日々の業務、PDFの扱いでこんなお悩みありませんか？
「毎日たくさんのPDF資料が送られてくるけど、全部に目を通す時間がない…」
「長い報告書や契約書、重要な情報を見逃してしまいそうで不安…」
「内容を把握して、要点をまとめる作業が結構大変…」
特に、ボリュームのあるPDFを読むには多くの時間と集中力が必要ですよね…。内容を理解してポイントをまとめ関係者に共有する作業は、意外と手間と労力を必要とする業務と言えるはずです。そして、このような手作業での要約は時間がかかるだけでなく、人によって要約の質が変わってしまったり、うっかり大切なポイントを見落としてしまったり…なんてリスクもありますよね。
そこでこの記事では、こうしたPDF資料に関するお悩みを解決する一つの方法として、PDFの内容を自動で読み取り、AIを活用した要約＆指定のツールへ通知・格納する自動化の方法ご紹介しましょう！ 情報収集や共有の効率が上がり、より重要な業務に集中できるようになるはずです！
とにかく早く試したい方へ
「説明は後でいいからすぐに試したい！」という方は、以下のテンプレートから設定を始めてみてください！
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務で発生する契約書や請求書などのPDFファイル、その内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存されたファイルを一つひとつ開いて確認し、手作業でメールを作成するのは時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが追加されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、AIが要約した内容をGmailで即座に通知するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで大量のPDFファイルを管理し、内容確認に手間を感じている方 契約書や請求書など、重要書類の内容を関係者へ迅速かつ正確に共有したい方 OCRやAIを活用した業務の自動化によって、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの内容確認から要約、メールでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による確認漏れや共有ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の伝達を正確かつ迅速に行えます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を抽出します。 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、OCRで読み取ったテキストを指定して要約を生成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約内容を含んだ通知メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかをフォルダIDで指定し、フローを起動する間隔も任意で設定可能です。 ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット（動的な値）を活用して指定してください。 OCR機能では、読み取り対象のファイル指定のほか、特定の項目のみを抽出する設定や、使用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて自由に設定できます。 AIによる要約機能では、OCRで抽出したテキストを対象とし、要約後の文字数や含めるべき要素などの条件、言語を細かく設定できます。 Gmailでの通知アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、本文にはAIが生成した要約内容などをアウトプットを用いて自動で挿入できます。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
PDFの内容を自動で読み取り要約する様々な方法
まず、OCR（光学的文字認識）技術を使って、ツールに保存、送信されたPDFファイルからテキスト情報を抽出し、次に生成AIがそのテキスト内容を分かりやすく要約します。連携次第では要約結果をメールツールやチャットツール、データベースツールなど、普段業務で使っているツールに自動で送信・格納可能です！
手作業によるファイルの確認や要約、そして情報共有といった一連の手間を自動化できるため、業務のスピードアップにつながるはずです。
なお、今回は一例として、Google Driveにファイルが格納が格納されたことをトリガーとし、要約結果を各ツールに格納・送信する自動化例をいくつかご紹介します！
日々の業務に合ったテンプレートを見つけて、ぜひ自動化を試してみませんか？
【メールで共有】ストレージ上のPDFをOCRで読み取り、要約してメールで通知
「重要なPDFの内容を素早く把握して、関係者にメールで確実に共有したい」というニーズに応える自動化です。
ファイルを開いて内容を確認し、要約を作成してメールを送る…といった一連の手間を自動化できるため、情報共有の漏れや遅れを防ぐのにメリットを感じられるかもしれません。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務で発生する契約書や請求書などのPDFファイル、その内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存されたファイルを一つひとつ開いて確認し、手作業でメールを作成するのは時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが追加されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、AIが要約した内容をGmailで即座に通知するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで大量のPDFファイルを管理し、内容確認に手間を感じている方 契約書や請求書など、重要書類の内容を関係者へ迅速かつ正確に共有したい方 OCRやAIを活用した業務の自動化によって、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの内容確認から要約、メールでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による確認漏れや共有ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の伝達を正確かつ迅速に行えます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を抽出します。 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、OCRで読み取ったテキストを指定して要約を生成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約内容を含んだ通知メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかをフォルダIDで指定し、フローを起動する間隔も任意で設定可能です。 ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット（動的な値）を活用して指定してください。 OCR機能では、読み取り対象のファイル指定のほか、特定の項目のみを抽出する設定や、使用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて自由に設定できます。 AIによる要約機能では、OCRで抽出したテキストを対象とし、要約後の文字数や含めるべき要素などの条件、言語を細かく設定できます。 Gmailでの通知アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、本文にはAIが生成した要約内容などをアウトプットを用いて自動で挿入できます。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する
