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「Google Driveにアップロードした議事録の内容を、毎回Googleカレンダーに手動でコピー＆ペーストして予定を作成している…」
「ファイルが追加されるたびに、関係者への共有やレビュー依頼の予定を手作業で設定するのが地味に面倒…」
このように、Google DriveとGoogleカレンダーを日常的に利用する中で、手作業によるデータ連携に手間やストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルが追加されたタイミングで、その情報を基にGoogleカレンダーへ自動的に予定が作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎながら、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとGoogleカレンダーのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル管理とスケジュール管理の間の情報連携を自動化できます。例えば、特定のフォルダにファイルがアップロードされたことをトリガーに、関連する予定を自動で作成するといったことが可能になり、業務の効率を大幅に向上させることが可能です。
これから具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまりそうなものがないか、ぜひチェックしてみてください。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定したフォルダにファイルがアップロードされた際に、そのファイル名やリンクを含んだ予定をGoogleカレンダーに自動で作成します。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">契約書や請求書などのレビュー依頼や、議事録の共有といったタスクの予定作成を自動化し、手作業による入力の手間や共有漏れをなくす</span>ことができます。この連携は、ファイル名から特定の情報を抽出して予定に反映させるなど、柔軟な設定が可能なパターンです。
Google Driveにアップロードされたファイルの内容をAIが読み取り、その要約や概要を生成した上で、Googleカレンダーに予定を作成する自動化フローです。例えば、<span class="mark-yellow">長文の報告書や議事録がアップロードされた際に、AIが作成した要点を予定の詳細欄に自動で記載できる</span>ため、関係者はすぐに内容を把握でき、迅速な意思決定に繋がります。この連携は、AIによる情報生成といった高度なデータ加工処理を含んでいます。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとGoogleカレンダーの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive（https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/）／Googleカレンダー（https://www.google.com/calendar/about/）
[Yoomとは]
今回は「Google Driveにファイルがアップロードされたら、Googleカレンダーに予定を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスからGoogle Driveを検索し、アプリをクリックします。
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックして進みます。
追加アクセスの選択が表示されるので、問題なければ「続行」をクリックして先に進みます。
以下の画面が表示されたら連携完了です！
次にGoogleカレンダーの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにGoogleカレンダーと入力し、アプリをクリックしてください。
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面で「次へ」をクリックし、先に進みます。
追加アクセスの確認画面が表示されますので、「次へ」をクリックします。
これでマイアプリ連携がすべて完了しました！
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認しておきましょう。
どれにするか迷っている場合は、まず一番短い時間で試してみるのがおすすめです。
この後行うテストで使用するGoogle Driveのフォルダと、アップロードするファイルを作成しておきましょう。
今回は、テスト用のフォルダを準備し、以下のファイルをアップロードしました。
「フォルダID」は入力欄をクリックすると候補が表示されますので、テストで使用するフォルダを選択してください。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し、アプリトリガーの設定完了です！
※アウトプットについての詳細は、こちらをご確認ください。
赤枠の「コマンドオペレーション」をクリックします。
「オペレーション」「取得した値」と「分岐条件」をそれぞれ選択し、「保存する」をクリックします。
赤枠の「ファイルをダウンロードする」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「ファイルID」の入力欄をクリックすると選択肢が表示されるので、候補から選択しましょう。
入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し次へ進みましょう。
赤枠の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「ファイルの添付方法」はデフォルトで選択されている「取得した値を使用」のままで問題ありません。
「抽出したい項目」は、注意書きに従って手動で入力しましょう。
使用するAIを選択します。
今回は、推奨とされている「Gemini」を選択しています。
言語を選択します。
すべて入力できたら、テストを実行してみましょう。
テストが成功したら、アウトプットが取得されます。
設定を保存し次へ進みましょう。
赤枠の「予定を作成」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
「カレンダーID」を候補から選択します。
「予定のタイトル」を取得した値から選択しましょう。
「予定の開始日時」も取得した値から選択します。
「予定の終了日時」も取得した値から選択します。
「予定の説明」も取得した値から入力できます。
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストに成功すると、Google カレンダーに予定が新しく作成されますので、実際にカレンダーを確認してみましょう。
確認できたら、設定を保存しましょう。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回はGoogle DriveからGoogleカレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleカレンダーからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。会議の予定が作成された際に、議事録用のフォルダを自動で生成するといった業務を効率化できます。
Googleカレンダーで新しい予定が作成されたタイミングで、その予定名に基づいたフォルダをGoogle Driveの指定した場所に自動で作成します。この連携により、<span class="mark-yellow">会議やプロジェクトごとに必要となる資料保管用のフォルダを手動で作成する手間が省け、フォルダの作成忘れを防ぐ</span>ことができます。これは、カレンダーの予定情報をそのままDriveのフォルダ名に連携する、シンプルで効果的な自動化パターンです。
Googleカレンダーで新しい予定が作成された際に、AIがその予定の件名や内容を分析してカテゴリを判断し、対応するGoogle Driveのフォルダ内に新しいフォルダを自動で作成します。例えば、<span class="mark-yellow">「営業」「開発」「マーケティング」といったカテゴリごとにフォルダを自動で整理できる</span>ため、手作業でのフォルダ整理の手間を削減し、体系的で後から見返しやすいフォルダ構成を維持できます。
Google DriveやGoogleカレンダーのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Google Driveにファイルが作成されたら、Google Chatで通知したり、Google Drive内のファイルを取得し、メールで送付したりできます。また、メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知したり、Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、LINE WORKSへ通知したりすることも可能です。さらに、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、そのファイルURLを使ってAsanaで新しいタスクを追加するといった自動化も行えます。
Googleフォームの予約フォーム回答を元にGoogleカレンダーに予定を追加し、メールを送ったり、毎朝Googleカレンダーの予定をLINE WORKSに通知したりできます。また、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Slackに通知後Google スプレッドシートに追加したり、Notionにレコードが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成し、Slackに通知したりすることも可能です。さらに、Salesforceで商談オブジェクトに新規レコードが登録されたらGoogleカレンダーに予定を作成してGmailで通知するといった自動化も行えます。
Google DriveとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル情報とスケジュール情報の間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、担当者はファイル共有やレビュー依頼などのタスクを迅速かつ正確に進められるようになり、本来注力すべき創造的なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：ファイルを追加してからどのくらいで予定が作成されますか？
A：トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分から選択可能で、リアルタイムでは連携されません。設定できるトリガーの起動間隔はご利用のプランによって異なるため、詳しくはこちらをチェックしてみてください。
Q：予定の参加者も自動で追加できますか？
A：予定を作成するアクションで参加者のメールアドレスを入力することで追加できます。
Q：複数のGoogleアカウントを使い分けられますか？
A：マイアプリ連携の際に、使用したいアカウントで連携を行うことで複数アカウントでの使い分けが可能です。
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