Boxは多くの企業で利用されている便利なクラウドストレージサービスですよね。
でも、特定のフォルダにファイルが増えてくると、「どのファイルがいつ追加されたっけ？」「最新版はどれだっけ？」といった管理がだんだん大変になってきませんか？
特にチームでフォルダを共有している場合、手作業でファイル一覧を作って共有したり、更新状況をこまめにチェックしたりするのは、結構な手間がかかります。それに、確認漏れや共有ミスが起こってしまう可能性も…。
もし、Boxのファイル一覧を自動で取得して、普段使っているメールやチャットツール、表計算ソフトに通知・記録できたら、とても便利だと思いませんか？
そこでこの記事では、Box内のファイル一覧を定期的に取得し、様々なツールへ自動で連携する方法を分かりやすく解説します。
この方法を活用すれば、ファイル管理の手間をぐっと減らして、チーム内の情報共有をもっとスムーズにできるかもしれません！ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
「説明はいいから、まずは試してみたい！」という方もいらっしゃるかもしれませんね。
YoomにはBoxのファイルデータを一覧化して通知する自動化をすぐに実現できるテンプレートが用意されています。以下のバナーをクリックしてテンプレートを選べば、簡単な設定ですぐに自動化を体験できます！
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
特定のBoxフォルダ内のファイルを定期的にチェックし、関係者に共有する作業は、単純ですが手間がかかるうえ、確認漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Gmailで関係者に通知することが可能です。
手作業による確認業務から解放され、重要な情報の共有を確実に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にBoxのファイルを確認し、関係者に手動で報告している方
- 複数人でBoxフォルダを管理しており、更新状況の共有を効率化したい方
- ファイル共有の確認漏れや報告遅延などのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や報告の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うので、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で定期実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したい対象フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron設定を活用することで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、コンテンツIDを指定することで、ファイル一覧を取得したい任意のフォルダを設定してください。
- Gmailの送信先や件名、本文の内容は自由に編集可能です。
また、通知先をSlackやChatworkなど、他のアプリに変更することもできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxのファイル一覧を各ツールに通知・記録する方法
Box内のファイル情報を、メール、チャット、データベースなど、普段お使いの様々なツールへ自動で連携させることが可能です！
Yoomには、これらの連携を実現するためのテンプレートが豊富に用意されています。実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？Boxのファイル管理に関する作業を自動化して、もっと業務を快適にしましょう！
Boxのファイル一覧をメールツールに自動で通知する
Box内のファイル一覧を定期的に抽出し、GmailやOutlookなどのメールツールへ自動送信する連携です。
この連携により、関係者への定期的なファイルリスト共有や、個人のタスク管理がぐっと楽になるかもしれません。手動でのリスト作成やメール送信の手間をなくし、大切な情報の見逃し防止に役立てましょう！
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
特定のBoxフォルダ内のファイルを定期的にチェックし、関係者に共有する作業は、単純ですが手間がかかるうえ、確認漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Gmailで関係者に通知することが可能です。
手作業による確認業務から解放され、重要な情報の共有を確実に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にBoxのファイルを確認し、関係者に手動で報告している方
- 複数人でBoxフォルダを管理しており、更新状況の共有を効率化したい方
- ファイル共有の確認漏れや報告遅延などのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や報告の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うので、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で定期実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したい対象フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron設定を活用することで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、コンテンツIDを指定することで、ファイル一覧を取得したい任意のフォルダを設定してください。
- Gmailの送信先や件名、本文の内容は自由に編集可能です。
また、通知先をSlackやChatworkなど、他のアプリに変更することもできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Boxに保存されているファイルが増えると、定期的な棚卸しや更新状況の確認に手間がかかることはありませんか？
手作業での確認は時間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル一覧を自動で取得し、Outlookで通知できます。
これにより、ファイル管理の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを利用し、定期的なファイル管理を効率化したいと考えている方
- プロジェクトフォルダの更新状況などをチームに共有する作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの確認漏れや共有忘れを防ぎたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてBoxのファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、重要なファイルの確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理体制を構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、取得したファイル一覧を記載したメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーを設定する際、Cron設定を活用することで「毎週月曜日の午前10時」など、より柔軟で詳細な実行スケジュールを組むことができます。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、コンテンツIDを指定することで、一覧を取得したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、通知先をSlackやChatworkといった他のツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxのファイル一覧をチャットツールに自動で通知する
Box内のファイル一覧情報を、DiscordやGoogle Chatといったビジネスチャットツールへ通知することも可能です。
チームで使っているチャットに通知が集約されれば、ファイル更新状況の確認がスピーディーになり、コミュニケーションが活性化するかもしれませんよね！また、ファイルが追加されたことを見逃すリスクも減らせるはずです。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Discordに通知する
試してみる
■概要
定期的に特定のBoxフォルダ内を確認し、更新されたファイルの一覧をチームに共有する作業は、単純でありながらも手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、指定した日時にBoxフォルダ内のファイル一覧を自動で取得し、Discordへ通知する一連の流れを自動化できます。
これにより、手作業による確認や共有の手間を省き、報告漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存されたファイルの更新状況を、定期的にチームへ共有している方
