・
「Boxにアップロードしたファイルの情報を、いつも手作業でKnackのデータベースに転記している…」
「BoxとKnack、どちらも便利だけど、二つのツール間で情報を同期させるのが面倒で、入力ミスも起きてしまう…」
このように、日々の業務で利用する複数のSaaS間のデータ連携に、課題を感じてはいませんか？
もし、Boxに新しいファイルが追加されたタイミングで、その情報を自動的にKnackのデータベースに登録する仕組みがあれば、こうした手作業による手間やヒューマンエラーの心配から解放され、より創造的で重要なコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、業務のスピードを向上させる効果的です。
ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとKnackを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要 Boxにアップロードしたファイルの情報を、別途Knackで手入力によって管理していませんか？こうした二重入力の手間は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知し、Knackのレコードを自動で作成するため、KnackとBoxを連携させた効率的なファイル管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
BoxとKnackを連携してできること
BoxとKnackのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間のデータ登録や更新作業を自動化できます！
これにより、ファイル管理とデータベース管理がシームレスに繋がり、業務の効率化を図れます。
Yoomでは、これらの連携をすぐに実現できるテンプレートを複数ご用意しています。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxとKnackの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxにファイルがアップロードされたら、KnackでRecordを作成する
Boxの特定のフォルダに新しいファイルがアップロードされるたびに、ファイル名やコンテンツIDといった情報を自動で取得し、Knackに新しいレコードとして作成します。
この連携により、契約書や請求書などの重要書類をBoxに保存するだけで、関連するデータベースへの登録作業が完了するため、手作業による転記の手間と入力ミスを減らすことができるかもしれません！
■概要 Boxにアップロードしたファイルの情報を、別途Knackで手入力によって管理していませんか？こうした二重入力の手間は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知し、Knackのレコードを自動で作成するため、KnackとBoxを連携させた効率的なファイル管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
Boxにファイルがアップロードされたら、Knackに転送する
Boxにファイルがアップロードされた際に、そのファイル情報をKnackに自動で転送する連携です。
例えば、プロジェクト関連の資料がBoxに格納されたら、素早くKnackのプロジェクト管理データベースに関連情報が連携されるため、チーム内での情報共有がスムーズになり、最新の状態で業務を進めることが可能になります！
■概要 Boxにアップロードしたファイルを、都度手作業でダウンロードし、Knackへ登録し直す作業に手間を感じていませんか。こうした繰り返し発生する単純作業は、本来注力すべき業務時間を圧迫するだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Knackへのファイル転送とレコード作成を自動で実行し、BoxとKnackのスムーズな連携を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
BoxとKnackの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとKnackを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、プログラミングを一切行うことなく、ノーコードでBoxとKnackの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、「Boxにファイルがアップロードされたら、KnackでRecordを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要 Boxにアップロードしたファイルの情報を、別途Knackで手入力によって管理していませんか？こうした二重入力の手間は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知し、Knackのレコードを自動で作成するため、KnackとBoxを連携させた効率的なファイル管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
ステップ1： BoxとKnackをマイアプリ連携
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Boxの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでBoxと検索し対象アプリをクリックしてください。
メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。
下記の画面が表示されるので、内容を確認のうえ「Boxへのアクセスを許可」をクリックします。
Knackの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでKnackと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されるので、注釈に沿って必要な項目を入力し「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2： 該当のテンプレートをコピー
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要 Boxにアップロードしたファイルの情報を、別途Knackで手入力によって管理していませんか？こうした二重入力の手間は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、Boxへのファイルアップロードを検知し、Knackのレコードを自動で作成するため、KnackとBoxを連携させた効率的なファイル管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
ステップ3： Boxのトリガー設定
「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Boxと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Boxでフォルダにファイルが追加された際、連携を開始するためのWebhookトリガーを設定します。
入力後、正しくトリガーが動作するかを確認するため「テスト」をクリックします。
BoxとYoomのWebhook連携が正しく機能すると「テスト成功」のメッセージと下記の画面が表示されます。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
事前準備として、実際にBoxでファイルを追加しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で追加しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
Boxでフォルダにファイルが追加されると、事前に設定したWebhook URLにその情報が送信され、Yoomが自動処理を開始します。
テスト用に追加したファイルが正しく受信されるかを確認するため、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、Boxでフォルダに追加されたファイル情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）をもとに、Knackへ登録が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ4： Knackのアクション設定
「Create Record」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Knackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてKnackでFieldを作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
「＋Fieldsを追加」 をクリックすると、新しい項目を追加することが可能です。
必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でRecordが作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたRecordの情報が一覧で表示されます。
