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「イベント参加者に資料を送りたいけど、一人ひとりに添付ファイル付きメールを送るのは手間がかかる…」
「フォームからの問い合わせ内容に応じて、異なる資料を添付して返信するのが大変…」
このように、SendGridを使った添付ファイル付きメールの送信作業に、時間や手間を感じていませんか？
もし、フォームが送信されたタイミングで、回答内容に応じたファイルを自動で添付され、SendGridからメールを送信できる仕組みがあれば、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！とにかく早く試したい方へ
YoomにはSendGridで添付ファイル付きメールを送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Googleフォームからのお問い合わせや資料請求に対し、手動でファイルを添付したメールを送る作業に手間を感じていませんか？
件数が増えるほど作業は煩雑になり、送信ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、SendGridから添付ファイル付きのメールを自動で送信できます。
これにより、手作業による対応の手間を省き、正確なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SendGridで添付メールを送信する定型業務を自動化し、効率化を図りたい方
・Googleフォームからの問い合わせに対し、資料などを添付したメールの返信をスムーズに行いたい方
・手動でのメール送信による添付ファイルの付け忘れや、宛先の間違いといったミスをなくしたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームの送信内容をもとにSendGridで添付メールを送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、その内容に応じてSendGridから添付ファイル付きメールを自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Google Drive／SendGrid
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Googleフォームからのお問い合わせや資料請求に対し、手動でファイルを添付したメールを送る作業に手間を感じていませんか？
件数が増えるほど作業は煩雑になり、送信ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、SendGridから添付ファイル付きのメールを自動で送信できます。
これにより、手作業による対応の手間を省き、正確なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SendGridで添付メールを送信する定型業務を自動化し、効率化を図りたい方
・Googleフォームからの問い合わせに対し、資料などを添付したメールの返信をスムーズに行いたい方
・手動でのメール送信による添付ファイルの付け忘れや、宛先の間違いといったミスをなくしたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
まずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください。
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、GoogleフォームとGoogle Driveのマイアプリ連携をしてください。
SendGridのマイアプリ連携
「SendGrid」を選択し、アカウントとアクセストークンを入力し「追加」をクリックします。
※アカウント名には、管理用の名称を入力してください。
アクセストークン欄には、下図赤枠の説明や公式ユーザーマニュアルの記事内にある「APIキーの作成」の項目を参考に作成したAPIキーの値を入力してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Googleフォームからのお問い合わせや資料請求に対し、手動でファイルを添付したメールを送る作業に手間を感じていませんか？
件数が増えるほど作業は煩雑になり、送信ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、SendGridから添付ファイル付きのメールを自動で送信できます。
これにより、手作業による対応の手間を省き、正確なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SendGridで添付メールを送信する定型業務を自動化し、効率化を図りたい方
・Googleフォームからの問い合わせに対し、資料などを添付したメールの返信をスムーズに行いたい方
・手動でのメール送信による添付ファイルの付け忘れや、宛先の間違いといったミスをなくしたい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まずは、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続いて、「フォームID」は入力欄下の注釈を参考にして手動で入力してください。
ちなみに今回は、テスト用に下記のようなGoogleフォームを準備し、回答を送信しました。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
成功すると、以下のように「取得した値」が表示されるはずです。
この「取得した値」は、後のフローで使用します。
なお、デフォルトで取得した値には、仕様上Googleフォームの回答項目が含まれません。
回答内容を取得するには、JSONPathを用いて取得した値を追加する必要があるため、Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法を参考にしながら、追加作業を進めてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
取得する値に回答項目を追加後、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：Google Driveのファイルダウンロード設定