- BoxとDiscordを日常的に利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- ファイル管理に関する報告業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にファイル一覧が共有されるため、これまで手作業での確認や通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで、情報を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、Boxから取得したファイル一覧を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron式を活用することで「毎月末の午前10時」といった、より詳細な日時での実行設定が可能です。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Discordへの通知内容は自由にカスタマイズできるほか、通知先をSlackやChatworkなど、他のチャットツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Boxに保存しているファイルを確認する際、都度フォルダを開いて目視でチェックする作業に手間を感じてはいないでしょうか。
また、手作業での確認は、重要な更新情報の見落としに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定したBoxフォルダ内のファイル一覧を定期的に自動で取得し、Google Chatへ通知することが可能で、こうしたファイル管理に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有や確認作業を効率化したいと考えている方
- Boxに保存されたファイルの定期的な棚卸しや、チームへの共有を自動化したい情報システム担当者の方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の情報共有の精度を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でファイル一覧が通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うので、手動での確認作業で起こりがちな見落としや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで定期実行のスケジュールを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を任意のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron式を用いることで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを自由に設定できます。
- Boxでファイル一覧を取得するフォルダは、コンテンツIDを指定することで任意のフォルダに変更することが可能です。
- Google Chatへの通知内容は、ファイル名や更新日時などBoxから取得した値を自由に選択できます。
また、通知先をSlackやChatworkなどの他のチャットツールに変更することもできます。
■注意事項
Boxのファイル一覧をデータベース/表計算ツールに自動で記録する
Box内のファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft ExcelやNotionのようなデータベースや表計算ツールへ自動で追記・更新していく連携です！
ファイル管理台帳の作成や更新作業を自動化できるので、常に最新のファイルリストを維持管理しやすくなるかもしれません。手作業による入力ミスや更新漏れを防ぎ、正確な情報管理を実現しましょう！
Boxの特定フォルダに格納されているファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Boxに保管されている大量のファイル情報を、定期的にリストアップして管理する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でファイル名をコピー＆ペーストしていると、転記ミスや更新漏れが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを使ってファイル管理を行っており、手作業での一覧作成に手間を感じている方
- 定期的な報告のために、Box内のファイルリストを作成する必要があるチームの管理者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてBoxのファイル一覧がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたリスト作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ファイル名の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで対象フォルダを指定します。
- 次に、取得したファイルリストの項目を一つずつ処理するために、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定します。
- 最後に、繰り返しの処理内でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度を「毎時」「毎日」「毎週」「毎月」など、業務に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Boxから取得したどの情報（ファイル名、作成日など）をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Notionに追加する
試してみる
■概要
Boxに保存されたファイルの情報を、手作業でNotionのデータベースに転記する作業に手間を感じていませんか。
定期的な作業だからこそ、時間もかかり、入力ミスや転記漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Notionへ追加するため、こうした手作業にまつわる課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとNotionを利用してファイルやタスクの管理を行っている方
- 定期的にBox内のファイルリストを作成し、チームに共有する必要があるマネージャーの方
- 手作業による情報転記の非効率さを解消し、業務プロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づき自動で処理が実行されるため、これまで手作業での一覧作成に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したい日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを選択し、対象フォルダを指定します。
- 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル情報一つひとつに対して処理を行うよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報をデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーではCron設定を活用することで、毎週月曜の朝や毎月末など、業務に合わせた柔軟な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、ファイル一覧を取得したい特定のフォルダのIDを任意で設定してください。
- 繰り返し処理のアクションでは、Boxから取得したファイルリストのどの値を後続の処理で利用するかを設定してください。
- Notionにレコードを追加する際、データベースにBoxから取得したファイル名やURLなどの情報を任意で追加できます。
■注意事項
- Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxのファイル一覧をGmailに自動通知するフローを作ってみよう
ここでは例として、「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailに通知する」テンプレートの設定手順の概要を説明します。Yoomを使えば、画面の指示に従って設定を進めるだけで、誰でも簡単に自動化フローを構築できます。専門知識は不要です！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- スケジュールのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
特定のBoxフォルダ内のファイルを定期的にチェックし、関係者に共有する作業は、単純ですが手間がかかるうえ、確認漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Gmailで関係者に通知することが可能です。
手作業による確認業務から解放され、重要な情報の共有を確実に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にBoxのファイルを確認し、関係者に手動で報告している方
- 複数人でBoxフォルダを管理しており、更新状況の共有を効率化したい方
