Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了した後、添付ファイルをダウンロードしてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか？特に必ずファイルを格納する必要がある場合、手作業での移動は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AsanaとBoxの連携を自動化でき、タスクの完了をトリガーに添付ファイルを指定のフォルダへ自動で格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで完了したタスクの添付ファイルを、手作業でBoxに移動させている方
- AsanaとBoxを連携させ、プロジェクトの成果物を一元的に管理したいと考えている方
- ファイル管理のルールを徹底し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク完了と同時にファイルがBoxへ自動保存されるため、手作業でのファイル移動にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いを防ぎ、Boxでのファイル管理を徹底・標準化することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」し、ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
- 続けて、Asanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」し、「ファイルをダウンロード」するアクションを順に設定します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを特定の固定値として設定したり、ファイル名に任意のテキストを指定したりすることが可能です。
- また、ファイル名や保存先フォルダを動的に変更したい場合は、Asanaのタスク名など、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「Asanaのタスクにある添付ファイルを、Boxに手動で保存している…」
「タスクが増えると、ファイル管理が大変…」
各ツールを併用する中で、このような非効率さを感じていませんか？
そんな時、Asanaのタスクが完了するたびに、添付ファイルが自動でBoxに格納される仕組みがあれば、こうした定型的なファイル管理業務から解放されるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるので、ぜひこの機会に導入してみてください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAsanaとBoxを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了した後、添付ファイルをダウンロードしてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか？特に必ずファイルを格納する必要がある場合、手作業での移動は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AsanaとBoxの連携を自動化でき、タスクの完了をトリガーに添付ファイルを指定のフォルダへ自動で格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで完了したタスクの添付ファイルを、手作業でBoxに移動させている方
- AsanaとBoxを連携させ、プロジェクトの成果物を一元的に管理したいと考えている方
- ファイル管理のルールを徹底し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク完了と同時にファイルがBoxへ自動保存されるため、手作業でのファイル移動にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いを防ぎ、Boxでのファイル管理を徹底・標準化することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」し、ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
- 続けて、Asanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」し、「ファイルをダウンロード」するアクションを順に設定します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを特定の固定値として設定したり、ファイル名に任意のテキストを指定したりすることが可能です。
- また、ファイル名や保存先フォルダを動的に変更したい場合は、Asanaのタスク名など、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
AsanaとBoxを連携してできること
AsanaとBoxのAPIを連携させれば、タスク完了後のファイル保存といった業務を自動化できます。
Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する
Asanaのタスクが完了ステータスになったことをトリガーとして、そのタスクに添付されているファイルを自動的にBoxへ格納します。
タスク完了後のファイル保存作業が不要となり、手作業による保存漏れや格納場所の間違いといったミスをなくすことが可能です。
Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了した後、添付ファイルをダウンロードしてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか？特に必ずファイルを格納する必要がある場合、手作業での移動は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AsanaとBoxの連携を自動化でき、タスクの完了をトリガーに添付ファイルを指定のフォルダへ自動で格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで完了したタスクの添付ファイルを、手作業でBoxに移動させている方
- AsanaとBoxを連携させ、プロジェクトの成果物を一元的に管理したいと考えている方
- ファイル管理のルールを徹底し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク完了と同時にファイルがBoxへ自動保存されるため、手作業でのファイル移動にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いを防ぎ、Boxでのファイル管理を徹底・標準化することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」し、ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
- 続けて、Asanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」し、「ファイルをダウンロード」するアクションを順に設定します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを特定の固定値として設定したり、ファイル名に任意のテキストを指定したりすることが可能です。
- また、ファイル名や保存先フォルダを動的に変更したい場合は、Asanaのタスク名など、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Asanaでタスクが完了したら、添付されている全てのファイルをBoxに格納する
タスクが完了すると、添付されている全てのファイルを一括でBoxに自動で保存します。
