・
【ノーコードで実現】Microsoft TeamsのチャットをGoogle Driveへ自動保存する方法
日々の業務でMicrosoft Teamsのチャット機能を利用しているものの、「重要なやり取りが流れてしまって後から探しにくい…」「会議の議事録代わりに使ったチャットログを、毎回手動でコピーしてGoogle Driveに保存するのが手間…」といったお悩みを抱えていませんか？
Microsoft Teamsのチャットは便利な反面、情報が蓄積されると管理が煩雑になりがちです。
もし、Microsoft Teamsの特定のチャット内容が自動でPDF化され、指定したGoogle Driveのフォルダに保存される仕組みがあれば、これらの手間や情報の見逃しといった課題から解放され、より重要な業務に集中できる時間を作り出せるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務効率を大きく改善できる可能性を秘めているので、ぜひこの機会に導入して、Microsoft Teamsのチャット情報管理をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft TeamsのチャットをGoogle Driveに自動で保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
- 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
- チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
- 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
- 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
- チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
- 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft TeamsとGoogle Driveを連携する自動化の方法
Microsoft TeamsとGoogle Drive間で発生するチャット情報の保存や管理を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
これにより、重要なコミュニケーション記録の確実な保管や、後からの参照が容易になるなど、業務効率の向上が見込めます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsのチャットを加工・変換してGoogle Driveに自動で保存する
Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF形式に変換してGoogle Driveの指定フォルダに自動で保存し、さらに必要に応じてその旨をメールで通知するフローです。
手作業によるチャットのコピー＆ペーストやファイル変換、そして保存作業の手間をまるごと削減し、重要なコミュニケーションの記録を確実に、そして効率的に管理できるようになります！
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
- 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
- チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
- 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、後から参照するために手作業でPDF化し、Google Driveへ格納、さらにメールで共有する作業に手間を感じていませんか。 また、繰り返し作業による入力ミスや共有漏れも懸念されます。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容のPDF化、Google Driveへの自動格納、そして関係者へのメール通知までを一気通貫で自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの情報を手作業で他ツールに転記し、非効率を感じている方
- 重要なコミュニケーション記録の確実な保管と共有体制を構築したい情報システム担当者の方
- Microsoft Teams、Google Drive、Gmailを連携させた業務効率化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージを自動でPDF化しGoogle Driveへ保存、メール通知まで行うため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納忘れ、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google Drive、GmailをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したチャネルに新しいメッセージが投稿されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容を元にドキュメントを生成します。
- さらに、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたドキュメントを指定したフォルダへPDFとしてアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨やファイルへのリンクなどを記載したメールを関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローが起動する頻度（起動間隔）の調整や、対象とするチームのID、チャネルのIDを任意で設定することで、特定のコミュニケーションのみを自動化の対象とすることが可能です。
- Googleドキュメントでの書類発行設定では、使用するドキュメントのテンプレートとなるファイルIDを指定できるほか、Yoomの「アウトプット」機能を利用して、あらかじめ用意した書類のひな型に対し、Microsoft Teamsのメッセージ内容といった動的な情報を差し込んで、カスタマイズされた書類を自動生成できます。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、PDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で指定したり、ファイル名に日付やメッセージの送信者名を付与するなど、ファイルの添付方法を柔軟にカスタムできます。
- Gmailでのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文の内容を、固定のテキストで設定するだけでなく、フロー内で取得した情報を「アウトプット」として活用し、状況に応じたメール文面を自動で作成し送信することが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
- 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
- チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
- 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでの重要なやり取りを、後から参照するために手作業でPDF化し、Google Driveへ格納、さらにメールで共有する作業に手間を感じていませんか。 また、繰り返し作業による入力ミスや共有漏れも懸念されます。 このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、メッセージ内容のPDF化、Google Driveへの自動格納、そして関係者へのメール通知までを一気通貫で自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの情報を手作業で他ツールに転記し、非効率を感じている方
- 重要なコミュニケーション記録の確実な保管と共有体制を構築したい情報システム担当者の方
- Microsoft Teams、Google Drive、Gmailを連携させた業務効率化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージを自動でPDF化しGoogle Driveへ保存、メール通知まで行うため、手作業の時間を削減し、他の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの格納忘れ、メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google Drive、GmailをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したチャネルに新しいメッセージが投稿されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容を元にドキュメントを生成します。
- さらに、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたドキュメントを指定したフォルダへPDFとしてアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨やファイルへのリンクなどを記載したメールを関係者に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローが起動する頻度（起動間隔）の調整や、対象とするチームのID、チャネルのIDを任意で設定することで、特定のコミュニケーションのみを自動化の対象とすることが可能です。
