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Microsoft Excelで見積書や請求書を作成した後、毎回手動でPDF形式に変換し、ファイル名を付けてGoogle Driveの特定のフォルダに保存する、といった作業に時間と手間を取られていませんか？
ファイル名の命名規則を間違えたり、うっかり別のフォルダに保存してしまったりするような人的ミスも起こりがちです。
Microsoft Excelファイルをもとに自動でPDFが生成され、適切なファイル名で指定のGoogle Driveフォルダに保存される仕組みがあれば、こうした面倒な繰り返し作業や確認の手間から解放され、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Microsoft ExcelのデータをPDF化してGoogle Driveに自動保存する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
■概要
「フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、フォームから送信されたデータをもとにMicrosoft ExcelでPDFファイルを作成し、そのファイルをGoogle Driveに保存する仕組みです。フォーム送信後、関連する情報を自動的に整理し、PDFとして保存することで、後から簡単にアクセス・共有できる状態を作り出します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使用してデータを収集し、それをPDFとして保存したい方
・Microsoft Excelでの作業が必要なデータを整理し、PDF化したい担当者
・Google Driveを利用してファイル管理や保存を行っている方
・手動でPDFを作成する手間を減らし、業務を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft ExcelとGoogle Driveを連携する自動化の方法
Microsoft Excelで作成したデータをPDF化し、Google Driveへ自動で保存・整理する連携方法を、具体的な自動化テンプレートを交えて紹介します！
これにより、書類作成から保管までの一連のプロセスを効率化し、手作業によるミスも防げるようになるため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォーム回答やメール受信などを起点に、Microsoft ExcelのデータをPDF化しGoogle Driveへ自動保存する
Webフォームへの回答送信、特定のメール受信、Google スプレッドシートへのデータ追加といった様々なトリガーをきっかけに、Microsoft Excelで自動的にPDFファイルを作成し、指定したGoogle Driveフォルダへ保存する連携フローです。
申請書や報告書の受付から保管までのプロセス自動化や、他システムからのデータをもとにした帳票作成・管理の効率化に役立ちます！
■概要
「フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、フォームから送信されたデータをもとにMicrosoft ExcelでPDFファイルを作成し、そのファイルをGoogle Driveに保存する仕組みです。フォーム送信後、関連する情報を自動的に整理し、PDFとして保存することで、後から簡単にアクセス・共有できる状態を作り出します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使用してデータを収集し、それをPDFとして保存したい方
・Microsoft Excelでの作業が必要なデータを整理し、PDF化したい担当者
・Google Driveを利用してファイル管理や保存を行っている方
・手動でPDFを作成する手間を減らし、業務を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「メールの受信内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、受信したメールの内容を自動的にMicrosoft Excelに整理し、その後PDF形式に変換してGoogle Driveに保存する仕組みです。このプロセスを自動化することで、手動での入力作業やファイル管理の手間を減らし、効率的に情報を整理することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受信したデータを整理してPDF化し、保存したい担当者
・Microsoft Excelで情報を扱い、そのままPDFとして保存する必要がある方
・Google Driveを活用してファイルを一元管理したい方
・メールの内容をPDF形式で整理して管理したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Google スプレッドシートで特定のデータが追加されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、Google スプレッドシートに新しく追加されたデータをMicrosoft Excelに取り込み、その内容をPDF形式で作成し、Google Driveに自動的に保存する仕組みです。これにより、データ整理とファイル管理が効率化され、手作業を減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで管理しているデータをPDF形式で保存したい担当者
・Microsoft Excelを使ってデータを整理し、PDF化したい方
・Google Driveを活用してファイルを整理・共有したい方
・定期的にGoogle スプレッドシートのデータをPDFとして保存・管理したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォーム回答をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成しGoogle Driveへ保存するフローを作ってみよう
それでは代表的な例として、「Yoomで作成したフォームに回答が送信された際に、その内容をもとにMicrosoft Excelで見積書などのPDFファイルを作成し、指定のGoogle Driveフォルダに自動で保存するフロー」の作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定します。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
「フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、フォームから送信されたデータをもとにMicrosoft ExcelでPDFファイルを作成し、そのファイルをGoogle Driveに保存する仕組みです。フォーム送信後、関連する情報を自動的に整理し、PDFとして保存することで、後から簡単にアクセス・共有できる状態を作り出します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使用してデータを収集し、それをPDFとして保存したい方
・Microsoft Excelでの作業が必要なデータを整理し、PDF化したい担当者
・Google Driveを利用してファイル管理や保存を行っている方
・手動でPDFを作成する手間を減らし、業務を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
前準備：発行する請求書の雛形
フォームの回答を元に請求書を発行するには、雛形となる書類の準備が必要です。
作成したいPDFファイルの雛形をMicrosoft Excelで作成し、OneDriveに格納してください。
{}で囲んだ項目がフォームの回答で置換されます。
※ 雛形書類の作成方法は、「書類を発行する」の設定方法をご覧ください。
この記事ではサンプルとして、下図の雛形を使用します。
{会社名}・{請求日}・{支払い期限}・{商品_1}などが置換対象になります。
ステップ1：Microsoft ExcelとGoogle Driveのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Microsoft Excelの場合
Microsoft Excelのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Google Driveの場合
「アプリ一覧」でGoogle Driveを検索して選択します。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
Googleのログイン画面が表示されます。
任意のGoogleアカウントを選択してください。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
YoomからGoogleアカウントへのアクセス権限を確認し、「続行」をクリックしましょう。
「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合には、「すべて選択」にチェックを入れてください。
「マイアプリ」に使用する2つのアプリが追加されていれば、このフローでのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のテンプレートページを開き、「このテンプレートを試してみる」をクリックします。
■概要
「フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、フォームから送信されたデータをもとにMicrosoft ExcelでPDFファイルを作成し、そのファイルをGoogle Driveに保存する仕組みです。フォーム送信後、関連する情報を自動的に整理し、PDFとして保存することで、後から簡単にアクセス・共有できる状態を作り出します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを使用してデータを収集し、それをPDFとして保存したい方
・Microsoft Excelでの作業が必要なデータを整理し、PDF化したい担当者
・Google Driveを利用してファイル管理や保存を行っている方
・手動でPDFを作成する手間を減らし、業務を効率化したい方
■注意事項
・Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定
まずは、フローの起点となるトリガーアクション（フォーム）を設定していきます。
フォームトリガーをクリックしてください。
今回は例として、以下のように設定しました。
設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。
有料プランでのみ設定可能な項目もあるので、下記のページもご確認ください。
以下はプレビュー表示したものです。
「取得した値」には、請求書発行テストを行う際に使用するサンプル値を設定してください。
ここではテスト用にサンプル値を手入力しますが、フローボットが実際に起動した際には、フォームの回答がそのまま請求書発行で用いられます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
これで、フォームの設定は完了です。
フォームアクションのタイトルも、設定したフォームタイトルに変更されます。
ステップ4：Microsoft Excelの書類発行設定
では、フォームの回答を元にMicrosoft Excelで書類を発行していきましょう。
Microsoft Excelの「書類を発行する」をクリックしてください。
「アイテムID」には、前準備で用意した雛形書類のアイテムIDを設定してください。
ドライブIDと同様に、入力欄をクリックすると連携しているOneDriveアカウントから候補が表示されるので、対象となる雛形書類を選択します。
※候補に対象が表示されない場合は、「ファイル名（任意）」に雛形書類のファイル名か、ファイル名の一部を設定してください。
発行書類の「格納先のフォルダID」は、発行するPDFファイル（請求書）の格納先となるOneDriveフォルダを候補から選択します。
※ 候補に対象が表示されない場合は、「格納先のフォルダ名（任意）」に格納先のフォルダ名か、フォルダ名の一部を設定してください。
「出力ファイル名」に任意のファイル名を設定してください。
入力欄クリック時に表示される「取得した値（アウトプット）」のフォームアクションから、フォームの各項目を選択できます。
これらの値を使用すると、フォームの回答ごとに異なるファイル名をつけることが可能です。
※ 項目を選択すると、{{項目名 フォームの回答}}という形で入力欄に追加されます。
日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。
設定を終えたら、「次へ」をクリックしてください。
