Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書などのファイル、その内容確認やデータ入力は手間がかかり、転記ミスも起こりがちではないでしょうか。特に大量のファイルを手作業で処理するのは大きな負担です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をトリガーに、ファイル内の文字情報をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ追加できます。これにより、データ入力の効率化と正確性の向上が期待でき、手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル収集し、Google スプレッドシートで管理している業務担当者の方
- 手作業でのファイルからの文字起こしやデータ入力に多くの時間を費やしている方
- データ入力時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームにファイルが送信されると、AIが自動で文字を認識しGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、Googleフォームに新しい回答があり、ファイルが添付されるとフローが起動します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に含まれるファイルを指定してダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、Googleフォームの回答から取得されるファイルIDを正しく指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のファイル（前のステップでダウンロードしたファイル）を指定し、抽出したい情報の範囲や項目などを業務に合わせて調整してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シート名、そして抽出したどの情報をどの列に追加するかを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「紙の書類や画像ファイルの内容を手入力するのに時間がかかる…」
「スキャンしたけど、結局文字起こしが必要で手間だ…」
「フリーソフトを探してみても、セキュリティや他のシステムとの連携がうまくいかない…」
このように、スキャンしたファイルや画像データからの文字認識とその後のデータ入力作業に課題を感じていませんか？
もし、Googleフォームなどで受け取ったファイルから自動で文字情報を抽出し、そのデータをさまざまな業務システムにすばやく連携できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、手入力のミスや時間の浪費を防ぎ、より創造的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはフォームで受け取った添付ファイルから文字情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書などのファイル、その内容確認やデータ入力は手間がかかり、転記ミスも起こりがちではないでしょうか。特に大量のファイルを手作業で処理するのは大きな負担です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をトリガーに、ファイル内の文字情報をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ追加できます。これにより、データ入力の効率化と正確性の向上が期待でき、手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル収集し、Google スプレッドシートで管理している業務担当者の方
- 手作業でのファイルからの文字起こしやデータ入力に多くの時間を費やしている方
- データ入力時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームにファイルが送信されると、AIが自動で文字を認識しGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、Googleフォームに新しい回答があり、ファイルが添付されるとフローが起動します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に含まれるファイルを指定してダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、Googleフォームの回答から取得されるファイルIDを正しく指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のファイル（前のステップでダウンロードしたファイル）を指定し、抽出したい情報の範囲や項目などを業務に合わせて調整してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シート名、そして抽出したどの情報をどの列に追加するかを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームで受け取ったファイルの文字情報を自動で活用する方法
Googleフォームを通じて受け取ったファイルから文字を抽出し、そのデータを様々なツールに自動連携することで、手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させる方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで受信したファイル情報をデータベースやスプレッドシートに自動記録する
Googleフォームで受け取ったファイルから文字情報を自動で抽出し、その内容をGoogle スプレッドシートなどのデータベースや表計算ソフトに自動で記録することができます。
手動でのデータ転記作業をなくし、情報の集約と管理を効率化できるので、データの活用が格段に進みます！
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書などのファイル、その内容確認やデータ入力は手間がかかり、転記ミスも起こりがちではないでしょうか。特に大量のファイルを手作業で処理するのは大きな負担です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をトリガーに、ファイル内の文字情報をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ追加できます。これにより、データ入力の効率化と正確性の向上が期待でき、手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル収集し、Google スプレッドシートで管理している業務担当者の方
- 手作業でのファイルからの文字起こしやデータ入力に多くの時間を費やしている方
