【ノーコードで実現】PDFの内容を自動で要約する方法

日々の業務、PDFの扱いでこんなお悩みありませんか？

「毎日たくさんのPDF資料が送られてくるけど、全部に目を通す時間がない…」

「長い報告書や契約書、重要な情報を見逃してしまいそうで不安…」

「内容を把握して、要点をまとめる作業が結構大変…」

特に、ボリュームのあるPDFを読むには多くの時間と集中力が必要ですよね…。内容を理解してポイントをまとめ関係者に共有する作業は、意外と手間と労力を必要とする業務と言えるはずです。そして、このような手作業での要約は時間がかかるだけでなく、人によって要約の質が変わってしまったり、うっかり大切なポイントを見落としてしまったり…なんてリスクもありますよね。

そこでこの記事では、こうしたPDF資料に関するお悩みを解決する一つの方法として、PDFの内容を自動で読み取り、AIを活用した要約＆指定のツールへ通知・格納する自動化の方法ご紹介しましょう！
この方法を取り入れることで、情報収集や共有の効率が上がり、より重要な業務に集中できるようになるはずです！

とにかく早く試したい方へ

「説明は後でいいからすぐに試したい！」という方は、以下のテンプレートから設定を始めてみてください！
今回紹介するGoogle DriveとPDFの自動化フローをいますぐ体験可能です。

Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する」ワークフローは、PDF文書の管理と情報共有を効率化します。
このワークフローを活用することで、PDF内のテキストを自動で抽出・要約し、必要な情報をGmailで共有することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のPDF資料を日常的に扱っている事務担当者
・PDFから必要な情報を効率的に抽出したいビジネスパーソン
・情報共有を円滑に行い、チームの業務効率を向上させたい管理職
・手作業でのPDF処理に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・要約ツールを活用した業務の自動化を検討している企業

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

PDFの内容を自動で読み取り要約する様々な方法

まず、OCR（光学的文字認識）技術を使って、ツールに保存、送信されたPDFファイルからテキスト情報を抽出し、次に生成AIがそのテキスト内容を分かりやすく要約します。
連携次第では要約結果をメールツールやチャットツール、データベースツールなど、普段業務で使っているツールに自動で送信・格納可能です！

手作業によるファイルの確認や要約、そして情報共有といった一連の手間を自動化できるため、業務のスピードアップにつながるはずです。

なお、今回は一例として、Google Driveにファイルが格納が格納されたことをトリガーとし、要約結果を各ツールに格納・送信する自動化例をいくつかご紹介します！

日々の業務に合ったテンプレートを見つけて、ぜひ自動化を試してみませんか？

【メールで共有】ストレージ上のPDFをOCRで読み取り、要約してメールで通知

「重要なPDFの内容を素早く把握して、関係者にメールで確実に共有したい」というニーズに応える自動化です。
Google DriveなどのストレージサービスにPDFファイルが追加されると、自動でOCR処理を行い、内容をAIが要約します。
さらに、その結果を指定のメールアドレス（GmailやOutlook）に送信も可能！

ファイルを開いて内容を確認し、要約を作成してメールを送る…といった一連の手間を自動化できるため、情報共有の漏れや遅れを防ぐのにメリットを感じられるかもしれません。

Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する」ワークフローは、PDF文書の管理と情報共有を効率化します。
このワークフローを活用することで、PDF内のテキストを自動で抽出・要約し、必要な情報をGmailで共有することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のPDF資料を日常的に扱っている事務担当者
・PDFから必要な情報を効率的に抽出したいビジネスパーソン
・情報共有を円滑に行い、チームの業務効率を向上させたい管理職
・手作業でのPDF処理に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・要約ツールを活用した業務の自動化を検討している企業

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する」フローは、PDFドキュメントの管理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
PDFを手軽に要約して必要なメンバーに迅速に通知することで、業務の生産性向上をサポートします。
YoomのAPI連携とAI、OCR機能を活用し、煩雑な作業を自動化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのPDF資料を保存しており、効率的に管理したいビジネスパーソン
・要約ツールを利用してPDFの情報を簡潔にまとめたい方
・定期的にOutlookでチームメンバーやクライアントに情報を共有する必要がある管理者
・手作業でのPDF処理に時間を取られている業務担当者
・業務フローの自動化を進めたいと考えている企業のIT担当者

■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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【チャットで共有】ストレージ上のPDFをOCRで読み取り、要約してチャットツールに通知

