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【ノーコード】Boxのファイル一覧を自動でエクスポートする方法
「定期的にファイル一覧を手作業で抽出して台帳にまとめている…」
「最新のフォルダ構成をエクスポートするのに毎回手間がかかる…」
Boxで特定のフォルダを管理していると、このようなお悩みはありませんか？
チームでフォルダを共有している場合、手動でのファイル名抽出やリスト作成、更新状況のチェックに結構な時間が取られてしまうこともあるかと思います。
もし、Boxのファイル一覧やフォルダ構成を自動で取得して、Microsoft Excelなどの表計算ソフトに定期的にエクスポートできたら、とても便利だと思いませんか？
そこでこの記事では、Box内のファイル一覧を定期的に自動でエクスポートし、表計算ソフトなどへスムーズに連携する方法を分かりやすく解説します。
この方法を活用すれば、手作業でのリスト作成やファイル管理の手間をぐっと減らして、チーム内の情報共有や台帳更新をもっとスムーズにできるかもしれません！
ぜひ最後までご覧ください！
Boxのファイル一覧を各ツールに通知・エクスポート（出力）する方法
Yoomには、Box内のファイル情報を表計算ソフト、メール、チャットなど、普段お使いの様々なツールへ自動で連携させるためのテンプレートが豊富に用意されています。プログラミングの知識不要のノーコードで設定できるため、誰でも簡単に自動化の仕組みを構築可能です。
まずはYoomに無料登録して、気になるテンプレートの「試してみる！」をクリックし、今すぐ自動化を体験してみませんか？
実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけていきましょう！
Boxのファイル一覧をデータベース/表計算ツールに自動で記録する
Box内のファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft ExcelやNotionのようなデータベースや表計算ツールへ自動で追記・更新していく連携です 。
ファイル管理台帳の作成や更新作業を自動化できるので、常に最新のファイルリストを維持できます。
手作業による入力ミスや更新漏れを防ぎ、正確な情報管理を実現しましょう！
■概要
Boxに保管されている大量のファイル情報を、定期的にリストアップして管理する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でファイル名をコピー＆ペーストしていると、転記ミスや更新漏れが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを使ってファイル管理を行っており、手作業での一覧作成に手間を感じている方
- 定期的な報告のために、Box内のファイルリストを作成する必要があるチームの管理者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてBoxのファイル一覧がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたリスト作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ファイル名の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで対象フォルダを指定します。
- 次に、取得したファイルリストの項目を一つずつ処理するために、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定します。
- 最後に、繰り返しの処理内でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度を「毎時」「毎日」「毎週」「毎月」など、業務に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Boxから取得したどの情報（ファイル名、作成日など）をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxに保存されたファイルの情報を、手作業でNotionのデータベースに転記する作業に手間を感じていませんか。
定期的な作業だからこそ、時間もかかり、入力ミスや転記漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Notionへ追加するため、こうした手作業にまつわる課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとNotionを利用してファイルやタスクの管理を行っている方
- 定期的にBox内のファイルリストを作成し、チームに共有する必要があるマネージャーの方
- 手作業による情報転記の非効率さを解消し、業務プロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づき自動で処理が実行されるため、これまで手作業での一覧作成に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したい日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを選択し、対象フォルダを指定します。
- 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル情報一つひとつに対して処理を行うよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報をデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーではCron設定を活用することで、毎週月曜の朝や毎月末など、業務に合わせた柔軟な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、ファイル一覧を取得したい特定のフォルダのIDを任意で設定してください。
- 繰り返し処理のアクションでは、Boxから取得したファイルリストのどの値を後続の処理で利用するかを設定してください。
- Notionにレコードを追加する際、データベースにBoxから取得したファイル名やURLなどの情報を任意で追加できます。
■注意事項
- Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxに保管されている大量のファイル情報を、定期的にリストアップして管理する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でファイル名をコピー＆ペーストしていると、転記ミスや更新漏れが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを使ってファイル管理を行っており、手作業での一覧作成に手間を感じている方
- 定期的な報告のために、Box内のファイルリストを作成する必要があるチームの管理者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてBoxのファイル一覧がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたリスト作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ファイル名の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで対象フォルダを指定します。
- 次に、取得したファイルリストの項目を一つずつ処理するために、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定します。
- 最後に、繰り返しの処理内でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度を「毎時」「毎日」「毎週」「毎月」など、業務に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Boxから取得したどの情報（ファイル名、作成日など）をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxに保存されたファイルの情報を、手作業でNotionのデータベースに転記する作業に手間を感じていませんか。
定期的な作業だからこそ、時間もかかり、入力ミスや転記漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Notionへ追加するため、こうした手作業にまつわる課題を解消し、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとNotionを利用してファイルやタスクの管理を行っている方