複数のファイルを一つずつダウンロードし、アップロードする手間を省けるため、ファイル管理にかかる時間を短縮することが可能です。
Asanaでタスクが完了したら、添付されている全てのファイルをBoxに格納する
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■概要
Asanaで管理しているタスクが完了するたびに、添付ファイルを一つひとつ手作業でBoxに移動させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業によるファイルの移動漏れや格納ミスは、後の業務に影響を及ぼす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了すると自動で添付ファイルがBoxに格納されるため、AsanaとBoxを用いたファイル管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとBoxを利用してプロジェクト管理やファイル共有を行っている方
- タスク完了後のファイル整理を手作業で行い、非効率だと感じているプロジェクトマネージャーの方
- AsanaからBoxへのファイル連携を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク完了時に添付ファイルが自動でBoxへ格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動漏れや、誤ったフォルダへの格納といった人的ミスを防ぎ、ファイル管理の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」を設定し、ファイルが複数ある場合に備えて「繰り返し処理する」アクションを組み合わせます
- 繰り返し処理の中で、Asanaの「ファイルをダウンロード」アクションとBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるAsanaのプロジェクトは、任意のものを指定してください。
- Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先のフォルダを任意に設定できます。固定の値を入力するだけでなく、Asanaのタスク名などの前段で取得した情報を変数としてファイル名に埋め込むといった柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
AsanaとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にAsanaとBoxを連携した自動化フローを作成してみましょう。
今回は、「Yoom」を使って連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Box
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下のとおりです。
- AsanaとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Asanaのトリガー設定とBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了した後、添付ファイルをダウンロードしてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか？特に必ずファイルを格納する必要がある場合、手作業での移動は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AsanaとBoxの連携を自動化でき、タスクの完了をトリガーに添付ファイルを指定のフォルダへ自動で格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで完了したタスクの添付ファイルを、手作業でBoxに移動させている方
- AsanaとBoxを連携させ、プロジェクトの成果物を一元的に管理したいと考えている方
- ファイル管理のルールを徹底し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク完了と同時にファイルがBoxへ自動保存されるため、手作業でのファイル移動にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いを防ぎ、Boxでのファイル管理を徹底・標準化することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」し、ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
- 続けて、Asanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」し、「ファイルをダウンロード」するアクションを順に設定します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを特定の固定値として設定したり、ファイル名に任意のテキストを指定したりすることが可能です。
- また、ファイル名や保存先フォルダを動的に変更したい場合は、Asanaのタスク名など、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：AsanaとBoxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
Asana
Box
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
Asanaでタスクが完了したら、添付ファイルをBoxに格納する
試してみる
■概要
Asanaでタスクが完了した後、添付ファイルをダウンロードしてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか？特に必ずファイルを格納する必要がある場合、手作業での移動は時間がかかり、保存漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、AsanaとBoxの連携を自動化でき、タスクの完了をトリガーに添付ファイルを指定のフォルダへ自動で格納することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで完了したタスクの添付ファイルを、手作業でBoxに移動させている方
- AsanaとBoxを連携させ、プロジェクトの成果物を一元的に管理したいと考えている方
- ファイル管理のルールを徹底し、ヒューマンエラーによる保存漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク完了と同時にファイルがBoxへ自動保存されるため、手作業でのファイル移動にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いを防ぎ、Boxでのファイル管理を徹底・標準化することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAsanaの「添付されたファイル情報を取得」し、ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むよう分岐させます。
- 続けて、Asanaの「ファイルのダウンロードURLを取得」し、「ファイルをダウンロード」するアクションを順に設定します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを特定の固定値として設定したり、ファイル名に任意のテキストを指定したりすることが可能です。
