ストレージサービスに追加されたPNGファイルをOCRで読み取り、データを自動整理する
Google DriveやBoxなどのクラウドストレージに特定のPNGファイルが追加されると、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出結果をデータベースに自動記録することができます。
チームで共有しているストレージにアップロードされた画像の内容確認やデータ入力を自動化できるため、情報共有の迅速化や、データ管理の精度向上に期待できます。
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取引先からメールで送られてくる注文書の画像、フォーム経由で受け取った名刺情報、クラウドストレージに保存された資料のキャプチャ画像など。日々の業務の中で、PNG画像ファイルに重要な文字情報が含まれていることは意外と多く、それらを一つ一つ手作業で転記するのは結構手間ですよね…また、手作業による入力ミスも発生しやすく、1つの入力ミスが大きなトラブルに繋がる可能性もあります。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">OCR技術を活用してPNGファイルからテキストデータを自動で読み取る仕組み</span>です。
さらに、データの自動読み取りだけでなく、その後のデータ整理や共有といったプロセスまでも自動化することができるんです！
本記事ではこの便利な仕組みを、プログラミング不要で構築する方法を詳しく解説。最後までチェックして、業務効率改善のヒントにしてみてくださいね！
Yoomには「受け取ったPNG画像ファイルをOCRで自動で読み取り、抽出したテキストデータを他のツールに自動で整理・保存する」といった業務フローの自動化を実現できるテンプレートが、すでに用意されています。
いますぐ試してみたい！という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックし、早速スタートしましょう！
さまざまなツールから受け取ったPNG画像を自動でOCR処理し、その後の業務を自動化する方法は多岐にわたります。
ここでは、実際の自動化フローのテンプレートをいくつか紹介していきます。
メール、ストレージファイル、フォームなど、多様な起点からPNGファイルのOCR処理を自動化し、Google スプレッドシートなどのツールへデータをスムーズに連携させることが可能です。気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、気軽に試してみてくださいね！
GmailやOutlookで受信したメールに添付されたPNGファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキストデータを用いて、Google スプレッドシートなどのデータベースを更新することが可能です。
メールの添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業で転記する手間が省けるため、作業時間を大幅に短縮することができるでしょう。
たとえば、メールで届く請求書や注文書の処理などの効率化が期待できます。
Google DriveやBoxなどのクラウドストレージに特定のPNGファイルが追加されると、そのファイルを自動でOCR処理し、抽出結果をデータベースに自動記録することができます。
チームで共有しているストレージにアップロードされた画像の内容確認やデータ入力を自動化できるため、情報共有の迅速化や、データ管理の精度向上に期待できます。
GoogleフォームやYoomフォームなどで受信したPNG画像を自動でOCR処理し、抽出したテキストデータを用いて他のツールへ記録することも可能です。
アンケート回答に添付された画像や、申込時にアップロードされた書類画像などから必要な情報を自動で抽出し、その後のデータ整理までを自動化できます。自動化することでヒューマンエラーを防止し、正確なデータ管理をサポートします。
今回は、「Gmailで受信したPNGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」フローの作成手順を詳しく解説します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて以下の手順で作成していきます。
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmail宛に、PNGファイルを送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなファイルを送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1. Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にGmailと入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択してください。
2.「Sign in with Google」をクリックします。
3. アカウント選択画面でYoomと連携するアカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、Gmailへのアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4. 続いてGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録です。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle スプレッドシートを検索します。
「Sign in with Google」をクリックし、Gmailと同様の手順で登録しましょう。
※こちらも同様に、認証時にGoogle スプレッドシートへのアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリ欄にGmailとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です！
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで受信したPNGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1. まずは、アプリトリガー設定です。
ここでは、Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
2. 連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3. 次にAPI接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」をプルダウンメニューから選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomのプランについて、詳しくはこちらをご参照ください。
4. 「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
ここで設定したラベルにメールが届くと、フローボットが自動的に起動するようになります！
5. 入力を終えたら「テスト」をクリックし、事前に送信しておいたPNGファイルのデータが、「取得した値」にアウトプットとして抽出されていることを確認してください。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
1. 続いて、OCR技術を使って、Gmailで受信したファイルからテキストを抽出する設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、この機会にぜひ気になる機能をお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクションに記載されている規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合、正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2. アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3. 詳細設定を行います。
「ファイルの添付方法」は、プルダウンから「添付ファイル」を選択してください。
「抽出したい項目」は、Gmailで受信したファイルデータから抽出したい項目を設定します。下図のように設定した場合、Gmailに添付されたファイルから「会社名」、「金額」のテキストを自動抽出します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Google スプレッドシートにデータを追加するため、Google スプレッドシートに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
入力が完了したら「テスト」を実行し、添付ファイルから正しくテキストを抽出できていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1. 最後に、抽出したテキストデータを用いて、Google スプレッドシートにデータを追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
2. 「連携するアカウント情報」には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。実行アクションはそのままにし、ページを下にスクロールしてデータベースの連携設定を行いましょう。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
ここで設定したスプレッドシートのタブに、データが自動追加されるようになります！
「テーブル範囲」は、必要に応じて設定してください。
たとえば、シートのA列からF列にデータを追加したい場合は「A:F」と入力します。
特に指定がない場合は空欄のままでもOKです！
3. 詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目に、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から適切な値を選択しましょう。
アウトプットを用いて設定することで、Gmailの添付ファイルから抽出したテキストを引用し、データを追加することができます！
※「追加するレコードの値」の各項目は、先ほどのデータベース連携設定で指定したGoogle スプレッドシートに記載している項目が表示されます。項目を追加・変更したい場合は、Google スプレッドシートのデータを更新してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle スプレッドシートにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
設定お疲れ様でした！
Yoomでは、PNGファイルのOCR処理の自動化以外にも、様々な業務フローの自動化を実現するテンプレートが豊富に用意されています。
たとえば、名刺データをOCRで読み取って管理ツールに自動登録することもできます。
これらのテンプレートも、「試してみる」をクリックするとすぐに体験可能！ぜひ、あなたの業務に合ったテンプレートを探してみてくださいね。
いかがでしたか？この記事では、PNG画像ファイルに対するOCR処理を自動化し、日々の業務効率を改善する方法について解説しました。
メールの添付ファイル、クラウドストレージ上の画像、フォームで受け取った画像など、様々な場面で発生するPNG画像からの文字情報の抽出・転記作業。手間のかかるこれらの作業を自動化することで、作業時間短縮と精度向上を図れるのは大きなメリットですよね！
手作業によるデータ入力は、時間的なコストだけでなく、入力ミスや確認漏れといったリスクも伴います。OCR技術を活用した自動化を導入すれば、これらの課題を解決し、より重要な業務に集中できる環境を整えることができるでしょう。
Yoomを使えば、プログラミング不要で誰でも簡単に業務自動化のフローを構築できます。
「本当にノーコードで設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
ぜひこの機会に自動化を活用して、時間と心に生まれる余裕を体感してみてくださいね！
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