- データ入力時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームにファイルが送信されると、AIが自動で文字を認識しGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、Googleフォームに新しい回答があり、ファイルが添付されるとフローが起動します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に含まれるファイルを指定してダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、Googleフォームの回答から取得されるファイルIDを正しく指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のファイル（前のステップでダウンロードしたファイル）を指定し、抽出したい情報の範囲や項目などを業務に合わせて調整してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シート名、そして抽出したどの情報をどの列に追加するかを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームで受信したファイル情報からメールを自動送信する
Googleフォームで受け取ったファイルから抽出した文字情報を基に、Gmailなどのメールツールへ自動で通知メールを送信することで、関係者への迅速な情報共有ができます。
対応漏れの防止に繋がり、業務のスピードアップが図れるため、コミュニケーションもスムーズになります！
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったファイルの内容確認や、その情報を基にしたGmailでの通知作業に手間を感じていませんか。手作業による確認は時間がかかり、入力ミスや通知漏れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されると、AI機能が自動でファイル内の文字を認識し、その結果をGmailで即座に通知します。これにより、手作業の負担を軽減し、迅速かつ正確な情報共有を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集したファイルの内容確認と通知を手作業で行っている担当者の方
- ファイル内の文字情報を効率的に抽出し、関係者へ迅速に共有したいと考えている方
- Googleフォーム、Google Drive、Gmailを日常的に利用し、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへのファイル送信後、AIによる文字認識からGmailでの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による文字の転記ミスや、重要な情報伝達の遅延・漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Gmail、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答から取得したファイルIDを指定します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、前のステップでダウンロードしたファイルを処理対象として指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、宛先、件名、そして本文に文字認識結果を挿入してメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、Googleフォームの回答に含まれるファイルIDを動的に取得するよう設定します。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、前のステップでGoogle Driveからダウンロードしたファイルを対象として正しく指定し、適切なファイルの添付方法を選択してください。
- Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）、メールの件名、本文の内容（文字認識結果の挿入箇所など）を、実際の運用に合わせて柔軟にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
フォームで受信したファイル情報からチャットツールへ自動通知する
Googleフォームで受け取ったファイルから抽出した文字情報を、Slackなどのチャットツールへリアルタイムに自動通知することで、チーム内での情報共有を迅速化。
確認作業の効率を大幅に向上させることができるので、対応の遅延を防ぎます！
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をSlackに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルが送信されるたびに、手作業で内容を確認しSlackに通知するのは手間がかかるのではないでしょうか？特にファイルの内容を目で追って転記する作業は、時間もかかり、ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル送信をトリガーに、添付されたファイルをAIが自動で文字認識し、その結果をSlackへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認と共有に手間を感じている方
- 手作業での文字起こしやSlackへの通知作業の効率化を目指す業務担当者の方
- ファイル内の情報共有を迅速かつ正確に行いたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからのファイル送信後、AIによる文字認識とSlackへの通知が自動で行われるため、手作業による確認や転記にかかる時間を短縮できます。
- 手作業での文字起こしや情報伝atalgに伴う、誤認識や通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、フォームの回答情報（添付ファイルIDなど）を取得します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルIDを元にファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「メッセージを送る」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、Googleフォームの回答から取得するファイルのIDを動的に指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、対象となるファイルのIDや添付方法（例：前のステップでダウンロードしたファイルオブジェクトなど）を適切に指定する必要があります。
- Slackの「メッセージを送る」アクションでは、通知するメッセージの文面や、通知先のチャンネルIDを運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ファイルの文字をスキャンし、文字に指揮した結果を記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームで送信されたファイルから文字情報を自動で抽出し、その結果をGoogle スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォームのトリガー設定（YoomのWebhook URLを設定）
- YoomのOCR機能（文字抽出オペレーション）の設定
- Google スプレッドシートのアクション設定（抽出結果の書き込み）
- フローを有効化し、Googleフォームからテスト送信して動作確認
