クレジットカード情報の入力や管理は、多くの企業で発生する業務ですよね。特に、顧客からの申込受付、請求処理、サブスクリプション管理など、様々な場面でカード情報を取り扱う必要があります。
でも、これらの情報を一つひとつ手作業でシステムに入力したり、転記したりするのは時間がかかりますし、入力ミスが起こる可能性も…。入力ミスは決済の失敗やお客様への再確認といった余計な手間につながり、業務効率を下げてしまうこともあります。また、クレジットカード情報は機密性が高い情報なので、取り扱いには十分な注意が必要です。
そこでこの記事では、メールやフォーム、ファイルストレージなどで受け取ったクレジットカードの画像情報をOCR（光学的文字認識）技術を使って自動で読み取り、そのデータをツールに効率的に記録・整理する自動化の方法について解説します！
この方法を活用すれば、手入力の手間と時間を削減しながらヒューマンエラーを防ぎ、より正確で迅速なデータ処理を実現できるかもしれません！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには「メールやフォーム、ストレージサービスで受け取ったクレジットカード情報をOCRで読み取り自動で追加する」という業務フローを自動化できるテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Gmailで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、クレジットカード情報の管理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届くメールからクレジットカードの情報を自動で認識し、OCRを活用して項目を抽出できます。抽出したデータはGoogle スプレッドシートに自動で追加されるため、手作業を削減し、データ管理の精度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クレジットカードの利用明細や情報を手動で管理している経理担当者の方
- Gmailを活用しているが、クレジットカード関連のメール管理に時間を取られているビジネスプロフェッショナルの方
- クレジットカードのデータをGoogle スプレッドシートで一元管理し、業務効率化を図りたい中小企業の経営者
- OCR技術を活用して業務自動化に興味があるIT担当者やシステム管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- クレジットカード情報の自動取得：Gmailからのメールを自動でOCR処理し、必要なデータを抽出します。
- データ入力の手間削減：Google スプレッドシートへの手動入力が不要になり、作業時間を短縮します。
- データ管理の精度向上：自動化によりヒューマンエラーを防止し、正確な情報を保持できます。
クレジットカード情報をOCR処理する様々な自動化例
メールでの受け取り、ストレージへのアップロード、フォーム経由での送信など、クレジットカード情報を受け取る方法は様々です。
ここでは、それぞれのシーンに合わせてOCR処理を自動化し、データを集約するための実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
今回はデータの集約先としてGoogle スプレッドシートをチョイスしました！なお、Google スプレッドシート以外のツールにデータを集約することも可能です。
メールで受け取ったクレジットカード情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
このテンプレートでは、GmailやOutlookなどのメールサービスで受信したクレジットカード画像から、OCR機能を利用してカード番号や有効期限などの情報を自動で抽出して、Google スプレッドシートに記録します。メールを都度確認して手入力する手間がなくなるうえ、転記ミスも防げるため、請求処理などの関連業務をスムーズに進めることができます。
Gmailで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、クレジットカード情報の管理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届くメールからクレジットカードの情報を自動で認識し、OCRを活用して項目を抽出できます。抽出したデータはGoogle スプレッドシートに自動で追加されるため、手作業を削減し、データ管理の精度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クレジットカードの利用明細や情報を手動で管理している経理担当者の方
- Gmailを活用しているが、クレジットカード関連のメール管理に時間を取られているビジネスプロフェッショナルの方
- クレジットカードのデータをGoogle スプレッドシートで一元管理し、業務効率化を図りたい中小企業の経営者
- OCR技術を活用して業務自動化に興味があるIT担当者やシステム管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- クレジットカード情報の自動取得：Gmailからのメールを自動でOCR処理し、必要なデータを抽出します。
- データ入力の手間削減：Google スプレッドシートへの手動入力が不要になり、作業時間を短縮します。
- データ管理の精度向上：自動化によりヒューマンエラーを防止し、正確な情報を保持できます。
Outlookで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Outlookで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、クレジットカード情報の管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Outlookに届いたクレジットカードのメールを自動でOCR処理し、必要な情報をGoogle スプレッドシートに整理・保存できます。
