「海外からの請求書の内容を一つ一つ手作業で入力するのは大変…」
このように、英語ドキュメントの情報を扱う際の手作業によるテキスト化やデータ入力に、手間や限界を感じていませんか？
画像やPDF形式の英語ドキュメントからテキストを自動で抽出し、指定のGoogle スプレッドシートに整理して記録できる仕組み があれば、これらの煩わしい作業をする必要はなくなります！手作業を行うことはないので、ヒューマンエラーの心配もなくなり、抽出したデータの分析や活用といった業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからない のでぜひ試してみてください！自動化を導入して英語ドキュメントの処理をもっと楽にしてみませんか？
とにかく早く試したい方へ
Yoomには英語ドキュメントをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
英語ドキュメントのOCR処理を自動化するテンプレート
普段お使いの様々なツールと連携して、英語ドキュメントのOCR（光学文字認識）処理を自動化し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録するテンプレートを紹介します！
ストレージ上の英語ドキュメントをOCR処理する
Google DriveやBoxなどのオンラインストレージサービスに保存された英語のドキュメントが追加または更新された際に、自動でOCR処理を行い、テキストデータをGoogle スプレッドシートに蓄積できる ため、大量の英語文献や資料のデジタル化とデータ管理を一元化し、情報へのアクセス性を高めることが可能です！
Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Boxに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
フォームで受信した英語ドキュメントをOCR処理する
Yoomの入力フォームやGoogleフォームを通じて提出された英語のファイルに対して自動でOCRを実行し、その結果を指定のGoogle スプレッドシートに整理して追加できる ので、アンケート回答や申請書類に含まれる英語情報のデータ化を迅速かつ正確に行い、集計や分析作業をスムーズに進められます！
フォームで送信された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Googleフォームで送信された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
メールで受信した英語ドキュメントをOCR処理する
OutlookやGmailといったメールツールで受け取った英語の添付ファイル（画像やPDFなど）を自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録できる ため、メールに添付された請求書や報告書からのデータ転記作業を効率化し、確認や対応のスピードアップに繋がります！
Outlookで受け取った英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Gmailで受け取った英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Google Drive上の英語ドキュメントをOCRで読み取るフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Google Driveに特定の英語ドキュメント（画像やPDFファイル）が格納された際に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるフォルダと各アクション（OCRとレコード追加）の設定
フロー稼働の準備
Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
前準備：テストに使用するファイルの用意
テスト用に、英文が記載されたPDFファイル（もしくは画像ファイル）と、抽出したテキストを追加するGoogle スプレッドシートのファイルをご用意ください。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
先ずは、Google DriveとGoogle スプレッドシートのアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGoogle Drive）を検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
任意のGoogleアカウントを選択してログイン。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Google Driveが追加されていることを確認してください。
同様の手順で、Google スプレッドシートも連携しましょう。
Google スプレッドシートもマイアプリに追加されたら、マイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
ステップ3：トリガーとなるフォルダの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
「フォルダID」にトリガーとなるフォルダのドライブのIDを設定。
設定を終えたら、前準備で用意したファイルを対象となるフォルダに追加し、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」の各項目に最終更新日時が最も新しいファイル1件の情報が追加されます。
テスト用に追加したファイルであることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、対象フォルダに新しく作成されたファイルの情報が取得できました。
ステップ4：ファイルのダウンロード
ステップ3で取得したファイル情報を用いて、Google Driveからファイルをダウンロードしましょう。
Google Driveの「ファイルをダウンロードする」をクリック。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「ファイルID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのIDが設定されています。
変更は行わずに「テスト」をクリック。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、ファイルのダウンロードは完了です。
ステップ5：テキストの抽出
ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
目的に応じて「アクション」を選択。
「次へ」をクリック。
OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「GoogleDriveからの取得ファイル」が設定されています。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。こちらのヘルプページ で説明されています。
「言語」を「日本語」「英語」から選択。
OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
抽出したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、ファイルからテキストが抽出できました。
ステップ6：Google スプレッドシートへの追加
最後に、抽出したテキストをGoogle スプレッドシートに追加しましょう。
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」をクリック。
連携アカウントとアクションの内容を確認。
データベースの連携の「スプレッドシートID」に、抽出したテキストを追加したいスプレッドシートのIDを設定。
「スプレッドシートのタブ名」に対象となるスプレッドシートのタブ（シート）名を設定。
「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定。 例として、「契約書管理シート」の場合はA1からK1までがテーブルの列になっているため、「A1:K」と入力します。
テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。
設定を終えたら、「次へ」をクリック。
追加するレコードを設定していきます。
「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りGoogleスプレッドシートにレコードが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例 Google スプレッドシートを活用することで、様々な業務の自動化が可能になります。
Google スプレッドシートを使った自動化例 行が更新されたタイミングでSlackに通知を送ったり、NotionやSalesforceと連動してデータを相互に反映させたりすることが可能です。また、Stripeでの決済やRedditの投稿内容を自動でスプレッドシートに記録するなど、幅広い業務に応用できます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
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Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
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NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
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Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する
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Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する
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まとめ この記事では、「英語ドキュメントをOCRで自動読み取りし、Google スプレッドシートに記録する方法」 について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したOCR自動化テンプレート以外にも、さまざまな業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。 スケジュールに合わせた処理や、チャット・フォームとの連携など、柔軟に業務フローに組み込める点も魅力です。「英語ドキュメントの処理に手間がかかる」「情報整理に時間を取られている」「作業の正確性を高めたい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務の自動化を体感してみてください。
まずはテンプレートを試してみて、その便利さを実感してみませんか？👉 今すぐ無料でアカウントを発行する
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