フォームのデータをOutlookで自動的に送信・転送する
フォームへの回答に対し、Outlookで自動的に返信することが可能です。これにより一次対応を迅速化できることで、顧客満足度の向上や信頼度向上に寄与できるでしょう。
さまざまなデータをもとにメールを自動作成できるため、フォームの回答内容に合わせて会議の日程調整メールなどを自動送信することもできます。
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「あー、またこのデータを手動で送らなきゃいけないのか…」
「フォローアップのメール送るの忘れてた...」
こんなふうに感じたこと、ありませんか？一件一件データをコピペしたり、宛先を確認したり...忙しい毎日の中でこういった作業に時間を取られるのは、正直もったいないですよね。
そんな日々の”小さな手間”を軽減できる、便利な方法があるのをご存知ですか？
実は、Outlookとさまざまな便利なアプリを連携して、データを自動で送信・転送する方法がいくつかあるんです。
例えば、顧客へのフォローアップメールを自動送信したり、データベースに新しい情報が追加されたら、関係者へ情報を速やかに自動送信することも可能です。
本記事では、Outlookを活用したメールの送信・転送を自動化する具体的な方法を詳しく解説！手間を減らしつつ、対応の迅速化と精度向上を目指している方は、ぜひ最後までチェックしてみてください。
YoomにはOutlookを使った業務フローを自動化するためのテンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は、以下バナーの「試してみる」をクリックして、早速スタートしましょう！
いろいろな方法で、Outlookでデータを自動的に送信・転送することができます。その方法をいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になるテンプレートの「試してみる」をクリックして、Yoomのアカウントを作成するだけで、すぐにOutlookの自動送信・転送を体験できます。
アカウント作成はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookでの自動メール送信は、営業やサポートチームの対応を迅速化し、連絡の抜け漏れを防ぐのに役立ちます。
たとえば、Salesforceで新しいリードが登録された際に自動でフォローアップメールを送ったり、Google スプレッドシートのデータ更新をきっかけに、関係者にメールで情報共有することも可能です。顧客との接触スピードを高め、商談の機会を逃さず効率的な営業活動のサポートや、チーム間の情報共有の円滑化が期待できるでしょう。
フォームへの回答に対し、Outlookで自動的に返信することが可能です。これにより一次対応を迅速化できることで、顧客満足度の向上や信頼度向上に寄与できるでしょう。
さまざまなデータをもとにメールを自動作成できるため、フォームの回答内容に合わせて会議の日程調整メールなどを自動送信することもできます。
チャットツールに投稿されたメッセージからデータを抽出し、特定のキーワードが含まれている場合にのみメールに通知したり、投稿内容からデータを抽出し、日程調整メールを自動送信することも可能です。大量のメッセージの中から重要な情報を自動的に抽出できるため、手作業による見落としを防ぎ、効率的な業務進行をサポートします。
それでは、さっそくOutlookでデータを自動的に送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、先程ご紹介した「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、OutlookとSalesforceをマイアプリに登録してYoomと連携します。
事前にYoomと連携しておくことで、後のフローの設定がスムーズになります。
【マイアプリ登録画面】
1. Yoomにログイン後、画面左側の「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックしてください。
2. 「アプリ一覧」の右上の検索窓でアプリ名を検索して、マイアプリ登録を行なっていきます。
【Outlookのマイアプリ登録方法】
まずはOutlookをマイアプリ登録して、Yoomと連携しましょう！
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合にはYoomとの連携が失敗する可能性があります。
1. アプリ一覧でOutlookを選択します
2. Yoomと連携するOutlookのアカウントに紐づいているMicrosoftのアカウント情報を入力し、「次へ」をクリックしてください
※ 既にサインインしているアカウントがある場合、以下のような画面が表示されます。
3. アカウントのパスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう。
マイアプリ欄にOutlookが追加されていれば、連携完了です！
【Salesforceのマイアプリ登録方法】
次に、SalesforceとYoomの連携を行います。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーになりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができます。無料トライアル中には制限対象のアプリ（Salesforce）を使用することができるので、ぜひこの機会に試してみてください！
1. アプリ一覧で「Salesforce（Sandbox環境）」ではなく「Salesforce」を選択します。
2. Salesforceのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携する「ユーザー名」と「パスワード」を入力してログインしてください。
※ 他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
※Yoomと連携するにあたり、Salesforce側での設定も必要になります。Salesforce側で行う設定について、詳しくはこちらの記事をご参照ください。
3. アクセス確認画面で「許可」をクリックしましょう。マイアプリ欄にSalesforceが追加されていれば、連携完了です。
OutlookとSalesforceのYoomとの連携が完了したら、早速フローボットの設定を進めていきましょう！
