【ノーコードで実現】Google スプレッドシートのデータをAIで自動要約する方法

チャットツールにAI要約結果を自動で通知する

このテンプレートでは、Google スプレッドシートに追加された行の内容をAIが要約し、SlackやMicrosoft Teamsといったチャットツールに自動で通知します。

チームメンバーへの情報共有がスムーズになり、素早い状況把握に役立ちます。例えば、顧客からの問い合わせ内容をGoogle スプレッドシートに記録し、その要約をサポートチームのチャンネルに通知することで、迅速な対応につながりそうですね。

ストレージサービスにAI要約結果をPDFで自動保存する

Google スプレッドシートに行が追加されると、その内容をAIが要約し、結果をPDFファイルとしてGoogle DriveやBoxなどのストレージサービスに自動で保存します。

議事録やレポートなど、後で参照したい情報を整理して保管するのに便利です！自動で要約・PDF化されるため、手作業でのファイル作成や整理の手間を省くことができます。

Google スプレッドシートのデータをAIで要約しGmailに通知するフローを作ってみよう

ここでは例として、<span class="mark-yellow">「Google スプレッドシートに行が追加されたら、その内容をAIで要約し、結果をGmailで通知する」</span>フローの作成手順を解説します。
Yoomのようなツールを使えば、このような自動化フローを簡単に構築できます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回は、大きく以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ登録
• フローのテンプレートをコピー
• Google スプレッドシートのトリガー設定、要約とGmailのアクションの設定
• トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ登録

Google スプレッドシートとGmailを連携するために、マイアプリに登録しましょう！
この登録により、Yoomが安全に各サービスの情報にアクセスできるようになります。

まず、Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

次に、アプリ一覧の右上の検索窓からGoogle スプレッドシートとGmailをそれぞれ検索し、アプリを選択します。

Google スプレッドシートの連携手順

以下の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携するGoogleアカウントにログインします。

以下のアクセスリクエストの画面が表示されたら「Googleドライブのすべてのファイルの表示、編集、作成、削除」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、連携完了です。

Gmailの連携手順

以下の画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携したいGoogleアカウントにログインします。

以下のアクセス権選択の画面が表示されたら「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックします。

Yoomの画面に「マイアプリを登録しました」と表示されたら、連携完了です。

ステップ2：フローのテンプレートをコピー

簡単に自動化を設定できるように、Yoomが用意しているテンプレートを使用していきます。
Yoomにログインした状態で、以下のテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

Yoomの管理画面に、自動化テンプレートがコピーされます。
以下の画面が表示されたら「OK」をクリックして、早速フローボットの設定を進めていきましょう！

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

まず、Google スプレッドシートでトリガーとなるシートを作成しておきましょう。今回は以下のようなシートを設定する想定で説明します。

では、自動化フローの最初の設定です。以下の赤枠の「行が追加されたら」をクリックしてください。

以下の画面で連携するアカウントを確認し、そのまま次へ進みます。必要であればタイトルを修正することができます。

次に、画面に従ってフローのトリガーとなるGoogle スプレッドシートの情報を入力しましょう。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の中から選択可能ですが、Yoomのプランによって選べる最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。

各入力欄をクリックすると、以下のように連携したGoogle スプレッドシートの情報が候補として表示されます。この中から適切な値を選択して、簡単に設定することができます。

設定が完了したら作成したシートで行を追加してから「テスト」をクリックし、成功すると以下のように情報が取得できます。

ここで取得した情報を要約の設定で使用するので、間違いがないか確認しておきましょう！

問題なければ保存し、Google スプレッドシートのトリガー設定は完了です。

ステップ4：要約のアクション設定

次に、以下の赤枠の「要約する」をクリックします。
なお、デフォルトで設定済みになっていますが、使い方に応じて内容を編集することができるので、一度確認してみましょう。

以下のアクション選択画面に移ります。

「アクション」では、要約に使用するAIや読み取る文字量を、以下から選択することができます。

・ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。 https://openai.com/ja-JP/api/pricing/

次に進むと、要約について詳細に設定できます。どのような要約（箇条書き、短くまとめるなど）を求めるかを設定したり、プロンプトをカスタマイズしたりすることも可能です。

たとえば、要約内容を箇条書きにするように指示したり、文字数を指定したりしてアレンジしてみましょう！

設定が完了したら「テスト」をクリックし、シートの内容が要約できているか確認しましょう。

問題なければ保存し、要約のアクション設定は完了です。

ステップ5：Gmailのアクション設定

次に、以下の赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。

以下の画面で連携するアカウントを確認し、案内に従って、Gmailで送信する内容を設定していきます。通知メールの宛先、件名、本文などを設定できます。

本文にAIによる要約結果を挿入するには、以下のように、本文の入力欄をクリックした際に表示される候補から設定します。

メールの詳細を設定し、次に進むと、以下のようにメールのプレビューが表示されます。

「テスト」をクリックし、設定した通りにGmailで送信できているか確認しましょう。今回は以下のようにテストメールが送信されました。

問題なければ保存し、Gmailのアクション設定は完了です。

ステップ6：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。

以上で、自動化設定は完了です。お疲れ様でした！

Google スプレッドシートを活用したその他のテンプレート事例紹介

Yoomでは、今回ご紹介したAI要約以外にも、Google スプレッドシートを活用した様々な自動化テンプレートをご用意しています。ここでは、その一部をご紹介します。

終わりに

今回は、Google スプレッドシートに追加されたデータをAIで自動的に要約し、その結果をメールやチャットで通知したり、PDFにして保存したりする方法をご紹介しました。

テキストが多いと、後から読み返すのも共有するのも意外と手間がかかりますよね。でも、AIの力を借りれば、Google スプレッドシートに情報が追加されたら要点だけをギュッとまとめてくれるので、内容の把握がぐっと楽になります。

しかもYoomを使えば、こうした仕組みをプログラミングの知識なしで誰でも簡単に作れます。今回紹介したテンプレートを使えば、すぐにでも始められますよ。

毎日の情報管理やチーム内の共有をもっとスムーズにするために、ぜひYoomの自動化を試してみてください。まずは無料プランで、その便利さを体感してみましょう！