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「Google DriveとGmailを日常的に使っていて、この2つのツール間でデータをうまく連携させたい！」
「共有ドライブに新しいファイルが追加されるたびに、関係者へGmailで通知しているけれど、この作業が地味に面倒…」
このように、Google DriveとGmail間での手作業による情報連携に、手間や課題を感じてはいませんか？
特に、ファイルの共有や通知はスピードと正確性が求められるため、手作業では通知漏れや宛先ミスといったヒューマンエラーのリスクが伴います。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されたら、関係者に自動で通知メールが飛ぶような仕組み</span>の活用です。
これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れてこなかった方でもすぐに実践可能な方法です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとGmailを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
Google DriveとGmailのAPIを連携させれば、手動で行っていた多くの定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能になります。
例えば、Google Driveへのファイル追加をトリガーとして、Gmailで関係者に自動で通知したり、ファイルを送付したりといった作業を自動化できますよ！
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
特定のプロジェクトフォルダや請求書保管フォルダなど、指定したGoogle Driveのフォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーに、関係者へ自動で通知メールを送信するフローです。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">担当者が手動で通知する手間を省き、情報共有の漏れや遅延を未然に防ぐことができる</span>ため、チーム全体の連携がよりスムーズになるでしょう。
Google Driveの特定フォルダにアップロードされたファイルを、指定した宛先にGmailで自動的に送付するフローです。
例えば、顧客に提出する資料を所定のフォルダに格納するだけで、自動でメールが作成・送信されるため、<span class="mark-yellow">ファイルの送付作業にかかる時間を短縮し、宛先間違いなどのミスを低減する</span>ことが期待できます。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Driveの特定フォルダ内にファイルが追加されたら、Gmailで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」をします。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Google Driveのマイアプリ登録】
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、GoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
【Gmailのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にGmailと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」を押してGoogle Driveと同様の手順でYoomと連携するGoogleアカウントを選択し、最後にアクセス権限をすべて許可したら連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Google Driveの特定のフォルダ内にファイルがアップロード（またはフォルダが作成）された際に、フローが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報はステップ1でYoomと連携した情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを確認しておいてくださいね！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックします。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択してください。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
（候補は連携しているGoogleアカウントに紐づいて表示されますよ！）
ここで設定したフォルダ内にファイルがアップロード（またはフォルダが作成）されると、フローが自動的に起動するようになります。
設定が完了したら動作チェックのためのテストを行いますので、先ほど「フォルダID」に設定したフォルダ内に、テスト用のファイルをアップロードしてください。
この時にアップロードするファイルは、テストなので架空の内容（「テスト書類」や「Sample File」など）でOKです！
アップロード後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほどアップロードしたファイル情報がアウトプットとして「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Google Driveの特定フォルダ内にファイルがアップロードされた旨を、Gmailに通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
ステップ3同様にタイトルは必要であれば変更し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであることを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補から選択するか、該当のメールアドレスを手入力してくださいね！
「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて適宜設定してください。
「件名」はフローを活用する業務内容に合わせて自由に設定し、次に進みます。
最後に、送信するメールの内容を「本文」に設定していきましょう。
「Google Driveに新しくファイルがアップロードされました。」など、毎回同じ文章を使用する定型的なテキストは直接入力し、「ファイル名」や「URL」などGoogle Driveから取得した情報を引用する部分は、アウトプットを使って設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、先ほど設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
この時、「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テストメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心です。
下図のように「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
Google Driveのファイル情報が反映された状態で、「本文」に設定した通りの内容でメールが届いていました。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押したら設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が「Google Driveの特定フォルダ内にファイルが追加されたら、Gmailで通知する」フローの作成手順でした！
今回はGoogle DriveからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
Yoomでは、そうした逆方向の連携も簡単に自動化できますので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
特定の条件（差出人、件名など）に合致するGmailで受信したメールの添付ファイルを、自動でGoogle Driveの指定フォルダにアップロードするフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">取引先から送られてくる請求書や注文書などを手動でダウンロードして保存する手間が省け、重要なファイルの保存漏れを効果的に防ぐ</span>ことが期待できます。
上記のフローをさらに絞り込み、「特定の差出人」かつ「特定の件名」など、より詳細な条件で受信メールをフィルタリングし、該当する添付ファイルのみをGoogle Driveに保存することも可能です。
この設定を行うことで、<span class="mark-yellow">不要なファイルが自動保存されるのを防ぎ、Google Drive内を整理された状態に保つ</span>ことに役立つでしょう。
Google DriveやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知したり、Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知したりできます。また、Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、GoogleフォームやZoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存するといった自動化も行えます。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動送信したり、Calendlyに予定が登録されたらGmailと連携して資料を送付したりできます。また、GmailのメッセージをDiscordへ転送したり、Stripeで支払いが行われたらGmailでサンクスメールを送信したりすることも可能です。さらに、WordPressで投稿が公開されたらGmailに通知するといった自動化も行えます。
いかがでしたか？
Google DriveとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル共有の通知や、受信ファイルの保存といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを低減できる</span>でしょう。
これにより、担当者は情報共有の遅延やミスの心配をすることなく、より迅速かつ正確に業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うはずです。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無数にあります。
この機会にぜひ自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務効率を改善する第一歩を踏み出してみてくださいね！
Q：特定のファイル名で通知を絞り込めますか？
A：はい、可能です。ファイルダウンロードのオペレーションの下に「分岐条件」の設定を入れることで実現できます。たとえば、取得した値のうち、「ファイル名」が「請求書」である場合にのみ通知する、といったように設定することができますよ！
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっています。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会にぜひお試しください！
Q：ファイルが「更新」された場合も通知できますか？
A：はい、可能です。Google Driveでは、主に以下のアクションをきっかけにフローを起動することができます。
Q：自動化フローがエラーで停止した場合の対処法は？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、フローがエラーとなっている旨の通知が届きます。エラーとなる内容は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応してください。
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