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「Gmailに届く請求書や契約書の添付ファイルを、一つひとつGoogle Driveに保存するのが面倒…」
「ファイル名の付け方を間違えたり、そもそも保存を忘れてしまったりして、後から探すのに苦労することがある…」
このように、日常的に利用するツールを手作業でデータ連携するのに非効率さやストレスを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Gmailに特定のメールが届いた際、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダに保存する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間から解放されますね。
そして、ヒューマンエラーを防ぎ、より付加価値の高いコア業務に集中する貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できる方法を使います。
これまで自動化に馴染みがなかった方でもすぐ導入できますので、ぜひこの機会に面倒な手作業をなくして業務をもっと快適にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとGoogle DriveのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたメールからのファイル保存といった作業を自動化できます。
これにより作業時間の短縮はもちろん、保存漏れやファイル名の付け間違いといった人為的なミスを防ぎ、ファイル管理の精度を向上させるのに役立つはずです。
ここでは具体的な自動化の活用例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
取引先から送られてくる請求書や注文書など、特定のメールに添付されたファイルを自動でダウンロードしてGoogle Driveに保存するフローです。
この連携は特定の条件に合致した場合のみ動作するよう設定できるため、<span class="mark-yellow">「特定の差出人」や「特定の件名」を含むメールの添付ファイルだけを指定フォルダへ格納することが可能</span>で、手作業による保存の手間と時間を削減するのに役立ちます。
Gmailで受信した添付ファイルを、社内の命名規則通りに自動でリネームしてGoogle Driveに保存するフローです。
メールの件名や本文から「取引先名」や「日付」といった情報を正規表現を用いて自動で抽出し、それらをもとにファイル名を生成します。
<span class="mark-yellow">手作業でのリネームミスを防ぎ、ファイル管理のルールを徹底しながら検索性の向上</span>に繋がります。
それでは実際に、GmailとGoogle Driveを連携したフローを作成する手順をご紹介します。
今回はノーコードで誰でも簡単に設定できるYoomを使用しますので、プログラミングの知識は不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードするフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Gmailのマイアプリ登録
アプリ一覧から選択すると、この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
Google Driveのマイアプリ登録
同様にアプリ一覧でGoogle Driveを検索しましょう。
Gmailと同じ手順でマイアプリ登録が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフローボットを起動するためのキーワードを設定してください。
今回は、件名の単語やフレーズでメールを検索する「subject:」という演算子を使っています。
※演算子についての詳細はこちら
最後に、連携したGmailアドレスに先ほど決めたキーワードを含むファイル付きメールを送信しましょう。
今回は以下のように、件名に「請求書」というキーワードが入ったメールを送信しました。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻りテストしてください。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値（アウトプット）は次のステップで活用します。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進む設定をします。「コマンドオペレーション」をクリック。
まず、分岐対象の取得した値を設定します。
オペレーションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値は「添付ファイル1」のままで大丈夫です。
※「分岐」の設定方法もご参照ください。
次に分岐条件を設定しましょう。今回は、取得した値(添付ファイル1)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。
つまり、添付ファイルがある場合という意味です。
条件は「+ 分岐条件を追加」から最大5個まで設定できます。
設定が完了したら保存してください。
ステップ3で取得した添付ファイルをGoogle Driveに格納します。
「ファイルをアップロードする」をクリック。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをアップロードする」のまま「次へ」をクリックします。
API接続設定に移るので、格納先のフォルダIDを候補から選択しましょう。
今回は例として「請求書」フォルダに格納します。
ファイル名については、固定の文字列やGmailから取得したアウトプット、日付などの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
社内の命名規則に合わせて設定してみてください。
今回は、日付タブから今日の日にちと、取得した値タブからGmailで受信したファイル名を組み合わせて設定しました。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで大丈夫なので、そのままテストしましょう。
テストを行い、成功すると実際に添付ファイルがGoogle Driveに保存されます。
成功したら保存してください。
Gmailの添付ファイルがGoogle Driveに格納されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードする方法でした！
今回はGmailからGoogle Driveへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle DriveからGmailへデータ連携したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたことをトリガーに、そのファイルを添付して自動でGmailを送信するフローです。
<span class="mark-yellow">チームメンバーへの資料共有や、顧客への納品物の送付などを自動で行える</span>ようになります。
手動でのメール作成とファイル添付の手間を省き、情報共有のスピードを上げるのに役立ちます。
請求書や契約書などのPDFファイルをGoogle Driveにアップロードするだけで、OCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、その内容を記載したメールをGmailで送信するフローです。
<span class="mark-yellow">書類の内容確認から関係者への情報共有までの一連の流れを自動化</span>することで、データ入力の手間を削減できます。
GmailやGoogle DriveのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のアプリをトリガーとして連携することで、アクションがあった際にGmailを自動送信することができます。
これにより、メールを作成して送信する手間を省けるため、共有漏れなどの人為的ミスを防ぎたいときに利用してみてください。
AIツールと連携することで、保存されたファイルを自動で解析してメンバーへ通知できます。
テンプレートの設定だけで、手動でのファイル確認や通知作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
GmailとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからのファイル保存やリネーム、共有フォルダへの格納といった一連のデータ連携作業の手間を削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
担当者はファイル管理の煩わしさから解放され、より正確な情報にもとづいて迅速に業務を進められるようになりますね。
その結果、本来注力すべきコア業務に集中する環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールのYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：Googleの共有ドライブにもファイルを保存できますか？
A：はい、可能です。
Google Driveのオペレーションで、「格納先のフォルダID」を設定する箇所で、普段の業務でお使いのドライブを選択してください。
Q：もっと複雑なルールでファイル名を変更できますか？
A：はい、可能です。
例えば、件名やファイル名、メール本文などから会社名を抽出し、日付と組み合わせてファイル名に設定することができます。
フローの作成は、以下の手順で可能です。
Q：件名だけでなく差出人やラベルでも起動できますか？
A：はい、可能です。
差出人やラベルを起動条件にする場合は、以下の手順で設定してご利用ください。
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