- 定期的にBox内のファイルリストを作成し、チームに共有する必要があるマネージャーの方
- 手作業による情報転記の非効率さを解消し、業務プロセスを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づき自動で処理が実行されるため、これまで手作業での一覧作成に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したい日時や頻度を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションを選択し、対象フォルダを指定します。
- 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル情報一つひとつに対して処理を行うよう設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Boxから取得したファイル情報をデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーではCron設定を活用することで、毎週月曜の朝や毎月末など、業務に合わせた柔軟な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、ファイル一覧を取得したい特定のフォルダのIDを任意で設定してください。
- 繰り返し処理のアクションでは、Boxから取得したファイルリストのどの値を後続の処理で利用するかを設定してください。
- Notionにレコードを追加する際、データベースにBoxから取得したファイル名やURLなどの情報を任意で追加できます。
■注意事項
- Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxのファイル一覧をメールツールに自動で通知する
Box内のファイル一覧を定期的に抽出し、GmailやOutlookなどのメールツールへ自動送信する連携です。
関係者への定期的なファイルリスト共有や、個人のタスク管理を効率化できます。
手動でのリスト作成やメール送信の手間をなくし、大切な情報の見逃し防止に役立てましょう！
■概要
特定のBoxフォルダ内のファイルを定期的にチェックし、関係者に共有する作業は、単純ですが手間がかかるうえ、確認漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Gmailで関係者に通知することが可能です。
手作業による確認業務から解放され、重要な情報の共有を確実に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にBoxのファイルを確認し、関係者に手動で報告している方
- 複数人でBoxフォルダを管理しており、更新状況の共有を効率化したい方
- ファイル共有の確認漏れや報告遅延などのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や報告の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うので、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で定期実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したい対象フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron設定を活用することで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、コンテンツIDを指定することで、ファイル一覧を取得したい任意のフォルダを設定してください。
- Gmailの送信先や件名、本文の内容は自由に編集可能です。
また、通知先をSlackやChatworkなど、他のアプリに変更することもできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxに保存されているファイルが増えると、定期的な棚卸しや更新状況の確認に手間がかかることはありませんか？
手作業での確認は時間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル一覧を自動で取得し、Outlookで通知できます。
これにより、ファイル管理の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを利用し、定期的なファイル管理を効率化したいと考えている方
- プロジェクトフォルダの更新状況などをチームに共有する作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの確認漏れや共有忘れを防ぎたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてBoxのファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、重要なファイルの確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理体制を構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、取得したファイル一覧を記載したメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーを設定する際、Cron設定を活用することで「毎週月曜日の午前10時」など、より柔軟で詳細な実行スケジュールを組むことができます。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、コンテンツIDを指定することで、一覧を取得したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、通知先をSlackやChatworkといった他のツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
特定のBoxフォルダ内のファイルを定期的にチェックし、関係者に共有する作業は、単純ですが手間がかかるうえ、確認漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Gmailで関係者に通知することが可能です。
手作業による確認業務から解放され、重要な情報の共有を確実に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にBoxのファイルを確認し、関係者に手動で報告している方
- 複数人でBoxフォルダを管理しており、更新状況の共有を効率化したい方
- ファイル共有の確認漏れや報告遅延などのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や報告の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うので、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で定期実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したい対象フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron設定を活用することで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、コンテンツIDを指定することで、ファイル一覧を取得したい任意のフォルダを設定してください。
- Gmailの送信先や件名、本文の内容は自由に編集可能です。
また、通知先をSlackやChatworkなど、他のアプリに変更することもできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxに保存されているファイルが増えると、定期的な棚卸しや更新状況の確認に手間がかかることはありませんか？
手作業での確認は時間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル一覧を自動で取得し、Outlookで通知できます。
これにより、ファイル管理の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOutlookを利用し、定期的なファイル管理を効率化したいと考えている方
- プロジェクトフォルダの更新状況などをチームに共有する作業を自動化したい方
