Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルを自動的にスキャンし、文字認識を行った結果をGoogleスプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を削減し、効率的な情報整理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して大量のファイルを収集している方
・手動でファイルをスキャンし、データをGoogle スプレッドシートに入力する作業に時間を取られている方
・コストを抑えつつ業務の自動化を図りたい中小企業の担当者
・OCR機能を活用してテキストデータの抽出を効率化したい方
・フリーソフトを用いて簡単に導入できる業務ワークフローを探している方
・データの正確性を保ちながら情報管理を改善したいチームリーダー
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「紙の書類や画像ファイルの内容を手入力するのに時間がかかる…」
「スキャンしたけど、結局文字起こしが必要で手間だ…」
「フリーソフトを探してみても、セキュリティや他のシステムとの連携がうまくいかない…」
このように、スキャンしたファイルや画像データからの文字認識とその後のデータ入力作業に課題を感じていませんか？
もし、Googleフォームなどで受け取ったファイルから自動で文字情報を抽出し、そのデータをさまざまな業務システムにすばやく連携できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、手入力のミスや時間の浪費を防ぎ、より創造的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで受け取った添付ファイルから文字情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルを自動的にスキャンし、文字認識を行った結果をGoogleスプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を削減し、効率的な情報整理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して大量のファイルを収集している方
・手動でファイルをスキャンし、データをGoogle スプレッドシートに入力する作業に時間を取られている方
・コストを抑えつつ業務の自動化を図りたい中小企業の担当者
・OCR機能を活用してテキストデータの抽出を効率化したい方
・フリーソフトを用いて簡単に導入できる業務ワークフローを探している方
・データの正確性を保ちながら情報管理を改善したいチームリーダー
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームで受け取ったファイルの文字情報を自動で活用する方法
Googleフォームを通じて受け取ったファイルから文字を抽出し、そのデータを様々なツールに自動連携することで、手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させる方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで受信したファイル情報をデータベースやスプレッドシートに自動記録する
Googleフォームで受け取ったファイルから文字情報を自動で抽出し、その内容をGoogle スプレッドシートなどのデータベースや表計算ソフトに自動で記録することができます。
手動でのデータ転記作業をなくし、情報の集約と管理を効率化できるので、データの活用が格段に進みます！
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
「Googleフォームから送信されたファイルを自動的にスキャンし、文字認識を行った結果をGoogleスプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を削減し、効率的な情報整理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して大量のファイルを収集している方
・手動でファイルをスキャンし、データをGoogle スプレッドシートに入力する作業に時間を取られている方
・コストを抑えつつ業務の自動化を図りたい中小企業の担当者
・OCR機能を活用してテキストデータの抽出を効率化したい方
・フリーソフトを用いて簡単に導入できる業務ワークフローを探している方
・データの正確性を保ちながら情報管理を改善したいチームリーダー
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームで受信したファイル情報からメールを自動送信する
Googleフォームで受け取ったファイルから抽出した文字情報を基に、Gmailなどのメールツールへ自動で通知メールを送信することで、関係者への迅速な情報共有ができます。
対応漏れの防止に繋がり、業務のスピードアップが図れるため、コミュニケーションもスムーズになります！
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGmailで通知する
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■概要
「Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGmailに通知する」ワークフローは、フォーム経由で受け取ったファイルの内容を自動的に解析し、必要な情報をメールで共有する業務ワークフローです。
スキャン機能と文字認識技術を活用することで、手作業の手間を削減し、正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して多数のファイルを収集している管理者の方
・ファイル内容の手動確認に時間を取られているチームメンバーの方
・文字認識を活用してデータを整理・活用したい方
・Gmailでのスムーズな情報共有を求めているビジネスパーソンの方
・スキャンや文字認識を活用しつつ業務効率化を図りたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームで受信したファイル情報からチャットツールへ自動通知する
Googleフォームで受け取ったファイルから抽出した文字情報を、Slackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知することで、チーム内での情報共有を迅速化。
確認作業の効率を大幅に向上させることができるので、対応の遅延を防ぎます！
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をSlackに通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をSlackに通知する」ワークフローは、フォームで集めたファイルを自動的にスキャンし、OCR機能で文字を認識します。
認識結果はSlackに通知されるため、情報共有がスムーズに行えます。
これにより、手動によるデータ処理の手間を削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用してファイルを収集しているが、手動処理に時間がかかっている方
・送信されたファイルの内容をスムーズにチームと共有したいSlackユーザー
・スキャンや文字認識の作業を自動化し、業務効率を向上させたい方
・統合された業務ワークフローを構築したい企業やチーム
・情報のデジタル化と共有をスムーズに進めたい担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ファイルの文字をスキャンし、文字に指揮した結果を記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで送信されたファイルから文字情報を自動で抽出し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームのトリガー設定（YoomのWebhook URLを設定）