- Googleドキュメントでの書類発行設定では、使用するドキュメントのテンプレートとなるファイルIDを指定できるほか、Yoomの「アウトプット」機能を利用して、あらかじめ用意した書類のひな型に対し、Microsoft Teamsのメッセージ内容といった動的な情報を差し込んで、カスタマイズされた書類を自動生成できます。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、PDFファイルを格納する先のフォルダIDを任意で指定したり、ファイル名に日付やメッセージの送信者名を付与するなど、ファイルの添付方法を柔軟にカスタムできます。
- Gmailでのメール送信設定では、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、本文の内容を、固定のテキストで設定するだけでなく、フロー内で取得した情報を「アウトプット」として活用し、状況に応じたメール文面を自動で作成し送信することが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定条件のMicrosoft TeamsチャットをGoogle Driveに自動で保存する
Microsoft Teamsに投稿されたメッセージの中から、特定のキーワードが含まれるものや特定のチャンネルへの投稿といった、予め設定した条件に合致するチャットのみを選別し、それらをPDF化してGoogle Driveに自動で保存するフローです。
大量のチャットログの中から本当に重要な情報だけを効率的にアーカイブし、後からの情報検索や活用をスムーズにします！
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になるほど、重要なメッセージや情報を後から参照したり、記録として残したりする作業に手間を感じることはありませんか。特に、特定条件に合致するメッセージを手作業でPDF化し、Google Driveに格納するのは時間と労力がかかり、時には見落としも発生しかねません。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsに投稿された特定条件のメッセージを自動でPDF化し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化し、情報管理の効率化と記録の確実性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの特定メッセージを手作業でPDF化・保存している担当者の方
- Microsoft Teams上の重要情報を漏れなく記録し、共有を効率化したいと考えている方
- Microsoft TeamsとGoogle Driveを活用した情報管理の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの特定メッセージのPDF化とGoogle Driveへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや保存漏れを防ぎ、重要な情報の確実なアーカイブ化を実現し、業務の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、そしてGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージの内容や送信者などの情報が、あらかじめ設定した特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 条件に合致した場合、次のオペレーションで書類を発行する機能（Googleドキュメント）を選択し、事前に用意した雛形ドキュメントとメッセージ情報を組み合わせてPDFファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動で格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを受信してフローを起動する対象のチャネルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ本文、送信者、投稿日時などの情報をもとに、PDF化を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント）では、PDFの元となる任意の雛形ドキュメントを指定でき、メッセージの内容や送信者名などをドキュメント内の特定箇所に変数として挿入する設定が可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になるほど、重要なメッセージや情報を後から参照したり、記録として残したりする作業に手間を感じることはありませんか。特に、特定条件に合致するメッセージを手作業でPDF化し、Google Driveに格納するのは時間と労力がかかり、時には見落としも発生しかねません。このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsに投稿された特定条件のメッセージを自動でPDF化し、Google Driveへ格納する一連の流れを自動化し、情報管理の効率化と記録の確実性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの特定メッセージを手作業でPDF化・保存している担当者の方
- Microsoft Teams上の重要情報を漏れなく記録し、共有を効率化したいと考えている方
- Microsoft TeamsとGoogle Driveを活用した情報管理の自動化に関心がある方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsの特定メッセージのPDF化とGoogle Driveへの格納が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや保存漏れを防ぎ、重要な情報の確実なアーカイブ化を実現し、業務の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、そしてGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージの内容や送信者などの情報が、あらかじめ設定した特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 条件に合致した場合、次のオペレーションで書類を発行する機能（Googleドキュメント）を選択し、事前に用意した雛形ドキュメントとメッセージ情報を組み合わせてPDFファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動で格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを受信してフローを起動する対象のチャネルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Microsoft Teamsから取得したメッセージ本文、送信者、投稿日時などの情報をもとに、PDF化を実行する条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- 書類を発行する機能（Googleドキュメント）では、PDFの元となる任意の雛形ドキュメントを指定でき、メッセージの内容や送信者名などをドキュメント内の特定箇所に変数として挿入する設定が可能です。
- Google Driveへのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft TeamsのチャットをPDF化してGoogle Driveに自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに新しいメッセージが投稿された際に、その内容をPDF化し、Google Driveの指定されたフォルダに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft Teamsのトリガー設定と、GoogleドキュメントおよびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
- 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
- チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
- 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
- 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
- チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
- 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google Driveのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からMicrosoft Teamsを検索してください。
ログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様にGoogleドキュメントを検索してください。この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
最後にGoogle Driveを検索してください。Googleドキュメントと同じ手順で連携完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