- ファイル共有の確認漏れや報告遅延などのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や報告の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うので、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で定期実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したい対象フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron設定を活用することで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、コンテンツIDを指定することで、ファイル一覧を取得したい任意のフォルダを設定してください。
- Gmailの送信先や件名、本文の内容は自由に編集可能です。
また、通知先をSlackやChatworkなど、他のアプリに変更することもできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:BoxとGmailをマイアプリ登録
BoxとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう！
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
Boxのマイアプリ登録
1.まず初めにBoxのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からBoxを探すか、検索機能を活用して検索しましょう！
2.Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
Gmailのマイアプリ登録
3.次はGmailをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGmailをクリックしてサインインてくださいね。
Googleのアカウントでログインし、「次へ」をクリックしましょう！
4.次のページで「続行」をクリックしたら、Googleカレンダーがマイアプリに連携されました！
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
特定のBoxフォルダ内のファイルを定期的にチェックし、関係者に共有する作業は、単純ですが手間がかかるうえ、確認漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Gmailで関係者に通知することが可能です。
手作業による確認業務から解放され、重要な情報の共有を確実に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にBoxのファイルを確認し、関係者に手動で報告している方
- 複数人でBoxフォルダを管理しており、更新状況の共有を効率化したい方
- ファイル共有の確認漏れや報告遅延などのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や報告の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うので、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で定期実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したい対象フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron設定を活用することで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、コンテンツIDを指定することで、ファイル一覧を取得したい任意のフォルダを設定してください。
- Gmailの送信先や件名、本文の内容は自由に編集可能です。
また、通知先をSlackやChatworkなど、他のアプリに変更することもできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:スケジュールのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面で任意のスケジュールを設定することができます！
通知を受け取りたい曜日にチェックを入れ、下部のボックスに通知する時間を入力しましょう。
スケジュールを設定したら「保存する」をクリックして次に進んでくださいね。
ステップ4:Boxからリストを取得する設定
1.続いて、「フォルダ内の項目のリストを取得」をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ内の項目のリストを取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.実際にBoxの画面で、テスト用のファイルを格納しましょう！
今回は以下のファイルで試してみます↓
4.次にYoomに戻り、「フォルダのコンテンツID」を赤枠の注釈を参考に入力しましょう！
※実際の画面では、以下のような表示なっています↓
5.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう！
ステップ5:Gmailに通知する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Gmail
- 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
3.下にスクロールして、以下の項目を入力していきます。
- 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
- 「To」→送信先のメールアドレスを入力します。
その他の項目は用途に合わせて入力お願いします！
4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！
- 「件名」→任意の件名を入力
- 「本文」→任意の内容とアウトプットから選択可能です。
※「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、ファイルごとの内容に合わせて自動通知できます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました↓
5.設定完了後、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、送信したGmailアカウントにメールが届いているか確認しましょう！
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Boxを活用したその他の自動化テンプレート紹介
Yoomでは、「ファイル一覧化」以外にもBoxを活用した様々な業務自動化テンプレートを提供しています。ここでは、その一部をご紹介しましょう！
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。
BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.BoxとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方
3.BoxとOneDriveのどちらにも同じファイルを格納する業務がある方
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルを入れば、自動でOneDriveにもファイルがアップロードできるので、どちらのツールにもファイルをアップする手間を削減できます。
・自動でファイルをアップロードするので、漏れやミスを削減できます。
■注意事項
・Box、OneDriveそれぞれのアプリとYoomの連携が必要です。
・BoxのフォルダIDやOneDriveの格納先のフォルダの設定は自由に変更してご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
◼️概要
SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ
ローボットです。
フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。
Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Wrikeでタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
- WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
- プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です
■注意事項
- WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
手作業で行っていたファイルリストの作成、更新確認、関係者への共有といった作業は、時間も手間もかかりミスも起こりがちです…。
しかし、今回紹介した方法でこれらの作業を自動化すれば、業務時間を削減できるだけでなく、情報の見逃しや共有漏れを防ぎ、チーム全体の生産性アップになるかもしれませんよね！
なお、Yoomには今回ご紹介したBoxの自動化フローをはじめ、様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミングの知識は不要で誰でも簡単に業務自動化を導入できる仕様になっているため、この機会にチャレンジしてみませんか？
自動化を導入すれば、Boxを使ったファイル管理業務がよりスムーズで快適になるはずです！Yoomを活用してより効率的な働き方を実現しましょう！