これによりデータ管理がスムーズになり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookを利用してクレジットカード明細を管理している経理担当者の方
- クレジットカード情報の手動入力に時間を取られているビジネスパーソンの方
- OCR技術を活用してデータの自動化を図りたい企業のIT担当者の方
- Google スプレッドシートでクレジットカードデータを一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 時間の節約：手動でのデータ入力を自動化することで、業務時間を削減できます。
- 入力ミスの防止：OCR技術により正確にデータを読み取るため、ヒューマンエラーを減少させます。
- データの一元管理：Google スプレッドシートに自動で追加されるため、情報の整理とアクセスが容易になります。
ストレージサービスに追加されたクレジットカード情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
DropboxやBoxといったオンラインストレージにクレジットカードの画像ファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を実行し、抽出した情報をGoogle スプレッドシートに追記します。ファイル管理とデータ入力のプロセスを一元化できるので、書類を探して内容を確認し、別ツールに入力するといった二度手間を削減し、チーム内での情報共有も効率化します！
DropboxにアップロードされたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「DropboxにアップロードされたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、クレジットカード情報の手動入力を自動化し、データ管理を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、Dropboxに保存されたカード情報を正確に読み取り、Google スプレッドシートへ自動的に転記します。これにより、入力ミスの防止と作業時間の短縮が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クレジットカード情報を手作業で管理しており、入力ミスが気になる方
- DropboxとGoogle スプレッドシートを使用して経費管理やデータ集計を行っているビジネスユーザー
- OCR技術を活用して業務プロセスを自動化したいと考えている中小企業の経理担当者
- 定期的にクレジットカードの明細をデジタル化し、効率的に管理したい経営者
■このテンプレートを使うメリット
- 入力作業の自動化で時間を節約
- OCR技術による高精度なデータ転記
- データ管理の一元化と自動更新
BoxにアップロードされたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「BoxにアップロードされたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、クレジットカード情報の管理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存されたクレジットカードの画像を自動的にOCRで解析し、必要なデータをGoogle スプレッドシートに整然と追加します。
これにより手作業での入力作業を削減し、データ管理の正確性とスピードを向上させることができます。特に、クレジットカードの取引情報を迅速に集計・分析したい企業やチームに最適なワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- クレジットカードの利用情報を手動でスプレッドシートに入力している経理担当者の方
- Boxを利用してクレジットカードの領収書や明細を管理している企業の方
- クレジットカードデータの正確な管理と効率化を目指している財務チームの方
- OCR技術を活用してデータ入力の自動化を図りたいIT担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- データ入力の自動化：クレジットカードの画像を自動で解析し、手作業を省略できます。
- 正確性の向上：OCR技術により、入力ミスを減少させ、データの信頼性を高めます。
- 時間の節約：迅速なデータ転送により、業務効率が向上し、他の重要なタスクに時間を割けます。
- リアルタイム管理：Google スプレッドシートに即時反映されるため、最新のデータを常に把握できます。
フォームで送信されたクレジットカード情報をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動で追加する
GoogleフォームやYoomの独自フォーム機能を通じてクレジットカード画像がアップロードされた際に、自動でOCR処理を行い、結果をGoogle スプレッドシートに反映させるフローです。申込受付から顧客情報のデータベース化までをシームレスに連携できるため、手作業によるデータ入力の負担を軽減して、迅速な顧客対応を実現します。
GoogleフォームでアップロードされたされたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
このワークフローは、Googleフォームにアップロードされたクレジットカード情報をOCR技術で自動的に読み取り、Googleスプレッドシートに転記するプロセスです。
手動でのデータ入力を省略し、効率的かつ正確な情報管理を実現します。クレジットカードOCRを活用することで、業務の自動化とデータ精度の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを使用してクレジットカード情報を収集している担当者の方
- 手動でスプレッドシートにデータを入力する作業に時間を取られている方
- クレジットカードOCRを活用してデータ処理を自動化したい企業の方
- データ入力の正確性を高め、業務効率を向上させたい方