- また、ファイル名や保存先フォルダを動的に変更したい場合は、Asanaのタスク名など、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Asanaのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ワークスペースID」「プロジェクトID」は候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを行う際は、トリガーとなるタスクが必要です。以下のように、Asanaでタスクを完了に変更してみてください。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「タスク名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ファイル情報の取得設定
タスクに添付されたファイル情報（ファイル名・ファイルID）を取得するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「添付されたファイル情報を取得」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「親ID」を取得した値から選択しましょう。
※取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報を取得できます。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：分岐設定
Asanaのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
「タイトル」「分岐対象の取得した値」は、デフォルトで値が入力されていますので、そのままにしておきましょう。
【要確認】分岐設定について
- 分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐条件」も同様に、デフォルトで値が入力されています。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：ファイルのダウンロード設定（1）
タスクに添付されたファイルをダウンロードするにあたって、ダウンロードに必要なURLを取得するための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロードURLを取得」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「ファイルID」を取得した値から選択します。
テストの成功を確認し、「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：ファイルのダウンロード設定（2）
添付されたファイルをダウンロードするための設定をします。
五つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【ファイル容量について】
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
その他のトリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量に関するファイルの容量制限についてもあわせてご覧ください。
次に、API接続設定です。
「ダウンロードURL」を取得した値から選択します。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：Boxのアクション設定
タスクからダウンロードしたファイルを、Boxにアップロードするための設定をします。
最後のオペレーションにある、「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、API接続設定です。
「ファイル名」を取得した値から選択し、「格納先フォルダのコンテンツID」は手動で入力します。
「ファイルの添付方法」「ファイル」を確認後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Boxにファイルがアップロードされていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ9：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
BoxのデータをAsanaに連携したい場合
今回はAsanaからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxからAsanaへのデータ連携を実施したいケースもあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートもあわせてご利用ください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
Boxに新しいファイルがアップロードされたことをトリガーに、そのファイル情報をもとにしてAsanaに新しいタスクを自動で作成します。
Boxにアップロードされた請求書や契約書などの確認・承認依頼タスクを自動で起票できるため、迅速な業務対応とタスク作成漏れの防止を実現します。
Boxにファイルがアップロードされたら、Asanaにファイル付きのタスクを作成する
試してみる
■概要
AsanaとBoxを連携してタスク管理を行っているものの、Boxにファイルをアップロードした後、手作業でAsanaにタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、AIがファイル内容を読み取り、Asanaにタスクを自動で作成しファイルも添付するため、一連の業務を効率化し、対応漏れなどの課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを利用したファイル管理とAsanaでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- BoxとAsana間のファイル共有やタスク起票を手作業で行い、非効率を感じている方
- ファイルの内容に応じたタスク作成を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にAsanaのタスク作成とファイル添付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるタスクの作成漏れやファイルの添付忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、Asanaの「タスクを追加する」アクションで、抽出した情報をもとにタスクを作成します
- 最後に、Asanaの「ファイルを添付する」アクションで、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したタスクに添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加するアクションでは、担当者やプロジェクトなどを任意の値に設定できます
- タスクのタイトルや説明欄には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したファイル名やAI機能で抽出した内容を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です
■注意事項
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
Boxにアップロードされた請求書や申込書などの内容をOCR（光学的文字認識）機能で自動的に読み取り、そのテキストデータをもとにAsanaのタスクを作成します。
ファイル内容の確認や転記作業を自動化するため、データ入力にかかる時間を削減し、入力ミスをなくすことで業務の正確性を高めます。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書の内容をひとつずつ確認して、タスク登録する作業は手間がかかりますよね。
転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに、OCR機能でファイル内容を読み取り、Asanaへのタスク追加までを自動化できます。
