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「会議が終わった後、議事録の作成にいつも追われている…」
「せっかく録画しても、見返す時間なんてない」
そんな悩みを抱えていませんか？Zoomのクラウドレコーディングを活用すれば、会議終了をトリガーに音声を自動で文字起こしして、PDFにまとめてBoxへ保存するといった効率化が実現できます。たとえば、特定のプロジェクトに関わる会議だけを自動で記録・保存したり、AIによる要約付きの議事録を作成してチームにすぐに共有したりと、面倒な作業を一気に自動化することが可能です。
この記事では、これらの自動化フローをプログラミング不要で実現する方法を画像付きで詳しく解説していきます。会議後の作業をグッと減らしたい方は、ぜひ最後までチェックしてみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoom会議の終了をトリガーに文字起こしを行い、その結果をBoxに自動で保存する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomで行われた会議の情報をBoxへスムーズに連携させることで、情報整理の手間を省きつつ会議内容の迅速な共有や活用を実現できます。
ここでは、ZoomとBoxを連携させることで具体的にどのような業務を自動化できるのか、いくつかのテンプレートを例に挙げて紹介していくので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Zoomでの会議が終了したタイミングで、自動的に文字起こしを実行し、その結果をPDFファイルとしてBoxの指定フォルダに保存する</span>連携フローです。
会議後の議事録作成や情報共有の手間を大幅に削減し、重要な会議内容を迅速かつ確実に保管できます！
<span class="mark-yellow">例えば、特定のキーワードが会議名に含まれているZoom会議や特定の方が参加した会議が終了した場合にのみ、文字起こしを行いBoxへ自動で保存する</span>フローです。
重要な会議や特定のプロジェクトに関連する会議の記録だけを選択的に、かつ効率的に管理するのに役立ちます！
<span class="mark-yellow">Zoom会議の文字起こし結果に加えて、AIを用いてその内容を自動で要約し、文字起こし全文と要約の両方を記載したPDFを生成してBoxに保存する</span>フローです。
会議の要点を素早く把握し、情報の活用度を高めることができます！
それではここから代表的な例として「Zoom会議が終了した際に自動で文字起こしを行い、その結果をPDFとしてBoxに保存する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
（文字起こしをした内容をPDF化するためにGoogleドキュメントも連携します。）
【注意点】
※Zoomのレコーディング情報を取得するには、ミーティングデータが「クラウドレコーディング」されている必要があります。
※「クラウドレコーディング」はZoomの特定プランに限定されているため、ご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Zoomを検索すると画像のような画面が表示されます。
「Client ID」と「Client secret」を入力すると、連携完了です！
※詳しい登録方法はこちらをご確認ください。
Boxを検索するとログインページが表示されるので「アドレス」と「パスワード」を入力します。
Yoomへのアクセス権限付与に関する内容が表示されるため確認したら「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
Googleドキュメンを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、Googleドキュメントのマイアプリ連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は不要です。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開いてください！）
「ミーティングが終了したら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「ミーティングが終了したら」を選択
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めに文字起こしテキストをBoxに保存したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
Zoomアカウントのメールアドレスを入力したら、Zoomミーティングをレコーディングし、テスト用にデータを保存してください。
保存が完了したら「テスト」を押しましょう。
※ダウンロードできるデータ容量の制限はこちらをご確認ください。
テストに成功すると「テスト成功」の文字とともに「取得した値」としてそれぞれの項目の横にデータがアウトプットされます。
（画像では表示されていませんが、実際には表示されます！）
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。
「ミーティングのレコーディング情報を取得」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ミーティングのレコーディング情報を取得」を選択
「ミーティングID」はステップ3で取得した値を活用して入力します。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「ミーティングが終了したら」をクリック
③「ミーティングID」を選択
入力が完了したら「テスト」を押します。
「取得した値」がそれぞれの項目の横に表示されていればテスト成功です！
確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」を選択
「ダウンロードURL」も取得した値を活用して入力します。
入力後「テスト」を押して「ダウンロードしたファイル」のデータが取得できればOKです！
「保存する」をクリックして次に進みましょう！
※音声を文字起こしするAIオペレーションは「チームプラン・サクセスプラン限定」の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
「音声データを文字起こしする」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更してください。
次に「アクション」をクリックします。
アクションは動画の長さに合わせて赤枠内の3種類から選ぶことができますが、それぞれ消費するタスク数が異なるのでご注意ください！
※プランごとのタスク数は料金プランをご確認ください。
「ファイルの添付方法」は「取得した値を使用」を選択して、ステップ5で取得した「ダウンロードしたファイル」を選んでください。
「言語」を選んだら「テスト」を押します。
テストに成功すると、実際に音声を文字起こしした内容が表示されます。
確認できたら「保存する」をクリックしてください。
「書類を発行」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」：合っているか確認
次に雛形書類との連携をします。
テスト用に画像の通り雛形を作成しました！
※雛形書類の作成方法はこちらをご確認ください。
雛形書類の「ドキュメントのファイルID」を候補から選択しましょう。
格納先の「フォルダID」と「ファイル名」も設定します。
「ファイルID」：候補から選択
「ファイル名」：取得した値を活用することで他のファイルとの名称重複を防止
雛形書類に合わせて「置換対象」が表示されるため「置換後」のデータを取得した値を活用して入力します。
全ての項目の入力が完了したら「テスト」を押してください。
「テスト」を実行して、先ほど指定したファイルに書類が保存されていれば、テスト成功です！「保存する」をクリックしましょう。
（GoogleドキュメントとPDFの2種類が保存されます。）
「ファイルをアップロード」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Boxと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「ファイルをアップロード」を選択
「ファイル名」はステップ7で取得した値を活用して入力します。
「コンテンツID」は赤枠の説明文に従って入力してください。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用する」を選択して「発行した書類」を選びます。
「テスト」を押して、Boxに格納できていればテスト成功です！
「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Zoom会議が終了したら文字起こししてPDFを発行し、Boxに保存するための連携手順になります！
ZoomやBoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zoomでは、ミーティングの終了をトリガーに文字起こしデータをNotionに保存したり、SlackへレコーディングURLを自動通知することが可能です。また、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートを使って参加者情報を受け取り、Zoomの会議やウェビナーに自動登録するフローも実現できます。
Boxでは、アップロードされたファイルを自動的にOneDriveへ保存したり、DocuSignの署名済み証明書をBoxに格納することが可能です。また、毎月月初に新しいフォルダを自動作成したり、Apolloで新たなコンタクトが登録された際に対応するフォルダを作成することもできます。
この記事では、「Zoom会議の文字起こしデータをBoxへ自動で保存する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Zoomでの会議終了をきっかけに自動で文字起こしを行い、その結果をPDF化してBoxに保存することで、議事録作成や情報共有の手間を大幅に削減できます。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したようなZoomとBoxを連携した自動化フローのほかにも、さまざまな業務に対応できるテンプレートが用意されています。</span>
たとえば、特定の会議のみを対象にした記録保存や、要約付きの議事録作成など、より実務に寄り添った設定が可能です。
「会議後の作業を効率化したい」「情報共有のスピードを上げたい」「ファイル管理の手間を省きたい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートで自動化を体験してみてください。操作はかんたん、すぐに始められます。
まずはテンプレートを試して、その便利さを実感してみませんか？
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