雛形書類の置換対象を、フォームの回答で置換していきます。
まずは「置換条件を再取得」をクリックしてください。
これにより、選択した雛形書類の置換対象（{}部分）が項目として表示されます。
「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定します。
入力欄クリック時に表示される「取得した値」のフォームアクションから、置換対象に合う項目を選択していきましょう。
{商品_1}{商品_2}のようにリストになっている項目は、コンマ区切りで置換後の文字列を設定します。
設定を終えたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された請求書がPDFファイルとExcelファイルとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。
「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードした請求書の置換内容が正しいことを確認しましょう。
実際に発行された請求書（PDF）は、以下です。
期待する請求書が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
これで、書類発行の設定も完了です。
ステップ5：Google Driveのアップロード設定
書類はOneDrive（かSharePoint）上に発行されるため、まだGoogle Driveには保存されていません。
発行した書類をGoogle Driveにアップロードしましょう。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
任意で「タイトル」を変更します。
連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリックしてください。
「格納先のフォルダID」にファイルをアップロードするフォルダのIDを設定します。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogle Driveから候補が表示されますので、対象となるフォルダIDを選択してください。
フォルダIDは、Google DriveのフォルダURL（folders/{{ID部分}}）でも確認できます。
「ファイル名」にはデフォルトで、書類発行時に設定した出力ファイル名が設定されています。
変更する場合は、重複しない任意の名称で設定し直してください。
「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、発行した書類が設定されています。
変更は必要ありません。
設定を終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功したら、指定したフォルダにPDFファイルがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックします。
実際にGoogle DriveにアップロードされたPDFファイルは、以下です。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。
実際にフローが動作するかを確認しましょう。
コピーしたリンク先からフォームへの回答を行い、フォームの回答を元にした書類（PDFファイル）がGoogle Driveにアップロードされていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
Microsoft ExcelやGoogle Driveを使ったその他の自動化例
他にも、他にも、Microsoft ExcelやGoogle Driveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
たとえば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
Microsoft Excelを使った自動化例
メール受信から見積書・納品書の作成、データ格納や通知送信までの作業を自動化できます。
これにより、申し込み内容やアンケート結果の管理、商談情報の処理といった日常業務の手間を削減し、営業や事務作業の効率化が期待できます。
Google Driveを使った自動化例
ファイルの格納やデータ転記、通知送信などの作業を自動化できます。
これにより、PDFや帳票データの確認、従業員情報の管理、契約書や見積書の処理といった日常業務の手間を削減し、業務効率を向上させることが可能です。
まとめ
Microsoft Excelで作成した書類のPDF化とGoogle Driveへの保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた一連の定型業務にかかる時間を短縮し、ファイル名の付け間違いや保存場所の間違いといったヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、担当者は書類作成後の煩雑な処理から解放され、本来注力すべき分析や改善といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：同名のPDFファイルがあった場合の挙動は？
A：
同名のファイルがGoogle Driveに既に存在していても、新しいファイルが作成されます。
たとえば、Google Driveに「テスト書類.pdf」がすでに存在していても、新たに「テスト書類.pdf」を作成することが可能です。
Q：自動化の処理が失敗した場合に気づけますか？
A：
はい、気づけます。
運用中にエラーが発生すると、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、Slack・Chatworkなどのチャットツールでエラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：保存先フォルダを動的に作成できますか？
A：
はい、可能です。
Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションの前に、以下のオペレーションを追加することで、取引先ごとや案件ごとにフォルダを分けてファイルを管理できます。
詳しい設定手順は、以下のヘルプページをご確認ください。
※有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
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