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書などのファイル、その内容確認やデータ入力は手間がかかり、転記ミスも起こりがちではないでしょうか。特に大量のファイルを手作業で処理するのは大きな負担です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をトリガーに、ファイル内の文字情報をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ追加できます。これにより、データ入力の効率化と正確性の向上が期待でき、手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル収集し、Google スプレッドシートで管理している業務担当者の方
- 手作業でのファイルからの文字起こしやデータ入力に多くの時間を費やしている方
- データ入力時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームにファイルが送信されると、AIが自動で文字を認識しGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、Googleフォームに新しい回答があり、ファイルが添付されるとフローが起動します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に含まれるファイルを指定してダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、Googleフォームの回答から取得されるファイルIDを正しく指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のファイル（前のステップでダウンロードしたファイル）を指定し、抽出したい情報の範囲や項目などを業務に合わせて調整してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シート名、そして抽出したどの情報をどの列に追加するかを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Google フォーム
検索結果からアプリ名をクリックします。
-
「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
- Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。Google フォームのマイアプリ連携は以上で完了です。
Google Drive
こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。
Googleフォームと同様に、連携するGoogleアカウントを選択してアクセス許可を行います。
これでGoogle Driveのマイアプリ連携が完了です。
Google スプレッドシート
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
Googleフォームと同様に、連携するGoogleアカウントを選択してアクセス許可を行います。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Googleフォームから送信されたファイルをスキャンし、文字認識した結果をGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や申込書などのファイル、その内容確認やデータ入力は手間がかかり、転記ミスも起こりがちではないでしょうか。特に大量のファイルを手作業で処理するのは大きな負担です。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をトリガーに、ファイル内の文字情報をAIが自動で読み取りGoogle スプレッドシートへ追加できます。これにより、データ入力の効率化と正確性の向上が期待でき、手作業による課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル収集し、Google スプレッドシートで管理している業務担当者の方
- 手作業でのファイルからの文字起こしやデータ入力に多くの時間を費やしている方
- データ入力時のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームにファイルが送信されると、AIが自動で文字を認識しGoogle スプレッドシートへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや読み取り漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、Googleフォームに新しい回答があり、ファイルが添付されるとフローが起動します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォーム回答に含まれるファイルを指定してダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、Googleフォームの回答から取得されるファイルIDを正しく指定してください。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取り対象のファイル（前のステップでダウンロードしたファイル）を指定し、抽出したい情報の範囲や項目などを業務に合わせて調整してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シート名、そして抽出したどの情報をどの列に追加するかを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、Google フォームの回答内容を値として取得する設定を行います。
（1/2）フォームを作成
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google フォームと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
今回使うフォームのサンプル
ファイルをアップロードできるフォームを準備しました。
アップロードするファイルを名刺の画像を想定して進めます。ちなみに、サンプル名刺はこちらです。
Yoomの設定画面に戻ります。
- フォームID
- 該当フォームのURLから値を取得して編集欄に入力してください。
フォームIDの入力までできたら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下のような内容が表示されます。
これは、YoomがGoogle フォームに正しくつながり、回答が問題なく取得できていることを示すテスト結果です。さらに、下にスクロールすると取得できた値が表示されます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
アウトプットを追加取得する
続いて、Google フォームの回答結果を追加取得する操作を行います。取得した値（アウトプット）一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。
JSONPath指定画面に切り替わります。例えば、任意の質問を追加した場合、標準設定のアウトプットでは取得できませんが、このJSONPath内から項目を選択すると追加取得できます。
今回は、ファイルIDが必要な値のため「fileid」の隣にあるプラスボタンを選択します。選択すると、右のフィールドに追加されたことがわかります。
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
追加ボタンをクリックすると、「取得した値」一覧にvalueと値が表示されます。
