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「Asanaのタスクにある添付ファイルを、Boxに手動で保存している…」
「タスクが増えると、ファイル管理が大変…」
各ツールを併用する中で、このような非効率さを感じていませんか？
そんな時、<span class="mark-yellow">Asanaのタスクが完了するたびに、添付ファイルが自動でBoxに格納される仕組み</span>があれば、こうした定型的なファイル管理業務から解放されるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入してみてください！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとBoxのAPIを連携させれば、タスク完了後のファイル保存といった業務を自動化できます。
Asanaのタスクが完了ステータスになったことをトリガーとして、そのタスクに添付されているファイルを自動的にBoxへ格納します。
<span class="mark-yellow">タスク完了後のファイル保存作業が不要となり、手作業による保存漏れや格納場所の間違いといったミスをなくす</span>ことが可能です。
タスクが完了すると、添付されている全てのファイルを一括でBoxに自動で保存します。
<span class="mark-yellow">複数のファイルを一つずつダウンロードし、アップロードする手間を省ける</span>ため、ファイル管理にかかる時間を短縮することが可能です。
それでは、実際にAsanaとBoxを連携した自動化フローを作成してみましょう。
今回は、「Yoom」を使って連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Asana
Box
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ワークスペースID」「プロジェクトID」は候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「タスク名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
タスクに添付されたファイル情報（ファイル名・ファイルID）を取得するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「添付されたファイル情報を取得」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「親ID」を取得した値から選択しましょう。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報を取得できます。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
Asanaのトリガーをもとに、「ファイルが添付されたら」という条件を指定するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
「タイトル」「分岐対象の取得した値」は、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
※この記事では、取得した値を「ファイルIDの一覧」に設定していますが、「ファイル名の一覧」など、他の項目を指定することも可能です。
「分岐」の設定方法
【要確認】分岐設定について
「分岐条件」は、指定したい要件を入力します（この記事では「ファイルIDの一覧」を指定）。
入力後、「保存する」をクリックしてください。
タスクに添付されたファイルをダウンロードするにあたって、ダウンロードに必要なURLを取得するための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロードURLを取得」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「ファイルID」を取得した値から選択します。
テストの成功を確認し、「保存する」をクリックしてください。
添付されたファイルをダウンロードするための設定をします。
五つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【ファイル容量について】
次に、API接続設定です。
「ダウンロードURL」を取得した値から選択します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
タスクからダウンロードしたファイルを、Boxにアップロードするための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「ファイル名」を取得した値から選択し、「格納先フォルダのコンテンツID」は手動で入力します。
「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Boxにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
今回はAsanaからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからAsanaへのデータ連携を実施したいケースもあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Boxに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーに、そのファイル情報をもとにしてAsanaに新しいタスクを自動で作成します。
<span class="mark-yellow">Boxにアップロードされた請求書や契約書などの確認・承認依頼タスクを自動で起票できる</span>ため、迅速な業務対応とタスク作成漏れの防止を実現します。
Boxにアップロードされた請求書や申込書などの内容をOCR（光学的文字認識）機能で自動的に読み取り、そのテキストデータをもとにAsanaのタスクを作成します。
<span class="mark-yellow">ファイル内容の確認や転記作業を自動化する</span>ため、データ入力にかかる時間を削減し、入力ミスをなくすことで業務の正確性を高めます。
<span class="mark-yellow">さまざまなアプリケーションと組み合わせることで、自動化できる業務の幅をさらに広げられますよ。</span>テンプレートも豊富に用意されているため、自社の業務スタイルに合った仕組みをお試しください！
タスクの作成と同期を自動化し、プロジェクト管理における情報共有をスムーズにしましょう。
フォームやデータベースとの組み合わせによる登録作業の省力化、外部タスク管理ツールとのタスク同期など、プロジェクトチームの作業分担や進捗管理も効率よく行えるようになりますよ。
情報の取り込みや共有、翻訳まで一括して対応可能。
フォームからアップロードされたファイルを素早く保存したり、データベースと連動してフォルダを作成したり、ファイル一覧を定期的にデータベースへ同期したりといった流れを自動化できます。
AsanaとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業でのファイル管理から解放され、より迅速かつ正確に業務を進められるように</span>なります。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで簡単に構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：保存先のBoxフォルダを動的に作成できますか？
A：はい、可能です。Boxのアクション設定で、「フォルダを作成」を選択し、フォルダ名と親フォルダのコンテンツIDを指定いただくことで、Boxにフォルダを動的に作成できます。なお、その他にもさまざまなフローボットオペレーションの設定が可能です。
Q：Boxに保存するファイル名を変更できますか？
A：はい、可能です。この記事では、Boxのアクション設定でファイル名に「ファイル名の一覧（＝取得した値）」を選択していますが、「タスク名」や「完了日」を選択いただくことで、他のファイル名に変更できます。
Q：連携が失敗した時に気づく方法はありますか？
A：連携が失敗した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
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