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「Asanaで管理しているタスクの一覧を、毎日作成してチームに共有するのが手間…」
「どのタスクが進行中で、誰が担当なのか、一覧で確認するのに時間がかかってしまう…」
このように、Asanaを使ったタスク管理において、情報共有や進捗確認のための手作業に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaで管理している特定のプロジェクトのタスク一覧を自動で抽出し、チャットツールに定期的に通知できる仕組み</span>があれば、毎日の報告業務から解放され、チーム全体の進捗管理をよりスムーズに行えるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできます。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Asanaのタスク一覧を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Asanaで進行中のタスクを毎朝Chatworkに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Asanaのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Chatworkのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です。
ここから「Asanaで進行中のタスクを毎朝Chatworkに通知する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
まずは、スケジュールトリガーの「タイトル」を設定します。
元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOKです！
続いて、「スケジュール設定」でフローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
入力する際は入力欄下の注釈を参照してください。最後に「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、Asanaで進行中のタスクを取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「特定のセクションのタスクの一覧を取得」を選択し、次に進みましょう！
次の画面で、必須項目を設定しましょう！
「ワークスペースID」と「プロジェクトID」は、以下の画像のように入力欄をクリックすると候補が出てくるので該当するものをクリックしましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これで、Asanaの設定は完了です！
ここでは、先ほど取得した情報からテキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
※テキストを生成する機能のアクションは以下のように「指示可能なプロンプトの文字数」によって消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
続いて、詳細設定の画面に遷移します。
テキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
既に設定されていますが、自由に設定してくださいね。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
以下の画像のように、任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定しましょう。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。テストが成功し、取得した値が表示されました。
問題がなければ、「保存する」をクリックしましょう。
いよいよ最後の設定です。
ここでは、先ほどテキスト生成の設定で取得したタスク一覧のデータをChatworkにメッセージを送る設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、必要に応じてタイトルを任意で編集します。
連携するアカウントを確認し、アクションはそのままで次に進みましょう
続いて、API接続設定をしましょう。
「ルームID」は、以下のように入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
「メッセージ内容」は注釈を参照し、Chatworkに通知するメッセージを作成してください。
任意の文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定しましょう！
各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。
最後に、Chatworkの画面に移動し、メッセージが送られたかを確認します。
確認後、Yoomの画面で「保存する」をクリックします。
以上、「Asanaで進行中のタスクを毎朝Chatworkに通知する」方法でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
タスクが追加・完了されたら,他のタスクツールやデータベース、チャットツールへ情報を自動転記したり通知します。
逆に、フォームやCRM、他タスクツールからの情報をトリガーにタスクを自動作成します。
プロジェクト管理とチーム間の連携の効率が向上します。
Asanaのタスク一覧の共有を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた進捗報告や情報共有の手間を削減し、チームメンバーがいつでも最新のタスク状況を把握できる状態を作れるでしょう。</span>
これにより、報告業務に費やしていた時間を削減し、各メンバーが本来取り組むべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：担当者や期日でタスクを絞り込めますか？
A：はい、「分岐」オペレーションを使うことで、担当者や期日でタスクを絞り込むことができます。
条件は複数組み合わせることもできるため、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：SlackやMicrosoft Teamsにも通知できますか？
A：はい、できます。
今回のフローボットでChatworkではなく、Slackに通知するオペレーションに変更する場合、Chatworkのオペレーションを削除し、「テキスト生成」オペレーション下の＋マークをクリックすると、オペレーションの追加が出来ます。
Q：複数プロジェクトのタスクをまとめられますか？
A：Yoomでは、Asanaに登録された複数のプロジェクトのタスクをまとめて取得することはできません。
各プロジェクトのタスクは、個別のフローボットを設定する必要があります。
今回のフローボットのように、Chatworkなどのツールに通知を行いたい場合、プロジェクトごとにフローを分けて設定する形になります。
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