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「名刺を一枚一枚、手入力するのは骨が折れる…」「会議で撮影したホワイトボードの写真を議事録にまとめるのが面倒…」
このような作業に、手間と時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">画像ファイルから自動でテキストを抽出し、チャットツールへの通知を自動化できる仕組み</span>があれば、煩わしい作業から解放され、ほかの業務に集中する時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしてみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">写真からテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OCR機能を活用することで、文字起こし作業を効率化し、入力ミスを防ぐことが可能です。
<span class="mark-yellow">Googleフォームに投稿された写真から自動で文字を読み取り、その内容をチャットツールに通知する</span>ことで、アンケートの回収や写真での報告業務などを効率化し、スムーズな情報共有を実現します！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどに保存された写真からテキストを抽出し、その結果をチャットツールに送信する</span>フローを自動化できるので、画像資料の内容をテキストで確認しやすくなります。
<span class="mark-yellow">Outlookなどで受信した添付写真から自動でテキストを読み取り、チャットツールに通知する</span>仕組みを構築できるため、内容確認と転記の手間を削減できます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームに写真が送信されたら、OCR機能でテキストを読み取り、その内容をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OCR／Googleフォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
Googleフォーム
Googleフォームを検索・選択後、「Sign in with Google」をクリックします。
次に、アカウントを選択してください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、先に進むとマイアプリ登録の完了です。
Slack
※対象のチャンネルにYoomアプリを追加する手順については、SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法をご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「フォームID」は手動で入力します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
この記事では、サンプルとして以下の写真をGoogleフォームに送付しています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
なお、デフォルトで取得した値には仕様上、Googleフォームの回答項目（担当者名など）が含まれません。
回答内容を取得するには、JSONPathを用いてアウトプットを追加する必要があるため、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法を参考にしながら、追加作業を進めてください。
取得する値に回答項目を追加後、「保存する」をクリックしましょう。
OCRで写真のテキストを読み取るにあたって、Google Driveからファイルをダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、API接続設定です。
「ファイルID」を候補から選択します。
【ファイル容量について】
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ファイルから抽出したテキストを使って、Slackに通知するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「投稿先のチャンネルID」を候補から入力します。
なお、事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からでYoomを追加しておいてください。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター
「メッセージ」は取得した値から選択し、必要に応じて任意のテキストを手動で入力してください。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報を通知することが可能です。
テストを実行し、Slackにメッセージが届いていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
OCR機能やGoogle フォームを使った自動化は、今回ご紹介したWebページのスクリーンショット以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納してWorkplaceに通知したり、名刺情報を読み取ってJUST.DBに登録したりできます。
また、メールで受け取った見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳してGoogle スプレッドシートに追加したりと様々な情報整理と共有を効率化できます。
Googleフォームで回答が送信されたら、その内容をGoogleカレンダーに予定として登録できます。
また、GMOサインで契約書を作成して署名依頼を送ったり、回答者に自動でGmailを返信したりできます。さらに、送信されたファイルをBoxにアップロードしたり、フォームの内容をGeminiで分析してNotionに追加したりと、様々な業務プロセスを効率化できます。
写真からのテキスト抽出と他のアプリへの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">領収書の内容入力や名刺のデータ化、会議のメモ共有といった定型業務を効率化</span>し、コア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書き文字や特定のフォーマットも読み取れますか？
A：YoomのOCRは、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：テキスト全体から特定の部分だけを抽出できますか？
A：はい、可能です。「OCRで文字を抽出」の設定で、例えば名刺の「会社名」やレシートの「合計金額」などを、「抽出したい項目」に指定いただくと、画像から特定の項目だけを抜き出して通知できます。
Q：PDFファイル内の文字も読み取れますか？
A：はい、可能です。JPGやPNGといった画像ファイルだけでなく、PDFからもテキストを抽出できます。ただし、Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドは、この記事でご紹介したアクションではダウンロード、読み取りができません。
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