フォームで受信した英語ドキュメントをOCR処理する
<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームやGoogleフォームを通じて提出された英語のファイルに対して自動でOCRを実行し、その結果を指定のGoogle スプレッドシートに整理して追加できる</span>ので、アンケート回答や申請書類に含まれる英語情報のデータ化を迅速かつ正確に行い、集計や分析作業をスムーズに進められます！
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「海外からの請求書の内容を一つ一つ手作業で入力するのは大変…」
「英語の論文やレポートから必要な情報を抜き出すのには時間がかかるし、ミスも起きがち」
このように、英語ドキュメントの情報を扱う際の手作業によるテキスト化やデータ入力に、手間や限界を感じていませんか？
<span class="mark-yellow">画像やPDF形式の英語ドキュメントからテキストを自動で抽出し、指定のGoogle スプレッドシートに整理して記録できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業をする必要はなくなります！手作業を行うことはないので、ヒューマンエラーの心配もなくなり、抽出したデータの分析や活用といった業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないのでぜひ試してみてください！自動化を導入して英語ドキュメントの処理をもっと楽にしてみませんか？
Yoomには<span class="mark-yellow">英語ドキュメントをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールと連携して、英語ドキュメントのOCR（光学文字認識）処理を自動化し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録するテンプレートを紹介します！
これらの自動化により、手作業による転記の手間や入力ミスを削減し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveやBoxなどのオンラインストレージサービスに保存された英語のドキュメントが追加または更新された際に、自動でOCR処理を行い、テキストデータをGoogle スプレッドシートに蓄積できる</span>ため、大量の英語文献や資料のデジタル化とデータ管理を一元化し、情報へのアクセス性を高めることが可能です！
<span class="mark-yellow">Yoomの入力フォームやGoogleフォームを通じて提出された英語のファイルに対して自動でOCRを実行し、その結果を指定のGoogle スプレッドシートに整理して追加できる</span>ので、アンケート回答や申請書類に含まれる英語情報のデータ化を迅速かつ正確に行い、集計や分析作業をスムーズに進められます！
<span class="mark-yellow">OutlookやGmailといったメールツールで受け取った英語の添付ファイル（画像やPDFなど）を自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録できる</span>ため、メールに添付された請求書や報告書からのデータ転記作業を効率化し、確認や対応のスピードアップに繋がります！
それでは代表的な例として、Google Driveに特定の英語ドキュメント（画像やPDFファイル）が格納された際に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
テスト用に、英文が記載されたPDFファイル（もしくは画像ファイル）と、抽出したテキストを追加するGoogle スプレッドシートのファイルをご用意ください。
ここでは例として、下図の契約書と契約書管理シートを使用します。
先ずは、Google DriveとGoogle スプレッドシートのアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
この設定は初回のみ必要です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは以下のテンプレートを使うため、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
これで、対象フォルダに新しく作成されたファイルの情報が取得できました。
※ アクションのタイトルが変更され、チェックマークがついています。
ステップ3で取得したファイル情報を用いて、Google Driveからファイルをダウンロードしましょう。
これで、ファイルのダウンロードは完了です。
ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
※ OCRや音声の文字起こしといったAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープラン・ミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は制限のあるアプリやAIオペレーションも全て使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
これで、ファイルからテキストが抽出できました。
最後に、抽出したテキストをGoogle スプレッドシートに追加しましょう。
例として、「契約書管理シート」の場合はA1からK1までがテーブルの列になっているため、「A1:K」と入力します。
テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。
「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
ステップ3で指定したフォルダにファイルを作成し、ファイルから抽出されたテキストがGoogle スプレッドシートのレコードとして追加されていれば成功です。
Google スプレッドシートを活用することで、様々な業務の自動化が可能になります。
行が更新されたタイミングでSlackに通知を送ったり、NotionやSalesforceと連動してデータを相互に反映させたりすることが可能です。また、Stripeでの決済やRedditの投稿内容を自動でスプレッドシートに記録するなど、幅広い業務に応用できます。
この記事では、「英語ドキュメントをOCRで自動読み取りし、Google スプレッドシートに記録する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google スプレッドシートと連携させることで、ストレージやメール、フォームなどを通じて受け取った英語のPDFや画像ファイルを自動的にテキスト化し、整理された形で記録・管理できます。手作業による転記ミスや作業時間の削減に大きく貢献する仕組みです。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCR自動化テンプレート以外にも、さまざまな業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>スケジュールに合わせた処理や、チャット・フォームとの連携など、柔軟に業務フローに組み込める点も魅力です。「英語ドキュメントの処理に手間がかかる」「情報整理に時間を取られている」「作業の正確性を高めたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務の自動化を体感してみてください。
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？
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