ここでは、送信するメールに添付したいファイルをGoogle Driveからダウンロードするための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ページが切り替わったら、ファイルIDを設定してください。
今回は、Google Driveにテスト用のPDFファイルを保存し、そのファイルIDを入力しました。
なお、ファイルIDの確認の仕方は、Google Driveで対象のファイルの上で右クリックし、共有→リンクをコピーしてください。
URLリンク内の「/d/●●●●●/」部分がファイルIDとなります。
入力ができたら「テスト」を実行してください。
成功すると、下記のような画面になるので、「ダウンロード」ボタンから対象のファイルで合っているか確認してみましょう。
問題なければ、「完了」を押して次のステップへ進みます。
ステップ5：SendGridでメールを送信する設定
最後のステップです！
取得した値とダウンロードしたファイルを活用して、SendGridでメールを送信するための設定をしましょう。
まずは、「メールを送信する」をクリックします。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。
各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
宛先メールアドレスは、Googleフォームから取得した情報がすでに入っています。
もし誤って削除してしまった場合は、下記のように取得した値から引用してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
また、宛先を追加したい場合は「＋toを追加」をクリックし入力してください。
送信元メールアドレスは、SendGridに登録しているメールアドレスを入力します。
なお、SendGridに登録されていないメールアドレスだとエラーとなってしまうため注意してください。
送信元の登録がまだの場合は、公式ホームページの差出人情報の作成方法を確認してみてくださいね。
続いて、件名・本文のMIMEタイプを注釈を参考にしてそれぞれ手入力してください。
本文は、入力欄をクリックして表示される取得した値を活用して入力しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Googleフォームで回答が送信されるごとに、異なる名前をメール本文へ動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じ名前が反映されたメールが送信されてしまうため注意が必要です。
今回は、下記のように変動値である取得した値と、固定値であるテキストを組み合わせて本文を作成しました。
添付ファイル名は、お好きな名前を入力してください。
ファイルの添付方法・ファイルは、下記のように設定することで、前のステップでダウンロードしたファイルが添付できるようになりますよ。
必須項目のみ入力しましたが、運用内容に合わせて他の任意項目も設定してみてください。
入力が完了したら「テスト」を実行してみましょう。
※テストを実行すると実際にメールが送信されるため、テストメールを送っても問題ないメールアドレスか改めて確認してください。
成功すると、下記のような画面が表示されるはずです。
設定したメールアドレス宛に、メールが届いているはずなので確認してみましょう。
下記のように設定した内容のメールが届いていればOKです。
また、SendGridでも送信したログを確認することができました。
最後に、Yoom画面に戻って忘れずに「完了」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、フローが出来ているか確認してみてくださいね！
SendGridを使った自動化例
外部システムでのイベント発生や、受信したメールをトリガーに、メール配信サービスのコンタクトリストへ情報を自動登録します。
また、業務DBのステータス更新やExcelデータを基に、メールを自動送信したり、バウンスリストをデータベースに定期的に同期します。
メールマーケティングの基盤となるコンタクトリストの精度と鮮度を保ち、手動でのデータ転記作業を解消します。
まとめ
SendGridを用いた添付ファイル付きメールの送信作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた資料送付などの定型業務にかかる時間を削減し、送信ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はより迅速かつ正確に対応できるようになり、本来時間をかけるべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：回答内容によって添付するファイルを変えられますか？
A：
はい、可能です。
「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションを追加することで、回答内容に応じて添付ファイルを変えることができます。
例えば、Googleフォームにラジオボタンで回答できる質問を追加し、その回答に合わせて添付するファイルを変えることが可能です。
なお、分岐と進行先を切り替える機能は、ミニプラン以上の有料プランでのみ利用できます。
もしフリープランでこの機能を使おうとするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
ミニプランをはじめとした有料プランは、2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル期間中は、普段は制限があるアプリや機能（オペレーション）も試せるので、ぜひ活用してみてくださいね。
Q：添付できるファイルの容量に上限はありますか？
A：
はい、あります。
基本的に、容量はアプリ側の仕様に依存します。
今回はSendGridアプリを使用しているため、公式ホームページに記載がある通り30MBが上限です。
それ以上の容量はエラーとなるため、注意してください。
Q：Googleフォーム以外のツールを起点にできますか？
A：
はい、できます。
Googleフォーム以外のフォームツールから得た回答をもとに、フローを進めることが可能です。
また、フォームツールだけではなく、メールやチャットツールの受信などをアプリトリガーとすることもできます。
Yoomでは様々なアプリと連携が可能なので、業務で使用しているアプリが連携可能かどうかは下記リンクより対象アプリを探してみてください。
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