「HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、その情報を手作業でネクストSFAに案件として登録している…」
「データ転記に時間がかかり、入力ミスや漏れが発生してしまう…」
このように、異なるSFAやCRMツール間でのデータ入力作業に手間や課題を感じていませんか？
もし、HubSpotなどのCRMツールで取引が作成されたタイミングで、自動的にネクストSFAに案件情報が登録される仕組みがあればいいなと思いますよね。
そうすればこれらの悩みから解放され、営業担当者はより迅速に顧客対応へ移ることができ、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
ネクストSFAへ案件を自動で登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HubSpotで取引が登録されたら、ネクストSFAで案件を登録する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が登録されるたびに、ネクストSFAへ手作業で案件を登録する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報を基にネクストSFAへの案件登録を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、正確なデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとネクストSFAを併用し、二重入力の手間に課題を感じている営業担当者の方
- ネクストSFAへの正確な案件登録を自動化し、営業チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、常に最新の案件情報を管理したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに取引が追加されると自動でネクストSFAへ案件が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとネクストSFAをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、HubSpotから取得した取引情報をもとにネクストSFAに登録する案件内容を生成するためのマニュアル（指示）を作成します
- 最後に、オペレーションでネクストSFAの「案件を登録」アクションを設定し、生成された内容を基に案件を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、新しい取引の作成をチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、HubSpotから取得した取引名や企業情報などを引用し、ネクストSFAに登録したい案件内容を生成するためのプロンプト（指示）を任意で設定してください。
- ネクストSFAに案件を登録する際、前段で取得した複数の値の中から、繰り返し処理をしたい項目を任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotとネクストSFAを連携して案件登録を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が登録された際にネクストSFAに案件情報として自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ネクストSFA／HubSpot
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとネクストSFAのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とAIテキスト生成、ネクストSFAのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HubSpotで取引が登録されたら、ネクストSFAで案件を登録する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が登録されるたびに、ネクストSFAへ手作業で案件を登録する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報を基にネクストSFAへの案件登録を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、正確なデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとネクストSFAを併用し、二重入力の手間に課題を感じている営業担当者の方
- ネクストSFAへの正確な案件登録を自動化し、営業チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、常に最新の案件情報を管理したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに取引が追加されると自動でネクストSFAへ案件が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとネクストSFAをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、HubSpotから取得した取引情報をもとにネクストSFAに登録する案件内容を生成するためのマニュアル（指示）を作成します
- 最後に、オペレーションでネクストSFAの「案件を登録」アクションを設定し、生成された内容を基に案件を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、新しい取引の作成をチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、HubSpotから取得した取引名や企業情報などを引用し、ネクストSFAに登録したい案件内容を生成するためのプロンプト（指示）を任意で設定してください。
- ネクストSFAに案件を登録する際、前段で取得した複数の値の中から、繰り返し処理をしたい項目を任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：HubSpotとネクストSFAをマイアプリ連携
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにマイアプリ登録をしましょう。
マイアプリ登録の方法は、以下の動画で詳しく解説しています。
HubSpotのマイアプリ連携
以下をご確認ください。
ネクストSFAのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
ネクストSFAと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
