Microsoft SharePointで特定の形式のファイルが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Microsoft SharePointにファイルがアップロードされるたびに、手動でMicrosoft Teamsへ通知する作業に手間を感じていませんか。こうした定型業務は、情報共有の遅れや通知漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローは、Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを連携させ、特定のファイルが追加された際に自動で通知を行うため、情報共有の迅速化と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを活用し、ファイル共有の通知を手作業で行っている方
• チーム内の情報共有を円滑にし、確認漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたいチームリーダーの方
• sharepoint teams間の連携を自動化し、ノンコア業務から解放されたいと考えているすべてのビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイル追加を検知し自動で通知するため、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を短縮します
• 手動での通知による連絡漏れや遅延を防ぎ、Microsoft Teamsを活用した迅速で正確な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル形式など、条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、指定したチャネルに通知を送ります

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル形式やファイル名に含まれるキーワードなどを条件として任意に設定し、通知したいファイルを絞り込むことが可能です
• Microsoft Teamsへの通知では、メッセージを送るチャネルを任意で設定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、ファイル名やURLといった前段のフローで取得した情報を変数として埋め込めます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。