こうした定型業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を構築しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに保存した請求書などの内容を確認し、手動でAsanaにタスク起票している方
- 書類の処理や確認業務に多くの時間を割かれ、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスやタスクの作成漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRによる読み取りからAsanaへのタスク追加までが自動化され、手作業の時間を短縮します。
- 手作業での情報確認やデータ転記が不要になるため、入力間違いやタスク作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルのどの項目を抽出するかを自由に設定することが可能です。
- Asanaのタスク追加アクションでは、タスクを追加したいプロジェクトやセクションを指定し、タスク名や説明欄にOCRで取得した値を設定してください。
■注意事項
- Box、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
AsanaやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
さまざまなアプリケーションと組み合わせることで、自動化できる業務の幅をさらに広げられますよ。テンプレートも豊富に用意されているため、自社の業務スタイルに合った仕組みをお試しください！
Asanaを使った便利な自動化例
タスクの作成と同期を自動化し、プロジェクト管理における情報共有をスムーズにしましょう。
フォームやデータベースとの組み合わせによる登録作業の省力化、外部タスク管理ツールとのタスク同期など、プロジェクトチームの作業分担や進捗管理も効率よく行えるようになりますよ。
Asanaでタスクが登録されたら、Miroにカードを作成する
試してみる
■概要
Asanaで新しいタスクを管理する際、関連するアイデアや情報をMiroのボードに手動で転記していませんか？
この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが登録されると自動でMiroにカードが作成されるため、こうした手間を解消し、プロジェクトの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaのタスク情報を手作業でMiroのボードに転記しているプロジェクト管理担当者の方
- AsanaとMiroを使ったチームでの情報共有の二度手間をなくしたいと考えているチームリーダーの方
- タスク管理とブレインストーミングのプロセスを連携させ、業務効率を改善したいすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でMiroにカードが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、タスク名の誤入力や詳細の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとMiroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMiroの「ボードにカードを作成」アクションを設定し、Asanaのタスク情報を基にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、通知のきっかけとしたい任意のワークスペースID、プロジェクトIDを設定してください。
- Miroでカードを作成するアクションでは、対象となるボードIDを指定し、カードのタイトルや説明欄にAsanaから取得したどの情報を記載するかを任意で設定できます。
■注意事項
- AsanaとMiroのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。
Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
スプレッドシートにAsanaのタスクIDを保存しておき、このタスクIDをキーにタスクの更新を行います。
スプレッドシートにタスクIDを含めた表を作成してご利用ください。
■注意事項
・Asana、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・スプレッドシートにAsanaのタスクIDを含めた表を作成してください。
・Asanaでタスクが作成または更新されてから5~15分程でスプレッドシートに情報を連携します。
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成する
試してみる
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、Todoistにタスクを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Asanaでのタスク管理とTodoistでのタスク管理をシームレスに連携させたいチーム
・タスク追加に伴うTodoistでのフォローアップを自動化したいチーム
2.営業部門
・Asanaで発生するタスクに対して迅速にTodoistで対応を管理したいチーム
・タスクの進捗をTodoistでトラッキングし、顧客対応を強化したいチーム
3.カスタマーサポートチーム
・AsanaでのサポートタスクをTodoistのタスクとして自動的に管理し、迅速な対応を行いたいチーム
・顧客からの問い合わせや問題をAsanaのタスクとして管理し、そのままTodoistでタスク化したいチーム
4.マーケティング部門
・AsanaのプロジェクトタスクをTodoistのタスクとして連携させ、マーケティングキャンペーンのフォローアップを強化したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・タスクの自動同期により、手動でのタスク登録の手間を省くことができ、業務効率の改善に繋がります。
・Asanaで作成されたタスクをTodoistで共有することで、チームメンバー全員がタスクの進捗状況を把握しやすくなります。
・チームでのタスク管理だけでなく、個人でのタスク管理にも活用することもできます。
■注意事項
・Asana、TodoistのそれぞれとYoomを連携させてください。
Googleフォームで登録された情報をAsanaに登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで回答を受け付けた後、Asanaへ同じ内容を手作業で入力していると、転記の負担が積み重なりがちで、情報が散在し管理しづらくなる場面もあるはずです。特に入力業務の自動化を求める環境では、この作業がボトルネックになりやすい状況があります。このワークフローを利用すると、Googleフォームで送信された情報をもとにAsanaへタスク登録が自動で行われ、手作業での転記を省きながら、回答内容をスムーズにタスク管理へ反映できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた情報をAsanaへ都度入力しており、処理効率を高めたい担当者の方
- フォーム回答とタスク管理の連動性を高めたいチームの方
- 回答内容をタスク化する運用を定着させたいプロジェクト管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームからの回答を自動でAsanaへ登録でき、転記作業の時間削減につながり、自動化の取り組みを前進させられます。
- 入力漏れや記入ミスといった人的エラーを抑え、回答内容をそのままAsanaへ反映できるため、情報管理の質を維持しやすくなります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選び「フォームに回答が送信されたら」を設定する