- Googleスプレッドシートを用いた情報管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- クレジットカードOCRによる正確なデータ読み取りで信頼性向上
- 手動入力の手間を削減し、業務効率をアップ
- エラーの発生を防ぎ、データ管理の精度を高める
- Googleスプレッドシートとのシームレスな連携で情報整理が容易
フォームで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「フォームで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、クレジットカード情報の管理を効率化する業務ワークフローです。
お客様から送信されたフォームデータをOCR技術で正確に読み取り、手間なくGoogle スプレッドシートに自動で反映します。
これにより、データ入力の手間やミスを軽減し、業務のスピードアップを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クレジットカード情報を手動で管理しており、入力作業に時間がかかっている経理担当者の方
- フォームからのデータ収集を効率化し、正確性を高めたい中小企業のオーナー
- OCR技術を活用して業務プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいIT担当者の方
- クレジットカードデータの管理においてエラーを減らし、セキュリティを強化したい企業の管理者
■このテンプレートを使うメリット
- 入力作業の自動化：クレジットカード情報をOCRで自動読み取りしGoogle スプレッドシートに自動反映することで、手作業による入力の手間が省けます。
- エラーの軽減：OCR技術により正確なデータ入力が可能となり、ヒューマンエラーを減少させます。
- 業務効率の向上：自動化によりデータ管理が迅速になり、他の重要業務に集中できる時間が増えます。
YoomでGoogle スプレッドシートとOCR連携をするフローを作ってみよう
ここでは、代表的な例として「Gmailで送付されたクレジットカード画像をOCRで読み取り、その情報をGoogle スプレッドシートに追加する」自動化フローの作成手順を解説します。Yoomでは、プログラミングの知識がなくても、画面上の設定だけで簡単にこのような連携を実現できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Gmailで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、クレジットカード情報の管理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届くメールからクレジットカードの情報を自動で認識し、OCRを活用して項目を抽出できます。抽出したデータはGoogle スプレッドシートに自動で追加されるため、手作業を削減し、データ管理の精度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クレジットカードの利用明細や情報を手動で管理している経理担当者の方
- Gmailを活用しているが、クレジットカード関連のメール管理に時間を取られているビジネスプロフェッショナルの方
- クレジットカードのデータをGoogle スプレッドシートで一元管理し、業務効率化を図りたい中小企業の経営者
- OCR技術を活用して業務自動化に興味があるIT担当者やシステム管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- クレジットカード情報の自動取得：Gmailからのメールを自動でOCR処理し、必要なデータを抽出します。
- データ入力の手間削減：Google スプレッドシートへの手動入力が不要になり、作業時間を短縮します。
- データ管理の精度向上：自動化によりヒューマンエラーを防止し、正確な情報を保持できます。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.サインインをする
先ほどGmailのマイアプリ登録が済んでいるので、下記のようなサインイン画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで送付されたクレジットカードをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、クレジットカード情報の管理を効率化する業務ワークフローです。
Gmailに届くメールからクレジットカードの情報を自動で認識し、OCRを活用して項目を抽出できます。抽出したデータはGoogle スプレッドシートに自動で追加されるため、手作業を削減し、データ管理の精度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クレジットカードの利用明細や情報を手動で管理している経理担当者の方
- Gmailを活用しているが、クレジットカード関連のメール管理に時間を取られているビジネスプロフェッショナルの方
- クレジットカードのデータをGoogle スプレッドシートで一元管理し、業務効率化を図りたい中小企業の経営者
- OCR技術を活用して業務自動化に興味があるIT担当者やシステム管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- クレジットカード情報の自動取得：Gmailからのメールを自動でOCR処理し、必要なデータを抽出します。
- データ入力の手間削減：Google スプレッドシートへの手動入力が不要になり、作業時間を短縮します。
- データ管理の精度向上：自動化によりヒューマンエラーを防止し、正確な情報を保持できます。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGmailのメール受信設定を行います。
特定のラベルがついたメール受信がトリガーとなるため、Gmailのラベル作成がまだの場合はこのタイミングで作成しましょう!