- YoomのOCR機能（文字抽出オペレーション）の設定
- Google スプレッドシートのアクション設定（抽出結果の書き込み）
- フローを有効化し、Googleフォームからテスト送信して動作確認
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルを自動的にスキャンし、文字認識を行った結果をGoogleスプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を削減し、効率的な情報整理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して大量のファイルを収集している方
・手動でファイルをスキャンし、データをGoogle スプレッドシートに入力する作業に時間を取られている方
・コストを抑えつつ業務の自動化を図りたい中小企業の担当者
・OCR機能を活用してテキストデータの抽出を効率化したい方
・フリーソフトを用いて簡単に導入できる業務ワークフローを探している方
・データの正確性を保ちながら情報管理を改善したいチームリーダー
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google フォーム
検索結果からアプリ名をクリックします。
-
「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
- Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。Google フォームのマイアプリ連携は以上で完了です。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
Googleフォームと同様に、連携するGoogleアカウントを選択してアクセス許可を行います。
これでGoogle Driveのマイアプリ連携が完了です。
Google スプレッドシート
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
Googleフォームと同様に、連携するGoogleアカウントを選択してアクセス許可を行います。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Googleフォームから送信されたファイルを自動的にスキャンし、文字認識を行った結果をGoogleスプレッドシートに追加する」業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、手動でのデータ入力やファイル管理の手間を削減し、効率的な情報整理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して大量のファイルを収集している方
・手動でファイルをスキャンし、データをGoogle スプレッドシートに入力する作業に時間を取られている方
・コストを抑えつつ業務の自動化を図りたい中小企業の担当者
・OCR機能を活用してテキストデータの抽出を効率化したい方
・フリーソフトを用いて簡単に導入できる業務ワークフローを探している方
・データの正確性を保ちながら情報管理を改善したいチームリーダー
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Google フォームの回答内容を値として取得する設定を行います。
（1/2）フォームを作成
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google フォームと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
今回使うフォームのサンプル
ファイルをアップロードできるフォームを準備しました。
アップロードするファイルを名刺の画像を想定して進めます。ちなみに、サンプル名刺はこちらです。
Yoomの設定画面に戻ります。
- フォームID
- 該当フォームのURLから値を取得して編集欄に入力してください。
フォームIDの入力までできたら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下のような内容が表示されます。
これは、YoomがGoogle フォームに正しくつながり、回答が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。さらに、下にスクロールすると取得できた値が表示されます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
アウトプットを追加取得する
続いて、Google フォームの回答結果を追加取得する操作を行います。取得した値（アウトプット）一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。
JSONPath指定画面に切り替わります。例えば、任意の質問を追加した場合、標準設定のアウトプットでは取得できませんが、このJSONPath内から項目を選択すると追加取得できます。
今回は、ファイルIDが必要な値のため「fileid」の隣にあるプラスボタンを選択します。選択すると、右のフィールドに追加されたことがわかります。
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
追加ボタンをクリックすると、「取得した値」一覧にvalueと値が表示されます。
valueのままだと、何の値かわかりづらいので項目を任意の値に修正します。値の右に表示されるペンアイコンをクリックすると編集画面が表示されます。
項目名が「value」になっているので、「ファイルID」に書き換えます。修正が終わったら、保存をクリックして、この画面の「保存する」ボタンをクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したファイルIDを用いて名刺の画像ファイルをダウンロードする設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Driveと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
- ファイルID
- 編集欄をクリックして、前の工程で取得したファイルIDの引用コードを埋め込みます。
ファイルIDを埋め込むことで、該当のファイルを探してダウンロードできるようになります。
埋め込みができたら、テストボタンをクリックしましょう。
成功すると、ファイルがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリックします。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る
続いて、テンプレートの3つ目の工程では、名刺データ（画像やPDF）の文字を読み取り、テキストとして抽出する設定を行います。
ここではアクションを設定します。
（1/2）アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
文字数が多いアクションを選ぶと、消費タスクも増えます。後からでも変更可能のため、事前設定のまま進めます。
（2/2）詳細を設定
- ファイルの添付方法
- 事前設定で、取得した値とGoogle Driveから取得したファイルが選択されているため、追加の操作は不要です。ちなみに、選択肢には以下の項目があります。
確認ができたら、下へスクロールします。
- 抽出したい項目
- 使用するAI
- 事前設定で推奨されているタイプが選択されています。他の選択肢は以下です。
- 言語
- 以下から選択可能です。任意設定のため、選ばなくても文字の抽出は可能です。