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容をタスクの各項目に紐付ける
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームは、使用したいフォームIDを任意で設定可能です。
- Asanaは、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で設定可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxを使った便利な自動化例
情報の取り込みや共有、翻訳まで一括して対応可能。
フォームからアップロードされたファイルを素早く保存したり、データベースと連動してフォルダを作成したり、ファイル一覧を定期的にデータベースへ同期したりといった流れを自動化できます。
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する
試してみる
■概要
Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ファイルの電子化作業をしている方
・ドキュメント管理担当者
・学術論文、研究資料などの紙媒体をデジタル化する必要のある研究者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・書類管理の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダに画像ファイルをアップロードすると、ChatGPTで要約した結果を自動的にメールで受け取ることができます。
・画像ファイルを手動で文字起こしする必要がなく、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・BoxとChatGPTを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録する
試してみる
■概要
JUST.DBで特定のレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成しフォルダURLをJUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理チーム
・JUST.DBで特定のレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したい担当者
・ファイル管理を効率化して関連情報を一元管理したい方
2.プロジェクト管理チーム
・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門
■このテンプレートを使うメリット
Boxはクラウド上でファイルを効率的に保管・共有できるサービスです。
ですが、JUST.DBで特定のレコードが登録される度に手動でBoxにフォルダを作成しするのは作業担当者にとっては手間になることがあり人的なミスや遅延が起こるなどの懸念があります。
JUST.DBとBoxを連携することで、担当者はJUST.DBにレコードが登録されたことを確認して手動でフォルダを作成する必要ががなくなり、コア業務に注力することができます。また、じどうかすることによりヒューマンエラーを軽減することができ業務効率の改善を図ることも可能になります。
■注意事項
・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
・JUST.DBのWebhook設定方法はこちらを参照ください。
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
フォームに回答された見積もりをDeepLで外国語に翻訳し、見積書を発行・送付してBoxに保存する
試してみる
■概要
海外との取引で見積書を作成する際、外国語への翻訳、書類作成、送付、そしてファイルの保管といった一連の作業に手間を感じていないでしょうか。手作業による対応は時間がかかるだけでなく、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、フォームへの回答を起点として、DeepLによる翻訳から見積書の発行、メールでの自動送付、Boxへの保存までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外の顧客向けに見積書を作成する機会が多く、業務を効率化したいと考えている方
- DeepLやBoxなどを活用し、手作業で行っている見積もり関連業務を自動化したい方
- 手作業による翻訳や書類作成でのミスを減らし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から書類発行、送付、保管までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による翻訳ミスや書類への転記漏れ、ファイルの保存忘れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、見積もり依頼に必要な情報を取得できるようフォームを設定します。
- 続いて、オペレーションでDeepLを選び、フォームの回答内容を翻訳するアクションを追加します。
- その後、Google スプレッドシートのオペレーションで、翻訳結果を基に見積書を発行する設定を行います。
- 引き続き、メール機能のオペレーションで、発行した見積書を添付し、自動送付するアクションを設定します。
- 最後に、Boxのオペレーションを使って、発行済みの見積書を指定のフォルダにアップロードするアクションを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、見積もりに必要な項目に合わせて質問内容を任意で設定してください。
- DeepLの翻訳アクションでは、フォームの回答情報（アウトプット）をもとに翻訳したいテキストを指定したり、翻訳先の言語を任意で設定したりできます。
- Google スプレッドシートの書類発行アクションでは、事前に用意した見積書の雛形を指定し、フォームの回答や翻訳結果を書類内のどこに反映させるか設定できます。
- メール送信アクションでは、フォームで取得したメールアドレスを宛先に設定したり、件名や本文の内容を自由にカスタマイズしたりすることが可能です。
- Boxへのファイルアップロード設定では、保存するファイル名や添付方法を任意の方法にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシート、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
AsanaとBoxの連携を自動化することで、手作業でのファイル管理から解放され、より迅速かつ正確に業務を進められるようになります。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使うことで簡単に構築できます。
ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：保存先のBoxフォルダを動的に作成できますか？
A：はい、可能です。Boxのアクション設定で、「フォルダを作成」を選択し、フォルダ名と親フォルダのコンテンツIDを指定いただくことで、Boxにフォルダを動的に作成できます。なお、その他にもさまざまなフローボットオペレーションの設定が可能です。
Q：Boxに保存するファイル名を変更できますか？
A：はい、可能です。この記事では、Boxのアクション設定でファイル名に「ファイル名の一覧（＝取得した値）」を選択していますが、「タスク名」や「完了日」を選択いただくことで、他のファイル名に変更できます。
Q：連携が失敗した時に気づく方法はありますか？
A：連携が失敗した場合、フローボット内でエラーとして記録され、通知設定をしておくとメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法について