「チーム内でPDFの情報をスピーディーに共有したい」という場合に便利な自動化です。
Google DriveなどのストレージにPDFが追加されると、OCRとAIによる要約を実行し、その結果をSlackやGoogle Chatの指定チャンネルに自動投稿します。

チャットツール上で手軽に要約を確認できるので、情報共有のスピードが向上し、チームメンバーとの認識合わせもスムーズになるはずです！
わざわざファイルを開く手間なく、概要を把握できるのが大きなメリットですよね。

Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してSlackに通知する

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してSlackに通知する」ワークフローは、PDF文書の内容を効率的に把握し、チーム内で迅速に共有する業務ワークフローです。
YoomのAIとOCR機能を活用し、PDFドキュメントを手作業で確認し要約する手間を省きます。
さらに、要約結果をSlackに自動通知することで、情報共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・多くのPDFファイルを日常的に扱い、内容の把握に時間がかかっているビジネスパーソンの方
・チーム内で迅速に情報を共有したいプロジェクトマネージャーの方
・PDFの要約作業を自動化し、業務効率を向上させたい経営者や管理職の方
・手動での情報共有にミスが発生しやすく、正確性を高めたい方
・AIやOCR技術を活用して、最新の業務ワークフローを導入したいIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatに通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatに通知する」ワークフローは、PDF文書から必要な情報を迅速に抽出し、チーム内で効果的に共有する業務を自動化します。
Google Driveに保存されたPDFを自動でOCR処理し、重要なポイントを要約。その要約内容をGoogle Chatに自動通知することで、情報共有の手間を省き、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで多数のPDFファイルを管理しており、情報整理に時間を取られている方
・PDFの内容を手動で確認・要約する作業を自動化したいチームリーダー
・Google Chatを活用してチーム内で迅速に情報を共有したい経営者やマネージャー
・業務フローの自動化を通じて、時間と労力を節約したいIT担当者
・要約ツールを活用して、効率的な情報管理を目指すビジネスプロフェッショナル

■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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【データベースに蓄積】ストレージ上のPDFをOCRで読み取り、要約してデータベースツールに記録

「複数のPDFから得られた要約情報を一箇所にまとめて管理したい」という場合に有効な自動化です。
Google Driveなどのストレージに追加されたPDFをOCRで読み取り、AIで要約した結果をGoogle スプレッドシートやNotionのデータベースに自動で追加します。
情報の蓄積と比較、分析が容易になり、手作業での転記ミスも防げるようになるかもしれません…！ナレッジの整理やレポート作成の効率化にもつながりますね。

Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
Google Driveに保存されたPDFをOCRで自動的に読み取り、内容を要約してGoogle スプレッドシートに追加するワークフローです。
これにより、PDFドキュメントの情報を効率的に整理・活用できます。
手動でのデータ入力を省き、業務のスピードアップを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・多くのPDFファイルをGoogle Driveで管理しており、情報整理に時間を取られているビジネスパーソン
・PDFから必要なデータを抽出してレポート作成を効率化したい営業担当者
・データ入力の手間を減らし、業務プロセスを自動化したい事務担当者
・要約ツールを活用して情報の可視化を図りたいマーケティング担当者
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを日常的に利用しているチーム

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してNotionに追加する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してNotionに追加する」ワークフローは、PDFドキュメントの管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Google DriveにアップロードされたPDFを自動でOCR処理し、重要なポイントを要約してNotionに追加することができます。
これにより、情報の整理と共有がスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存された多くのPDFを効率的に管理したい方
・PDFの内容を手軽に要約し、Notionで整理・共有したいチームメンバー
・要約ツールを活用して業務プロセスを自動化し、時間を節約したいビジネスパーソン
・定期的にPDF資料をレビューし、要点をまとめる必要がある研究者や学生

■注意事項
・Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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PDFを要約するフローを作ってみよう

ここからは実際の自動化設定方法をご紹介します。
今回は例として「Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、自動でOCR処理して内容をAIで要約し、その結果をGmailで送信する」方法を解説します！

Yoomのようなツールを使えば、画面の指示に従って操作するだけでプログラミングの知識がなくても、このような連携フローを簡単に構築可能です。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておいてくださいね！

