日々の業務で、Microsoft Excelで作成した見積書や報告書をPDF形式に変換し、クラウドストレージのBoxに手動で保存しているという方も多いのではないでしょうか。
<span class="mark-yellow">Microsoft Excelでのファイル作成後、自動的にPDFへ変換され、所定のBoxフォルダへ確実に保存される仕組み </span>があれば、このような手間やミスから解放され、より創造的な業務に時間を使うことができるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくても簡単に設定でき、日々の定型業務を効率化できるので、ぜひこの機会に自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft Excelで作成したPDFを自動でBoxに保存する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
[[203169]] Microsoft ExcelとBoxを連携してPDF保存を自動化する方法 Microsoft Excelで作成したファイルをPDF形式でBoxに保存する一連の作業は、多くのビジネスシーンで発生しますが、手作業では手間がかかり、ミスも起こりやすいものです。
入力フォームやスケジュールを起点に、Microsoft ExcelでPDFを発行しBoxに自動で保存する <span class="mark-yellow">入力フォームへの回答送信や特定の日時といったイベントをトリガーとして、Microsoft Excelで帳票などのPDFドキュメントを自動生成し、指定したBoxフォルダへ保存する</span>一連の流れを自動化。
[[203169,203172,203173]] フォーム回答をトリガーにMicrosoft ExcelでPDFを発行しBoxへ自動保存するフローを作ってみよう それでは代表的な例として、「Yoomの入力フォームに回答が送信された際に、その内容を元にMicrosoft ExcelでPDFファイル（例えば請求書や見積書など）を自動で作成し、Boxの指定フォルダに保存するフロー 」を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft ExcelとBoxのマイアプリ連携 テンプレートのコピー トリガーとなるフォームと各アクション（書類の発行と保存）の設定 フロー稼働の準備 [[203169]] 前準備：発行するPDFの雛形 フォームの回答を元にPDFを発行するには、雛形となる書類の準備が必要です。こちらのヘルプページ
この記事ではサンプルとして、下図の請求書雛形を使用します。
ステップ1：Microsoft ExcelとBoxのマイアプリ連携 先ずは、Yoomと連携させたいMicrosoftアカウントとBoxアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。 マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。 「アプリ一覧」が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名（ここではMicrosoft Excel）を検索して選択。 Microsoftのサインイン画面が表示されます。 既にサインインしているアカウントがある場合は、以下のような画面が表示されます。
パスワードを入力し、「サインイン」をクリック。 Microsoftアカウントとの連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。 このまま、Boxも連携していきましょう。 PDFを保存するアカウントでログイン。 YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。 Boxアカウントとの連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。 ステップ2：テンプレートのコピー Yoomのフローボットテンプレート
[[203169]] そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
ステップ3：フォームトリガーの設定 先ずは、フローの起点となるトリガーアクション（フォーム）を設定していきます。
フォームトリガーをクリック。 フォームタイトルを設定しましょう。 デフォルトで設定されている質問項目を参考に、前準備で用意した雛形書類の置換対象（{}で囲われている項目）に沿った質問項目を作成していきます。こちらのヘルプページ ※ 設定例
設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。 「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページの表示を確認できます。 ※ プレビューページ
「取得した値」には、書類発行テストを行う際に使用するサンプル値を設定してください。 設定を終えたら、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、フォームの設定は完了です。
ステップ4：書類の発行 では、フォームの回答を元にMicrosoft Excelで書類を発行していきましょう。
Microsoft Excelの「書類を発行する」をクリック。 「タイトル」は任意の名称に変更できます。 連携アカウントを確認。 雛形書類の「ファイルの保存場所」を「OneDrive」か「SharePoint」から選択。 「ドライブID」に雛形書類を保存しているドライブのIDを設定。 「書類を発行する」の設定方法
「アイテムID」に前準備で用意した雛形書類のアイテムIDを設定。 発行書類の「格納先のフォルダID」に、発行するPDFファイル（請求書）の格納先となるOneDriveフォルダを候補から選択。 「出力ファイル名」に任意のファイル名を設定。こちらのヘルプページ 日付のタブから、任意の形式の日付も追加できます。
設定を終えたら、「次へ」をクリック。 雛形書類の置換対象を、フォームの回答で置換していきます。 ※ 置換対象がデフォルトと異なる場合は下図のように項目が切り替わります。
「置換後の文字列」にフォームの各項目を設定。 設定を終えたら、「テスト」をクリック。 テストに成功すると、指定したOneDriveのフォルダ内に、置換された書類がPDFファイルとExcelファイルとで発行され、「取得した値」にファイル情報が追加されます。 「ダウンロード」をクリックし、ダウンロードしたPDFの置換内容が正しいことを確認しましょう。 期待する書類が発行されていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。 これで、書類発行の設定も完了です。
ステップ5：ファイルの保存 書類はOneDrive（かSharePoint）上に発行されるため、まだBoxには保存されていません。
Boxの「ファイルをアップロード」をクリック。 適宜「タイトル」を変更。 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。 「ファイル名」にはデフォルトで、書類発行時に設定した出力ファイル名が設定されています。 「格納先フォルダのコンテンツID」にPDFをアップロードするフォルダのIDを設定。 「ファイルの添付方法」にもデフォルトで、発行した書類が設定されています。 設定を終えたら、「テスト」をクリック。 テストに成功したら、指定したフォルダにPDFがアップロードされていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。 ステップ6：フロー稼働の準備（トリガーをONに設定） フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにすると、フォームのリンクが作成されます。
実際にフローが動作するかを確認しましょう。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
Microsoft ExcelとBoxを使ったその他の自動化例 今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft ExcelやBoxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Microsoft Excelを使った便利な自動化例 メール内容やアンケート内容をMicrosoft Excelに自動転記が可能です。
[[73460,137419,146299,71608,70811]] Boxを使った便利な自動化例 Boxにファイルがアップロードされた際に、通知したり、クラウドシステムに格納することが可能です。
[[160304,71341,67745,157174,140303]] まとめ Microsoft Excelで作成したファイルをPDF化し、Boxへ保存するという一連の作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル変換、名前の変更、フォルダへの移動、そして関係者への共有といった煩雑なプロセスにかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクも低減できます。 </span>
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
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