google Driveとの連携において、PDFをGoogle ドキュメント以外の形式に変換するオペレーションはございません。
また、Yoomの「ブラウザ操作」
