Microsoft SharePointに新規フォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Microsoft SharePointに新しいフォルダが追加されるたびに、手作業でMicrosoft Teamsに通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした定型業務を自動化するために設計されました。Microsoft SharePointの特定のフォルダに新規フォルダが追加されると、自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャネルへ通知を送信し、チーム内の情報共有を円滑化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとMicrosoft Teamsを活用した情報共有を効率化したい方
• 手作業による通知の手間や、連絡漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
• チーム内の情報共有をよりスピーディーに行い、業務の生産性を高めたいプロジェクトリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのフォルダ追加をきっかけに、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで通知作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での連絡による通知漏れや共有の遅れといったミスを防ぎ、重要な情報の確実な伝達を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにフォルダが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、条件に応じて後続の処理を分岐させます
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したいチャネルやメッセージ内容を定義します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチャネルや個人に設定することが可能です
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、Microsoft SharePointで取得したファイル名やURLといった動的な情報を含めて自由に作成できます

■注意事項

• Microsoft SharePoint、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。