Knackを開き、指定した内容でRecordが作成されているかを確認してみてください。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
ステップ5： トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされたタイミングで、Knackにその情報が自動で登録されるようになります。
実際にBoxにファイルを追加し、Knackにレコードが作成されるかを確認してみましょう。
以上ですべての設定が完了しました！
BoxやKnackを使ったその他の自動化例
BoxやKnackのAPIを活用することで、ファイル管理やデータベース連携といった業務の手間を削減できます。
Yoomには、こうした業務を自動化できるテンプレートが多数用意されていますので、ぜひご活用ください！
Boxを使った自動化例
Boxはファイル共有・保管のプラットフォームとして、多様な業務フローと連携できます！
たとえば、SalesforceやJUST.DBで新しいレコードが登録されたタイミングで、Box上に顧客や案件ごとのフォルダを自動作成することで、資料管理の抜け漏れを防げます。
また、TOKIUMに請求書が登録された際に、その請求書ファイルをBoxへ自動でアップロードしたり、BoxにファイルをアップロードしたことをSlackに通知してチームで共有するといった連携も可能です。
さらに、Boxフォルダ内のファイル一覧をGoogle スプレッドシートに定期同期することで、最新の管理状況を可視化できます。
■概要 JUST.DBにレコードが登録されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.データ管理チーム ・JUST.DBに新しいレコードが追加された際に、関連するデータや資料を管理するためのフォルダを自動で作成したいチーム ・データの整理とアクセスを効率化したい部門 2.プロジェクト管理チーム ・新しいプロジェクト関連のデータがJUST.DBに登録された際に、プロジェクトごとにフォルダを自動生成してドキュメントを管理したいチーム ・プロジェクトの開始時に必要なフォルダ構成を自動化したい部門 3.営業部門 ・新しい顧客情報や商談データがJUST.DBに追加された際に、顧客ごとにフォルダを作成して資料を整理したいチーム 4.カスタマーサポートチーム ・顧客サポートのリクエストやクレームがJUST.DBに登録された際に、ケースごとにフォルダを作成して関連資料を一元管理したいチーム 5.マーケティング部門 ・キャンペーンデータや分析データがJUST.DBに追加された際に、フォルダを自動生成して資料を整理したい部門 ■このテンプレートを使うメリット ・JUST.DBにレコードが登録されると同時に自動でBoxにフォルダを作成するため、迅速な対応が可能となります。 ・フォルダの自動生成により、チーム全員が同じ構成で資料を管理できるため、ミスコミュニケーションが減少します。 ■注意事項 ・JUST.DB、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。 ■概要 BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローです。 Yoomを利用するとプログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。 ■このテンプレートをおすすめする方 1. Boxを使用してファイル管理を行っている企業 ・チームでBoxを使ってファイルを共有しているが、アップロードしたことをすばやく把握したい方 ・新しいファイルが格納されるたびに通知を受け取り、スムーズな情報共有を図りたい方 2. 社内のチャットツールとしてSlackを導入している企業 ・Slackを日常的に使っていて、常に最新のファイル情報を確認したい方 ・プロジェクトマネージャーとして、チームメンバーの作業状況をリアルタイムで把握したい方 ■このテンプレートを使うメリット BoxでファイルがアップロードされたらSlackに通知するフローを利用することで、いくつかのメリットが得られます。 また、Slack上で通知を受け取ることで、重要なファイルの見逃しが防止され、正確な業務遂行が期待できるでしょう。 ■注意事項 ・BoxとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。 ■概要 TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.TOKIUMを利用する経理担当者 ・TOKIUMに登録された請求書をBoxにも自動で取り込みたい方 2.TOKIUMを主に利用する担当者 ・TOKIUMの請求書情報をBoxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方 3.Boxを主に利用する担当者 ・TOKIUMで受け取った請求書をBoxに自動で取り込みたい方 ■このテンプレートを使うメリット TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールでBoxはクラウド上でファイルを保管・共有できるサービスです。 TOKIUMとBoxを連携することにより、請求書データをBoxに一元管理することができ、請求書の検索やアクセスが容易になり必要な時にすぐに取り出すことが可能になります。 ■注意事項 ・TOKIUM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ◼️概要 SalesforceとBoxをAPIで連携し、Salesforceの取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Boxに取引先名のフォルダを作成し、フォルダのURLをレコードに記載するフ ローボットです。 フォルダ名は取引先名で作成されるため、わざわざフォルダを手動で作成する必要がありません。 Boxで新たにフォルダを作成する親フォルダのIDを変更してご利用ください。 ◼️注意事項 ・Box、SalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まず、チームメンバーが即座に新しいファイルの存在を知ることができるため、情報の共有が円滑に行えます。
その結果、タイムリーな対応が可能となり、業務の進行速度が向上します。
ファイルに関することで確認したいことがある場合は、チャット上でそのままやり取りができるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
Knackを使った自動化例
Knackを使えば、ノーコードで構築したデータベースに対して、外部サービスからの情報をシームレスに取り込むことが可能です。
たとえば、Amazonで注文情報が作成されたタイミングで、見積書を自動生成してKnackにアップロードしたり、Webflowで作成されたコレクションアイテムをもとにKnackへレコードを追加することで、オンライン販売やWebコンテンツ管理のプロセスを効率化できます。
■概要 Amazonでの注文ごとに、見積書を作成してデータベースへ手作業で登録する業務は、手間がかかる上にミスも起こりやすいのではないでしょうか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Webflowで管理しているコレクションアイテムの情報を、他のデータベースに手動で転記する作業に手間を感じていませんか。特に、WebflowのAPIを活用した連携は専門知識が必要なため、自動化を諦めている方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Webflowのコレクションに新しいアイテムが作成されると、自動でデータベースアプリであるKnackにレコードが追加されます。これにより、手作業によるデータ入力の手間やミスをなくし、効率的なデータ管理を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用すれば、Amazonで注文が作成されるだけで、Google スプレッドシートで見積書を自動発行し、Knackへのアップロードまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
まとめ
この記事では、BoxとKnackを連携し、日々の定型業務を自動化する方法についてご紹介しました！
この連携を実現することで、Boxにファイルをアップロードするたびに行っていたKnackへの手動でのデータ転記作業が不要になり、時間のかかる単純作業とそれに伴うヒューマンエラーのリスクを削減できます。
これにより、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、これまでルーティンワークに費やしていた時間を、より付加価値の高いコア業務に集中させるための貴重なリソースとして活用できるかもしれませんよね！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツールYoomを活用することで、専門的なプログラミング知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。
もしBoxとKnackの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
