Googleフォームが送信されたらSendGridで添付ファイル付きメールを自動送信する

■概要

Googleフォームからのお問い合わせや資料請求に対し、手動でファイルを添付したメールを送る作業に手間を感じていませんか？件数が増えるほど作業は煩雑になり、送信ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、SendGridから添付ファイル付きのメールを自動で送信できます。これにより、手作業による対応の手間を省き、正確なコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SendGridで添付メールを送信する定型業務を自動化し、効率化を図りたい方
• Googleフォームからの問い合わせに対し、資料などを添付したメールの返信をスムーズに行いたい方
• 手動でのメール送信による添付ファイルの付け忘れや、宛先の間違いといったミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、SendGridから添付ファイル付きメールが自動送信されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 自動化によって、添付ファイルの付け忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報提供が可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SendGrid、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、送信したいファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する（ファイル添付）」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームIDを指定してください。
• Google Driveでダウンロードするファイルは、特定のファイルIDを直接指定するほか、フォームの回答内容に応じて動的に変更することも可能です。
• SendGridで送信するメールの宛先や件名、本文には、Googleフォームで取得した回答内容を変数として差し込むことで、個別最適化された内容にできます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用する際、回答内容の取得方法をご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。