「海外からの請求書の内容を一つ一つ手作業で入力するのは大変…」
このように、英語ドキュメントの情報を扱う際の手作業によるテキスト化やデータ入力に、手間や限界を感じていませんか？
画像やPDF形式の英語ドキュメントからテキストを自動で抽出し、指定のGoogle スプレッドシートに整理して記録できる仕組み があれば、これらの煩わしい作業をする必要はなくなります！手作業を行うことはないので、ヒューマンエラーの心配もなくなり、抽出したデータの分析や活用といった業務に集中できる時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからない のでぜひ試してみてください！自動化を導入して英語ドキュメントの処理をもっと楽にしてみませんか？
とにかく早く試したい方へ
Yoomには英語ドキュメントをOCRで読み取る業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外との取引で発生する英語の請求書や契約書を、都度内容を確認しながら手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した英語ドキュメントを手作業で転記している担当者の方 海外との取引が多く、英語書類の情報を効率的にデータ管理したいと考えている方 OCR技術を活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
手作業によるデータ入力や転記が不要になるため、これまでかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 OCRによる自動での読み取りと転記によって、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクションでは、読み取る書類の言語を英語に設定し、抽出したい項目や使用するAIモデルなどを任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
英語ドキュメントのOCR処理を自動化するテンプレート
普段お使いの様々なツールと連携して、英語ドキュメントのOCR（光学文字認識）処理を自動化し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録するテンプレートを紹介します！
ストレージ上の英語ドキュメントをOCR処理する
Google DriveやBoxなどのオンラインストレージサービスに保存された英語のドキュメントが追加または更新された際に、自動でOCR処理を行い、テキストデータをGoogle スプレッドシートに蓄積できる ため、大量の英語文献や資料のデジタル化とデータ管理を一元化し、情報へのアクセス性を高めることが可能です！
Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外との取引で発生する英語の請求書や契約書を、都度内容を確認しながら手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した英語ドキュメントを手作業で転記している担当者の方 海外との取引が多く、英語書類の情報を効率的にデータ管理したいと考えている方 OCR技術を活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
手作業によるデータ入力や転記が不要になるため、これまでかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 OCRによる自動での読み取りと転記によって、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクションでは、読み取る書類の言語を英語に設定し、抽出したい項目や使用するAIモデルなどを任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
海外との取引で受け取った英語の契約書や請求書など、Boxに保存したドキュメントの内容を手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxに英語ドキュメントが格納されると、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加できます。これにより、作業の課題を解消し業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで管理している英語ドキュメントの情報を、手作業でデータ化している方 海外の取引先が多く、英語の請求書や契約書などを扱う機会が多いチームの方 手作業による転記ミスをなくし、ドキュメント管理の精度を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイル格納からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。 手作業による転記ミスやコピペ漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させることができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションでBoxのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで取得したファイルから英語のテキストを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定で、自動化の対象としたいファイルが格納されるフォルダを任意で指定してください。 OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。 Google スプレッドシートのオペレーションでは、テキストデータを追加するファイルやシート、記載する列などを任意で設定可能です。 ■注意事項
Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで受信した英語ドキュメントをOCR処理する
Yoomの入力フォームやGoogleフォームを通じて提出された英語のファイルに対して自動でOCRを実行し、その結果を指定のGoogle スプレッドシートに整理して追加できる ので、アンケート回答や申請書類に含まれる英語情報のデータ化を迅速かつ正確に行い、集計や分析作業をスムーズに進められます！
フォームで送信された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
海外との取引で受け取る英語の請求書や契約書など、フォームで受信した書類の内容を手作業で転記するのは手間がかかる作業です。また、言語の壁や手作業による入力ミスは、業務の正確性を損なう原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに送信された英語ドキュメントをAIが自動で読み取り、Google スプレッドシートに内容を記録できます。これにより、課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームで受信した英語の書類を、手作業でデータ入力している方 OCRツールの操作や、抽出後のテキストを転記する作業に手間を感じている方 英語ドキュメントの処理を効率化し、入力ミスや確認の工数を削減したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からデータ入力までが自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。 手作業によるデータの転記ミスや、英語の読み間違いによるヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ドキュメントをアップロードする項目を含んだフォームを作成します。 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「画像・PDFを読み取る」アクションで、フォームに添付されたファイルを指定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのアクション設定で、OCR機能によって抽出したテキストデータを、どのシートのどの列に記録するかを任意で設定してください。 OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。 ■注意事項
Google スプレッドシートとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで受け付けた英語の書類や画像の内容を、手作業で転記するのに手間や時間がかかっていませんか。また、手作業による転記ミスや確認漏れは、業務の正確性を損なう原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが添付・送信されると、OCR機能が自動で英語の文字情報を読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに追加できます。これにより、課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った英語書類の内容を手作業で転記している方 海外とのやり取りが多く、英語ドキュメントのデータ化を効率化したいと考えている方 手作業による入力ミスをなくし、データ管理の正確性を高めたいチームの担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームが送信されると、添付ファイルの文字抽出から転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームが送信されたら起動するように設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveのアクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイルから英語テキストを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。 Google スプレッドシートのアクション設定で、OCR機能によって抽出したテキストデータを、どのシートのどの列に記録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