試してみる
■概要
取引先から日々送られてくるPDF形式の請求書や契約書などの内容を確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されると、自動でOCRが内容を読み取り、AIが要約した上でOutlookから関係者へ通知できます。これにより、手作業による確認や共有の手間を省き、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで受け取るPDFの内容確認と共有を手作業で行っている方 書類の確認漏れや重要な情報の見落としといったミスを防ぎたいと考えている方 OCRやAIを活用して、日々の定型業務を効率化したいと考えている全ての方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの格納から内容の読み取り、要約、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での確認や情報共有が不要になるため、重要な情報の見落としや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 続いて、YoomのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 さらに、YoomのAI機能で「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストの内容を要約します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を記載したメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのIDと、フローを起動する間隔を任意で設定してください。 Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーのアウトプット（出力情報）を活用して、対象のファイルIDを動的に指定します。 OCR機能では、対象ファイルの指定方法のほか、読み取りたい項目、使用するAIモデル、言語などを自由に設定できます。 AI機能では、要約の元となるテキスト（OCR機能のアウトプット）、要約後の文字数、要約の条件、言語を任意で設定してください。 Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定でき、本文にはOCRやAIのアウトプットを差し込めます。 ■注意事項
Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
【チャットで共有】ストレージ上のPDFをOCRで読み取り、要約してチャットツールに通知
「チーム内でPDFの情報をスピーディーに共有したい」という場合に便利な自動化です。
チャットツール上で手軽に要約を確認できるので、情報共有のスピードが向上し、チームメンバーとの認識合わせもスムーズになるはずです！
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してSlackに通知する
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■概要
Google Driveに日々保存される請求書や議事録などのPDFファイル、その内容を確認し要約する作業に時間を取られていませんか。一つ一つファイルを開いて内容を把握し、関係者に共有するのは手間がかかる作業です。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFが追加されるだけで、AIが自動で文字を読み取り要約し、その結果をSlackに通知するため、手作業による確認や共有の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存されるPDFの内容確認や情報共有に手間を感じている方 手作業でのPDFからの文字起こしや要約作成に、時間がかかっている担当者の方 AIやOCRを活用した業務の自動化を進め、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFが追加されるだけで内容の読み取りから要約、通知までが自動で完了するため、これまで費やしていた確認や転記作業の時間を短縮できます。 手作業による文字の転記ミスや、要約内容のブレ、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性と標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 さらに、オペレーションでAI機能の「要約する」を選択し、抽出したテキストを要約します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローで利用するOCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。フリープラン・ミニプランの場合、該当のオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル期間中は、OCR機能を含むすべてのアプリや機能（オペレーション）をお試しいただけます。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle Chatに通知する
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■概要
Google Driveに日々保存される契約書やレポートなどのPDFファイル。その内容を確認し、要約して関係部署に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFが格納されると、AIが自動で文字情報を読み取って要約を作成し、Google Chatへ通知します。書類確認から情報共有までを自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存されるPDFの内容確認と情報共有に時間を要している方 手作業による書類の要約作成や、転記ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい方 AIやOCRの技術を活用して、書類管理に関連する業務のDXを推進したい担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル格納を起点に、内容の読み取りから要約、通知までを自動化し、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮します。 手作業による内容の確認ミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、作成された要約を指定のスペースに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、本ワークフローを起動させたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。 Google Chatの通知オペレーションでは、メッセージを送信したいスペースや宛先を任意で設定してください。 Google Chatとの連携は、Google Workspaceをご利用の場合のみ可能ですのでご注意ください。 OCR機能である「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただけます。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中であればすべてお試しいただくことが可能です。
