Boxは多くの企業で利用されている便利なクラウドストレージサービスですよね。
でも、特定のフォルダにファイルが増えてくると、「どのファイルがいつ追加されたっけ？」「最新版はどれだっけ？」といった管理がだんだん大変になってきませんか？
特にチームでフォルダを共有している場合、手作業でファイル一覧を作って共有したり、更新状況をこまめにチェックしたりするのは、結構な手間がかかります。それに、確認漏れや共有ミスが起こってしまう可能性も…。
もし、Boxのファイル一覧を自動で取得して、普段使っているメールやチャットツール、表計算ソフトに通知・記録できたら、とても便利だと思いませんか？
そこでこの記事では、Box内のファイル一覧を定期的に取得し、様々なツールへ自動で連携する方法を分かりやすく解説します。
この方法を活用すれば、ファイル管理の手間をぐっと減らして、チーム内の情報共有をもっとスムーズにできるかもしれません！ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
「説明はいいから、まずは試してみたい！」という方もいらっしゃるかもしれませんね。
YoomにはBoxのファイルデータを一覧化して通知する自動化をすぐに実現できるテンプレートが用意されています。以下のバナーをクリックしてテンプレートを選べば、簡単な設定ですぐに自動化を体験できます！
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailに通知する」ワークフローは、Box内のファイル管理を効率化し、最新のファイル状況を把握するための自動化ツールです。
定期的にBoxのフォルダからファイル一覧を取得し、Gmailでチームや関係者に通知することで、手動での確認作業を省き、業務のスムーズな進行をサポートします。
これにより、Box ファイル 一覧化のプロセスが簡単になり、作業の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを使用して多くのファイルを管理しており、定期的なファイル確認に時間を取られている方
・ファイルの更新状況をチームメンバーや関係者に迅速に共有したいビジネスユーザー
・手動でのファイル一覧化作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者
・定期的なレポート作成を自動化し、ミスを減らしたいプロジェクトマネージャー
・BoxとGmailを活用して、情報共有をスムーズに行いたい企業の管理者
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxのファイル一覧を各ツールに通知・記録する方法
Box内のファイル情報を、メール、チャット、データベースなど、普段お使いの様々なツールへ自動で連携させることが可能です！
Yoomには、これらの連携を実現するためのテンプレートが豊富に用意されています。実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？Boxのファイル管理に関する作業を自動化して、もっと業務を快適にしましょう！
Boxのファイル一覧をメールツールに自動で通知する
Box内のファイル一覧を定期的に抽出し、GmailやOutlookなどのメールツールへ自動送信する連携です。
この連携により、関係者への定期的なファイルリスト共有や、個人のタスク管理がぐっと楽になるかもしれません。手動でのリスト作成やメール送信の手間をなくし、大切な情報の見逃し防止に役立てましょう！
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailに通知する」ワークフローは、Box内のファイル管理を効率化し、最新のファイル状況を把握するための自動化ツールです。
定期的にBoxのフォルダからファイル一覧を取得し、Gmailでチームや関係者に通知することで、手動での確認作業を省き、業務のスムーズな進行をサポートします。
これにより、Box ファイル 一覧化のプロセスが簡単になり、作業の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを使用して多くのファイルを管理しており、定期的なファイル確認に時間を取られている方
・ファイルの更新状況をチームメンバーや関係者に迅速に共有したいビジネスユーザー
・手動でのファイル一覧化作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者
・定期的なレポート作成を自動化し、ミスを減らしたいプロジェクトマネージャー
・BoxとGmailを活用して、情報共有をスムーズに行いたい企業の管理者
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Outlookに通知する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Outlookに通知する」ワークフローは、Box内のファイル管理を効率化し、最新情報をチームに共有する業務ワークフローです。
定期的にBoxのフォルダからファイル一覧を自動取得し、その内容をOutlookに通知することで、ファイルの更新状況を見逃さずにチェックできます。
これにより、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に活用しており、フォルダ内のファイル状況を定期的に把握したい方
・Outlookを主な連絡手段としており、ファイル更新の通知を自動化したいビジネスパーソン
・チーム内での情報共有を円滑に進め、業務効率を向上させたいプロジェクトリーダー
・手動でのファイルチェックに時間を取られている管理者の方
・BoxとOutlookを連携させて業務フローを最適化したいIT担当者
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Boxのファイル一覧をチャットツールに自動で通知する
Box内のファイル一覧情報を、DiscordやGoogle Chatといったビジネスチャットツールへ通知することも可能です。
チームで使っているチャットに通知が集約されれば、ファイル更新状況の確認がスピーディーになり、コミュニケーションが活性化するかもしれませんよね！また、ファイルが追加されたことを見逃すリスクも減らせるはずです。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Discordに通知する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Discordに通知する」ワークフローは、Box内のファイル管理を効率化し、最新情報をチームに迅速に共有するための業務ワークフローです。
定期的にBoxからファイル一覧を自動取得し、Discordの指定チャンネルに通知することで、メンバー全員が最新のファイル状況を把握できます。
これにより、ファイルの更新や共有に関するコミュニケーションがスムーズになり、業務効率の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを使用してチーム内で多数のファイルを管理している管理者の方
・Discordを活用してチームコミュニケーションを行っているプロジェクトリーダー
・Boxのファイル更新情報をリアルタイムで共有したいと考えているIT担当者