メールで受信した英語ドキュメントをOCR処理する
OutlookやGmailといったメールツールで受け取った英語の添付ファイル（画像やPDFなど）を自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録できる ため、メールに添付された請求書や報告書からのデータ転記作業を効率化し、確認や対応のスピードアップに繋がります！
Outlookで受け取った英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外との取引でOutlookに届く英語のドキュメント、その都度内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookで受け取った英語のドキュメントをOCR機能が自動で読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに転記するため、面倒なデータ入力作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで海外からの請求書や注文書など、英語のドキュメントを頻繁に扱う方 受信したドキュメントの情報をGoogle スプレッドシートで手入力・管理している方 OCR技術を活用し、手作業によるデータ入力の手間やミスを削減したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでの受信をきっかけに、OCRでの読み取りから転記までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動でデータを転記するため、手作業による入力間違いや項目の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、特定の条件のメールを受信したらフローが起動するように設定します。 オペレーションの分岐機能で、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理が実行されるよう設定します。 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、添付ファイルからテキストデータを抽出します。 最後に、Google スプレッドシートのオペレーションで、抽出したテキストデータを指定のシートに新しい行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、特定の送信者や件名など、自動処理の対象としたいメールの条件を任意で設定してください。 OCR機能では、どの項目を読み取りテキストを抽出するか任意でカスタマイズ可能です。 Google スプレッドシートのアクション設定で、OCR機能によって抽出したテキストデータを、どのシートのどの列に記録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受け取った英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外との取引で、Gmailに英語の請求書や契約書が添付されて届くことはありませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
海外の取引先からGmailで英語の書類を受け取る機会が多い方 手作業によるデータ転記に時間を要し、業務の非効率を感じている方 OCR技術を活用し、ドキュメントの情報を自動でデータ化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に、書類の読み取りから転記までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 OCRによる自動読み取りと転記により、手入力で起こりがちな転記ミスや項目の見落としといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、添付ファイルの有無などで処理を分岐させます。 次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、添付された画像やPDFファイルから文字情報を読み取ります。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。 分岐機能では、添付ファイルの有無など、後続の処理に進むための条件を任意で設定してください。 OCR機能では、読み取る書類の言語（英語など）、使用するAI、抽出したい項目、文字数に応じたアクションなどを任意で設定してください。 Google スプレッドシートのアクションでは、どのシートに、どの情報を追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Drive上の英語ドキュメントをOCRで読み取るフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、Google Driveに特定の英語ドキュメント（画像やPDFファイル）が格納された際に、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるフォルダと各アクション（OCRとレコード追加）の設定
フロー稼働の準備
Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外との取引で発生する英語の請求書や契約書を、都度内容を確認しながら手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した英語ドキュメントを手作業で転記している担当者の方 海外との取引が多く、英語書類の情報を効率的にデータ管理したいと考えている方 OCR技術を活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
手作業によるデータ入力や転記が不要になるため、これまでかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 OCRによる自動での読み取りと転記によって、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクションでは、読み取る書類の言語を英語に設定し、抽出したい項目や使用するAIモデルなどを任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
前準備：テストに使用するファイルの用意
テスト用に、英文が記載されたPDFファイル（もしくは画像ファイル）と、抽出したテキストを追加するGoogle スプレッドシートのファイルをご用意ください。
ステップ1：Google DriveとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
先ずは、Google DriveとGoogle スプレッドシートのアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではGoogle Drive）を検索して選択。
「Sign in with Google」をクリック。
任意のGoogleアカウントを選択してログイン。
内容を確認し、「次へ」をクリック。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Google Driveが追加されていることを確認してください。
同様の手順で、Google スプレッドシートも連携しましょう。
Google スプレッドシートもマイアプリに追加されたら、マイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
Google Driveに格納された英語ドキュメントをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
海外との取引で発生する英語の請求書や契約書を、都度内容を確認しながら手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存した英語ドキュメントを手作業で転記している担当者の方 海外との取引が多く、英語書類の情報を効率的にデータ管理したいと考えている方 OCR技術を活用して、紙やPDFの書類からのデータ入力業務を自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
手作業によるデータ入力や転記が不要になるため、これまでかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 OCRによる自動での読み取りと転記によって、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 OCR機能のアクションでは、読み取る書類の言語を英語に設定し、抽出したい項目や使用するAIモデルなどを任意で設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どのシートのどの列にデータを追加するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