【データベースに蓄積】ストレージ上のPDFをOCRで読み取り、要約してデータベースツールに記録
「複数のPDFから得られた要約情報を一箇所にまとめて管理したい」という場合に有効な自動化です。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や議事録などのPDFファイル。その内容を確認して要点をまとめ、転記する作業は、数が多くなるほど手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが追加されるだけで、OCRが内容を読み取り、AIが自動で要約を作成、そしてGoogle スプレッドシートに情報を記録するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保管したPDFの内容確認や転記作業に手間を感じている方 PDFの要約作成やデータ入力を手作業で行い、効率化を検討している方 OCRやAIを活用した業務自動化に関心がある情報システム部門の担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの内容確認から要約、転記までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるデータの読み間違いや転記ミスを防ぎ、情報の正確性を保つことで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 その後、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定のシートに記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのIDや、フローを起動する間隔を任意で設定してください。 Google Driveの「ファイルをダウンロードする」オペレーションでは、トリガーで取得したファイルIDなどのアウトプット情報を活用して対象ファイルを指定します。 OCR機能では、読み取り対象のファイル添付方法や、抽出したい特定の項目、使用するAIモデルや言語などを自由に設定できます。 AI機能の要約では、要約するテキストの対象、文字数、含めるべきキーワードなどの条件、出力言語を任意で設定できます。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際、対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を指定し、どのセルにどの情報を記録するかを設定します。 ■注意事項
Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
Google Driveに保存されたPDFの内容を確認し、その要点をNotionに手作業で転記する業務は、手間がかかり非効率的だと感じていませんか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが追加されると、OCR機能がテキストを自動で読み取り、AIがその内容を要約してNotionのデータベースへ追加します。情報収集から整理までを自動化し、手作業による転記ミスを防ぎながら業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとNotionで情報管理を行い、手作業での情報転記に手間を感じている方 契約書や論文など、大量のPDFから情報を抽出し整理する業務を効率化したい方 OCRやAIを活用した情報集約の自動化を実現したいと考えている業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFをフォルダに格納するだけで、OCRでの読取りから要約、Notionへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。 手作業での情報転記や要約に伴う、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 その後、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約したテキストなどをNotionのデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、自動化の対象としたいフォルダのIDや、フローが起動する間隔を任意で設定してください。 Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプットから指定します。 OCR機能では、抽出したい項目や使用するAIモデル、言語などを自由に設定することが可能です。 AI機能の「要約する」アクションでは、要約する文字数や要約の条件、言語などを具体的に指定できます。 Notionにレコードを追加するアクションでは、対象のデータベースIDを指定し、どの項目にどの情報を追加するかをアウトプットを活用して設定してください。 ■注意事項
Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
PDFを要約するフローを作ってみよう
ここからは実際の自動化設定方法をご紹介します。「Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、自動でOCR処理して内容をAIで要約し、その結果をGmailで送信する」 方法を解説します！
Yoomのようなツールを使えば、画面の指示に従って操作するだけでプログラミングの知識がなくても、このような連携フローを簡単に構築可能です。こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておいてくださいね！
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google Driveマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
トリガー設定およびアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務で発生する契約書や請求書などのPDFファイル、その内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存されたファイルを一つひとつ開いて確認し、手作業でメールを作成するのは時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが追加されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、AIが要約した内容をGmailで即座に通知するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで大量のPDFファイルを管理し、内容確認に手間を感じている方 契約書や請求書など、重要書類の内容を関係者へ迅速かつ正確に共有したい方 OCRやAIを活用した業務の自動化によって、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの内容確認から要約、メールでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による確認漏れや共有ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の伝達を正確かつ迅速に行えます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を抽出します。 