- 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
- チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
- 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションは活発ですが、重要なメッセージや決定事項が流れてしまい、後から探し出すのに手間がかかることはありませんか。また、手作業で情報を保存しようとすると、抜け漏れが発生したり、手間がかかったりすることも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動でPDF化し、Google Driveに格納できるため、こうした情報管理の課題を解決し、記録・共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsでのやり取りを、後から参照しやすい形で記録・管理したいと考えている方
- 重要な情報を手作業でMicrosoft TeamsからGoogle Driveへ転記・保存しており、手間を感じている方
- チャットツールの情報を整理し、チーム内での情報共有やナレッジ蓄積を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsのメッセージが自動でPDF化されGoogle Driveに保存されるため、手作業での記録や転記にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報の保存漏れや、誤った情報共有といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する機能」を選択し、受信したメッセージ内容を基にGoogleドキュメントの雛形を使用してPDFファイルを作成するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを監視する対象のチャネルを任意で指定してください。
- 書類を発行する機能では、PDFの元となるGoogleドキュメントの雛形ドキュメントを任意で指定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容などの情報を、雛形ドキュメント内のどの箇所に反映させるかを変数として設定してください。
- Google Driveのファイルアップロード設定では、作成されたPDFファイルを保存する先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にチームIDとチャネルIDを候補から選択してください。
最後にMicrosoft Teamsに移り、選択したチャネルにメッセージを投稿します。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
ステップ4：Googleドキュメントのアクション設定
「書類を発行する」をクリック。
書類の連携をします。まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次に雛形となるドキュメントのファイルIDを候補から選択しましょう。
最後に、発行する書類の格納先となるGoogle DriveのフォルダIDを選択します。
「出力ファイル名」は予め入力されているのでそのまま「次へ」をクリックしてください。
置換条件の設定に入ります。「置換対象の文字列」が雛形と異なる場合は「↻ 置換条件を再取得」をクリックして更新しましょう。
「置換後の文字列」はステップ3で取得したアウトプットを選択すると簡単に設定できます。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。ダウンロードして書類を確認することもできます。
ステップ5：Google Driveのアクション設定
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定に移るので、まず格納先のフォルダIDを入力します。
次にファイル名を設定しましょう。「書類を発行する」のアウトプットを活用して設定することで、自動的にファイル名が追加されます。
※アウトプットを活用せずに設定すると、次回以降も同じファイル名が追加されるので、注意してください。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りでOKなのでそのままテストしてください。
成功したら保存します。
Google Driveに格納されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージをPDF化し、Google Driveに格納する方法でした！
Microsoft TeamsとGoogle Driveを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやGoogle DriveのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
アンケート結果やリード情報をMicrosoft Teamsに通知することができるので、システム間の移動を減らせます。
Microsoft Teamsのメッセージ内容をチャットツールに通知可能です！
■概要アンケートフォームに寄せられた回答を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者へMicrosoft Teamsで共有する作業に時間を取られていませんか？手作業での対応は、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があり、迅速な情報共有の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をきっかけに、Microsoft Excelへのデータ追加とMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。■このテンプレートをおすすめする方- フォームで収集したアンケート回答の転記作業を自動化したいと考えている方
- Microsoft Excelへのデータ入力とMicrosoft Teamsでの情報共有を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォームへの回答後、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、転記時の入力ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を転記するように指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーに設定するフォームでは、アンケートの内容に合わせて質問項目を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書き込み対象となるファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームの回答内容をどの列に追加するかを指定します。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先となるチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、都度Microsoft Teamsで営業担当に連絡する作業に手間を感じていませんか。
こういった連絡は通知漏れやタイムラグの原因となり、貴重なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Teamsへ即座に通知を自動化できます。
迅速で確実な情報共有を実現し、営業活動のスピードを高めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでリードを管理し、Microsoft Teamsで部署内の連携を行っている方
- リード発生時の通知を手作業で行っており、タイムラグや連絡漏れに課題を感じている方
- 営業チームへの迅速な情報共有を自動化し、機会損失を防ぎたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録と同時にMicrosoft Teamsへ通知が自動で作成されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達時に起こりがちな、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定してフローを開始します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、監視対象となるSalesforceアカウントのマイドメインを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送りたいチャネルを指定し、メッセージ本文にSalesforceから取得したリード情報を埋め込んでください。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要毎月の月末には、締め作業や報告書の提出など、忘れられない定型業務が多く発生するのではないでしょうか？これらのリマインドを手作業で行っていると、抜け漏れが発生したり、他の業務を圧迫したりすることもあります。このワークフローを活用すれば、毎月自動で月末を判定し、指定した時間にMicrosoft Teamsへ通知を送ることができるため、重要なタスクの実行忘れを防ぎ、業務の確実性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方- 月末の締め作業や報告業務を管理しており、リマインドを自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、チームへの定期的な通知を効率化したいマネージャーの方