ステップ3：トリガーとなるフォルダの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Google Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。
「フォルダID」にトリガーとなるフォルダのドライブのIDを設定。
設定を終えたら、前準備で用意したファイルを対象となるフォルダに追加し、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、「取得した値」の各項目に最終更新日時が最も新しいファイル1件の情報が追加されます。
テスト用に追加したファイルであることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、対象フォルダに新しく作成されたファイルの情報が取得できました。
ステップ4：ファイルのダウンロード
ステップ3で取得したファイル情報を用いて、Google Driveからファイルをダウンロードしましょう。
Google Driveの「ファイルをダウンロードする」をクリック。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「ファイルID」にはデフォルトで、ステップ3で取得したファイルのIDが設定されています。
変更は行わずに「テスト」をクリック。
テストに成功すると、対象のファイルがダウンロードされます。
ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、ファイルのダウンロードは完了です。
ステップ5：テキストの抽出
ダウンロードしたファイルからテキストを抽出しましょう。
AIオペレーションの「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
目的に応じて「アクション」を選択。
「次へ」をクリック。
OCRの対象となるファイルを設定する「ファイルの添付方法」には、デフォルトで「GoogleDriveからの取得ファイル」が設定されています。
「抽出したい項目」に、目的に応じて任意の項目を設定。
「使用するAI」を「ChatGPT」「Claude」「Claude_v2(推奨)」から選択。こちらのヘルプページ で説明されています。
「言語」を「日本語」「英語」から選択。
OCRの詳しい設定方法は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目の値がファイルから抽出され、「取得した値」に追加されます。
抽出したい情報が取得されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、ファイルからテキストが抽出できました。
ステップ6：Google スプレッドシートへの追加
最後に、抽出したテキストをGoogle スプレッドシートに追加しましょう。
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」をクリック。
連携アカウントとアクションの内容を確認。
データベースの連携の「スプレッドシートID」に、抽出したテキストを追加したいスプレッドシートのIDを設定。
「スプレッドシートのタブ名」に対象となるスプレッドシートのタブ（シート）名を設定。
「テーブル範囲」に対象となるテーブルの範囲を設定。 例として、「契約書管理シート」の場合はA1からK1までがテーブルの列になっているため、「A1:K」と入力します。
テーブル範囲の指定に関しては以下のヘルプページもご参照ください。
設定を終えたら、「次へ」をクリック。
追加するレコードを設定していきます。
「日付」タブから、日付情報を設定することも可能です。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
「テスト成功」の結果が表示されたら、指定した通りGoogleスプレッドシートにレコードが追加されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例 Google スプレッドシートを活用することで、様々な業務の自動化が可能になります。
Google スプレッドシートを使った自動化例 行が更新されたタイミングでSlackに通知を送ったり、NotionやSalesforceと連動してデータを相互に反映させたりすることが可能です。また、Stripeでの決済やRedditの投稿内容を自動でスプレッドシートに記録するなど、幅広い業務に応用できます。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・部内の共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・部門ごとの情報共有ツールとして使用している企業
・プロジェクトごとチャンネルを作成し、情報共有を行うチームの担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは同時に複数人でシートの編集を行えるため、業務を円滑に行うために有効なツールです。
Google スプレッドシートのデータが更新ごとに通知が欲しい、と考える方にこのフローは有効です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方
・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方
・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント
2.Salesforceで商談管理を行なっている企業
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長
■このテンプレートを使うメリット
Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。
異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Redditでキーワードにマッチする投稿が行われたら、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Redditで自社サービスや競合に関する投稿をチェックする際、手作業での確認は手間がかかり、見逃しも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Reddit上で特定のキーワードを含む投稿があった際に、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録できます。情報収集の工数を削減し、効率的なマーケティングリサーチや評判管理の体制を構築することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Redditを活用した情報収集や評判管理を手作業で行っているマーケティング担当者の方 Redditの特定キーワードの投稿をGoogle スプレッドシートで管理し、分析したい方 情報収集業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を使いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Redditの投稿監視からGoogle スпреッドシートへの記録までが自動化され、情報収集にかかっていた時間を短縮できます。 手作業による検索漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、収集した情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、RedditとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでRedditを選択し、「キーワードにマッチする投稿が行われたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、Redditの投稿内容から記録したい情報を抜き出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Redditのトリガー設定では、監視したいキーワードやフローを起動する間隔を任意で指定してください。 OCR機能では、Redditの投稿のどのテキストから、どのような項目を抽出するかを自由に設定できます。前のステップで取得した情報を活用して設定してください。 Google スプレッドシートにレコードを追加する設定では、記録先のシートやテーブル範囲を指定し、どの列にどのデータを追加するかを自由に設定してください。 ■注意事項
RedditとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ この記事では、「英語ドキュメントをOCRで自動読み取りし、Google スプレッドシートに記録する方法」 について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Yoomには、今回ご紹介したOCR自動化テンプレート以外にも、さまざまな業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。 スケジュールに合わせた処理や、チャット・フォームとの連携など、柔軟に業務フローに組み込める点も魅力です。「英語ドキュメントの処理に手間がかかる」「情報整理に時間を取られている」「作業の正確性を高めたい」 と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して、業務の自動化を体感してみてください。
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