テスト操作のため、下記赤枠のようなラベルを作成しました。
また、この後のテスト操作でタグが付いたメールを送信する必要があります。
今回は、テスト操作のため下記のようなファイルを添付し、タグを付けたメールで送信しました。
Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
- ラベル：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したラベルを選択してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信した、メールの内容が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を選択し次のステップに進みましょう。
ステップ4：OCRでの読み取り設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。
- ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
- 抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。今回は、メールに添付したファイルから「クレジットカード番号, 有効期限, 名義人, 発行銀行名, カードブランド」を抽出したいため下記のように入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のように画像から抽出した文字情報が反映されているはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Google スプレッドシートのメッセージ送信設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
ここでは、先ほど抽出したクレジットカードの文字データをGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
まだ、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!
Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、各項目を入力してください。
- スプレッドシートID：入力欄をクリックし、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択してください。
- スプレッドシートのタブ名：先ほど入力したスプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックし対象のシート名を候補より選択してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、OCRで取得した項目を入力するか設定していきます。
各入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に合わせて選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
下記のように、それぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートの指定したファイルにデータが追加されているはずなので確認してみましょう!
下記赤枠のように、OCRの結果が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップにお進みください。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
OCRを活用したその他の業務自動化事例
OCR技術は、クレジットカード情報の処理以外にも、様々な業務の自動化に応用できます。ここでは、関連性の高い自動化テンプレートの事例をいくつかご紹介します。日々の業務で「これも自動化できるかも？」というヒントが見つかるかもしれません！
OCRを使った便利な自動化例
Gmailで受信した内容をOCRで読み取り、freee会計に追加しSlackへ通知する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を目で確認してfreee会計へ手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたファイルをOCRで自動的に読み取り、その内容をfreee会計に取引として登録、さらにSlackへ完了通知までの一連の流れを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などをfreee会計へ手入力している経理担当者の方
- OCR技術を活用して、紙やPDF書類のデータ化を効率化したいと考えている方
- freee会計とSlackを連携させ、業務の進捗共有を自動化したいと考えているチーム
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信をきっかけに、OCRでの読取りからfreee会計への登録までを自動化し、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮します。
- 目視での確認や手入力に伴う転記ミス、計上漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、会計処理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、freee会計、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件（ラベルや送信元など）でメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、Gmailで受信した添付ファイルを対象にOCR処理を実行します。
- 次に、オペレーションでfreee会計のアクションを選択し、OCRで読み取った情報を元に取引データを作成・登録します。
- 最後に、オペレーションでSlackのアクションを設定し、freee会計への登録完了を任意のチャンネルへ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、対象としたいメールに付与されているラベルを任意で選択することが可能です。
- AI機能（OCR）では、請求書などから読み取りたい項目（取引先名、金額、日付など）を自由に追加で設定できます。
- Slackへの通知設定では、投稿先のチャンネルを任意で指定できるほか、freee会計の登録内容を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- freee会計、Gmail、SlackとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに名刺がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
交換した名刺の管理は、ビジネスにおいて重要ですが、手作業でのデータ入力は時間がかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字を読み取り、Google スプレッドシートへ情報を転記します。面倒な手入力を自動化し、正確な顧客リストを効率的に作成することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveへの名刺アップロード後の手入力作業に手間を感じている方
- 名刺情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力ミスを防ぎたい方