・手動でのファイル一覧取得や通知作業に時間を取られている方
・チーム全体でBoxファイルの状況を一元管理したいメンバー管理者
■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Google Chatに通知する」業務ワークフローは、Box内の最新ファイル情報を自動でGoogle Chatに共有する仕組みです。
これにより、チームメンバーが最新のファイル状況を把握でき、情報共有の手間を削減します。YoomのAPI連携機能を活用し、手動更新の必要なくスムーズなコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用し、ファイル管理に手間を感じているチームリーダーの方
・Google Chatを活用しているが、ファイル更新情報の共有が煩雑に感じている方
・業務ワークフローの自動化でチームの効率化を図りたいIT担当者の方
・定期的なファイル一覧化を手作業で行っており、時間を節約したい方
・情報共有の迅速化を目指し、最新のファイル状況をチーム全体に通知したい経営者の方
■注意事項
・Box、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Boxのファイル一覧をデータベース/表計算ツールに自動で記録する
Box内のファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft ExcelやNotionのようなデータベースや表計算ツールへ自動で追記・更新していく連携です！
ファイル管理台帳の作成や更新作業を自動化できるので、常に最新のファイルリストを維持管理しやすくなるかもしれません。手作業による入力ミスや更新漏れを防ぎ、正確な情報管理を実現しましょう！
Boxの特定フォルダに格納されているファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
「Boxの特定フォルダに格納されているファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft Excelに追加する」ワークフローは、BoxとMicrosoft Excelの連携を自動化し、ファイル管理の手間を削減する業務ワークフローです。
定期的にBox内の指定フォルダからファイル情報を取得し、Microsoft Excelシートに自動で追加することで、最新のファイル状況を簡単に把握できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用しており、フォルダ内のファイル管理に時間を取られている方
・Microsoft Excelでファイル一覧を管理したいが、手動での更新が煩雑だと感じている方
・定期的にBoxとMicrosoft Excelのデータを連携させ、最新情報を自動で反映させたい業務担当者
・データの一元化を図り、チーム全体で共有したいと考えている管理者
■注意事項
・Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Notionに追加する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Notionに追加する」ワークフローは、Box内のファイル管理を効率化し、Notionとの連携をスムーズに行うための業務ワークフローです。
日々増加するBoxフォルダ内のファイルを手動でNotionに転記する手間を省き、自動的に最新のファイル一覧をNotionページに反映させることで、情報の一元管理とアクセスの迅速化を実現します。これにより、チーム内での情報共有が円滑になり、作業効率の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して大量のファイルを管理しており、ファイル一覧の更新作業に時間を費やしている方
・NotionとBoxを連携させて、プロジェクト管理やドキュメント共有を効率化したい方
・複数のSaaSアプリを活用しながら、業務ワークフローの自動化を目指しているIT担当者の方
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らし、正確なファイル管理を実現したいチームリーダーの方
・定期的なレポート作成やファイル監視を自動化し、業務の効率化を図りたい経営者の方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxのファイル一覧をGmailに自動通知するフローを作ってみよう
ここでは例として、「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailに通知する」テンプレートの設定手順の概要を説明します。Yoomを使えば、画面の指示に従って設定を進めるだけで、誰でも簡単に自動化フローを構築できます。専門知識は不要です！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- スケジュールのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailに通知する」ワークフローは、Box内のファイル管理を効率化し、最新のファイル状況を把握するための自動化ツールです。
定期的にBoxのフォルダからファイル一覧を取得し、Gmailでチームや関係者に通知することで、手動での確認作業を省き、業務のスムーズな進行をサポートします。
これにより、Box ファイル 一覧化のプロセスが簡単になり、作業の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを使用して多くのファイルを管理しており、定期的なファイル確認に時間を取られている方
・ファイルの更新状況をチームメンバーや関係者に迅速に共有したいビジネスユーザー
・手動でのファイル一覧化作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者
・定期的なレポート作成を自動化し、ミスを減らしたいプロジェクトマネージャー
・BoxとGmailを活用して、情報共有をスムーズに行いたい企業の管理者
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:BoxとGmailをマイアプリ登録
BoxとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう！
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
Boxのマイアプリ登録
1.まず初めにBoxのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からBoxを探すか、検索機能を活用して検索しましょう！
2.Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。
Gmailのマイアプリ登録
3.次はGmailをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGmailをクリックしてサインインてくださいね。
Googleのアカウントでログインし、「次へ」をクリックしましょう！
4.次のページで「続行」をクリックしたら、Googleカレンダーがマイアプリに連携されました！
