【ノーコードで実現】Boxのファイル一覧を自動で取得する方法

Boxのファイル一覧をチャットツールに自動で通知する

Box内のファイル一覧情報を、DiscordやGoogle Chatといったビジネスチャットツールへ通知することも可能です。
チームで使っているチャットに通知が集約されれば、ファイル更新状況の確認がスピーディーになり、コミュニケーションが活性化するかもしれませんよね！また、ファイルが追加されたことを見逃すリスクも減らせるはずです。

Boxのファイル一覧をデータベース/表計算ツールに自動で記録する

Box内のファイル一覧を定期的に取得し、Microsoft ExcelやNotionのようなデータベースや表計算ツールへ自動で追記・更新していく連携です！
ファイル管理台帳の作成や更新作業を自動化できるので、常に最新のファイルリストを維持管理しやすくなるかもしれません。手作業による入力ミスや更新漏れを防ぎ、正確な情報管理を実現しましょう！

Boxのファイル一覧をGmailに自動通知するフローを作ってみよう

ここでは例として、「定期的にBoxフォルダのファイル一覧を取得し、Gmailに通知する」テンプレートの設定手順の概要を説明します。Yoomを使えば、画面の指示に従って設定を進めるだけで、誰でも簡単に自動化フローを構築できます。専門知識は不要です！

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

• BoxとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• スケジュールのトリガー設定およびGmailのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:BoxとGmailをマイアプリ登録

BoxとGmailをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう！
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。

Boxのマイアプリ登録

1.まず初めにBoxのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧からBoxを探すか、検索機能を活用して検索しましょう！

2.Boxのアカウントのアドレスとパスワードを入力してログインします。

Gmailのマイアプリ登録

3.次はGmailをマイアプリに登録します。
(1)と同じように、Yoomの「新規接続一覧」の中からGmailをクリックしてサインインてくださいね。

Googleのアカウントでログインし、「次へ」をクリックしましょう！

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4.次のページで「続行」をクリックしたら、Googleカレンダーがマイアプリに連携されました！

Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！

ステップ2:テンプレートをコピーする

1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:スケジュールのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

2.以下の画面で任意のスケジュールを設定することができます！
通知を受け取りたい曜日にチェックを入れ、下部のボックスに通知する時間を入力しましょう。

スケジュールを設定したら「保存する」をクリックして次に進んでくださいね。

ステップ4:Boxからリストを取得する設定

1.続いて、「フォルダ内の項目のリストを取得」をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します！

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダ内の項目のリストを取得」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.実際にBoxの画面で、テスト用のファイルを格納しましょう！

今回は以下のファイルで試してみます↓

4.次にYoomに戻り、「フォルダのコンテンツID」を赤枠の注釈を参考に入力しましょう！

※実際の画面では、以下のような表示なっています↓

5.設定後、「テスト」をクリックしてください。テストが成功した場合は、アウトプットが取得できます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう！

ステップ5:Gmailに通知する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「アプリ」→Gmail
• 「Gmailと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認

3.下にスクロールして、以下の項目を入力していきます。

• 「From」→未設定の場合はGmailと連携したアカウントのメインアドレスからメールが送信されます。
  ※候補が表示されない場合は再度マイアプリ連携を実施してください。
• 「To」→送信先のメールアドレスを入力します。

その他の項目は用途に合わせて入力お願いします！

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4.以下の項目も用途に合わせて入力しましょう！

• 「件名」→任意の件名を入力
• 「本文」→任意の内容とアウトプットから選択可能です。

※「本文」は定型文やアウトプットを組み合わせることで、ファイルごとの内容に合わせて自動通知できます。

今回はテスト用で以下のような内容を入力しました↓

5.設定完了後、「次へ」に進み「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功したら、送信したGmailアカウントにメールが届いているか確認しましょう！

ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！

Boxを活用したその他の自動化テンプレート紹介

Yoomでは、「ファイル一覧化」以外にもBoxを活用した様々な業務自動化テンプレートを提供しています。ここでは、その一部をご紹介しましょう！

終わりに

手作業で行っていたファイルリストの作成、更新確認、関係者への共有といった作業は、時間も手間もかかりミスも起こりがちです…。
しかし、今回紹介した方法でこれらの作業を自動化すれば、業務時間を削減できるだけでなく、情報の見逃しや共有漏れを防ぎ、チーム全体の生産性アップになるかもしれませんよね！

なお、Yoomには今回ご紹介したBoxの自動化フローをはじめ、様々な業務を自動化するためのテンプレートが豊富に用意されています。
プログラミングの知識は不要で誰でも簡単に業務自動化を導入できる仕様になっているため、この機会にチャレンジしてみませんか？

<span class="mark-yellow">自動化を導入すれば、Boxを使ったファイル管理業務がよりスムーズで快適になるはずです！</span>Yoomを活用してより効率的な働き方を実現しましょう！