- 営業活動で得たリード情報を、チームで効率的に共有・管理したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへの名刺アップロードから転記までを自動化するため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCR機能が自動でテキストを読み取るため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダIDやフローの起動間隔を任意で設定できます。
- Google Driveのファイルダウンロード設定では、前のステップで取得したアウトプット（出力情報）を活用し、ダウンロード対象のファイルIDを指定します。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの添付方法、抽出したい項目（会社名、氏名など）、使用するAIモデル、言語を自由に設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、書き込み対象のスプレッドシートID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、どのセルにどの情報を追加するかを設定します。
■注意事項
- Google DriveとGoogle スプレッドシートをそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りSlackで通知する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードされた請求書や申込書の内容を確認し、Slackで共有する作業を手作業で行っていませんか。
ファイルの見落としや、内容の転記ミス、共有の遅延といった課題は、業務のボトルネックになりがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類内容を自動で読み取り、Slackへ通知します。
これにより、手作業による情報共有のタイムラグやミスを防ぎ、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveにアップロードされた書類の内容を手作業で確認・転記している方
- Slackでの情報共有をより迅速かつ正確に行いたいと考えているチームリーダーの方
- 書類管理や共有プロセスを自動化し、業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから内容確認、Slackへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理するため、手作業による情報の転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 続けて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のファイルのみを処理するなど条件に応じたフローを作成します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、抽出したテキスト情報を含めたメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するOneDriveは、Google DriveやDropboxなど、他のストレージサービスに変更しても同様のワークフローを構築できます。
- 分岐機能では、任意の条件を設定して処理を分けることが可能です。
- OCR機能で読み取る項目は、請求書番号や金額、日付など、必要に応じて自由に設定し抽出できます。
- Slackに送信するメッセージには、OCR機能で取得した情報を組み込んで、通知内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- OneDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。
ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。
また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。
※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。
■注意事項
・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や見積書などの添付ファイルを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelに直接追加するため、面倒な転記作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・Gmailで受信した添付ファイルを日常的にMicrosoft Excelへ転記している方
- ・請求書や注文書などのデータ化作業を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
- ・手入力による転記ミスを防止し、データの正確性を高めたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Gmailに届いた添付ファイルを自動で読み取りMicrosoft Excelに追加するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- ・システムが自動で処理を行うことで、目視での確認漏れや手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理対象としたいメールのラベルを指定します。
- 3.次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールの添付ファイルを指定します。
- 4.最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったデータを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Microsoft Excelとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
- ・このワークフローで使用するOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープランやミニプランではエラーとなります。
- ・チームプランやサクセスプランの機能は、2週間の無料トライアルで試すことができ、トライアル期間中はOCR機能を含む全ての機能をご利用可能です。
まとめ
この記事では、クレジットカード情報のOCR処理を自動化し、Google スプレッドシートなどのツールにデータを効率的に集約する方法について解説しました。
メール、ファイルストレージ、フォームなど、様々な情報受け取り方法に対応した自動化フローを構築することで、手作業による入力の手間やミスを削減し、迅速かつ正確なデータ管理を実現できます！
なお、Yoomでは、プログラミングの知識は不要で、今回ご紹介したような自動化フローを直感的な操作で簡単に作成可能です。OCR機能だけでなく様々なアプリケーションとの連携や、条件分岐、繰り返し処理などを組み合わせることで、より複雑な業務プロセスも自動化できます。
日々の定型業務、特にデータの転記や入力作業に多くの時間を費やしている場合、自動化による効率改善の効果が期待できるかもしれませんよね！ヒューマンエラーの削減は、業務品質の向上や顧客満足度の向上にも繋がると言えるのではないでしょうか。
まずは、今回ご紹介したテンプレートを活用して、クレジットカード情報の処理自動化を試してみてみませんか？
Yoomには無料プランやトライアル期間も用意されていますので、ぜひその効果を体験してみてください！