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailに通知する」ワークフローは、Box内のファイル管理を効率化し、最新のファイル状況を把握するための自動化ツールです。
定期的にBoxのフォルダからファイル一覧を取得し、Gmailでチームや関係者に通知することで、手動での確認作業を省き、業務のスムーズな進行をサポートします。
これにより、Box ファイル 一覧化のプロセスが簡単になり、作業の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを使用して多くのファイルを管理しており、定期的なファイル確認に時間を取られている方
・ファイルの更新状況をチームメンバーや関係者に迅速に共有したいビジネスユーザー
・手動でのファイル一覧化作業を自動化し、業務の効率化を図りたいIT担当者
・定期的なレポート作成を自動化し、ミスを減らしたいプロジェクトマネージャー
・BoxとGmailを活用して、情報共有をスムーズに行いたい企業の管理者
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3:スケジュールのトリガーアクション設定
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面で任意のスケジュールを設定することができます！
通知を受け取りたい曜日にチェックを入れ、下部のボックスに通知する時間を入力しましょう。
スケジュールを設定したら「保存する」をクリックして次に進んでくださいね。
ステップ4:Boxからリストを取得する設定
1.続いて、「フォルダ内の項目のリストを取得」をクリックします。
2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ内の項目のリストを取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.実際にBoxの画面で、テスト用のファイルを格納しましょう！
今回は以下のファイルで試してみます↓
4.次にYoomに戻り、「フォルダのコンテンツID」を赤枠の注釈を参考に入力しましょう！
※実際の画面では、以下のような表示なっています↓
5.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう！
ステップ5:Gmailに通知する設定
1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「タイトル」→自由に変更可能
- 「アプリ」→Gmail
- 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
3.下にスクロールして、以下の項目を入力していきます。
- 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
- 「To」→送信先のメールアドレスを入力します。
その他の項目は用途に合わせて入力お願いします！
4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！
- 「件名」→任意の件名を入力
- 「本文」→任意の内容とアウトプットから選択可能です。
※「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、ファイルごとの内容に合わせて自動通知できます。
今回はテスト用で以下のような内容を入力しました↓
5.設定完了後、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、送信したGmailアカウントにメールが届いているか確認しましょう！
ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。
設定お疲れさまでした！
Boxを活用したその他の自動化テンプレート紹介
Yoomでは、「ファイル一覧化」以外にもBoxを活用した様々な業務自動化テンプレートを提供しています。ここでは、その一部をご紹介しましょう！
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
Boxにアップロードされたファイルを、OneDriveに保存するフローボットです。boxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
・手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
・BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
・定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Docusignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、boxの特定のフォルダに格納します。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載します。
Wrikeでタスクが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Wrikeでプロジェクトのタスクを管理し、関連資料をBoxで保管する運用は便利ですが、タスクが発生するたびに手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、作成漏れや命名ミスの原因にもなりかねません。このワークフローは、WrikeとBoxの連携を自動化するものです。Wrikeで新しいタスクが作成されると、その情報に基づいてBox内に自動でフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wrikeでのタスク管理とBoxでのファイル保管を行っており、両アプリ間の手作業に課題を感じている方
・WrikeとBoxを連携させ、タスクと資料の管理を一元化し、業務効率を向上させたいと考えている方
・プロジェクトごとのフォルダ作成ルールを自動化によって徹底し、管理の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■注意事項
・WrikeとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
手作業で行っていたファイルリストの作成、更新確認、関係者への共有といった作業は、時間も手間もかかりミスも起こりがちです…。
しかし、今回紹介した方法でこれらの作業を自動化すれば、業務時間を削減できるだけでなく、情報の見逃しや共有漏れを防ぎ、チーム全体の生産性アップになるかもしれませんよね！
なお、Yoomには今回ご紹介したBoxの自動化フローをはじめ、様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミングの知識は不要で誰でも簡単に業務自動化を導入できる仕様になっているため、この機会にチャレンジしてみませんか？
自動化を導入すれば、Boxを使ったファイル管理業務がよりスムーズで快適になるはずです！Yoomを活用してより効率的な働き方を実現しましょう！
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