表示内容を確認し、アカウント名、アクセストークン、APIキーを設定したら追加をクリックします。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いて、マイアプリ連携ができたら、Yoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
HubSpotで取引が登録されたら、ネクストSFAで案件を登録する
試してみる
■概要
HubSpotで新しい取引が登録されるたびに、ネクストSFAへ手作業で案件を登録する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報を基にネクストSFAへの案件登録を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、正確なデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとネクストSFAを併用し、二重入力の手間に課題を感じている営業担当者の方
- ネクストSFAへの正確な案件登録を自動化し、営業チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、常に最新の案件情報を管理したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに取引が追加されると自動でネクストSFAへ案件が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとネクストSFAをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、HubSpotから取得した取引情報をもとにネクストSFAに登録する案件内容を生成するためのマニュアル（指示）を作成します
- 最後に、オペレーションでネクストSFAの「案件を登録」アクションを設定し、生成された内容を基に案件を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、新しい取引の作成をチェックする起動間隔を任意で設定してください。
- テキスト生成機能では、HubSpotから取得した取引名や企業情報などを引用し、ネクストSFAに登録したい案件内容を生成するためのプロンプト（指示）を任意で設定してください。
- ネクストSFAに案件を登録する際、前段で取得した複数の値の中から、繰り返し処理をしたい項目を任意で設定してください。
■注意事項
- HubSpot、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定を行う
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、HubSpotの「新しい取引が作成されたら」を設定していきましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
トリガーが「新しい取引が作成されたら」なので、トリガーに感知させるために、今回は以下のような取引を登録しました。
取引の登録が終わったらテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、メールの情報が取得した値に入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：AIでフェーズ名を変換する
次に、ネクストSFAへ取引を登録するためにAIでフェーズ名を変換します。「テキストを生成」をクリックしてください。
アクションとタスク数を確認します。タスク数については下記をご確認ください。
プロンプトは記載例をそのままにしています。
ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：ネクストSFAに案件を登録する
次に、ネクストSFAに案件を登録します。「案件を登録」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
このページはマストで入力したい項目にはデフォルトで値が入っています。
もし項目を削除してしまった場合は以下に倣って入力してください。
「企業ID」を候補から入力してください。
「担当ユーザーIDリスト」も同様に候補から入力しましょう。
「フェーズ名、案件名、売上合計」は取得した値より入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「案件メモ」も取得した値を使って、デフォルト通り入力しています。
このページ内には他にも設定できる項目があるので、必要に応じて設定してください。
ここまで終わったらテストボタンをクリックしましょう。テストが成功し、取得した値が入ります。
ネクストSFAを確認すると、案件情報が新規で登録されています。
確認できたら「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
ネクストSFAのAPIを使ったその他の自動化例
ネクストSFAのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
ネクストSFAを使った自動化例
ネクストSFAで受注や予定が登録された際、kintoneやSalesforce、Google カレンダーへ自動同期可能です。
また、Google スプレッドシートの情報追加・更新をトリガーにして、ネクストSFA内の情報を自動で追加・更新する連携も実現できます。
ネクストSFAで受注情報が登録されたらkintoneに登録する
試してみる
■概要
ネクストSFAに登録された受注情報を、手作業でkintoneに転記していませんか？この単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、ネクストSFAとkintoneを連携し、受注情報が登録された際に、kintoneに自動でレコードを追加できます。定型的な転記作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- ネクストSFAへの受注入力後、kintoneへの二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- ネクストSFAとkintoneを連携させて、受注案件の登録漏れやミスを防ぎたいマネージャーの方
- 受注から案件管理まで一連のプロセスを自動化し、営業組織全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ネクストSFAで受注情報が登録されると、自動でkintoneにデータが連携されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、ネクストSFAとkintoneをYoomに連携します
- 次に、トリガーでネクストSFAを選択し、「受注情報が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した受注情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを追加する」オペレーションでは、ネクストSFAから取得した受注情報を、kintoneアプリのどの項目に登録するかを任意で設定してください
