Google スプレッドシートのデータをメールで自動送信・転送する

Google スプレッドシートのデータをGmailなどのメールで自動送信・転送するフローです。
メールでの業務報告や集計報告などを自動化することで、報告漏れや転記ミスなどを防ぐことにも繋がります。

Google スプレッドシートのデータを自動で送信・転送するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートのデータを自動で送信・転送するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、Google スプレッドシートで追加された内容を翻訳しSlackに通知するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けると以下の通りです。

• Google  スプレッドシートとSlackのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定及び翻訳・Slackのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：Google スプレッドシートとSlackをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

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Slackのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

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※詳しいアプリ登録の方法はこちらをご確認ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 下のバナーの「試してみる」を押す。
2. 移行したページの「このテンプレートを試す」を押す。
3. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。
   ※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

1. コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く必要はありません。設定を中断した場合は「マイプロジェクト」から開いて再開しましょう！）

2. アプリトリガーを開く

「行が追加されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認

4. アプリトリガーのAPI接続設定をする

「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
早めにSlackへ通知したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。

Google スプレッドシートに移動し、情報を入力していきます。
今回はテスト用として、このようなシートを作成しています！

「スプレッドシートID」を候補から選択します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので選びましょう。

「シートID」も候補から選択できます！

「テーブルの範囲（始まり）」「テーブルの範囲（終わり）」「一意の値が入った列」も入力します。
入力が完了したら「テスト」を押しましょう。

テストに成功すると、アウトプットとしてGoogle ドキュメントのデータが表示されます。
内容を確認したら「保存する」をクリックします。
※アウトプットの詳しい説明はこちらをご確認ください。

ステップ4：翻訳する設定

1. AIで翻訳する

「翻訳する」をクリックします。

2. アクションを選択する

「タイトル」を必要に応じて変更して、「アクション」を選択します。
テキストの文字数やAIのモデルによって、消費するタスクの数が異なるので注意しましょう。
※プランごとのタスク数は料金プランをご確認ください。

3. 詳細設定をする

「翻訳対象のテキスト」をアウトプットを活用して入力します。
【アウトプットの活用方法】
①入力欄をクリックして「アウトプット」を表示
②「行が追加されたら」をクリック
③「翻訳前」を選択

「翻訳先言語」を入力します。

全ての項目の入力が完了したら「テスト」を押して、アウトプットとして「翻訳結果」が表示されていればOKです！
「保存する」をクリックしましょう。

ステップ5：Slackに通知する設定

1. Slackアプリを開く

「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Slackと連携するアカウント情報」：合っているか確認

3. APIの接続設定をする

※事前に送信先のチャンネルにYoomのアプリが追加されている必要があります。
※こちらを確認しながら、追加作業を行いましょう。

追加作業完了後に「投稿先のチャンネルID」を候補から選択してください。

「メッセージ」内容は、アウトプットを活用しながら入力していきましょう！

トリガーで取得した値は手入力せず、アウトプットから選択してください。
※メンション付きで通知したい場合はこちらを参考にしてください。

「テスト」をクリックして、アウトプットが表示されていれば、テスト成功です！
「保存する」をクリックします。

実際にSlackにメッセージが通知されているか確認しましょう。

ステップ6：Google スプレッドシートを更新する設定

1. Google スプレッドシートアプリを開く

「レコードを更新する」をクリックします。

2. データベースの連携をする

必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」：合っているか確認

更新するGoogle スプレッドシートの情報を入力します。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は候補から選択できます！

シートに合わせて「テーブル範囲」も入力します。

3. データベース操作の詳細設定をする

「更新したいレコードの条件」をアウトプットから選択して入力します。

「更新後のレコードの値」は「翻訳後」のみをアウトプットから選択します。

入力が完了したら「テスト」を押しましょう。

テストが成功し、翻訳結果がGoogle スプレッドシートに反映されていればOKです！

ステップ7：トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しくフローボットが起動するか動作確認をしましょう。
設定、お疲れ様でした！

以上が、Google スプレッドシートで追加された内容を翻訳しSlackに通知するための方法です！

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートを使った便利な自動化例

他のアプリへGoogle スプレッドシートのデータを自動送信するだけでなく、他のアプリを起点としてGoogle スプレッドシートへデータを自動追加することも可能です。
データの一元管理を行いたい場合おすすめです！

まとめ

業務で頻繁に更新されるGoogle スプレッドシートのデータを、自動でチームや関係者に送信する方法を試すことで、時間と手間を大きく削減できるかもしれません。
Google スプレッドシートの更新をSlackやメールに通知するフローを設定しておけば、重要な情報が素早く共有され、ミスを防ぐことができます。
特に、データを翻訳して通知する機能なども活用すれば、国際的なチームとの連携もスムーズになるでしょう。
一度設定を完了すれば、後は自動で作業が進み、あなたの業務はさらに効率化されます。

忙しい毎日を乗り切るために、今すぐ自動化を試してみましょう！

無料でYoomのアカウントを発行する

よくあるご質問

Q：特定の条件を満たす行だけ通知できますか？

A：はい、分岐条件を追加することで登録対象となる内容も細かく絞り込むことができます。
ただ、分岐設定は有料プランでご利用いただけます。詳しくはこちらをご確認ください。

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Q：自動送信が失敗した場合どうなりますか？

‍A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。

・Yoomヘルプセンター
・‍Yoomお問い合わせ窓口

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Q：Slack以外のツールにも通知できますか？

A：はい、できます。
連携可能なアプリやテンプレートの一覧は、こちらのページでご確認ください。