- 手動でのリマインドによる通知忘れや、業務の属人化に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット- 毎月自動で月末を判定して通知が実行されるため、リマインドのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行を確実にします。
- 担当者に依存せず、設定した日時に必ず通知が飛ぶ仕組みを構築できるため、リマインド業務の属人化を削減し、業務を標準化できます。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎月特定の日時にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理と分岐機能を設定し、フローボットが起動した日が月末であるかを判定させ、月末ではない場合は処理を終了させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガーの設定で、フローボットを起動させたい日時（例：毎月最終営業日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへ通知を送るオペレーションで、通知先のチャネルやチーム、送信するメッセージの本文を業務内容に合わせて自由に設定してください。
■注意事項- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
- 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方
- 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。
■注意事項
- Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
- 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
- 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます
- 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- フォームで収集したアンケート回答の転記作業を自動化したいと考えている方
- Microsoft Excelへのデータ入力とMicrosoft Teamsでの情報共有を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたい方
- フォームへの回答後、自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、転記時の入力ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った回答内容を転記するように指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルに通知を送ります。
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームでは、アンケートの内容に合わせて質問項目を自由にカスタマイズしてください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書き込み対象となるファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームの回答内容をどの列に追加するかを指定します。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先となるチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Salesforceに新しいリードが登録された際、都度Microsoft Teamsで営業担当に連絡する作業に手間を感じていませんか。
こういった連絡は通知漏れやタイムラグの原因となり、貴重なビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Microsoft Teamsへ即座に通知を自動化できます。
迅速で確実な情報共有を実現し、営業活動のスピードを高めましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでリードを管理し、Microsoft Teamsで部署内の連携を行っている方
- リード発生時の通知を手作業で行っており、タイムラグや連絡漏れに課題を感じている方
- 営業チームへの迅速な情報共有を自動化し、機会損失を防ぎたいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録と同時にMicrosoft Teamsへ通知が自動で作成されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達時に起こりがちな、通知漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定してフローを開始します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、監視対象となるSalesforceアカウントのマイドメインを指定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送りたいチャネルを指定し、メッセージ本文にSalesforceから取得したリード情報を埋め込んでください。
■注意事項
- Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 月末の締め作業や報告業務を管理しており、リマインドを自動化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、チームへの定期的な通知を効率化したいマネージャーの方
- 手動でのリマインドによる通知忘れや、業務の属人化に課題を感じている方
- 毎月自動で月末を判定して通知が実行されるため、リマインドのし忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行を確実にします。
- 担当者に依存せず、設定した日時に必ず通知が飛ぶ仕組みを構築できるため、リマインド業務の属人化を削減し、業務を標準化できます。
- はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎月特定の日時にフローボットが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理と分岐機能を設定し、フローボットが起動した日が月末であるかを判定させ、月末ではない場合は処理を終了させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャネルに通知を送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定で、フローボットを起動させたい日時（例：毎月最終営業日の午前9時など）を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへ通知を送るオペレーションで、通知先のチャネルやチーム、送信するメッセージの本文を業務内容に合わせて自由に設定してください。
- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿されるプロジェクトや案件の情報を、手作業でOneDriveにフォルダとして作成し管理していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を誤るなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、内容をAIが読み取り、OneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これらの課題を解消し、よりスムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOneDriveを連携させ、情報管理の効率化を図りたいと考えている方
- 特定のメッセージをもとに、手作業でOneDriveにフォルダを作成しているチームリーダーや担当者の方
- 定型的なフォルダ作成作業を自動化し、命名ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿だけでフォルダが自動生成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメッセージからフォルダ名を正確に抽出して作成するため、手作業による命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージ本文からフォルダ名として利用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報をもとにフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出の設定では、トリガーで取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容を変数として利用し、フォルダ名として抽出したい項目を任意に指定することが可能です。これにより、独自の命名規則に沿ったフォルダを自動で作成できます。
■注意事項
- Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
- 部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