- 手作業によるファイルの確認漏れや共有忘れを防ぎたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせてBoxのファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有にかかる時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、重要なファイルの確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理体制を構築します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションでフローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、取得したファイル一覧を記載したメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーを設定する際、Cron設定を活用することで「毎週月曜日の午前10時」など、より柔軟で詳細な実行スケジュールを組むことができます。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、コンテンツIDを指定することで、一覧を取得したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集でき、通知先をSlackやChatworkといった他のツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxのファイル一覧をチャットツールに自動で通知する
Box内のファイル一覧情報を、DiscordやGoogle Chatといったビジネスチャットツールへ通知することも可能です。
チームで使っているチャットに通知が集約されれば、ファイル更新状況の確認がスピーディーになります。
また、ファイルが追加されたことを見逃すリスクも減らせるはずです。
■概要
定期的に特定のBoxフォルダ内を確認し、更新されたファイルの一覧をチームに共有する作業は、単純でありながらも手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、指定した日時にBoxフォルダ内のファイル一覧を自動で取得し、Discordへ通知する一連の流れを自動化できます。
これにより、手作業による確認や共有の手間を省き、報告漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存されたファイルの更新状況を、定期的にチームへ共有している方
- BoxとDiscordを日常的に利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- ファイル管理に関する報告業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にファイル一覧が共有されるため、これまで手作業での確認や通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで、情報を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、Boxから取得したファイル一覧を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron式を活用することで「毎月末の午前10時」といった、より詳細な日時での実行設定が可能です。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Discordへの通知内容は自由にカスタマイズできるほか、通知先をSlackやChatworkなど、他のチャットツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxに保存しているファイルを確認する際、都度フォルダを開いて目視でチェックする作業に手間を感じてはいないでしょうか。
また、手作業での確認は、重要な更新情報の見落としに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定したBoxフォルダ内のファイル一覧を定期的に自動で取得し、Google Chatへ通知することが可能で、こうしたファイル管理に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有や確認作業を効率化したいと考えている方
- Boxに保存されたファイルの定期的な棚卸しや、チームへの共有を自動化したい情報システム担当者の方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の情報共有の精度を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でファイル一覧が通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うので、手動での確認作業で起こりがちな見落としや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで定期実行のスケジュールを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を任意のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron式を用いることで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを自由に設定できます。
- Boxでファイル一覧を取得するフォルダは、コンテンツIDを指定することで任意のフォルダに変更することが可能です。
- Google Chatへの通知内容は、ファイル名や更新日時などBoxから取得した値を自由に選択できます。
また、通知先をSlackやChatworkなどの他のチャットツールに変更することもできます。
■注意事項
- Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
定期的に特定のBoxフォルダ内を確認し、更新されたファイルの一覧をチームに共有する作業は、単純でありながらも手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、指定した日時にBoxフォルダ内のファイル一覧を自動で取得し、Discordへ通知する一連の流れを自動化できます。
これにより、手作業による確認や共有の手間を省き、報告漏れなどのミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存されたファイルの更新状況を、定期的にチームへ共有している方
- BoxとDiscordを日常的に利用しており、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- ファイル管理に関する報告業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的にファイル一覧が共有されるため、これまで手作業での確認や通知に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや、ファイル情報の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで、このワークフローを実行したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで、情報を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、Boxから取得したファイル一覧を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron式を活用することで「毎月末の午前10時」といった、より詳細な日時での実行設定が可能です。
- Boxの「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションでは、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Discordへの通知内容は自由にカスタマイズできるほか、通知先をSlackやChatworkなど、他のチャットツールに変更することも可能です。
■注意事項
- Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxに保存しているファイルを確認する際、都度フォルダを開いて目視でチェックする作業に手間を感じてはいないでしょうか。
また、手作業での確認は、重要な更新情報の見落としに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、指定したBoxフォルダ内のファイル一覧を定期的に自動で取得し、Google Chatへ通知することが可能で、こうしたファイル管理に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Chatを連携させ、ファイル共有や確認作業を効率化したいと考えている方