- 特定のテキスト（固定値）や、トリガーで取得した顧客名・受注金額といった情報を変数として、kintoneの各項目に自由にマッピングすることが可能です
■注意事項
- ネクストSFA、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ネクストSFAで受注情報が登録されたら楽楽販売に登録する
試してみる
■概要
ネクストSFAで受注が確定した後、その情報を楽楽販売へ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。 この作業は単純でありながらも、入力ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、ネクストSFAに受注情報が登録された際、楽楽販売への自動登録が実行されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ネクストSFAと楽楽販売を利用しており、受注後のデータ登録を手作業で行っている方
- SaaS間のデータ転記における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 受注情報の自動登録を実現し、営業担当者や事務担当者の作業負担を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ネクストSFAへの情報登録をトリガーに、自動で楽楽販売へデータが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ネクストSFAと楽楽販売をYoomと連携します
- 次に、トリガーでネクストSFAを選択し、「受注情報が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションで楽楽販売の「レコードを登録」アクションを設定し、前のステップで取得した受注情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 楽楽販売にレコードを登録するオペレーションでは、ネクストSFAから取得した受注情報（受注名、金額など）を楽楽販売のどの項目に登録するかを任意で設定してください
- 特定の項目に、固定のテキスト情報などを設定することも可能です
■注意事項
- ネクストSFA、楽楽販売のそれぞれとYoomを連携してください。
- 楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ネクストSFAで受注情報が登録されたらSalesforceに登録する
試してみる
■概要
ネクストSFAで受注情報が登録された際、Salesforceへの情報登録を手作業で行い、手間を感じていませんか。二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、ネクストSFAとSalesforceの連携を自動化し、受注情報をスムーズに同期できます。手作業によるデータ入力をなくし、営業活動の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ネクストSFAとSalesforceの両方を利用しており、受注データの二重入力に課題を感じている営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスや情報更新の遅れを防ぎたいと考えている方
- 営業プロセスの自動化を推進し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ネクストSFAで受注情報が登録されると、自動でSalesforceにデータ連携されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとネクストSFAをYoomと連携します
- 次に、トリガーでネクストSFAを選択し、「受注情報が登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceにレコードを追加する際、 連携先オブジェクトを任意で設定可能です。また、ネクストSFAから取得した受注情報や固定の値を、どの項目に登録するか自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- ネクストSFA、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ネクストSFAに予定が登録されたら、Googleカレンダーに同期する
試してみる
■概要
ネクストSFAに入力した予定を、別途Googleカレンダーにも手動で登録していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れや日時の間違いといったミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、ネクストSFAのカレンダーに登録された予定を自動で同期することが可能になり、手作業による登録の手間やヒューマンエラーを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ネクストSFAとGoogleカレンダーの両方で予定管理をしており、二重入力に手間を感じている方
- ネクストSFAに登録した顧客との予定を、カレンダーへ自動で同期して抜け漏れを防ぎたい方
- 手作業による予定の転記ミスを減らし、効率的なスケジュール管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ネクストSFAに予定を登録するだけでGoogleカレンダーにも自動で同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が減ることで、予定の日時や内容の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ネクストSFAとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでネクストSFAを選択し、「カレンダー予定が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションを設定することで、ネクストSFAの予定情報を基にカレンダーへ予定が作成されます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーで予定を作成する際に、ネクストSFAから取得したどの情報を連携するかを任意で設定できます。例えば、件名、日時、場所、概要といった情報を自由にマッピングすることが可能です。
■注意事項
- ネクストSFA、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ネクストSFAでカレンダーの予定が更新されたら、Googleカレンダーも更新する
試してみる
■概要
