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「Google スプレッドシートでデータを管理していて、内容を手作業で要約して追加している…」
「要約作業や要約した内容の追記時にミスが頻発して、修正作業に追われている…」
このように、Google スプレッドシートでデータを手動管理することに、非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに行が追加されたら、その内容を自動的に要約して更新する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、データの分析や活用といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
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Google スプレッドシートのAPIを連携することで、シートに行が追加されたことをトリガーに、要約した内容を更新するといった操作を自動化できます。
これにより、手作業によるデータ転記や更新作業をなくし、ヒューマンエラーの防止と業務の効率化を図れます！
具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
特定のGoogle スプレッドシートに行が追加された際に、その内容をAIが自動で要約し、元のシートに追加することができます。
この連携はAIによる要約処理を含むため、<span class="mark-yellow">議事録や報告書などの長文データを手動で要約する手間を省き、情報の概要を素早く把握したい場合に非常に有効</span>です。
Google スプレッドシートに新しい行が追加された際、その内容が特定の条件を満たす場合にのみ、AIによる要約を実行し、結果を追加する自動化です。
この連携では、特定の条件に合致した場合のみ処理を実行するという分岐処理を用いることで、<span class="mark-yellow">大量のデータの中から本当に重要な情報だけを抽出し、効率的に内容を把握することが可能に</span>なります。
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle スプレッドシートで追加された内容をAIで要約するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ナビを参考に、まずはGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録を完了させてくださいね。
テンプレートをコピーして、フローを作っていきます。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきます。
「行が追加されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定画面になりますが、Google スプレッドシートの作成がまだの方はこのタイミングで作成しておきましょう。
今回は例として、下記のような議事録を記録するシートを作成しました！
記載する内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです。
なお、この後のステップで要約結果が抽出されるので、そちらを転記する欄を作っておきましょう。
Google スプレッドシートの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
設定できたら「テスト」を押してください。
成功すると「取得した値」にGoogle スプレッドシートのデータが反映されるはずです。
ここで取得した値は次のステップで活用します！
最後に、「保存する」を選択しましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
詳しくはこちらをご覧ください。
続いて「要約する」をクリックしてください。
※要約設定については「要約する」の設定方法もご参照ください。
アクションを選択画面になったら、タイトルを任意で修正してください。
また、アクション欄については「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）」がデフォルトで設定されています。
表記されている文字数だけ、この後の設定でプロンプトが指定できます。
文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
詳細設定画面に移ります。
要約対象のテキストには、ステップ3で取得した値を活用しましょう。
今回は、Google スプレッドシートの議事録欄に入力した内容を要約したいので下記のように設定しました。
「取得した値」を用いて以下のように設定することで、Google スプレッドシートで行が追加されるごとに、追加された内容を要約対象にすることができます。
なお、アウトプットを活用せず手入力すると毎回同じ内容が要約されてしまうため注意が必要です。
次に、文字数を入力してください。
要約の結果を何文字以内にしたいか自由に入力しましょう。
要約の条件には、例えば下記のように箇条書きの条件を指定するなど、お好きなように設定してください。
最後に、出力する言語を任意で入力しましょう。
今回は日本語のままで出力したいので未入力にしています。
設定が完了したら、テストを押してみましょう。
指定通りに要約結果が出力されたら「保存」して次のステップへ進んでください。
最後の設定です！
「レコードを更新する」を選択してください。
タイトルと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションはテンプレート通りのままでOKです。
続いて「データベースの連携」を設定します。
ステップ3で連携したGoogle スプレッドシートの「要約内容」列に情報を追加するように設定してください。
「スプレッドシートID」に、ステップ3で設定したものを選択しましょう。
「スプレッドシートのタブ名」も同様に設定します。
「テーブル範囲」には、Google スプレッドシートの対象となる範囲を入力してください。
例えば、何行のレコードを追加するかわからないときは、「A:E」のように設定しましょう。
設定ができたら、次へを押して進みます。
データベース操作の詳細設定画面になったら、「更新したいレコードの条件」を設定してください。
ここでは、Google スプレッドシートの更新したい列を指定します。
下記のように「取得した値」を活用して設定することで、Google スプレッドシートで追加された行と同じ行を更新することが可能です。
ここでは、一意の値が含まれる列をもとに、以下のように設定してください。
次に、「更新後のレコードの値」を設定します。
レコードを更新したい項目を設定しましょう。
今回は「要約結果」に、前のステップで取得した「要約結果」が反映されるように設定しました。
その他の更新しない項目は、空欄のままにしておきます。
もちろん、運用内容に合わせて他の項目をお好みでカスタマイズすることも可能です。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
成功すると、下記のようにGoogle スプレッドシートへ要約結果が追加されているはずなので確認してください。
データの反映が確認できたら、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次へ進みましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGoogle スプレッドシートを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Google スプレッドシートをトリガーにすることで、行の追加や更新にあわせてチャットツールに自動通知したり、ストレージサービスにフォルダを自動作成したりできます。
テンプレートを設定するだけで手動での作業が削減されるため、人為的ミスを防ぎ、業務の効率化を図りたいときにおすすめの自動化です。
Google スプレッドシートを使った業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータの要約や転記作業を削減し、コピー＆ペーストミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、データの分析や企画立案といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：さらに複雑な条件で連携先を分けることは可能ですか？
A：可能です！
分岐設定を組み合わせることで、複数の条件に一致する行だけを連携することができます。
例えば、タイトルに「重要」かつ「定例」と記載された行だけを連携することも可能です。
また、分岐を複数利用することで、タイトルに特定のキーワードが含まれ、かつ、ステータスが特定の場合にのみ連携対象にすることもできます。
詳しい分岐の設定方法については、こちらをご参照ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：AI要約の文字数や内容は調整できますか？
A：AIによる要約機能では「要約後の文字数」「要約の条件」「言語」を指定することができます。
要約の条件としてフォーマットなども指定できるため、記載形式を統一化して記録することも可能です。
参考：「要約する」の設定方法
Q：「行の追加」以外をきっかけに自動化できますか？
A：Google スプレッドシートには行の追加以外にも、「行が更新されたら」のトリガーがあります。
運用内容に合わせてお好きにカスタマイズしてみてください！
その他、Google スプレッドシートで利用できるアクションは、こちらをご確認ください。
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