- Boxに保存されたファイルの定期的な棚卸しや、チームへの共有を自動化したい情報システム担当者の方
- ファイル共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の情報共有の精度を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でファイル一覧が通知されるため、これまで手作業での確認に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うので、手動での確認作業で起こりがちな見落としや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで定期実行のスケジュールを設定します。
- 続けて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したいフォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を任意のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron式を用いることで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを自由に設定できます。
- Boxでファイル一覧を取得するフォルダは、コンテンツIDを指定することで任意のフォルダに変更することが可能です。
- Google Chatへの通知内容は、ファイル名や更新日時などBoxから取得した値を自由に選択できます。
また、通知先をSlackやChatworkなどの他のチャットツールに変更することもできます。
■注意事項
- Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
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Yoomの機能や導入事例、おすすめの連携テンプレートをまとめた無料のお役立ち資料をご用意しています。まずは資料請求フォームより詳細をご確認ください！
【実践】Boxのファイル一覧を取得してMicrosoft Excelに自動エクスポートする仕組みを構築してみた！
今回は、Yoomのテンプレートを活用して「Boxの特定フォルダに格納されているファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft Excelに追加する」自動化フローを実際に作ってみました！
この自動化を導入してみたところ、 これまで定期的に手作業で行っていたファイルリストの抽出やMicrosoft Excelへのコピペ作業がまるごと不要になり、ファイル管理台帳を作る手間が大幅に削減できました！
Yoomを活用することで、誰でも簡単に自動化フローを構築できます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとMicrosoft Excelをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- スケジュールのトリガー設定および BoxとMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
Boxに保管されている大量のファイル情報を、定期的にリストアップして管理する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でファイル名をコピー＆ペーストしていると、転記ミスや更新漏れが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを使ってファイル管理を行っており、手作業での一覧作成に手間を感じている方
- 定期的な報告のために、Box内のファイルリストを作成する必要があるチームの管理者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてBoxのファイル一覧がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたリスト作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ファイル名の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで対象フォルダを指定します。
- 次に、取得したファイルリストの項目を一つずつ処理するために、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定します。
- 最後に、繰り返しの処理内でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度を「毎時」「毎日」「毎週」「毎月」など、業務に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Boxから取得したどの情報（ファイル名、作成日など）をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Boxに保管されている大量のファイル情報を、定期的にリストアップして管理する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でファイル名をコピー＆ペーストしていると、転記ミスや更新漏れが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを使ってファイル管理を行っており、手作業での一覧作成に手間を感じている方
- 定期的な報告のために、Box内のファイルリストを作成する必要があるチームの管理者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてBoxのファイル一覧がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたリスト作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ファイル名の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで対象フォルダを指定します。
- 次に、取得したファイルリストの項目を一つずつ処理するために、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定します。
- 最後に、繰り返しの処理内でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度を「毎時」「毎日」「毎週」「毎月」など、業務に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Boxから取得したどの情報（ファイル名、作成日など）をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1:BoxとMicrosoft Excelをマイアプリ登録
まずは、Yoomとそれぞれのツールを繋ぐための「マイアプリ登録」を済ませておきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
Boxのマイアプリ登録
以下を参考に簡単に登録できました！
Microsoft Excelのマイアプリ登録
Microsoft Excelも同様に登録しておきます。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。詳しくは、「Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項」をご確認ください。
ステップ2:テンプレートをコピーする
続いて、自動化のベースとなるテンプレートをコピーしていきます。
以下バナーのテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします！
■概要
Boxに保管されている大量のファイル情報を、定期的にリストアップして管理する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でファイル名をコピー＆ペーストしていると、転記ミスや更新漏れが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを使ってファイル管理を行っており、手作業での一覧作成に手間を感じている方
