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「Googleフォームで受け付けた申し込みごとに、Canvaでデザイン用のフォルダを手動で作成している…」
「アンケートの回答内容に応じてCanvaのプロジェクトを整理したいけど、一件ずつ対応するのは時間がかかりすぎる…」
このように、GoogleフォームとCanvaを併用する中で、手作業によるデータ管理やフォルダ作成に手間と時間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームへの回答があった際に、その情報をもとにCanvaのフォルダが自動で作成される仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放さるかもしれません。
デザイン制作や企画といった本来注力すべきクリエイティブな業務に時間を使うことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定ができます。ぜひこの機会に導入して日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleフォームとCanvaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleフォームとCanvaのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたフォームの回答内容に基づくCanva上での操作を自動化できます。
この連携により、手作業による時間や手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能になるため、よりスムーズで正確な業務フローを構築できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームにイベント参加申し込みや資料請求などの回答が送信されるたびに、その回答内容（氏名や会社名など）をフォルダ名としてCanvaに自動でフォルダを作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">回答者ごとのデザインアセットや関連資料を管理するフォルダを手動で作成する手間が一切なくなり、</span>受付から制作準備までのプロセスを大幅に効率化できます。
Googleフォームの回答内容に基づいて条件を設定し、その条件に合致した場合のみCanvaにフォルダを自動作成するフローです。
例えば、申し込みフォームの特定の選択肢（例：「個別相談を希望する」）が選ばれた回答者や、特定のキーワードを含む回答があった場合にのみフォルダを作成することが可能です。
<span class="mark-yellow">対応の優先度が高いリードや重要な申し込みを自動で判別し、迅速なアクションにつなげる</span>ことが可能になります。
それでは、実際にGoogleフォームとCanvaを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomというノーコード自動化ツールを使用して連携を進めていきます。プログラミングの知識は一切不要です。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Googleフォームで回答が送信されたら、Canvaにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogleフォームが追加されたことを確認出来たら、Googleフォームのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにCanvaと入力し、Canvaのアイコンをクリックします。
お手持ちのCanvaのアカウントでログインを行ってください。
Yoomとの連携を求められますので、「許可」をクリックしてください。
マイアプリにCanvaが追加されたことを確認出来たら、Canvaのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるGoogleフォームのトリガー設定を行います。画面赤枠の「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
また、下記のようなフォルダ名を記載するGoogleフォームの作成と、1件回答を行っておきましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」ではGoogleフォームから回答を取得する設定を行います。
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、下記の方法を参考にしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
各設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されていればGoogleフォームからの情報取得が完了となります。
ただ、今の状態では取得した値にフォルダ名が設定されておらず、次のステップでCanvaにフォルダを作成することができません。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
そのためフォルダ名のJSONPathを書き換える必要があります。以下の手順で設定を行ってください。
「取得する値を追加」のリンクをクリックします。
Googleフォームで入力したフォルダ名が記載されている「value」という項目の隣にある＋マークをクリックし、
その後画面右側の追加する値にvalueが追加されるため、鉛筆のマークをクリックしてください。
JSONPathの欄に記載されている値をコピーし、メモ帳などに控えておきましょう。
JSONPathを控えたらキャンセルボタンをクリックしましょう。
保存、追加などを行わずに×ボタンで画面を閉じてください。
次に取得した値のフォルダ名の鉛筆マークをクリックします。
先ほど控えておいたJSONPathを貼り付けて、保存ボタンをクリック。
これで取得した値のフォルダ名に、Googleフォームで入力したフォルダ名が設定されるようになったため、
画面下の保存するボタンをクリックし、Googleフォームのトリガー設定を完了させてください。
次にCanvaにフォルダを作成する設定を行います。画面赤枠の「フォルダの作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「API接続設定」では以下の項目を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(※実際にCanvaにフォルダが作成されます。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Canvaにもフォルダが作成されていることを確認してください。
Yoom画面に戻り、画面下の保存するボタンをクリックしCanvaにフォルダを作成する設定を完了させてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
GoogleフォームやCanvaのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信したり、カオナビに従業員を登録し、Google Workspaceにユーザー登録したりできます。また、Googleフォームの回答内容をもとに、freee請求書で請求書を作成したり、Squarespaceで商品を作成したりすることも可能です。さらに、Googleフォームの回答をもとに、XeroでContactsを作成するといった自動化も行えます。
JotformやZoho Forms、Asanaからの情報をもとに、Canvaでフォルダを作成したりできます。また、Gmailに添付されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成したり、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Canvaにフォルダを作成したりすることも可能です。さらに、HubSpotで製品が作成されたら、Canvaにフォルダを作成するといった自動化も行えます。
GoogleフォームとCanvaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">イベント申し込みやアンケート回答があるたびに発生していたCanvaでの手動フォルダ作成作業から解放され、ヒューマンエラーなく情報を整理できます。</span>これにより、担当者は面倒な事務作業に時間を奪われることなく、デザイン制作やコンテンツ管理といった本来注力すべきクリエイティブな業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Canvaでフォルダ作成以外の操作は可能？
A：はい。下記画像のように「フォルダアイテムの移動」や、「デザインのダウンロードリンクを取得」などフォルダ作成以外の操作も可能です。必要に応じてプルダウンより切り替えてご使用ください。
Q：複数の回答を組み合わせてフォルダ名にできますか？
A：はい。今回はGoogleフォームから取得したフォルダ名のみを設定しましたが、他の回答や日付などを付与して設定することも可能です。
Q： エラー発生時（フォルダ名重複など）はどうなる？
エラーの発生時の対応について、詳しくはこちらのヘルプページをご覧ください。
また、フォルダ名が重複した場合はエラーにはならず、同じ名称のフォルダが複数作成されます。
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