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、OCRで読み取ったテキストを指定して要約を生成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約内容を含んだ通知メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかをフォルダIDで指定し、フローを起動する間隔も任意で設定可能です。 ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット（動的な値）を活用して指定してください。 OCR機能では、読み取り対象のファイル指定のほか、特定の項目のみを抽出する設定や、使用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて自由に設定できます。 AIによる要約機能では、OCRで抽出したテキストを対象とし、要約後の文字数や含めるべき要素などの条件、言語を細かく設定できます。 Gmailでの通知アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、本文にはAIが生成した要約内容などをアウトプットを用いて自動で挿入できます。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：マイアプリ登録
まずはじめにマイアプリ登録を行います。
左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックしてください。
Google Driveのマイアプリ登録 「新規接続」クリック後、アプリ一覧から「Google Drive」を検索してください。
以下画面が出てきたら「Sign with Google」をクリックして次に進みましょう。
使用したいアカウントを選択しましょう！
以下の画面を確認して、「次へ」をクリックしてください。
以下画面を確認して、「続行」で次に進んで下さい。
「Google Drive」がマイアプリに出てきたら、マイアプリ登録完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからフローボットを作成していきます！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務で発生する契約書や請求書などのPDFファイル、その内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存されたファイルを一つひとつ開いて確認し、手作業でメールを作成するのは時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが追加されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、AIが要約した内容をGmailで即座に通知するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで大量のPDFファイルを管理し、内容確認に手間を感じている方 契約書や請求書など、重要書類の内容を関係者へ迅速かつ正確に共有したい方 OCRやAIを活用した業務の自動化によって、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの内容確認から要約、メールでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による確認漏れや共有ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の伝達を正確かつ迅速に行えます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を抽出します。 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、OCRで読み取ったテキストを指定して要約を生成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約内容を含んだ通知メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかをフォルダIDで指定し、フローを起動する間隔も任意で設定可能です。 ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット（動的な値）を活用して指定してください。 OCR機能では、読み取り対象のファイル指定のほか、特定の項目のみを抽出する設定や、使用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて自由に設定できます。 AIによる要約機能では、OCRで抽出したテキストを対象とし、要約後の文字数や含めるべき要素などの条件、言語を細かく設定できます。 Gmailでの通知アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、本文にはAIが生成した要約内容などをアウトプットを用いて自動で挿入できます。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
ステップ3：アプリトリガーの設定
次に赤枠部分をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して次に進みましょう！
はじめにAPI接続設定です。
トリガーの起動間隔はプルダウンから選択できます。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定可能です。
ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
フォルダIDは候補から選択してください。
指定したフォルダ内にフォルダ・ファイルが作成されたら、フローが起動します。
ここまでできたらテストボタンをクリックし、テストを行いましょう！
テストで取得した値を確認しましょう！アウトプット と呼びます。
ここまでできたら「保存する」をクリックして、次に進んでくださいね。
ステップ4：ファイルをダウンロードする
次に「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進みましょう！
ファイルIDを候補から選択してください。
先ほどと同様にテストボタンを押し、テストを行います！
ダウンロードして確認してみましょう。
問題が無ければ「保存する」をクリックして次に進んで下さいね！
ステップ5：画像・PDFから文字を読み取る
次は「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
次の画面が出てきたら、アクションを選びます。
アクションは「任意のPDF・画像ファイルから文字を読み取る」を選択しましょう！
次にをクリックして進みます！
詳細を設定しましょう。
ファイルの添付方法は以下を参考に選択してくださいね。
抽出したい項目は設定例を参考に設定しましょう。
今回は営業報告書の以下項目を抽出する想定です。
次に、使用するAIを選択してください。今回は「ChatGPT」を選びました！
言語もプルダウンから選んでください。
ここでもテストしましょう！
取得した値を確認後、「保存する」をクリックしてくださいね。
ステップ6：要約する
次に「要約する」をクリックです！
以下の画面を確認して、次に進んで下さい。
詳細の設定です。
要約対象のテキストのテキストを設定例を参考に入力します。
先程取得したアウトプット を使用していきましょう！