- 定期的な報告のために、Box内のファイルリストを作成する必要があるチームの管理者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてBoxのファイル一覧がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたリスト作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ファイル名の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで対象フォルダを指定します。
- 次に、取得したファイルリストの項目を一つずつ処理するために、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定します。
- 最後に、繰り返しの処理内でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度を「毎時」「毎日」「毎週」「毎月」など、業務に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Boxから取得したどの情報（ファイル名、作成日など）をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
画面にポップアップが表示されるので、「OK」を押せば、自分のワークスペースへテンプレートがコピーされます！
ステップ3:スケジュールのトリガー設定
いよいよ自動化フローの設定に入ります！
まずはテンプレート内の「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
設定できたら、「完了」をクリックして次に進みます。
ステップ4:Boxからリストを取得する設定
続いて、Box側の操作を設定するため「フォルダ内の項目のリストを取得」をクリックします。
連携したいBoxのフォルダ内に、実際にリスト化の対象となるファイルが用意できているか確認しておきます。
もし対象となるファイルが格納されていない場合は、このタイミングでテスト用のファイルを格納しておきましょう。
今回は以下のファイルで試してみました！
Yoomの画面に戻り、連携したいフォルダのコンテンツIDを指定します。
※実際のBox側の画面では、以下のような表示になっています。
ここまで設定できたら、テストを実行します。
テストが成功するとBox内にあるファイル一覧のデータが取得した値に表示されます。
ここで取得した値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：処理繰り返しを設定する
次に、Boxから取得したファイル一覧を1件ずつ順番に処理するため、「処理繰り返し」アクションを設定します。
これにより、複数あるファイルデータが上から順に1つずつ取り出され、次のMicrosoft Excelへの書き込み処理へ渡されるようになります！
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
「繰り返し対象の取得した値」はテンプレートであらかじめ設定されているので、内容を確認して完了します。
ステップ6:Microsoft Excelにレコードを追加する設定
いよいよ、ファイル一覧をMicrosoft Excelに出力するための設定を行います！
「レコードを追加する」をクリックします。
連携するアカウントを確認します。
まずBoxから取得したファイル情報を書き込むMicrosoft Excelのシートを用意し、任意のフォルダに格納します。
プルダウンから先ほど作成したシートの格納先を指定します。
編集欄をクリックするとドライブIDの候補が表示されるので、その中から対象のドライブを選択します。
アイテムIDとシート名も同様に候補から選択します。
任意で範囲を指定したら、次に進みます。
編集欄をクリックして、「コマンドオペレーション」から各項目に対応する値を選択します。
取得した値を活用することで、処理繰り返しの中で取り出された個別のデータをMicrosoft Excel側にマッピングできます。
マッピングできたらテストを実行し、「完了」をクリックして設定完了です！
Microsoft Excelにレコードが追加されました！
ステップ7:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
Boxを活用したその他の自動化例
Yoomでは、「ファイル一覧化」以外にもBoxを活用した様々な業務自動化テンプレートを提供しています。ここでは、その一部をご紹介しましょう！
■概要複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、Boxで関連フォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をトリガーとして、Box上に自動でフォルダを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
- WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
- プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です
■注意事項
- WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
- チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方
- Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。
- 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。
- 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。
■注意事項
- Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方
- SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。
- Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。
■注意事項
- Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
- WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
- プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Wrikeでタスクを作成するだけでBoxにフォルダが自動生成されるため、これまでフォルダ作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成時に起こりうる命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、WrikeとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWrikeを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、Wrikeのタスク情報をもとにフォルダが作成されるようにします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、どのフォルダ配下に作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したWrikeのタスクタイトルなどの動的な情報を用いて、任意の命名規則で設定することが可能です
■注意事項
- WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
今回は、Box内の特定フォルダにあるアイテム名（ファイル・フォルダ）の一覧を定期的に取得し、Microsoft Excelへ自動でエクスポートする仕組みをYoomで構築してみました。
これまでは、定期的なリストの抽出やExcelへのコピペ手作業、そして更新漏れへのチェックに多くの時間と手間をとられていましたが、今回のノーコード自動化を取り入れたことでその負担を大幅に削減できます。
Yoomを活用すれば、 プログラミングの知識がなくても、テンプレートをコピーして数ステップ設定するだけで、誰でもすぐにこの便利な仕組みを取り入れることができます。
「毎月のファイル一覧の整理やリスト作成に追われている……」という方は、ぜひYoomの無料登録から始めて、日々の業務効率化を実感してみてくださいね！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