ネクストSFAで管理しているカレンダーの予定を、都度Googleカレンダーにも手作業で登録していませんか？二重入力の手間がかかるだけでなく、更新漏れによって重要な商談の機会を逃してしまうリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、ネクストSFAのカレンダーで予定が更新されると、Googleカレンダーにも自動で反映されます。手作業によるスケジュール管理の課題を削減し、正確で効率的な業務フローを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ネクストSFAとGoogleカレンダーを併用し、予定の二重入力に手間を感じている方
- 手作業によるカレンダーの予定更新漏れや、入力ミスによるトラブルを防ぎたい方
- チーム全体のスケジュール管理を効率化し、営業活動の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ネクストSFAで予定を更新するだけで、Googleカレンダーにも自動で同期されるため、スケジュール管理にかかる時間を短縮できます。
- 手入力による更新漏れや日時の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な予定の把握を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、ネクストSFAとGoogleカレンダーをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでネクストSFAを選択し、「カレンダー予定が更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、更新対象の予定を特定します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、特定した予定をネクストSFAの情報に基づいて更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーで予定を検索、更新するアクションでは、対象とするカレンダーを任意で設定できます。個人のカレンダーやチーム共有のカレンダーなど、運用に合わせて指定してください。
- ネクストSFAからGoogleカレンダーの予定に反映させる情報は任意で設定可能です。予定のタイトルや日時、詳細情報など、連携したい項目を自由に選択してください。
■注意事項
- ネクストSFA、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
定期的にネクストSFAでアプローチ履歴を検索し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
ネクストSFAでの営業活動において、定期的なアプローチ履歴の検索と分析は重要ですが、都度手作業で確認し、別シートに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでネクストSFAのアプローチ履歴を自動で検索し、Google スプレッドシートに情報を集約することが可能です。これにより、面倒な手作業が削減され、営業データの管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ネクストSFAのアプローチ履歴の検索とデータ集計に手間を感じている営業担当者の方
- チームの活動状況を正確に把握するため、定期的にアプローチ履歴を確認している営業マネージャーの方
- ネクストSFAとGoogle スプレッドシートを連携させ、営業データ管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時にネクストSFAのアプローチ履歴を自動で検索し、転記するため、手作業での対応時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや検索漏れを防ぎ、正確なデータがGoogle スプレッドシートに蓄積され、データ管理が容易になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ネクストSFAとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、定期的にフローを起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでネクストSFAを選択し、「アプローチ履歴を検索」するアクションを設定します。
- 次に、検索して取得した複数のアプローチ履歴それぞれに処理を行うため、繰り返し機能を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、検索したアプローチ履歴の情報を指定のシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを実行したい曜日や時間帯を、日次、週次、月次など業務の都合に合わせて任意で設定してください。
- Google スプレッドシートに追加する項目は、ネクストSFAのアプローチ履歴から取得した情報（担当者名、企業名、アプローチ内容など）の中から、必要なデータだけを選択して任意に設定することが可能です。
■注意事項
- ネクストSFA、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、ネクストSFAに企業を登録する
試してみる
■概要
イベントで獲得したリードやWebサイトからの問い合わせリストを、都度ネクストSFAに手入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ネクストSFAへの企業の自動登録が完了するため、手作業によるデータ入力の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのリストからネクストSFAへ企業情報を手入力している営業担当者の方
- ネクストSFAへの企業の自動登録を実現し、データ入力業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるデータ登録のミスをなくし、顧客情報管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの入力だけでネクストSFAに企業情報が自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとネクストSFAをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでネクストSFAの「企業を登録」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
- 最後にオペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理結果などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のスプレッドシートやシートを指定してください。
- ネクストSFAへの企業登録オペレーションでは、Google スプレッドシートから取得した情報をどの項目に登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
Googleスプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAに登録する