成果と課題も取得した値から選択しましょう。
来週の予定も取得した値から選択してくださいね。
次に文字数を入力してください。
要約で吐き出す際の目安の文字数のイメージです！
要約の条件は、要約する際の条件です。
設定例を参考に入力してください。
以下は出力したい言語です。
基本的に入力された言語と別の言語で出力したい場合に入力してください。もちろん翻訳もOK！
最後にテストを行いましょう。
「保存する」をクリックして、次に進んで下さい！
ステップ7：メールを送る
次は「メールを送る」をクリックしてください。
以下の画面を確認して、連携するアカウント情報を確認したら、下にスクロールしましょう！
メールの内容です。Fromの候補から選びましょう！
Toにメールアドレスを入力します。
件名は設定例を参考に入力しましょう！
業務内容に合わせて設定するのがおすすめです。
本文も設定例を参考に入力しましょう。
提出日は取得した値から選んでください。
氏名も取得した値から選びましょう。
担当エリアも取得した値から選びます。
要約結果は、取得した値の要約するの部分から選択してくださいね！
保存先URLも取得した値から選びます。
全て設定できたら次に進みましょう。
続いて、作成したメールの確認です。
内容を確認後、テストを行いましょう！
テストが成功したら、「保存する」をクリックして次に進んで下さい。
実際にメールが届いているかも確認してみましょう。
設定した通りの内容で届いていればOKです！
ステップ8：フローボットの自動化設定
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしてください。
これで全ての設定が完了です！
Google Driveを活用したその他の自動化
PDFの処理やGoogle Driveを使った自動化は、今回ご紹介した要約以外にも、様々な業務に応用できます。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してGmailで通知する
試してみる
■概要
日々の業務で発生する契約書や請求書などのPDFファイル、その内容確認や関係者への共有に手間を感じていませんか。Google Driveに保存されたファイルを一つひとつ開いて確認し、手作業でメールを作成するのは時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが追加されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、AIが要約した内容をGmailで即座に通知するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで大量のPDFファイルを管理し、内容確認に手間を感じている方 契約書や請求書など、重要書類の内容を関係者へ迅速かつ正確に共有したい方 OCRやAIを活用した業務の自動化によって、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの内容確認から要約、メールでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業による確認漏れや共有ミス、通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の伝達を正確かつ迅速に行えます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたPDFファイルから文字情報を抽出します。 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを選択し、OCRで読み取ったテキストを指定して要約を生成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約内容を含んだ通知メールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかをフォルダIDで指定し、フローを起動する間隔も任意で設定可能です。 ファイルをダウンロードするアクションでは、トリガーで取得したファイルのIDをアウトプット（動的な値）を活用して指定してください。 OCR機能では、読み取り対象のファイル指定のほか、特定の項目のみを抽出する設定や、使用するAIモデル、言語などを業務内容に合わせて自由に設定できます。 AIによる要約機能では、OCRで抽出したテキストを対象とし、要約後の文字数や含めるべき要素などの条件、言語を細かく設定できます。 Gmailでの通知アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、本文にはAIが生成した要約内容などをアウトプットを用いて自動で挿入できます。 ■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたファイルをChatGPTで解析して、ファイル名を更新する
試してみる
■概要
Google Driveに保存されるファイルが増えるにつれて、内容に応じた適切なファイル名への変更や管理に手間を感じていませんか。手作業でのリネームは時間がかかるだけでなく、命名規則が統一されない原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されると、その内容をChatGPTが自動で解析し、適切なファイル名に更新する一連の流れを自動化できます。これにより、ファイル管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存する契約書や請求書などのファイル管理を効率化したい方 ChatGPTを活用して、手作業で行っているファイルのリネーム作業を自動化したい方 ファイル命名規則のばらつきをなくし、管理体制を標準化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイルの内容確認からリネームまでが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイル名の入力間違いや、命名規則の適用漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとChatGPTをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダにファイルが追加されたら」といったアクションを設定します。 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、追加されたファイルの内容を要約してファイル名を生成するよう設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、ChatGPTが生成したファイル名で元のファイル名を更新するアクションを設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのアクション設定では、ChatGPTが生成したファイル名に日付や接頭辞を追加するなど、独自の命名規則を適用することが可能です。 ChatGPTのオペレーションでは、ファイル名に含めたい要素（文書の種類、キーワードなど）を指示（プロンプト）で細かく指定し、解析の精度を調整できます。 ■注意事項
Google DriveとChatGPTをYoomに連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳しくは下記をご参照ください。https://openai.com/ja-JP/api/pricing / ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Google Driveに音声データがアップロードされたら、文字起こしして、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