valueのままだと、何の値かわかりづらいので項目を任意の値に修正します。値の右に表示されるペンアイコンをクリックすると編集画面が表示されます。
項目名が「value」になっているので、「ファイルID」に書き換えます。修正が終わったら、保存をクリックして、この画面の「保存する」ボタンをクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したファイルIDを用いて名刺の画像ファイルをダウンロードする設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Driveと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
- ファイルID
- 編集欄をクリックして、前の工程で取得したファイルIDの引用コードを埋め込みます。
ファイルIDを埋め込むことで、該当のファイルを探してダウンロードできるようになります。
埋め込みができたら、テストボタンをクリックしましょう。
成功すると、ファイルがダウンロードできたことが表示されます。
保存するをクリックします。
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る
続いて、テンプレートの3つ目の工程では、名刺データ（画像やPDF）の文字を読み取り、テキストとして抽出する設定を行います。
ここではアクションを設定します。
（1/2）アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
文字数が多いアクションを選ぶと、消費タスクも増えます。後からでも変更可能のため、事前設定のまま進めます。
（2/2）詳細を設定
- ファイルの添付方法
- 事前設定で、取得した値とGoogle Driveから取得したファイルが選択されているため、追加の操作は不要です。ちなみに、選択肢には以下の項目があります。
確認ができたら、下へスクロールします。
- 抽出したい項目
- 使用するAI
- 事前設定で推奨されているタイプが選択されています。他の選択肢は以下です。
- 言語
- 以下から選択可能です。任意設定のため、選ばなくても文字の抽出は可能です。
設定が確認できたら、テストボタンをクリックします。
成功すると、名刺データから任意の項目が抽出されます。
この項目・値を次の工程でGoogle スプレッドシートに追加していきます。
保存するをクリックしましょう。
ステップ6：データベースを操作する「レコードを追加する」
テンプレートの4つ目をクリックします。この工程では、前の操作で取得した値を用いて既存のスプレッドシートの行を追加する設定を行います。
（1/2）データベースの連携
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
- アクション
下へスクロールします。
データベースの連携
項目は一意の値（ユニークキー）で設定してくださいね。重複しているとエラーが発生します
事前に準備したシートでは、名刺に標準的に掲載してある項目をヘッダに設定しました。
Yoomの画面に戻ります。
- スプレッドシートID
- 編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示され、連携したアカウントに権限があるシートが候補として表示されます。選択すると、IDを引用できます。
- スプレッドシートのタブ名
- 同じく編集欄をクリックすると、候補が表示されるので、選択します。
- テーブル範囲
- ヘッダの始まりがAで最後がHの場合は、A1:Hと記入します。
入力ができたら次へをクリックします。
（2/2）データベース操作の詳細設定
前の画面で指定したスプレッドシートの情報を読み込むと、ヘッダに設定した項目と編集欄が表示されます。
追加するレコードの値
この項目ひとつひとつに対して、値を紐づけることでシートの行に値が自動追加できる仕組みです。
編集欄をクリックすると、プルダウンメニューが表示されます。取得した値タブから、前の工程で取得した項目と値が確認できます。
該当する値を選択すると、編集欄に引用コードが埋め込まれるので、全ての枠に値の紐付けができたらテストボタンをクリックしましょう。
成功すると、指定したシートのデータベースに値が追加されます。
保存するをクリックして次の操作に進みましょう。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。
デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
OCRを活用したその他の自動化例
スキャンされたファイルを読み取り、業務ツールに自動連携するOCR活用例を紹介します。
OutlookやSlack、Dropboxなど、日常的に使われるアプリと連携することで、文字起こしやデータ転記の手間を削減。Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシート、Airtableなどへの自動登録も可能です。
OCRを活用すれば、手作業に頼らない効率的な業務運用がすぐに実現できるので気になる方はぜひ以下のテンプレートもチェックしてみてください。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
- 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- DropboxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
- Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方
- OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
- SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
◼️概要
名刺データをフォームにアップロードすると、AIオペレーションで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、それをGoogleスプレッドシートに格納し、さらに指定した受信者に対してメールを自動送信するワークフローを設定します。
◼️設定方法
1. 名刺データを収集するためのフォームを作成します。
2. 必要な情報を収集する項目を設定します。
3. 「名刺情報を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定します。
4. 「データベースを操作する」オペレーションで読み取ったデータをGoogleスプレッドシートに自動的に格納します。
5. メールを送信します。送信先や宛名は名刺情報に基づいて自動生成されます。
◼️注意事項
・名刺データをご用意ください。
・Googleスプレッドシートへのアクセス許可と連携設定が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Googleフォーム経由で受け取るファイルからの文字抽出とデータ記録を自動化することで、これまで手作業で行っていたスキャンデータの文字起こしや、その後のシステムへの入力といった煩雑な作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも軽減できます。
これにより、担当者はデータ入力作業から解放され、より分析的な業務や顧客対応など、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