試してみる
■概要
Googleスプレッドシートに受注情報が追加されたらネクストSFAに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Googleスプレッドシートでデータ管理を担当している方
・受注情報の登録でGoogleスプレッドシートを使用している営業担当者
・受注情報の共有でGoogleスプレッドシートを使用しているチームメンバー
2.ネクストSFAを業務で活用している方
・受注情報の管理でネクストSFAを活用している営業部門の方
・受注情報の入力を担当している方
■このテンプレートを使うメリット
ネクストSFAは顧客情報や営業履歴の管理に適したツールです。
しかし、Googleスプレッドシートの受注情報を手動でネクストSFAに登録する際、件数によっては時間がかかり、非効率的です。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートの受注情報をネクストSFAに自動で登録することができるため、登録作業の効率化を図ることができます。
Googleスプレッドシートをチームメンバーで共同編集し、適切なタイミングでネクストSFAに登録することも可能であるため、受注情報の管理も楽になります。
このフローの後に、コミュニケーションツールと連携することで、受注情報を特定のメンバーに通知し、後続作業を共有することも可能です。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで受注情報が更新されたらネクストSFAも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.日々の業務でGoogle スプレッドシートを更新している方
・Google スプレッドシートで受注情報を管理している営業部門の方
・受注情報の更新を共同で行っているチーム
2.ネクストSFAで業務を行っている方
・Google スプレッドシートとの情報の整合性や一貫性を保ちたいと考えている方
・受注データの分析を担当しているデータアナリストの方
■このテンプレートを使うメリット
受注情報をGoogle スプレッドシートとネクストSFAで管理している場合、情報の整合性や一貫性が保てない場合があります。
また、受注情報の整合性を目視で確認するのは非効率的で、時間がかかります。
このテンプレートを使うことで、Google スプレッドシートの受注情報に更新があればネクストSFAの受注情報も更新されるため、常に情報の整合性や一貫性を保つことが可能です。
これにより、受注情報の整合性確認を目視で行う必要がなくなるため、他の重要な作業に時間を活用することができます。
コミュニケーションツールと連携することで、更新情報を通知することができ、チームメンバーとスピーディーな共有を図ることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、ネクストSFAのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日ネクストSFAの予定を検索しSlackに通知する
試してみる
■概要
ネクストSFAに登録された予定をメンバーに共有するため、毎日手動で検索して通知する作業に手間を感じていませんか？ 特に、予定が多い日には確認や共有に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にネクストSFAの予定を自動で検索し、Slackへ通知する一連の流れを構築できるため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ネクストSFAの予定を手動で検索・共有しており、日々の作業を効率化したい営業担当者の方
- チームメンバーの予定管理を徹底し、共有漏れや確認の手間をなくしたいマネージャーの方
- SFAを活用した営業活動の生産性向上や、定型業務の自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日の予定検索と通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を顧客対応などのコア業務に充てることができます。
- 手作業でのネクストSFAの予定検索や転記による、確認漏れや共有ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとネクストSFAをYoomと連携します。
- トリガーにスケジュールトリガー機能を設定し、フローを起動したい日時（例：毎朝9時）を指定します。
- 次に、ネクストSFAの「カレンダー予定を検索」アクションを設定し、予定情報を検索します。
- 続けて、AI機能で、通知メッセージを生成するためのマニュアル（指示）を作成します。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、生成されたメッセージを指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを起動する日時を「毎日9時」や「毎週月曜日の朝8時」など、業務に合わせて自由に設定できます。
- ネクストSFAで予定を検索する際、作成日や更新日といった条件を任意で設定し、より絞り込んだ情報取得が可能です。
- AI機能に与えるプロンプト（指示）は自由にカスタマイズでき、「以下の予定を箇条書きでまとめて」のように、希望する形式で文章を生成させることができます。
- Slackへの通知先チャンネルは自由に選択でき、メッセージ本文も「本日の予定一覧です」といった定型文と、ネクストSFAから取得した情報を組み合わせて作成できます。
■注意事項
- ネクストSFA、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
HubSpotとネクストSFAの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたCRMからSFAへの案件情報の転記作業をなくし、入力漏れやヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、営業担当者は取引発生後すぐにネクストSFA上で案件管理を開始でき、よりスピーディーな営業活動を展開することが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：他の主要ツールとの連携はできますか？
A：
はい、可能です。他のアプリもYoomと連携していて、当てはまるアクションがあれば同様の設定が行えます。以下のページから確認したのち設定をお試しください。
Q：特定条件の取引のみを絞り込む方法はありますか？
A：
はい、可能です。ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで特定の条件のものだけを連携できるようになります。
詳しい分岐の設定方法については、以下をご参照ください。
Q：エラー時の通知とリトライ方法はどうなりますか？
A：
連携が失敗した時は、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