- 手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿を都度確認し、手動でSlackに転記していた時間を削減し、本来の業務に集中できます
- 手作業による情報の転記漏れや通知忘れを防ぎ、重要なメッセージを関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知先のチャネルやメッセージ内容を構成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知の起点としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
- Slackのオペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できます。また、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などを変数として埋め込んだりすることも可能です
■注意事項
- Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Driveを使った便利な自動化例
請求書やメールに添付されたファイルをGoogle Driveに自動格納可能です！
Google Drive内のファイルをメールで送信できるため、ファイルの確認に便利です。
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼に基づき、手作業で請求書を作成・管理している方
- 請求書発行時の転記ミスや、Google Driveへの保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書発行、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に請求書を発行し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDや、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。
- Google Driveのファイル検索アクションでは、請求書の雛形となるファイルが保存されているフォルダのIDとファイル名を指定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先フォルダID、出力するファイル名を任意で設定できます。また、フォームのどの回答を書類のどこに反映させるか、といった置換条件も設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、締結済みの書類や証明書を手動でダウンロードし、Google Driveへ格納する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながらも、対応漏れが許されない重要な業務です。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープのステータスが完了になったことをトリガーに、証明書を自動でダウンロードし、指定のGoogle Driveフォルダに格納までを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要Google Driveに保管している特定のファイルを、都度手作業でメールに添付して送付する作業に手間を感じていませんか？ 単純な作業ですが、頻度が高いと大きな負担になり、添付ミスなどの懸念も生じます。 このワークフローを活用すれば、指定したGoogle Driveのファイルを取得し、特定の宛先へメールで自動送付する一連のプロセスを自動化できます。定型的なファイル共有業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
■注意事項- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた依頼内容を、手作業で請求書に転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容を基にGoogle スプレッドシートのテンプレートから請求書を自動で発行し、Google Driveに保存できます。定型的な請求書発行業務を自動化し、業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼に基づき、手作業で請求書を作成・管理している方
- 請求書発行時の転記ミスや、Google Driveへの保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的な請求書発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から請求書発行、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定し、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を基に請求書を発行し、指定したGoogle Driveのフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象となるフォームのIDや、フローボットが起動する間隔を任意で設定してください。
- Google Driveのファイル検索アクションでは、請求書の雛形となるファイルが保存されているフォルダのIDとファイル名を指定してください。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、使用する雛形のスプレッドシートID、発行した書類の格納先フォルダID、出力するファイル名を任意で設定できます。また、フォームのどの回答を書類のどこに反映させるか、といった置換条件も設定してください。
■注意事項
- GoogleフォームとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約締結後のファイル管理を効率化したい法務や営業担当者の方
- Google Driveを契約書の保管庫として利用しており、手動での格納作業をなくしたい方
- 契約管理におけるファイル保存漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約締結後に発生する、証明書のダウンロードとGoogle Driveへのアップロード作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、格納漏れや誤ったフォルダへの保存といった人為的ミスを防ぎ、書類管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象となるアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDや保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Driveを利用したファイル共有で、手動でのメール送付に手間を感じている方
- 報告書や資料など、定期的に決まったファイルを関係者へメールで送付している方
- ファイルの共有プロセスを自動化し、添付ミスや送信漏れを減らしたいと考えている方
- 手動でファイルをダウンロードしメールを作成する一連の作業が自動化されるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- ファイルの添付間違いや宛先の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル共有を実現します。
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベーストリガーを選択し、送付先のメールアドレスなどを格納したデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「GoogleDriveから資料をダウンロード」アクションを設定し、送付したいファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで指定した宛先情報やダウンロードしたファイルを活用してメールを送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- データベーストリガーでは、送付先のリストとして、Yoomで作成した任意のデータベースを選択することが可能です。
- Google Driveからダウンロードするファイルは、対象のファイルIDを任意で設定することで、送付したい特定のファイルを選択できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先、件名、本文を自由に設定できるため、送付内容に応じたメールを作成できます。
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
Microsoft TeamsのチャットとGoogle Driveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチャット内容の転記やファイルとしての保存、整理といった作業負荷を大幅に削減し、ヒューマンエラーによる情報の欠落リスクも低減できます。
これにより、担当者は煩雑な記録管理業務から解放され、コミュニケーションの内容確認や情報共有といった、より本質的な業務に注力できる時間と環境が生まれます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もしMicrosoft Teamsのチャット保存をはじめとする日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
