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「紙の書類や画像ファイルの内容を手入力するのに時間がかかる…」
「スキャンしたけど、結局文字起こしが必要で手間だ…」
「フリーソフトを探してみても、セキュリティや他のシステムとの連携がうまくいかない…」
このように、スキャンしたファイルや画像データからの文字認識とその後のデータ入力作業に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームなどで受け取ったファイルから自動で文字情報を抽出し、そのデータをさまざまな業務システムにすばやく連携できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、手入力のミスや時間の浪費を防ぎ、より創造的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">フォームで受け取った添付ファイルから文字情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームを通じて受け取ったファイルから文字を抽出し、そのデータを様々なツールに自動連携することで、手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させる方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け取ったファイルから文字情報を自動で抽出し、その内容をGoogle スプレッドシートなどのデータベースや表計算ソフトに自動で記録する</span>ことができます。
手動でのデータ転記作業をなくし、情報の集約と管理を効率化できるので、データの活用が格段に進みます！
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け取ったファイルから抽出した文字情報を基に、Gmailなどのメールツールへ自動で通知メールを送信する</span>ことで、関係者への迅速な情報共有ができます。
対応漏れの防止に繋がり、業務のスピードアップが図れるため、コミュニケーションもスムーズになります！
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け取ったファイルから抽出した文字情報を、Slackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知する</span>ことで、チーム内での情報共有を迅速化。
確認作業の効率を大幅に向上させることができるので、対応の遅延を防ぎます！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">Googleフォームで送信されたファイルから文字情報を自動で抽出し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックします。
「続行」をクリックしてください。Google フォームのマイアプリ連携は以上で完了です。
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
Googleフォームと同様に、連携するGoogleアカウントを選択してアクセス許可を行います。
これでGoogle Driveのマイアプリ連携が完了です。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
Googleフォームと同様に、連携するGoogleアカウントを選択してアクセス許可を行います。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Google フォームの回答内容を値として取得する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
ファイルをアップロードできるフォームを準備しました。
アップロードするファイルを名刺の画像を想定して進めます。ちなみに、サンプル名刺はこちらです。
Yoomの設定画面に戻ります。
フォームIDの入力までできたら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下のような内容が表示されます。
これは、YoomがGoogle フォームに正しくつながり、回答が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。さらに、下にスクロールすると取得できた値が表示されます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
続いて、Google フォームの回答結果を追加取得する操作を行います。取得した値（アウトプット）一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。
JSONPath指定画面に切り替わります。例えば、任意の質問を追加した場合、標準設定のアウトプットでは取得できませんが、このJSONPath内から項目を選択すると追加取得できます。
今回は、ファイルIDが必要な値のため「fileid」の隣にあるプラスボタンを選択します。選択すると、右のフィールドに追加されたことがわかります。
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
追加ボタンをクリックすると、「取得した値」一覧にvalueと値が表示されます。
valueのままだと、何の値かわかりづらいので項目を任意の値に修正します。値の右に表示されるペンアイコンをクリックすると編集画面が表示されます。
項目名が「value」になっているので、「ファイルID」に書き換えます。修正が終わったら、保存をクリックして、この画面の「保存する」ボタンをクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したファイルIDを用いて名刺の画像ファイルをダウンロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックします。
ファイルIDを埋め込むことで、該当のファイルを探してダウンロードできるようになります。
埋め込みができたら、テストボタンをクリックしましょう。
成功すると、ファイルがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリックします。
続いて、テンプレートの3つ目の工程では、名刺データ（画像やPDF）の文字を読み取り、テキストとして抽出する設定を行います。
ここではアクションを設定します。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
文字数が多いアクションを選ぶと、消費タスクも増えます。後からでも変更可能のため、事前設定のまま進めます。
確認ができたら、下へスクロールします。
設定が確認できたら、テストボタンをクリックします。
成功すると、名刺データから任意の項目が抽出されます。
この項目・値を次の工程でGoogle スプレッドシートに追加していきます。
保存するをクリックしましょう。
テンプレートの4つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した値を用いて既存のスプレッドシートの行を追加する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
下へスクロールします。
項目は一意の値（ユニークキー）で設定してくださいね。重複しているとエラーが発生します
事前に準備したシートでは、名刺に標準的に掲載してある項目をヘッダに設定しました。
Yoomの画面に戻ります。
入力ができたら次へをクリックします。
前の画面で指定したスプレッドシートの情報を読み込むと、ヘッダに設定した項目と編集欄が表示されます。
この項目ひとつひとつに対して、値を紐づけることでシートの行に値が自動追加できる仕組みです。
編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。取得した値タブから、前の工程で取得した項目と値が確認できます。
該当する値を選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれるので、全ての枠に値の紐付けができたらテストボタンをクリックしましょう。
成功すると、指定したシートのデータベースに値が追加されます。
保存するをクリックして次の操作に進みましょう。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。
デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
スキャンされたファイルを読み取り、業務ツールに自動連携するOCR活用例を紹介します。
OutlookやSlack、Dropboxなど、日常的に使われるアプリと連携することで、文字起こしやデータ転記の手間を削減。Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシート、Airtableなどへの自動登録も可能です。
OCRを活用すれば、手作業に頼らない効率的な業務運用がすぐに実現できるので気になる方はぜひ以下のテンプレートもチェックしてみてください。
Googleフォーム経由で受け取るファイルからの文字抽出とデータ記録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスキャンデータの文字起こしや、その後のシステムへの入力といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。</span>
これにより、担当者はデータ入力作業から解放され、より分析的な業務や顧客対応など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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