会議やインタビュー後の音声データを文字起こしし、関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。ファイルをダウンロードし、文字起こしツールにかけ、その結果をメールに貼り付けて送信する、といった一連の作業は時間もかかり、共有漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに音声ファイルをアップロードするだけで、AIによる文字起こしからOutlookでのメール送信までが自動で完結し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとOutlookを使い、会議録の作成や共有を手作業で行っている方 インタビュー音源の文字起こしと関係者への迅速な情報共有を効率化したい方 音声データに関わる定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
音声ファイルのアップロードを起点に、文字起こしからメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による共有漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを処理の対象とします。 次に、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした音声データをテキスト化します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストを本文に含めてメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能での文字起こしにおいて、話者分離の有無などの項目を任意で設定することが可能です。 Outlookでのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを自由に設定できるほか、件名や本文にファイル名や文字起こし結果といった前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。 ■注意事項
Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月月初にGoogle Driveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
毎月決まった日にフォルダを作成する作業は、単純ですが忘れがちで、後々の業務に影響を及ぼすこともあります。この手作業による手間や作成漏れは業務の非効率化につながります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでGoogle Driveに自動でフォルダを作成し、こうした定型業務にまつわる課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで月次レポートなどを管理し、毎月フォルダを作成している方 チームのファイル管理を担当しており、フォルダ構成の標準化を図りたい方 定期的な管理業務を自動化して、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
毎月手動で行っていたフォルダ作成が自動化されるため、その作業に費やしていた時間を短縮することができます。 スケジュール通りに自動実行されるため、フォルダの作成忘れや命名規則の間違いといった人為的ミスの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎月1日の午前9時」のように定期実行したい日時を設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「月毎のフォルダを作成する」アクションを設定し、実行月に応じたフォルダが作成されるようにします。 最後に、オペレーションで再度Google Driveを選択し、「用途別のフォルダを作成する」アクションで、月毎フォルダの中に「請求書」や「議事録」といった業務で必要なフォルダを自動作成するように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveの「月毎のフォルダを作成する」アクションでは、作成する親フォルダやフォルダ名を任意に設定できます。フォルダ名に固定のテキストを入力したり、フローの実行日時など動的な情報を組み合わせたりすることが可能です。 Google Driveの「用途別のフォルダを作成する」アクションでは、月毎フォルダ内に作成するサブフォルダ名を業務に合わせて自由に設定できます。複数のフォルダを一度に作成することも可能です。 ■注意事項
Google DriveをYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに送信されたPDFファイルを結合しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Webフォームから送信される複数のPDFファイルを、手作業で一つにまとめて管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業ではファイルの選択ミスや格納漏れなども起こりやすく、重要な書類を扱う上での課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに送信された複数のPDFファイルを自動で結合し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納するため、こうしたファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している方 契約書や申込書など、複数の書類をまとめてGoogle Driveで管理したい方 PDFファイルの管理業務におけるヒューマンエラーをなくし、効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへのファイル送信を起点に、PDFの結合からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。 手作業によるファイルの結合ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveをYoomと連携します。 トリガーでフォームを選択し、「PDFファイルが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでYoomの変換機能から「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、トリガーで受け取ったファイルを選択します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveの「ファイルをアップロードする」オペレーションにて、格納先のフォルダを任意で設定してください。 このワークフローを拡張し、処理の完了通知を送る場合は、Gmailなどのメールアプリと連携して通知設定を追加することも可能です。
終わりに
今回は、PDFの内容をAIで要約し、指定ツールへ通知する方法をご紹介しました！
「大量のPDF資料に目を通す時間がない」
また、今回ご紹介したような自動化は、Yoomを活用することでプログラミングの知識がなくても導入可能です。Google Driveへのファイル追加などをきっかけに、OCRでのテキスト抽出、AIによる要約、そしてGmailやSlackといったツールへの通知といった一連の流れを自動化できます ！
PDFの扱いや情報共有の効率化に関心のある方は、ぜひ一度、Yoomを活用した自動化を体験してみましょう！
