kintoneのレコードが指定のステータスに更新されたら、SendGridでメールを送信する

■概要

kintoneで顧客情報や案件進捗を管理しているものの、特定のステータス変更に応じたメール通知が手作業で、手間や送信漏れにお悩みではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが指定のステータスに更新された際に、SendGridを通じて関連するメールを自動送信するため、これらの課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneのステータス変更に応じた定型的なメール連絡を手作業で行っている方
• SendGridを活用して、顧客や社内への情報共有を迅速かつ確実に自動化したい方
• 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、業務品質の向上を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータス更新を検知し、SendGridから自動でメール送信するため、これまで手作業に費やしていた通知業務の時間を短縮できます。
• 手動でのメール作成や宛先指定が不要になることで、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとSendGridをYoomのマイアプリへ登録し、連携設定を行います。
2. 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。これにより、kintone上で特定のレコードが設定したステータスに変更された際にフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでSendGridの「メールを送信する」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報を基に、宛先や本文などを指定してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SendGridの「メールを送信する」アクションでは、送信するメールの件名、本文、送信元アドレス、宛先アドレスなどを、業務の要件に合わせて任意の内容に設定してください。kintoneから取得したレコード情報（例：顧客名、案件詳細、更新後のステータス等）をメール文中に含めることで、状況に応じた通知が可能です。

■注意事項

• kintone、SendGridのそれぞれとYoomを連携してください。