簡単に設定できるようにテンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、お使いのYoom管理画面の「マイプロジェクト」内に、テンプレートが自動的にコピーされます。下図のポップアップが表示されるので、「OK」をクリックしてフローの設定を進めましょう！
まずは、フローの起点となるアプリトリガーを設定していきます。
今回は、Salesforceのリードオブジェクトに新規レコードが登録されると、フローボットが自動的に起動するように設定を行います。
【Salesforceのアプリトリガー設定手順】
1. コピーしたテンプレートの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしてください。
2. 連携アカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントの情報が記載されています。トリガーアクションはそのままにし、「次へ」をクリックしましょう。
3. 「トリガーの起動間隔」をプルダウンメニューから任意の間隔を選択します。
5分、10分、15分、30分、60分から選択できますが、ご利用中のプランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
基本的にはご利用中のプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
4. 「マイドメインURL」を入力欄下の説明に従って入力してください。
5. 設定が完了したら、テストを行います。Salesforceの画面に移り、テスト用にリードオブジェクトに新規レコードを登録してください。
※テストのため、内容は架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです！
登録後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、Salesforceに登録したレコード情報がアウトプットとして取得できます。
ここで取得したアウトプットは、Outlookでメールを自動送信する際に活用できます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
正しく情報が取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
次に、ステップ3で取得した情報を用いて、Outlookで自動送信するメールの設定を行います。
【Outlookのメール自動送信設定手順】
1. テンプレートの「メールを送る」をクリックしてください。
2. メール内容の「To」に宛先を設定します。
入力欄をクリックすると、ステップ3で取得したアウトプットが選択できます。
「取得した値」の「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」内にある「メールアドレス」を設定すると、Salesforceに登録されたメールアドレス宛にメールを自動送信できますよ！
必要に応じて「CC」や「BCC」にも宛先を設定してください。
以降も同様に、ステップ3で取得したアウトプットを用いて、Salesforceの情報を引用することができます。
3. 「件名」には、任意のテキストを設定しましょう。もちろん、アウトプットを用いてSalesforceの情報を引用することも可能です！
4. 「本文」には、Outlookで自動送信するメールの内容を設定します。
「はじめまして」等、毎回同じテキストを使用する部分は定型文として固定値で入力し、「会社名」などSalesforceの情報を引用する部分は、アウトプットを用いて入力しましょう。
5. 設定を終えたら、ページ下部の「次へ」をクリックします。送信内容を確認し、「テスト」をクリックしてください。
※実際にメールが送信されるので、「To」にはテスト送信しても問題がないアドレスを設定しておいて下さい。
テストが成功すると、「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるので、正しくメッセージが送信されることを確認しましょう。
確認後、「保存する」をクリックしましょう。
全ての設定が完了すると、下図のポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットが正常に動作することを確認しましょう。
あとでフローボットを稼働する場合や、フローボットの稼働を停止する際は、フローボット設定画面の左上にある「トリガー」ボタンで、ON/OFFの切り替えが可能です。
以上が、「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」フローボットの設定手順でした！
他にも様々な業務プロセスの自動化を、Yoomを使用することで簡単に実現できます！ぜひ、Yoomの便利な機能を試してみてくださいね。
さまざまなツールと連携して、Outlookで受信したメッセージをチャットツールに自動通知したり、添付ファイルをクラウドストレージに自動でアップロードすることも可能です。また、指定した日時にフローボットを起動させてメールを自動送付することもでき、請求書などの書類送付を効率化できます。
いかがでしたか？Outlookを活用した自動送信・転送フローは、業務の「手間」を省くだけでなく、「対応の抜け漏れ」を防ぐためにも効果的です。
データベースの更新をきっかけとしたメール送信、フォームへの回答に基づく自動返信など、手作業では時間も手間もかかっていた作業が、Outlookと他のツールを連携することでグッとスムーズになるでしょう。
Yoomを使えば、一見難しそうな自動送信・転送の仕組み化も、プログラミング不要で実現可能に！
「本当に一切プログラミングなしで設定できるの？」「他にどんなことが自動化できるのか、気になる」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒で完了！登録後はすぐに、様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、ぜひ自社の業務に合った最適な自動化フローを構築してみてくださいね。
今回ご紹介した自動化はほんの一例です。アイデア次第で、Outlookを活用した業務効率化の可能性は無限大！
Yoomで<span class="mark-yellow">日々の業務をもっとラクに、もっと効率的に</span>。
ぜひ本記事を参考に、日々感じている「もっとこうなればいいのに」の改善に、自動化を活用してみてくださいね。
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