【ラクラク設定】Google スプレッドシートの顧客データをMicrosoft Excelへ自動連携する方法

特定条件のGoogle スプレッドシートのデータをMicrosoft Excelに自動で連携する

<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに追加された顧客データの中から、例えば「特定のステータス」や「特定エリアの顧客」といった条件に合致するものだけを抽出し、Microsoft Excelに自動で連携する</span>フローです。必要なデータだけを効率的にMicrosoft Excelに集約し、より的を絞った顧客リスト管理や分析をサポートします！

Google スプレッドシートの顧客データをMicrosoft Excelへ自動連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに新しい顧客データが追加された際に、Microsoft Excelにも自動でそのデータを追加するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

今回使用するGoogle スプレッドシートは以下です。
こちらのGoogle スプレッドシートに顧客データが追加されたら、Microsoft Excelにも自動追加されるようにフローボットを作成していきます。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
•  テンプレートをコピーする
• Google スプレッドシートのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1：マイアプリ登録

まずはじめにマイアプリ登録を行います。

左側の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックです。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

「新規接続」クリック後、アプリの一覧から「Google スプレッドシート」を入力して検索しましょう。

以下の画面が出てきたら、「Sign with Google」をクリックしてください。

次に進みましょう。

使用したいGoogleアカウントを選択します。

パスワードを入力しましょう。

以下画面が出てきたら、「次へ」をクリックです。

マイアプリに「Google スプレッドシート」が出てきたら、登録完了です！

Microsoft Excelのマイアプリ登録

Google スプレッドシートのマイアプリ登録同様、

アプリ一覧から「Microsoft Excel」と入力して、検索します。

次にMicrosoftアカウントにログインしましょう。

「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意くださいね

続いて、以下の画面が出てきたら、アドレスを入力します。

パスワードを入力後、サインインです。

マイアプリに「Microsoft Excel」が出てきたら、登録完了です！

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからは実際にフローボットを作成していきましょう。

下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

テンプレートがコピー後、以下の画面が出てきます。

「OK」をクリックして、次に進んで下さい。

ステップ3：アプリのトリガー設定

「行が追加されたら」をクリックしてください。

以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。

続いて、API接続設定を行います。

まずは、トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分から設定できますので、プルダウンから選んでください。

今回は「5分」で設定しました。

 基本的にはご利用プランの最短の起動間隔でお使いいただくことをおすすめします。

ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！

次は、スプレッドシートIDです。

スプレッドシートIDとは、Google スプレッドシートのURLから取得できます。
対象のGoogle スプレッドシートIDを入力してください。

フローボットを作成する前に、事前に対象のGoogle スプレッドシートを用意しておくことがおすすめです。別タブにテスト用を作っておくのもいいかもしれませんね。

次に、シートIDです。

Google スプレッドシートのタブを指定します。

テーブル範囲の始めと終わりを指定します。Google スプレッドシートのシートの範囲です。

今回は対象のGoogle スプレッドシートがA列からD列まであるため、A列からD列に設定しました。

一意の値が入った列を入力します。

入力欄下記の注意点を確認して、入力しましょう。

テストを行います。

テストが成功したら、取得した値を確認しましょう。

ここで取得した値を使って、Google スプレッドシートの値をMicrosoft Excelにも自動追加するフローを完成させていきますよ。

「保存する」をクリックして次に進みます。

ステップ4：レコードを追加する

続いて「レコードを追加する」をクリックしてください。

データベースの連携を行います。

以下の画面の連携するアカウント情報を確認して、下にスクロールしましょう。

続いて、実行アクションを選択します。

今回は、Google スプレッドシートに顧客データが追加されたら、Microsoft Excelにも自動追加するフローなので、レコードを追加するをプルダウンから選びましょう。
レコードを追加するを選ぶことで、Google スプレッドシートに顧客データが追加後、Microsoft Excelにも自動でレコードを追加してくれる設定です。

次にデータベースの連携を設定していきます。

まずはファイルの保存場所をプルダウンから選びましょう。

One DriveとShare Pointから選びます。
普段使用している方を選択するのがおすすめです。

今回は「One Drive」を選びました。

ドライブIDを候補から選択します。

アイテムIDも候補から選択します。

対象のMicrosoft Excelを選んでください。

シート名も候補から選択します。

Google スプレッドシートのタブに当たる部分です。

テーブル範囲を指定しましょう。

ここまで設定したら、「次へ」をクリックして進んで下さい。

続いて、追加するレコードの値を設定していきましょう。先ほど指定したテーブル範囲にあるヘッダがボックスの項目として表示されます。
対象のレコード名に、レコードの値を入力していきます。取得した値から選びましょう。
会社名には会社名、担当には担当、mailにはmail、ステータスにはステータスです。

ここを設定することで、Google スプレッドシートの値をMicrosoft Excelにも自動で反映するイメージです。

以下のように全ての値を埋めたら、テストを行います。

テストが成功したら、以下のような画面が表示されます。

「保存する」をクリックしてください。

指定したMicrosoft Excelに情報が更新されているか確認してください。

ステップ5：フローボットの自動化設定

最後にの以下の画面が出てきますので、「トリガーをON」をクリックしてください。

これにて、全ての設定が完了です！

Google スプレッドシートやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例 

他にも、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelを活用した様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Google スプレッドシートの自動化例

Microsoft Excelの自動化例

まとめ

Google スプレッドシートとMicrosoft Excelの顧客データ連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記やコピペといった繰り返し作業の負荷を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクも低減できます。</span>

これにより、担当者は単純作業から解放され、顧客との関係構築やデータ分析など、本来の業務に集中できる環境が整うはずです。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できます！

Google スプレッドシートとMicrosoft Excelのデータ連携の自動化に興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！