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google Driveマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• トリガー設定およびアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する」ワークフローは、PDF文書の管理と情報共有を効率化します。
このワークフローを活用することで、PDF内のテキストを自動で抽出・要約し、必要な情報をGmailで共有することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のPDF資料を日常的に扱っている事務担当者
・PDFから必要な情報を効率的に抽出したいビジネスパーソン
・情報共有を円滑に行い、チームの業務効率を向上させたい管理職
・手作業でのPDF処理に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・要約ツールを活用した業務の自動化を検討している企業

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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ステップ1：マイアプリ登録

まずはじめにマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。

Google Driveのマイアプリ登録

「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。

以下画面が出てきたら「Sign with　Google」をクリックして次に進みましょう。

使用したいアカウントを選択しましょう！

以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。

以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。

「Google Drive」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからフローボットを作成していきます！

下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。

Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する」ワークフローは、PDF文書の管理と情報共有を効率化します。
このワークフローを活用することで、PDF内のテキストを自動で抽出・要約し、必要な情報をGmailで共有することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のPDF資料を日常的に扱っている事務担当者
・PDFから必要な情報を効率的に抽出したいビジネスパーソン
・情報共有を円滑に行い、チームの業務効率を向上させたい管理職
・手作業でのPDF処理に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・要約ツールを活用した業務の自動化を検討している企業

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。

「OK」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ3：アプリトリガーの設定

次に赤枠部分をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう！

はじめにAPI接続設定です。

トリガーの起動間隔はプルダウンから選択できます。

トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！

フォルダIDは候補から選択してください。

指定したフォルダ内にフォルダ・ファイルが作成されたら、フローが起動します。

ここまでできたらテストボタンをクリックし、テストを行いましょう！

テストで取得した値を確認しましょう！
取得した値を使ってフローを完成させていきます。なお、この取得した値はアウトプットと呼びます。

ここまでできたら「保存する」をクリックして、次に進んでくださいね。

ステップ4：ファイルをダウンロードする

次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう！

ファイルIDを候補から選択してください。
ここでは、文字を読み取りたいファイルを選びましょう。

先ほどと同様にテストボタンを押し、テストを行います！

ダウンロードして確認してみましょう。

問題が無ければ「保存する」をクリックして次に進んで下さいね！

ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る

次は「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

次の画面が出てきたら、アクションを選びます。

アクションは「任意のPDF・画像ファイルから文字を読み取る」を選択しましょう！
今回は4,000文字以内を選択しました。

次にをクリックして進みます！

詳細を設定しましょう。

ファイルの添付方法は以下を参考に選択してくださいね。

抽出したい項目は設定例を参考に設定しましょう。

今回は営業報告書の以下項目を抽出する想定です。
自身の業務に合わせて設定してくださいね！

次に、使用するAIを選択してください。今回は「ChatGPT」を選びました！

言語もプルダウンから選んでください。

ここでもテストしましょう！

取得した値を確認後、「保存する」をクリックしてくださいね。

ステップ6：要約する

次に「要約する」をクリックです！

以下の画面を確認して、次に進んで下さい。

詳細の設定です。

要約対象のテキストのテキストを設定例を参考に入力します。

先程取得したアウトプットを使用していきましょう！
今週の訪問先一覧はアウトプットから選択します。

成果と課題も取得した値から選択しましょう。

来週の予定も取得した値から選択してくださいね。

次に文字数を入力してください。

要約で吐き出す際の目安の文字数のイメージです！

要約の条件は、要約する際の条件です。

設定例を参考に入力してください。
例えば「箇条書きで簡潔にまとめてください」などでもOKです。ニーズに合わせた設定ができるのがうれしいポイントですよね！

以下は出力したい言語です。

基本的に入力された言語と別の言語で出力したい場合に入力してください。もちろん翻訳もOK！

最後にテストを行いましょう。

「保存する」をクリックして、次に進んで下さい！

ステップ7：メールを送る

次は「メールを送る」をクリックしてください。

以下の画面を確認して、連携するアカウント情報を確認したら、下にスクロールしましょう！

メールの内容です。Fromの候補から選びましょう！

Toにメールアドレスを入力します。

件名は設定例を参考に入力しましょう！

業務内容に合わせて設定するのがおすすめです。

本文も設定例を参考に入力しましょう。

提出日は取得した値から選んでください。
見つけにくい場合は取得した値の検索窓から検索できますよ。

氏名も取得した値から選びましょう。

担当エリアも取得した値から選びます。

要約結果は、取得した値の要約するの部分から選択してくださいね！

保存先URLも取得した値から選びます。

全て設定できたら次に進みましょう。

続いて、作成したメールの確認です。

内容を確認後、テストを行いましょう！

テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進んで下さい。

実際にメールが届いているかも確認してみましょう。

設定した通りの内容で届いていればOKです！

ステップ8：フローボットの自動化設定

以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。

これで全ての設定が完了です！

 Google Driveを活用したその他の自動化

PDFの処理やGoogle Driveを使った自動化は、今回ご紹介した要約以外にも、様々な業務に応用できます。
ここでは、関連する自動化テンプレートの具体的な例をいくつか紹介していきます。日々の業務をさらに効率化するヒントが見つかるかもしれません。

Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する

試してみる

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■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する」ワークフローは、PDF文書の管理と情報共有を効率化します。
このワークフローを活用することで、PDF内のテキストを自動で抽出・要約し、必要な情報をGmailで共有することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のPDF資料を日常的に扱っている事務担当者
・PDFから必要な情報を効率的に抽出したいビジネスパーソン
・情報共有を円滑に行い、チームの業務効率を向上させたい管理職
・手作業でのPDF処理に時間を取られ、他の業務に集中できない方
・要約ツールを活用した業務の自動化を検討している企業

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新する

試してみる

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■概要
このフローは、Google Drive内のファイルを自動的に整理するための業務ワークフローです。ChatGPTのAI機能を活用してファイル内容を解析し、適切なファイル名にリネームします。この自動化により、手動でのファイル名変更にかかる時間を削減し、Google Driveの検索効率を高めることができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・普段から、Google DriveやChatGPTを活用している方
・Google Driveを頻繁に利用しているビジネスユーザー
・ファイル管理の効率化を目指すチームリーダー
・AIを活用して業務を自動化したいIT担当者
・ファイル整理に手間を感じている個人ユーザー

■注意事項
・Google DriveとChatGPTをYoomに連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する

試してみる

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■概要
「Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、自動で音声データの文字起こしが可能になります。
手動での作業が不要になり、業務効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを利用して音声データの保存や共有を行っている方
・頻繁に音声データを取り扱い、迅速に文字起こしをする必要がある方
・音声データをもとにメールで情報をすばやく共有したいと考えている方
・社内コミュニケーションツールとしてOutlookを利用している企業
・Outlookを日常的に使っていて、メールでの情報伝達をスピーディに行いたい方
・多忙な業務の中で、自動化を利用して効率的に作業を進めたい方

■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する

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毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成するフローです。

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フォームに送信されたPDFファイルを結合しGoogle Driveに格納する

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■概要
「フォームに送信されたPDFファイルを結合しGoogle Driveに格納する」ワークフローは、複数のPDFファイルを一つにまとめて自動で送信するプロセスを実現します。
オンラインフォームを通じて集められたPDFデータは、それぞれ別々に管理されることが多く、手作業での結合作業や保存に時間がかかることがあります。
このワークフローを利用すれば、送信されたPDFファイルを自動的に合体し、指定先へスムーズに保存できるため、業務効率が格段に向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・オンラインフォームから収集した複数のPDFを一括で管理・保存したい事務担当者の方
・営業やサポート業務で、多数のPDF資料をクライアントに迅速に提供したい営業チームの方
・手作業によるPDFの結合作業に時間を取られ、他の業務に集中できないと感じている管理職の方
・業務の自動化を進め、効率化を図りたいと考えている経営者の方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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終わりに

今回は、PDFの内容をAIで要約し、指定ツールへ通知する方法をご紹介しました！

「大量のPDF資料に目を通す時間がない」
「要約作成に手間がかかる」
といった日々の課題は、OCRやAI、そして普段使っているツールとの連携を組み合わせることで解決できる可能性があることがお分かりいただけたかと思います！

また、今回ご紹介したような自動化は、Yoomを活用することでプログラミングの知識がなくても導入可能です。
さらに、Yoomにはまだまだたくさんのテンプレートがあるため、Google Driveへのファイル追加などをきっかけに、OCRでのテキスト抽出、AIによる要約、そしてGmailやSlackといったツールへの通知といった一連の流れを自動化できます！
これにより、情報収集や共有にかかる時間を削減可能になるかもしれませんよね。

PDFの扱いや情報共有の効率化に関心のある方は、ぜひ一度、Yoomを活用した自動化を体験してみましょう！
きっと、日々の業務がよりスムーズに進むことを実感できるはずですよ。