・
「Google Driveにアップロードした請求書や議事録の内容を、Codaのデータベースに手作業で転記している」
「ファイルの内容を確認して、必要な項目を一つひとつコピー＆ペーストするのが面倒…」
このように、Google DriveとCoda間での手作業によるデータ連携に、時間と手間を取られていませんか？
単純な作業でありながら、件数が増えると大きな負担になり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveに特定のファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取り、Codaのテーブルに新しい行として追加する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放されるはずです！
そして、より付加価値の高いコア業務に集中するための貴重な時間も確保できますよね。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に構築可能です！
日々の業務の効率化を図れるので、ぜひこの機会に導入して、反復作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとCodaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとCodaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル内容の転記作業を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveの指定フォルダに請求書や契約書などのファイルが格納されるたびに、OCR機能がファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容をCodaのテーブルに新しい行として追加する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業でのデータ転記が不要になり、入力ミスを防ぎながら迅速かつ正確に情報を集約できる</span>ため、バックオフィス業務を効率化したいときに利用してみてください。
特定のファイル名や形式（例：「請求書」という単語を含むPDFファイルなど）を持つファイルがGoogle Driveに格納された場合のみ、OCRで内容を読み取りCodaに行を追加する、といった条件付きの自動化も可能です。
この設定を行うことで、<span class="mark-yellow">必要な情報だけをピンポイントでCodaに連携できるため、不要なデータが混在するのを防ぎ</span>、より整理されたデータベースを自動で構築できます。
それでは、実際にGoogle DriveとCodaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとCodaの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Coda
[Yoomとは]
今回は「Google Driveにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google DriveとYoomのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Google Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
アクセス権限について確認し、「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です！
CodaとYoomのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Codaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択します。
API tokenが生成されました！
「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしてください。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択しましょう。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
テンプレートがコピーされたら、「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「フォルダID」を候補から選択しましょう。
例として、「テスト」というフォルダにファイルが作成された時にフローボットが起動するように設定しました！
候補は、マイアプリに連携したアカウントに紐づいて表示されます。
入力した「フォルダID」のフォルダにテスト用のファイルを作成しましょう。
今回は以下の名刺画像をアップロードしました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
詳しくは以下をご覧ください。
ここでは、Google Driveの特定のフォルダ内に新しく作成されたファイルの情報が反映されています！
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「ファイルをダウンロードする」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイルID」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」にダウンロードしたファイル情報が反映されます。
「保存する」を選択しましょう。
【注意】
「OCRで文字を抽出」を選択します。
「タイトル」は任意で変更可能です。
「アクション」は文字数によってタスク数が変わります。
デフォルトでは「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、任意のアクションを選択可能です。
設定できたら次に進みます。
「ファイルの添付方法」が以下の画像のように設定されているか確認しましょう。
「抽出したい項目」にはデフォルトで「会社名,姓,名,アドレス」が設定されていますが、目的に合わせて任意の項目を設定しましょう。
今回は例として、「会社名,部署・役職,氏名,メールアドレス」を抽出できるように設定しました！
「使用するAI」を選択しましょう。
「言語」を選択します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択してください。
「テーブルに行を追加」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaで行を追加したいテーブルの準備を行いましょう。
以下は例として作成したので、必要に応じて行の項目をカスタマイズしてくださいね！
先ほど作成したCodaの「ドキュメントID」と「テーブルID」を候補から選択します。
「レコード情報」を設定しましょう。
Codaで作成したテーブルの列の「列ID」を候補から選択しましょう。
「値」を「取得した値」から設定しましょう。
「取得した値」は変数となるので、Google Driveで特定のフォルダ内に新しくファイルが作成され、OCRで文字が抽出される度にそのデータを活用可能になります！
定型文を追加する場合は、直接入力してくださいね。
「+レコード情報を追加」からレコード情報を増やすことができるので、必要に応じて「列ID」と「値」を設定していきましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると、Codaに行が追加され「取得した値」に反映されます。
「保存する」を選択してください。
Codaのテーブルに行が追加されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はGoogle DriveからCodaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にCodaからGoogle Driveへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Codaのテーブルに新しい行が追加されたことをトリガーとして、行の情報（例：プロジェクト名、顧客名など）を元にGoogle Driveに新しいフォルダを自動で作成する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">Codaで案件情報を登録すると、関連ファイルを格納するための専用フォルダが自動で作成されます。</span>
手作業でのフォルダ作成の手間を省けるので、情報の整理整頓を効率化したいときにおすすめです。
Codaのテーブルで特定の条件（例：ステータスが「契約済み」など）を満たす行が作成された場合にのみ、Google Driveにフォルダを自動作成することもできます。
このフローを活用することで、<span class="mark-yellow">業務の進捗に合わせて必要なフォルダだけを作成できる</span>ため、不要なフォルダが乱立するのを防ぎ、よりスマートなファイル管理を実現したいときに利用してみてください。
Google DriveやCodaのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
チャットツールと連携することで、Google Driveにファイルが保存されたら、通知を自動送信できます。
手動での通知作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときに利用してみてください。
他のアプリと連携することで、そのアプリでのアクションをきっかけにCodaで行を追加したり、更新したりすることができます。
簡単な設定で手作業による転記を省けるため、担当者の作業負担を軽減したいときにおすすめです。
Google DriveとCodaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイル内容の確認やデータ転記といった一連の作業をなくし、入力ミスなどのヒューマンエラーを防げます。</span>
これにより、担当者は日々発生する単純作業の負担から解放されるのではないでしょうか。
また、本来注力すべき分析や企画といった、より創造的な業務に時間と意識を集中させられるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるかのような直感的な操作で簡単に構築できます！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：連携フローがエラーで止まった場合はどうなりますか？
A：進行中のフローボットがエラーで停止された場合、Yoomに登録したメールアドレス宛てに通知が届きます。
エラーの原因として、設定内容やフローボット起動時の取得した値の誤り、アプリの接続切れなどが挙げられます。
エラー時の対応方法については以下をご覧ください。
Q：Googleの共有ドライブでも連携できますか？
A：可能です！
マイアプリ連携したアカウントに共有されていれば、共有ドライブも連携できます。
業務で使用されているドライブをご利用ください。
Q：ファイルの中身だけでなく、「ファイル名」や「ファイルのURL」をCodaの特定の列に記録することは可能ですか？
A：可能です！
「ファイル名」や「ファイルのURL」はGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションで「取得した値」に追加されています。
Codaのテーブルに「ファイル名」と「ファイルのURL」の列を作成し、「テーブルに行を追加」アクションで「レコード情報」に該当の「列ID」と「値」を設定しましょう。
.webp)
.webp)