設定が確認できたら、テストボタンをクリックします。
成功すると、名刺データから任意の項目が抽出されます。
この項目・値を次の工程でGoogle スプレッドシートに追加していきます。
保存するをクリックしましょう。
ステップ6：データベースを操作する「レコードを追加する」
テンプレートの4つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した値を用いて既存のスプレッドシートの行を追加する設定を行います。
（1/2）データベースの連携
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
- アクション
下へスクロールします。
データベースの連携
項目は一意の値（ユニークキー）で設定してくださいね。重複しているとエラーが発生します
事前に準備したシートでは、名刺に標準的に掲載してある項目をヘッダに設定しました。
Yoomの画面に戻ります。
- スプレッドシートID
- 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示され、連携したアカウントに権限があるシートが候補として表示されます。選択すると、IDを引用できます。
- スプレッドシートのタブ名
- 同じく編集欄をクリックすると、候補が表示されるので、選択します。
- テーブル範囲
- ヘッダの始まりがAで最後がHの場合は、A1:Hと記入します。
入力ができたら次へをクリックします。
（2/2）データベース操作の詳細設定
前の画面で指定したスプレッドシートの情報を読み込むと、ヘッダに設定した項目と編集欄が表示されます。
追加するレコードの値
この項目ひとつひとつに対して、値を紐づけることでシートの行に値が自動追加できる仕組みです。
編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。取得した値タブから、前の工程で取得した項目と値が確認できます。
該当する値を選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれるので、全ての枠に値の紐付けができたらテストボタンをクリックしましょう。
成功すると、指定したシートのデータベースに値が追加されます。
保存するをクリックして次の操作に進みましょう。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。
デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
OCRを活用したその他の自動化例
スキャンされたファイルを読み取り、業務ツールに自動連携するOCR活用例を紹介します。
OutlookやSlack、Dropboxなど、日常的に使われるアプリと連携することで、文字起こしやデータ転記の手間を削減。Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシート、Airtableなどへの自動登録も可能です。
OCRを活用すれば、手作業に頼らない効率的な業務運用がすぐに実現できるので気になる方はぜひ以下のテンプレートもチェックしてみてください。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、DocuSignで完了した契約書類が即座に処理されます。
OCRで読み取った内容がMicrosoft Teamsに自動通知されるため、効率的に情報を共有できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignを使用して契約書の取り交わしや管理を行っている方
・契約書が完了した際に迅速に内容を確認し、次のアクションを取りたいと考える方
・書類の内容を自動的にOCRで読み取り、社内で共有したい方
・コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを利用している方
・Microsoft Teamsを活用して、重要な通知をチームメンバーとスピーディに共有したい方
・現在手動で書類の確認や通知を行っていて、その手間を省きたいと感じている方
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する」ワークフローは、ドキュメント管理をスムーズにする自動化プロセスです。
手動でのデータ入力や情報整理の手間を省き、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを日常的に利用している方
・大量のファイルをDropboxに保存しており、内容の整理や検索に時間がかかっている方
・Airtableでデータ管理を行っている方
・Airtableを使ってデータベースを構築しているが、手動でのデータ入力に手間を感じている方
・業務効率化を目指しているチームリーダーや経営者
・ワークフローの自動化を通じて、チーム全体の作業効率をアップさせたいと考えている方
・OCR技術を活用して情報を整理したい方
・ファイル内のテキスト情報を自動的に抽出し、活用したい方
■注意事項
・Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書などの添付ファイル、その内容を確認して手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？
この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたファイルをOCR機能で自動で読み取り、Microsoft Excelへデータとして追加するため、こうしたデータ入力作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookに届く添付ファイルの内容をMicrosoft Excelへ手入力している方
・請求書や注文書などの定型的なデータ入力作業の効率化を目指している経理・営業事務担当者の方
・OCR機能を活用して、紙やPDFの情報をデータ化する業務の自動化を検討している方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
■概要
「Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する」フローは、Slackに送られたファイルを自動的にOCRで解析し、その内容に基づいてGoogle Apps Scriptを実行する業務ワークフローです。
日常業務でSlackを活用してファイル共有を行う際、手動で内容を確認しスクリプトを実行するのは時間と手間がかかります。
このワークフローを導入すれば、ファイルの自動解析とスクリプト実行が連携し、業務効率が大幅に向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackで頻繁にファイルを共有し、その内容を自動で処理したいビジネスユーザーの方
・Google Apps Scriptを活用して定型業務を自動化したい開発者の方
・OCR機能を利用して画像やPDFから情報を抽出し、他のアプリと連携させたい方
・手動でのファイル処理に時間を取られ、業務効率化を図りたい企業担当者の方
・Yoomを活用して多様なSaaSアプリを連携させ、業務フローを最適化したい方
■注意事項
・Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りGoogleスプレッドシートに格納しメールを送信します。
まとめ
Googleフォーム経由で受け取るファイルからの文字抽出とデータ記録を自動化することで、これまで手作業で行っていたスキャンデータの文字起こしや、その後のシステムへの入力といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。
これにより、担当者はデータ入力作業から解放され、より分析的な業務や顧客対応など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
