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「Google Meetでの商談が終わるたびに、録画URLをコピーしてSalesforceの活動履歴に手動で貼り付けている…」
「会議の参加者に録画を共有するのを忘れてしまったり、どの商談の録画か分からなくなったりすることがある…」
このように、Google MeetとSalesforce間での情報連携を手作業で行うことに手間やストレスを感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">Google Meetの会議が終了した際、その録画URLが自動でSalesforceの関連レコードに記録される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放されますね。
そして、入力ミスや共有漏れのリスクをなくし、より重要な顧客フォローや次のアクションプランの策定に割く時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化フローは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を使います。
日々の業務の効率化を図れるので、ぜひこの機会に自動化を実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google MeetとSalesforceを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google MeetとSalesforceのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた会議後の情報共有や記録といった業務を自動化できます。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介します。
アカウント登録後すぐ試せるテンプレートを用意していますので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Google Meetでの会議が終了するたびに、録画ファイルのURLをSalesforceの該当する商談や取引先責任者の活動履歴に手動で転記する作業は、手間がかかる上にミスも発生しがちです。
この連携を使えば、会議終了をトリガーとして<span class="mark-yellow">録画URLをSalesforceの指定したオブジェクトのレコードに自動追記</span>できます。
転記作業を自動化し、商談記録の一元管理を実現しましょう。
会議の件名などをもとに条件分岐を設定し、<span class="mark-yellow">条件に合致する会議の録画URLのみをSalesforceに連携する</span>フローです。
全ての会議録画をSalesforceに記録する必要はなく、特定のプロジェクト名や顧客名が含まれる会議のみを管理したいというケースに対応します。
不要な情報が蓄積されるのを防ぎ、より整理された形で重要な商談記録を管理できますね。
それでは実際に、Google MeetとSalesforceを連携したフローを作成していきます。
今回は、ノーコードの業務自動化ツールYoomを使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Meet／Salesforce
[Yoomとは]
今回はGoogle Meetで会議が終了したら、Salesforceに録画URLを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
Google MeetとYoomのマイアプリ登録
右上の検索窓からGoogle Meetを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
両方のチェックボックスにチェックを入れ「続行」をクリックするとGoogle Meetのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
まず準備として、Google Meetでテスト用の会議を作成し、終了させておきましょう。
完了したらYoomの設定画面に戻り「会議が終了したら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「会議が終了したら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してテストしてください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
会議終了直後にレコーディング情報を取得するとエラーとなる可能性があるため、少し待機時間を設ける必要があります。
「待機する」をクリックしてください。
※待機するオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能です。
フリープラン・ミニプランの場合エラーとなります。
「待機する」の設定方法も併せて確認しましょう。
待機設定には「指定の時間を待機」と「特定の日時まで待機」の2種類あります。
今回は会議終了後に少しだけ待機する想定なので「指定の時間を待機」で60秒と指定しました。
もし自動フローの利用を開始してからエラーが発生する場合は、時間を調整してみてください。
設定したら保存します。
Google Meetのトリガーアクションはデフォルトでは取れるデータが少ないため、詳細情報を取れるこのアクションを設定し、後続で使用できる値をより詳細に取得していきます。
「レコーディング情報を取得」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「レコーディング情報を取得」のまま「次へ」をクリック。
会議IDが予め設定されているので、そのままテストしてください。
※以下のようにGoogle Meetから取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
成功したら保存しましょう。
ここで取得した値も次のステップで活用します。
※下記は、テスト前の状態です。
Google Meetから取得した内容をもとに、Salesforceでレコードを登録します。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
データベースを連携していきます。
まず連携するアカウントが正しいか確認してください。
次にテキストボックス下部の説明を参考に、マイドメインURLとオブジェクトのAPI参照名を入力して「次へ」をクリックしましょう。
今回はテスト用のカスタムオブジェクトを作成し使用しています。
※アプリと連携する際におけるSalesforceの各API参照名の確認の仕方についてもご参照ください。
詳細設定に入るので、まず所有者 ID (OwnerId)を入力しましょう。
https://〇〇.lightning.force.com/lightning/r/User/■■/view
上記のようなユーザーページURLの■■部分が所有者IDです。
次に、以下のようにGoogle Meetから取得した値を選択して項目を埋めてください。
全ての項目を設定したらテストしましょう。
※今回はテストであり録画URLを取得できていないため、固定値を入れてテストしました。実際の運用では、上記のようにGoogle Meetから取得した値を設定することで変数として利用できます。
成功したら保存してください。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はこちらを確認しましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Google Meetで会議が終了したら、Salesforceに録画URLを追加する方法でした！
今回はGoogle MeetからSalesforceへデータ連携する方法をご紹介しました。
逆にSalesforceの情報をもとにGoogle Meetの操作を自動化したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Salesforceで顧客とのアポイントをToDoとして登録した後、別途Google Meetで会議URLを発行する作業は二度手間になりがちです。
この連携を活用すれば<span class="mark-yellow">SalesforceでToDoを登録するだけで、Google Meetの会議が自動作成されます。</span>
スケジュール調整にかかる時間を短縮し、スムーズにアポイント設定できますね。
ToDoの件名や優先度にもとづいて条件を設定し、<span class="mark-yellow">条件を満たすToDoが登録された場合にのみGoogle Meetの会議を自動作成する</span>フローです。
全てのToDoでオンライン会議が必要なわけではなく「Web会議」や「オンライン商談」といった、特定の種類のタスクのみ会議を設定したいというニーズに対応します。
不要な会議設定を防ぎ、より効率的なタスク管理とスケジュール調整を実現したいときにおすすめです。
Google MeetやSalesforceのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
Airtableなどのデータベースアプリと連携することで、レコードが追加されたら会議を自動作成できます。
テンプレートを設定するだけで、会議を作成する手間を省けるため、会議の準備を効率化したいときにおすすめです。
Jotformなどのフォームアプリと連携することで、フォームに回答された情報をSalesforceに自動登録できます。
簡単な設定だけで手動での転記作業が削減されるため、レコードの登録漏れ防ぎたいときに利用してみてください。
Google MeetとSalesforceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">会議後の録画URLの転記や、アポイント設定時の会議発行といった定型業務から解放され、入力ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は面倒な事務作業に時間を奪われることなく、最新かつ正確な情報にもとづいて顧客対応や営業活動に集中できるようになるはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もしGoogle MeetとSalesforceの連携をはじめとする業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：会議とSalesforceを紐づける際に管理しやすくするポイントはありますか？
A：Google Meetの変数を含めた命名ルールを設けると管理しやすくなります。
特にタイトルに会議ID等の変数を用いることで、重複を防いで特定が容易になります。
Q：Google Meetの文字起こし結果も取得できますか？
A：可能です。
Google Meetのアクション設定の下にもう一つ、Google Meetの「文字起こし情報を取得」アクションを追加し、設定してください。
更に、ここで取得したGoogleドキュメントのファイルIDを使用して、Googleドキュメントの「ドキュメントのコンテンツを取得」アクションを実行することで文字起こしデータを取得できます。
Q：連携が失敗した場合の挙動はどうなりますか？
A：失敗した箇所で止まり、自動で再試行はされません。
ただし、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができるため、内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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